Procés de traducció per a fabricants: com deixar de gestionar les traduccions per correu i fulls de càlcul
El procés de traducció és el recorregut que fa un document des d’una sol·licitud fins a un fitxer acabat i aprovat en cada idioma que necessiteu. La majoria de fabricants encara el gestiona per correu electrònic i fulls de càlcul, i el que més costa no és la traducció, sinó la coordinació. Un flux de treball de traducció gestionat us dona un únic punt de sol·licitud, el vostre glossari i la vostra memòria en cada encàrrec i un estat sempre clar. DEMA Solutions gestiona aquest procés per a empreses fabricants.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquest article està pensat per a les persones que fan avançar la documentació multilingüe en una empresa fabricant: responsables de documentació tècnica, redactors tècnics, responsables de localització i els directors de compres i d’operacions que aproven proveïdors i pressupostos. La majoria treballa en empreses que construeixen equips regulats, com ara sistemes de climatització (HVAC), equips d’elevació, maquinària d’envasament o línies d’automatització.
Els seus documents són manuals d’instruccions, catàlegs de recanvis, cadenes de text d’HMI, expedients tècnics per al marcatge CE, declaracions UE de conformitat, advertiments de seguretat i material de formació, en Word, InDesign, FrameMaker o DITA/XML. Molts treballen dins d’un grup internacional, on la matriu vol una terminologia coherent i les filials o els distribuïdors revisen cada traducció. Les seves preguntes són pràctiques: per què cada sol·licitud es converteix en vint correus, per què tornem a pagar les frases de l’any passat i qui té l’última versió? Les seccions següents desmunten el procés pas a pas.
Què abasta el procés de traducció, de cap a cap
Quan es parla de «traducció», normalment es pensa en el moment en què un lingüista passa un text d’un idioma a un altre. En una empresa fabricant, aquest moment és una part petita de la feina. El procés de traducció complet comença abans i acaba després. Si esteu valorant un programari per gestionar-ho, la comparació entre un sistema de gestió de traduccions i un flux gestionat us ajudarà a decidir.
Comença quan un document ha d’existir en un altre idioma: una màquina s’envia a Polònia, o un canvi de disseny obliga a revisar un manual. Algú recull els fitxers d’origen, decideix idiomes i termini i demana un pressupost. Els fitxers es preparen, s’apliquen les traduccions anteriors i els termes aprovats, el text nou es tradueix i es revisa, es resolen els dubtes sobre l’original i el resultat es torna a maquetar. Després arriben la revisió per part d’un enginyer, una filial o un distribuïdor, les correccions, els fitxers finals, l’arxivament i una factura que cal contrastar amb el pressupost.
Cadascun d’aquests passos té un responsable, un traspàs i un punt on es pot encallar. En un bon flux de treball, els traspassos es defineixen una vegada i es repeteixen sense esforç. En un flux basat en el correu, es reinventen a cada encàrrec, i per això la gestió de traduccions té menys a veure amb la traducció en si que amb els passos que l’envolten.
Per què el correu i els fulls de càlcul deixen de funcionar
En la majoria dels fabricants, les sol·licituds de traducció les envien els qui redacten la documentació: els responsables de documentació tècnica i els redactors tècnics que s’ocupen dels manuals. Compres o màrqueting encarreguen traduccions de tant en tant, però la majoria de les sol·licituds neix a l’oficina tècnica. Els fitxers solen viatjar per correu electrònic, els paquets més grans passen per un servidor de l’empresa, SharePoint o un enllaç de transferència, i qui envia els fitxers també fixa el termini.
El problema no és el correu en si. La majoria dels fabricants encara envia així els fitxers per traduir, i per a un sol document funciona bé: surt un fitxer, torna un pressupost i l’estat queda en una safata d’entrada. Els problemes apareixen quan aquest esquema es repeteix per a cada manual, cada idioma i cada revisió, amb diverses persones que porten cadascuna els seus propis fils.
En els fils de correu llargs es perden fitxers. Quan un encàrrec consta de desenes d’adjunts, és fàcil que un es quedi fora en enviar el correu o que es passi per alt en desar els fitxers a l’altra banda. Ningú no se n’adona fins que falta un capítol a la traducció.
Les sol·licituds arriben de diversos departaments. Quan l’oficina tècnica, compres i màrqueting encarreguen traduccions per separat, de vegades a proveïdors diferents, ningú no veu el volum total ni el pot planificar.
Cada encàrrec comença de zero. Contingut ja traduït per a la versió anterior es torna a pressupostar perquè les traduccions prèvies no es van reutilitzar, o es van quedar en mans d’un altre proveïdor. El mateix advertiment, en una família de deu màquines, es pot pagar deu vegades.
Els termes es tornen a decidir a cada encàrrec. El mateix component rep un nom al manual, un altre a l’HMI i un tercer al catàleg de recanvis. Els primers a adonar-se’n són els tècnics de servei; després, els clients.
Les versions es desalineen. El manual original canvia quan els fitxers ja s’han enviat. S’envia per correu un capítol corregit, arriba una segona correcció i al final ningú no sap del cert en quina versió es va basar la traducció a l’alemany.
Conèixer l’estat demana un altre correu. Saber si un encàrrec va dins de termini obliga a preguntar. Un responsable de documentació que ha d’empaitar tres proveïdors abans d’un enviament està fent gestió de projectes a mà, i el temps que hi dedica no figura en cap pressupost.
El cost directe d’un procés de traducció basat en el correu poques vegades és la traducció en si. Són les hores dedicades a coordinar, la feina repetida per versions que no coincideixen i terminologia incoherent, i el risc que falti una versió lingüística i una màquina amb marcatge CE quedi retinguda a la porta de la fàbrica.
Un únic punt de sol·licitud en lloc de fils paral·lels
El primer canvi és també el més senzill: una sola porta d’entrada. Totes les sol·licituds passen per una persona o una adreça del vostre costat i arriben a un únic interlocutor del costat del proveïdor. Aquest interlocutor hauria de ser un gestor de projectes que conegui els vostres productes, els vostres tipus de fitxer i els vostres revisors, perquè cada sol·licitud no necessiti un briefing nou.
Un únic punt d’entrada crea un sol lloc on es veuen volums, terminis i idiomes, i fa que els treballs urgents siguin gestionables. Quan una comanda es tanca tard i la data d’enviament no es mou, hi ha un procediment acordat en lloc d’un favor: qui pot declarar urgent un encàrrec, què cal i en quant de temps s’atén.
La sol·licitud mateixa hauria de ser estàndard. Normalment n’hi ha prou amb deu línies: els fitxers, els idiomes i mercats de destinació, l’ús previst (documentació per al client, formació interna, presentació davant les autoritats), el termini, el material de referència disponible i qui aprova el resultat. Una sol·licitud redactada així rarament necessita una pregunta d’aclariment, i la resposta a «què vam demanar exactament?» és sempre en un sol lloc.
Preparació de fitxers: envieu els fitxers amb què es creen els vostres documents
Bona part de les friccions d’un projecte de traducció ve dels fitxers, no de l’idioma. Un PDF s’ha d’extreure, traduir i reconstruir a mà, cosa que costa temps, introdueix errors i us deixa un document difícil d’actualitzar. Envieu-ne en canvi l’original editable: el fitxer Word, el paquet d’InDesign amb vincles i fonts, el llibre de FrameMaker, el mapa DITA o l’exportació XML del vostre sistema de gestió de continguts. Només es tradueix el text, les etiquetes i l’estructura queden protegides i el fitxer torna directament al vostre entorn de redacció, sense referències creuades trencades ni text condicional perdut.
De vegades de debò només existeix un PDF, normalment en manuals antics o en documentació de proveïdors. No és un desastre, però cal planificar-ho com un pas i no descobrir-ho com una sorpresa. Com ho resolem s’explica a la pàgina sobre la preparació de fitxers per a DTP: el document es reconstrueix una sola vegada en un fitxer editable, de manera que cada revisió futura pugui seguir el recorregut normal.
En aquesta fase, dos hàbits més estalvien molta feina repetida. Abans de començar, marqueu el que no s’ha de traduir mai (referències de peça, paràmetres de programari, rètols de connectors, noms de producte) i indiqueu al proveïdor quins capítols han canviat des de l’última versió. Totes dues coses redueixen el volum per traduir i la probabilitat d’un error en un text que s’havia de quedar exactament com era.
Dubtes sobre l'original sense l'anar i venir de correus
Els bons lingüistes fan preguntes: una frase admet dues lectures, una abreviatura no s’explica, un valor sembla erroni. En un flux basat en el correu, aquestes consultes arriben d’una en una i esperen un enginyer amb l’agenda plena, de manera que la traducció s’atura o el lingüista endevina.
Un flux gestionat tracta les consultes com a part del procés. El gestor de projectes recull les preguntes de tots els idiomes, descarta les que ja tenen resposta al glossari o en encàrrecs anteriors i us les envia en una única llista consolidada amb un termini clar. Les respostes queden registrades, de manera que cap lingüista no torna a fer la mateixa pregunta, en cap idioma. A més, les frases ambigües que confonen un traductor solen confondre també un tècnic de servei, així que corregir-les a l’original millora tots els idiomes alhora.
Terminologia i memòria de traducció dins del procés
Dos actius lingüístics marquen la diferència entre un flux que amb el temps esdevé més barat i més ràpid i un altre que torna a començar a cada encàrrec.
El primer és el glossari: el terme aprovat per a cada component, funció i advertiment en cada idioma, validat una vegada pels vostres enginyers i les vostres filials i aplicat a cada encàrrec, perquè el manual, l’HMI, el catàleg de recanvis i el material de formació parlin el mateix idioma. Com crear-lo i mantenir-lo al dia ho expliquem a l’article sobre la gestió terminològica centralitzada entre traductors i proveïdors.
El segon és la memòria de traducció: cada frase aprovada desada juntament amb la seva traducció, perquè les frases idèntiques o similars es reutilitzin en el document següent. En manuals que comparteixen text dins d’una família de productes, d’aquí ve la major part de l’estalvi a llarg termini, però només si la memòria és vostra, en un format portable que pugueu portar a qualsevol proveïdor. A qui pertany realment i per què és important ho analitzem a l’article sobre la memòria de traducció com a actiu estratègic.
Aquests dos actius són també el que fa segura l’automatització del flux de traducció. La traducció automàtica pot agilitzar el contingut tècnic recurrent, però només quan està controlada pels vostres termes aprovats i les vostres traduccions anteriors, i la segueix un lingüista qualificat que fa la postedició i comprova el resultat. El nostre servei de traducció automàtica i postedició explica en quins casos funciona aquest enfocament i en quins no.
Revisió de filials i distribuïdors sense colls d'ampolla
En els grups internacionals, les traduccions sovint les revisen persones la feina principal de les quals és una altra, com un enginyer de servei de la filial alemanya o un responsable comercial del distribuïdor italià. El seu coneixement és valuós; la seva disponibilitat no està garantida.
Tres hàbits mantenen útil aquesta revisió sense que bloquegi la publicació. Primer, acordeu l’abast: els revisors comproven l’exactitud tècnica i la terminologia aprovada, no l’estil personal. Segon, doneu a cada revisor un termini i una regla per defecte: si en la data acordada no arriben comentaris, la traducció es publica. Tercer, retorneu els canvis al procés i no al fitxer. Quan un revisor prefereix un altre terme, el canvi va al glossari, s’aprova una vegada i s’aplica a tot arreu, en lloc d’escriure’s en un PDF i quedar oblidat.
A mesura que el glossari incorpora les preferències dels revisors, les rondes de revisió s’escurcen i les filials aprenen a confiar en la terminologia. Per als grups que treballen en paral·lel amb diversos proveïdors lingüístics, la mateixa lògica es desenvolupa a l’article sobre com gestionen les grans organitzacions la traducció amb diversos proveïdors i mercats.
Control de versions i gestió de canvis
La documentació tècnica no s’acaba mai. Un canvi de disseny, un requisit de seguretat nou o l’experiència de camp modifiquen l’original, i totes les versions lingüístiques l’han de seguir. El principi és traduir canvis, no documents: quan es revisa un manual, només es tradueixen les frases noves i modificades, i la resta es reconeix a la memòria de traducció i es manté exactament com es va aprovar.
També demana disciplina per part vostra. Congeleu l’original abans d’enviar-lo a traduir, o acordeu com es tractaran els canvis d’última hora. Assigneu a cada versió de l’original un identificador i assegureu-vos que cada fitxer traduït porti el mateix. I publiqueu tots els idiomes alhora quan els documents siguin rellevants per a la seguretat o formin part d’un expedient tècnic CE, perquè cap mercat no rebi un manual amb una revisió de retard. Un registre de versions, portat pel gestor de projectes i compartit amb vosaltres, respon la pregunta «de quin original es va traduir això?» sense haver de buscar entre correus.
Lliurament a les vostres eines de redacció
Una traducció només està acabada quan torna al format des del qual publiqueu: fitxers Word amb la plantilla de l’empresa, documents InDesign que respecten la maquetació, llibres de FrameMaker que es compilen sense errors i DITA o XML que es validen i s’importen sense problemes. El problema habitual és l’expansió del text, perquè el text traduït sol ser més llarg que l’original, mentre que taules, crides i cadenes d’HMI tenen un espai fix. Cal resoldre-ho als fitxers originals, no reduint la mida de la lletra fins a fer-la il·legible. És la feina de l’autoedició multilingüe, i forma part del procés, no d’una fase posterior. Quan la maquetació la porta el mateix equip que ha fet la traducció, una correcció en un idioma no desencadena una nova ronda de correus entre dos proveïdors.
Visibilitat de l'estat i gestió de projectes de traducció
Els responsables de documentació no necessiten un tauler de control pel sol fet de tenir-lo. Necessiten saber, sense preguntar, si les versions en italià, alemany i francès d’un manual estaran a punt abans que s’enviï la màquina. Aquest és el sentit pràctic de la gestió de projectes de traducció per al client: algú és responsable del calendari, avisa aviat dels riscos i informa de l’estat abans que l’hàgiu de reclamar. A la pràctica, vol dir una visió compartida dels encàrrecs oberts, notes breus de situació en moments acordats i un avís anticipat quan canvis tardans a l’original o consultes pendents posen en risc un termini.
Mesurar costos, reutilització i temps
Els directors d’operacions i de compres es fan una altra pregunta: paguem el que toca, i la despesa baixa a mesura que el nostre contingut madura? La xifra clau és l’aprofitament (leverage): quina part de cada encàrrec nou ja està coberta per la vostra memòria de traducció, totalment o parcialment, i per tant es factura a una tarifa més baixa o no es factura. Un exemple senzill mostra per què és important. Suposem que es revisa un manual de servei de 40.000 paraules i només 4.000 són noves o han canviat. Amb una memòria que funciona, l’encàrrec és bàsicament una traducció de 4.000 paraules més una comprovació de la resta. Sense memòria, es pressuposta una altra vegada com a 40.000 paraules. La major part de la diferència de cost entre proveïdors ve d’aquí, no de la tarifa per paraula, tot i que els manuals tècnics tenen també altres factors de cost propis.
A més de l’aprofitament, quatre xifres us indiquen si el procés està sa:
- Temps des de la sol·licitud fins al document acabat i maquetat, no només el temps de traducció.
- Rondes de revisió per document amb els vostres enginyers, filials o distribuïdors. Menys rondes solen voler dir millor terminologia.
- Reutilització per versió, que hauria de créixer a mesura que creix la memòria.
- Hores internes dedicades a coordinar, encara que sigui com a estimació mensual aproximada.
Si aquestes xifres no milloren en unes quantes versions, el procés no fa la seva funció, el gestioni qui el gestioni.
Necessiteu un sistema de gestió de traduccions?
Molts equips que busquen com millorar el seu flux de treball de traducció es troben amb el programari de gestió de traduccions, els anomenats TMS, i és una opció raonable que cal valorar. Un programari d’aquest tipus centralitza sol·licituds, fitxers, memòria de traducció i estat en un sol lloc. Funciona bé en empreses amb un departament de localització capaç de fer-se’n càrrec: configurar-lo, mantenir els connectors amb les eines de redacció, formar els usuaris interns i coordinar-hi lingüistes o proveïdors.
Per a la majoria de fabricants mitjans, el panorama és diferent. De la traducció se n’ocupen redactors tècnics la feina principal dels quals són els documents originals, el programari implica una llicència, un projecte d’implantació i un responsable intern, i continuen fent falta lingüistes, revisors i especialistes en DTP. L’alternativa és un flux de treball gestionat, en què un soci lingüístic dirigeix el procés i els vostres equips envien fitxers i reben documents acabats. El factor decisiu és si teniu persones la feina de les quals és gestionar la traducció, o persones que necessiten que la traducció funcioni sense elles.
Com passar del procés actual, pas a pas
No cal canviar-ho tot de cop. Els fabricants que fan bé la transició acostumen a seguir una seqüència.
Feu inventari del que teniu. Anoteu qui sol·licita traduccions, per a quins documents, idiomes i proveïdors, i demaneu als proveïdors actuals que exportin les vostres memòries de traducció i glossaris en formats estàndard.
Definiu el punt d’entrada i la plantilla de sol·licitud. Decidiu qui envia les sol·licituds a la vostra empresa i acordeu la sol·licitud de deu línies.
Comenceu per una família de documents. Passeu primer pel nou procés els manuals d’una gamma de màquines amb revisions periòdiques, amb fitxers editables nets i un glossari acordat amb els vostres enginyers i amb els revisors de les filials principals.
Mesureu i amplieu. Després de dues o tres versions, compareu les quatre xifres anteriors amb la situació de partida i, després, incorporeu la família de productes següent, les cadenes d’HMI, el catàleg de recanvis i el material de formació.
Si com a part d’aquest canvi també esteu revisant els vostres proveïdors, convé comprovar alguna cosa més que la tarifa per paraula: un procés certificat amb revisió per un segon lingüista, la capacitat de treballar amb els vostres formats d’origen editables i la propietat de la memòria i el glossari.
Com gestiona DEMA Solutions el procés per als fabricants
Quan treballeu amb nosaltres, teniu un únic contacte comercial, el vostre sales manager, que col·labora estretament amb un gestor de projectes dedicat: coneix els vostres fitxers, recull els dubtes sobre l’original en una única llista i porta el registre de versions. Les sol·licituds poden continuar arribant per correu electrònic o a través d’un espai de SharePoint dedicat amb accés privat. Molts clients prefereixen el nostre portal de clients: un formulari de sol·licitud recull tota la informació que necessita el projecte, un camp de notes permet indicar requisits específics, els encàrrecs urgents es poden marcar per a un lliurament prioritari, i l’estat i els terminis actualitzats de cada traducció es poden consultar sense enviar cap correu. Qui prefereix continuar amb el correu rep una confirmació del projecte tan bon punt l’encàrrec s’assigna a traductors o especialistes de DTP, amb tots els detalls i la data de lliurament acordada.
La vostra memòria de traducció i el vostre glossari s’apliquen a cada encàrrec i són vostres, en formats portables. Els nostres serveis de traducció tècnica segueixen un procés certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció; en trobareu els detalls a la pàgina sobre la qualitat de les nostres traduccions. El nostre equip intern de DTP retorna els fitxers en els formats originals Word, InDesign, FrameMaker o XML, a punt per publicar. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen com un de sol, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada encàrrec prové de la reutilització.
Així treballem amb un fabricant italià d’equips industrials que exporta la major part del que produeix. Abans, l’oficina tècnica i la comercial havien de coordinar proveïdors de traducció i de maquetació per a cada enviament. Ara la documentació passa del fitxer d’origen a documents multilingües acabats i maquetats mitjançant un únic procés gestionat. Els detalls són al cas d’èxit del fabricant industrial.
Un altre client ens envia manuals en InDesign gairebé cada dia. Abans adjuntava tots els fitxers als correus. Des que fa servir el portal, que ofereix molt més espai per pujar i compartir fitxers grans, la feina flueix més ràpidament i amb menys friccions. Amb sol·licituds tan freqüents, poder veure al portal quan s’ha lliurat cada traducció fa que tot el procés sigui molt més eficient.
Canviar una manera de treballar consolidada pot fer respecte, encara que el nou camí sigui senzill. El primer dia no ha de canviar res: podeu continuar enviant les sol·licituds per correu i, si voleu provar el portal, podeu enviar una o més sol·licituds de prova sense encarregar cap traducció i comentar després l’experiència amb nosaltres. També oferim formació per videotrucada o en persona perquè el vostre equip comenci amb bon peu.
On encaixa TUBE
Per als fabricants amb un programa de documentació continu, TUBE canvia el punt de partida de cada encàrrec. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, de manera que els termes aprovats i el contingut ja traduït són al seu lloc abans que comenci un lingüista. Cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada actualització prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
És la seqüència de passos que porta un document des d'una sol·licitud de traducció fins a un fitxer acabat en cada idioma de destinació: preparar els fitxers d'origen, aplicar les traduccions existents i els termes aprovats, traduir, revisar, resoldre dubtes, maquetar, revisar amb el client i lliurar.
Depèn de qui s'ocupi de la traducció a la vostra empresa. Un programari d'aquest tipus té sentit quan teniu un equip de localització capaç de configurar-lo i mantenir-lo. Quan de la traducció se n'encarreguen persones la feina principal de les quals és una altra, un flux de treball gestionat sol eliminar més feina interna que un programari nou.
No en documents amb pes en matèria de seguretat o de compliment normatiu. L'automatització pot agilitzar la gestió de fitxers, la reutilització de traduccions anteriors i la traducció automàtica de contingut recurrent, però els advertiments, les instruccions i tot el que formi part d'un expedient tècnic CE continuen necessitant un lingüista qualificat i una segona revisió.
Feu servir un únic punt de sol·licitud i una sol·licitud estàndard, envieu fitxers d'origen editables, apliqueu la memòria de traducció i el glossari a cada encàrrec, recolliu els dubtes sobre l'original en una sola llista i acordeu per endavant com es tracten les sol·licituds urgents i els canvis tardans a l'original.
Acordeu un abast clar (exactitud tècnica i terminologia, no estil), doneu als revisors un termini amb publicació per defecte si no arriben comentaris i incorporeu les seves preferències terminològiques al glossari compartit, perquè la mateixa correcció no s'hagi de fer mai dues vegades.
Sí. El més important és que la memòria de traducció i el glossari siguin vostres, en formats portables, i que es facin servir en cada encàrrec, el faci qui el faci.
Deixeu de coordinar traduccions per correu
Si la vostra oficina tècnica dedica més temps del que caldria a empaitar traduccions, versions i estats, expliqueu-nos com funcionen avui les vostres sol·licituds de traducció. Analitzarem els vostres documents, formats i idiomes i us mostrarem què canviaria amb un flux de treball gestionat.
¿Cómo podemos ayudarte?
Tenemos las respuestas adecuadas a tus preguntas.