Proceso de traducción para fabricantes: cómo dejar de gestionar las traducciones por correo y hojas de cálculo
El proceso de traducción es el recorrido que hace un documento desde una solicitud hasta un archivo terminado y aprobado en cada idioma que usted necesita. La mayoría de los fabricantes todavía lo gestiona por correo electrónico y hojas de cálculo, y lo que más cuesta no es la traducción, sino la coordinación. Un flujo de trabajo de traducción gestionado le ofrece un único punto de solicitud, su propio glosario y su propia memoria en cada encargo y un estado siempre claro. DEMA Solutions gestiona ese proceso para empresas fabricantes.
A quién va dirigida esta guía
Este artículo está pensado para quienes mantienen en marcha la documentación multilingüe en una empresa fabricante: responsables de documentación técnica, redactores técnicos, responsables de localización y los directores de compras y de operaciones que aprueban proveedores y presupuestos. La mayoría trabaja en empresas que construyen equipos regulados, como sistemas de climatización (HVAC), equipos de elevación, maquinaria de envasado o líneas de automatización. Si está valorando un software para gestionar todo esto, nuestra comparación entre un sistema de gestión de traducciones y un flujo gestionado le ayudará a decidir.
Sus documentos son manuales de instrucciones, catálogos de recambios, cadenas de texto de HMI, expedientes técnicos para el marcado CE, declaraciones UE de conformidad, advertencias de seguridad y material de formación, en Word, InDesign, FrameMaker o DITA/XML. Muchos trabajan dentro de un grupo internacional, donde la matriz quiere una terminología coherente y las filiales o los distribuidores revisan cada traducción. Sus preguntas son prácticas: ¿por qué cada solicitud se convierte en veinte correos?, ¿por qué volvemos a pagar las frases del año pasado?, ¿y quién tiene la última versión? Las secciones siguientes desmontan el proceso paso a paso.
Qué abarca el proceso de traducción, de principio a fin
Cuando se habla de «traducción», lo habitual es pensar en el momento en que un lingüista pasa un texto de un idioma a otro. En una empresa fabricante, ese momento es una parte pequeña del trabajo. El proceso de traducción completo empieza antes y termina después.
Empieza cuando un documento tiene que existir en otro idioma: una máquina se envía a Polonia, o un cambio de diseño obliga a revisar un manual. Alguien reúne los archivos de origen, decide idiomas y plazo y pide un presupuesto. Los archivos se preparan, se aplican las traducciones anteriores y los términos aprobados, el texto nuevo se traduce y se revisa, se resuelven las dudas sobre el original y el resultado se vuelve a maquetar. Después llegan la revisión por parte de un ingeniero, una filial o un distribuidor, las correcciones, los archivos finales, el archivo y una factura que hay que cotejar con el presupuesto.
Cada uno de esos pasos tiene un responsable, un traspaso y un punto en el que puede atascarse. En un buen flujo de trabajo, los traspasos se definen una vez y se repiten sin esfuerzo. En un flujo basado en el correo, se reinventan en cada encargo, y por eso la gestión de traducciones tiene menos que ver con la traducción en sí que con los pasos que la rodean.
Por qué el correo y las hojas de cálculo dejan de funcionar
En la mayoría de los fabricantes, las solicitudes de traducción las envían quienes redactan la documentación: los responsables de documentación técnica y los redactores técnicos a cargo de los manuales. Compras o marketing encargan traducciones de vez en cuando, pero la mayoría de las solicitudes nace en la oficina técnica. Los archivos suelen viajar por correo electrónico, los paquetes más grandes pasan por un servidor de la empresa, SharePoint o un enlace de transferencia, y quien envía los archivos también fija el plazo.
El problema no es el correo en sí. La mayoría de los fabricantes sigue enviando así sus archivos de traducción, y para un solo documento funciona bien: sale un archivo, vuelve un presupuesto y el estado queda en una bandeja de entrada. Los problemas aparecen cuando ese esquema se repite para cada manual, cada idioma y cada revisión, con varias personas llevando cada una sus propios hilos.
En los hilos de correo largos se pierden archivos. Cuando un encargo consta de decenas de adjuntos, es fácil que uno se quede fuera al enviar el correo o que se pase por alto al guardar los archivos al otro lado. Nadie lo nota hasta que falta un capítulo en la traducción.
Las solicitudes llegan desde varios departamentos. Cuando la oficina técnica, compras y marketing encargan traducciones por separado, a veces a proveedores distintos, nadie ve el volumen total ni puede planificarlo.
Cada encargo empieza de cero. Contenido ya traducido para la versión anterior se vuelve a presupuestar porque las traducciones previas no se reutilizaron, o se quedaron en manos de otro proveedor. La misma advertencia, en una familia de diez máquinas, puede pagarse diez veces.
Los términos se deciden de nuevo en cada encargo. El mismo componente recibe un nombre en el manual, otro en la HMI y un tercero en el catálogo de recambios. Los primeros en notarlo son los técnicos de servicio; después, los clientes.
Las versiones se desalinean. El manual original cambia cuando los archivos ya se han enviado. Se manda por correo un capítulo corregido, llega una segunda corrección y al final nadie sabe con certeza en qué versión se basó la traducción al alemán.
Conocer el estado exige otro correo. Saber si un encargo va en plazo obliga a preguntar. Un responsable de documentación que tiene que perseguir a tres proveedores antes de un envío está haciendo gestión de proyectos a mano, y el tiempo que eso le lleva no figura en ningún presupuesto.
El coste directo de un proceso de traducción basado en el correo rara vez es la traducción en sí. Son las horas dedicadas a coordinar, el trabajo repetido por versiones que no coinciden y terminología incoherente, y el riesgo de que falte una versión lingüística y una máquina con marcado CE se quede retenida a las puertas de la fábrica.
Un único punto de solicitud en lugar de hilos paralelos
El primer cambio es también el más sencillo: una sola puerta de entrada. Todas las solicitudes pasan por una persona o una dirección de su lado y llegan a un único interlocutor del lado del proveedor. Ese interlocutor debería ser un gestor de proyectos que conozca sus productos, sus tipos de archivo y a sus revisores, para que cada solicitud no necesite un briefing nuevo.
Un único punto de entrada crea un solo lugar donde se ven volúmenes, plazos e idiomas, y hace manejables los trabajos urgentes. Cuando un pedido se cierra tarde y la fecha de envío no se mueve, existe un procedimiento acordado en lugar de un favor: quién puede declarar urgente un encargo, qué hace falta y en cuánto tiempo se atiende.
La propia solicitud debería ser estándar. Normalmente bastan diez líneas: los archivos, los idiomas y mercados de destino, el uso previsto (documentación para el cliente, formación interna, presentación ante autoridades), el plazo, el material de referencia disponible y quién aprueba el resultado. Una solicitud redactada así rara vez necesita una pregunta de aclaración, y la respuesta a «¿qué pedimos exactamente?» está siempre en un solo sitio.
Preparación de archivos: envíe los archivos con los que se crean sus documentos
Buena parte de las fricciones de un proyecto de traducción procede de los archivos, no del idioma. Un PDF hay que extraerlo, traducirlo y reconstruirlo a mano, lo que cuesta tiempo, introduce errores y le deja un documento difícil de actualizar. Envíe en su lugar el original editable: el archivo Word, el paquete de InDesign con vínculos y fuentes, el libro de FrameMaker, el mapa DITA o la exportación XML de su sistema de gestión de contenidos. Solo se traduce el texto, las etiquetas y la estructura quedan protegidas y el archivo vuelve directamente a su entorno de redacción, sin referencias cruzadas rotas ni texto condicional perdido.
A veces de verdad solo existe un PDF, normalmente en manuales antiguos o en documentación de proveedores. No es un desastre, pero hay que planificarlo como un paso y no descubrirlo como una sorpresa. Cómo lo resolvemos se explica en la página sobre la preparación de archivos para DTP: el documento se reconstruye una sola vez en un archivo editable, de forma que cada revisión futura pueda seguir el recorrido normal.
En esta fase, otros dos hábitos ahorran mucho trabajo repetido. Antes de empezar, marque lo que nunca debe traducirse (referencias de pieza, parámetros de software, rótulos de conectores, nombres de producto) e indique al proveedor qué capítulos han cambiado desde la última versión. Ambas cosas reducen el volumen que traducir y la probabilidad de un error en un texto que debía quedarse exactamente como estaba.
Dudas sobre el original sin el ir y venir de correos
Los buenos lingüistas hacen preguntas: una frase admite dos lecturas, una abreviatura no se explica, un valor parece erróneo. En un flujo basado en el correo, estas consultas llegan de una en una y esperan a un ingeniero con la agenda llena, así que la traducción se detiene o el lingüista adivina.
Un flujo gestionado trata las consultas como parte del proceso. El gestor de proyectos reúne las preguntas de todos los idiomas, descarta las que ya tienen respuesta en el glosario o en encargos anteriores y se las envía en una única lista consolidada con un plazo claro. Las respuestas quedan registradas, de modo que ningún lingüista vuelve a hacer la misma pregunta, en ningún idioma. Además, las frases ambiguas que confunden a un traductor suelen confundir también a un técnico de servicio, así que corregirlas en el original mejora todos los idiomas a la vez.
Terminología y memoria de traducción dentro del proceso
Dos activos lingüísticos marcan la diferencia entre un flujo que con el tiempo resulta más barato y más rápido y otro que vuelve a empezar en cada encargo.
El primero es el glosario: el término aprobado para cada componente, función y advertencia en cada idioma, validado una vez por sus ingenieros y sus filiales y aplicado a cada encargo, para que el manual, la HMI, el catálogo de recambios y el material de formación hablen el mismo idioma. Cómo crearlo y mantenerlo al día lo explicamos en el artículo sobre la gestión terminológica centralizada entre traductores y proveedores.
El segundo es la memoria de traducción: cada frase aprobada guardada junto con su traducción, para que las frases idénticas o similares se reutilicen en el siguiente documento. En manuales que comparten texto dentro de una familia de productos, de aquí procede la mayor parte del ahorro a largo plazo, pero solo si la memoria le pertenece a usted, en un formato portátil que pueda llevar a cualquier proveedor. A quién pertenece realmente y por qué importa lo analizamos en el artículo sobre la memoria de traducción como activo estratégico.
Estos dos activos son también lo que hace segura la automatización del flujo de traducción. La traducción automática puede agilizar el contenido técnico recurrente, pero solo cuando está controlada por sus términos aprobados y sus traducciones anteriores, y va seguida de un lingüista cualificado que realiza la posedición y comprueba el resultado. Nuestro servicio de traducción automática con posedición explica en qué casos funciona este enfoque y en cuáles no.
Revisión de filiales y distribuidores sin cuellos de botella
En los grupos internacionales, las traducciones suelen revisarlas personas cuyo trabajo principal es otro, como un ingeniero de servicio de la filial alemana o un responsable comercial del distribuidor italiano. Su conocimiento es valioso; su disponibilidad no está garantizada.
Tres hábitos mantienen útil esta revisión sin que bloquee la publicación. Primero, acuerde el alcance: los revisores comprueban la exactitud técnica y la terminología aprobada, no el estilo personal. Segundo, dé a cada revisor un plazo y una regla por defecto: si en la fecha acordada no llegan comentarios, la traducción se publica. Tercero, devuelva los cambios al proceso y no al archivo. Cuando un revisor prefiere otro término, el cambio va al glosario, se aprueba una vez y se aplica en todas partes, en lugar de escribirse en un PDF y caer en el olvido.
A medida que el glosario incorpora las preferencias de los revisores, las rondas de revisión se acortan y las filiales aprenden a confiar en la terminología. Para los grupos que trabajan en paralelo con varios proveedores lingüísticos, la misma lógica se desarrolla en el artículo sobre cómo gestionan las grandes organizaciones la traducción con varios proveedores y mercados.
Control de versiones y gestión de cambios
La documentación técnica nunca está terminada. Un cambio de diseño, un nuevo requisito de seguridad o la experiencia de campo modifican el original, y todas las versiones lingüísticas tienen que seguirlo. El principio es traducir cambios, no documentos: cuando se revisa un manual, solo se traducen las frases nuevas y modificadas, y el resto se reconoce en la memoria de traducción y se mantiene exactamente como se aprobó.
También exige disciplina por su parte. Congele el original antes de enviarlo a traducir, o acuerde cómo se tratarán los cambios de última hora. Asigne a cada versión del original un identificador y asegúrese de que cada archivo traducido lleve el mismo. Y publique todos los idiomas a la vez cuando los documentos sean relevantes para la seguridad o formen parte de un expediente técnico CE, para que ningún mercado reciba un manual con una revisión de retraso. Un registro de versiones, llevado por el gestor de proyectos y compartido con usted, responde a la pregunta «¿de qué original se tradujo esto?» sin tener que buscar entre correos.
Entrega en sus herramientas de redacción
Una traducción solo está terminada cuando vuelve al formato desde el que usted publica: archivos Word con la plantilla de la empresa, documentos InDesign que respetan la maquetación, libros de FrameMaker que se compilan sin errores y DITA o XML que se validan e importan sin problemas. El problema habitual es la expansión del texto, porque el texto traducido suele ser más largo que el original, mientras que tablas, llamadas y cadenas de HMI tienen un espacio fijo. Hay que resolverlo en los archivos originales, no reduciendo el tamaño de letra hasta hacerla ilegible. Es el trabajo de la autoedición multilingüe, y forma parte del proceso, no de una fase posterior. Cuando la maquetación la lleva el mismo equipo que hizo la traducción, una corrección en un idioma no desencadena una nueva ronda de correos entre dos proveedores.
Visibilidad del estado y gestión de proyectos de traducción
Los responsables de documentación no necesitan un panel de control por el simple hecho de tenerlo. Necesitan saber, sin preguntar, si las versiones en italiano, alemán y francés de un manual estarán listas antes de que se envíe la máquina. Ese es el sentido práctico de la gestión de proyectos de traducción para el cliente: alguien es responsable del calendario, avisa pronto de los riesgos e informa del estado antes de que usted tenga que reclamarlo. En la práctica, significa una visión compartida de los encargos abiertos, breves notas de situación en momentos acordados y un aviso temprano cuando cambios tardíos en el original o consultas pendientes ponen en riesgo un plazo.
Medir costes, reutilización y tiempos
Los directores de operaciones y de compras se hacen otra pregunta: ¿pagamos lo que corresponde, y el gasto baja a medida que nuestro contenido madura? La cifra clave es el aprovechamiento (leverage): qué parte de cada nuevo encargo ya está cubierta por su memoria de traducción, total o parcialmente, y por tanto se factura a una tarifa menor o no se factura. Un ejemplo sencillo muestra por qué importa. Supongamos que se revisa un manual de servicio de 40.000 palabras y solo 4.000 son nuevas o han cambiado. Con una memoria que funciona, el encargo es básicamente una traducción de 4.000 palabras más una comprobación del resto. Sin ella, se presupuesta otra vez como 40.000 palabras. La mayor parte de la diferencia de coste entre proveedores se debe a esto, no a la tarifa por palabra, aunque los manuales técnicos tienen además otros factores de coste propios.
Además del aprovechamiento, cuatro cifras le indican si el proceso está sano:
- Tiempo desde la solicitud hasta el documento terminado y maquetado, no solo el tiempo de traducción.
- Rondas de revisión por documento con sus ingenieros, filiales o distribuidores. Menos rondas suelen significar mejor terminología.
- Reutilización por versión, que debería crecer a medida que crece la memoria.
- Horas internas dedicadas a coordinar, aunque sea como estimación mensual aproximada.
Si estas cifras no mejoran en unas pocas versiones, el proceso no está cumpliendo su función, lo gestione quien lo gestione.
¿Necesita un sistema de gestión de traducciones?
Muchos equipos que buscan cómo mejorar su flujo de trabajo de traducción se encuentran con el software de gestión de traducciones, los llamados TMS, y es una opción razonable que valorar. Un software de este tipo centraliza solicitudes, archivos, memoria de traducción y estado en un solo lugar. Funciona bien en empresas con un departamento de localización capaz de hacerse cargo de él: configurarlo, mantener los conectores con las herramientas de redacción, formar a los usuarios internos y coordinar a través de él a lingüistas o proveedores.
Para la mayoría de los fabricantes medianos, el panorama es distinto. De la traducción se ocupan redactores técnicos cuyo trabajo principal son los documentos originales, el software implica una licencia, un proyecto de implantación y un responsable interno, y siguen haciendo falta lingüistas, revisores y especialistas en DTP. La alternativa es un flujo de trabajo gestionado, en el que un socio lingüístico dirige el proceso y sus equipos envían archivos y reciben documentos terminados. El factor decisivo es si usted cuenta con personas cuyo trabajo es gestionar la traducción, o con personas que necesitan que la traducción funcione sin ellas.
Cómo pasar del proceso actual, paso a paso
No hace falta cambiarlo todo de golpe. Los fabricantes que hacen bien la transición suelen seguir una secuencia.
Haga inventario de lo que tiene. Anote quién solicita traducciones, para qué documentos, idiomas y proveedores, y pida a sus proveedores actuales que exporten sus memorias de traducción y glosarios en formatos estándar.
Defina el punto de entrada y la plantilla de solicitud. Decida quién envía las solicitudes en su empresa y acuerde la solicitud de diez líneas.
Empiece por una familia de documentos. Pase primero por el nuevo proceso los manuales de una gama de máquinas con revisiones periódicas, con archivos editables limpios y un glosario acordado con sus ingenieros y con los revisores de las filiales principales.
Mida y amplíe. Tras dos o tres versiones, compare las cuatro cifras anteriores con la situación de partida y, después, incorpore la siguiente familia de productos, las cadenas de HMI, el catálogo de recambios y el material de formación.
Si como parte de este cambio también está revisando a sus proveedores, conviene comprobar algo más que la tarifa por palabra: un proceso certificado con revisión por un segundo lingüista, la capacidad de trabajar con sus formatos de origen editables y la propiedad de la memoria y el glosario.
Cómo gestiona DEMA Solutions el proceso para fabricantes
Cuando trabaja con nosotros, tiene un único contacto comercial, su sales manager, que colabora estrechamente con un gestor de proyectos dedicado: conoce sus archivos, reúne las dudas sobre el original en una única lista y lleva el registro de versiones. Las solicitudes pueden seguir llegando por correo electrónico o a través de un espacio de SharePoint dedicado con acceso privado. Muchos clientes prefieren nuestro portal de clientes: un formulario de solicitud recoge toda la información que necesita el proyecto, un campo de notas permite indicar requisitos específicos, los encargos urgentes pueden marcarse para una entrega prioritaria, y el estado y los plazos actualizados de cada traducción se pueden consultar sin enviar un correo. Quien prefiere seguir con el correo recibe una confirmación del proyecto en cuanto el encargo se asigna a traductores o especialistas de DTP, con todos los detalles y la fecha de entrega acordada.
Su memoria de traducción y su glosario se aplican a cada encargo y le pertenecen, en formatos portátiles. Nuestros servicios de traducción técnica siguen un proceso certificado ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción; encontrará los detalles en la página sobre la calidad de nuestras traducciones. Nuestro equipo interno de DTP devuelve los archivos en sus formatos originales Word, InDesign, FrameMaker o XML, listos para publicar. Nuestros equipos en Italia, Serbia y España trabajan como uno solo, y los informes de aprovechamiento muestran qué parte de cada encargo procede de la reutilización.
Así trabajamos con un fabricante italiano de equipos industriales que exporta la mayor parte de lo que produce. Antes, la oficina técnica y la comercial tenían que coordinar proveedores de traducción y de maquetación para cada envío. Ahora la documentación pasa del archivo de origen a documentos multilingües terminados y maquetados mediante un único proceso gestionado. Los detalles están en el caso de éxito del fabricante industrial.
Otro cliente nos envía manuales en InDesign casi a diario. Antes adjuntaba todos los archivos a sus correos. Desde que usa el portal, que ofrece mucho más espacio para subir y compartir archivos grandes, el trabajo fluye más rápido y con menos fricción. Con solicitudes tan frecuentes, poder ver en el portal cuándo se ha entregado cada traducción hace que todo el proceso sea mucho más eficiente.
Cambiar una forma de trabajar consolidada puede imponer, aunque el nuevo camino sea sencillo. El primer día no tiene que cambiar nada: puede seguir enviando sus solicitudes por correo y, si quiere probar el portal, puede enviar una o varias solicitudes de prueba sin encargar ninguna traducción y comentar después la experiencia con nosotros. También ofrecemos formación por videollamada o en persona para que su equipo empiece con buen pie.
Dónde encaja TUBE
Para los fabricantes con un programa de documentación continuo, TUBE cambia el punto de partida de cada encargo. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, de modo que los términos aprobados y el contenido ya traducido están en su sitio antes de que empiece un lingüista. Cada traducción aprobada se incorpora a una memoria que le pertenece y que puede exportar, y los informes de aprovechamiento muestran qué parte de cada actualización procede de la reutilización.
Preguntas frecuentes
Es la secuencia de pasos que lleva un documento desde una solicitud de traducción hasta un archivo terminado en cada idioma de destino: preparar los archivos de origen, aplicar las traducciones existentes y los términos aprobados, traducir, revisar, resolver dudas, maquetar, revisar con el cliente y entregar.
Depende de quién se ocupe de la traducción en su empresa. Un software de este tipo tiene sentido cuando cuenta con un equipo de localización capaz de configurarlo y mantenerlo. Cuando de la traducción se encargan personas cuyo trabajo principal es otro, un flujo de trabajo gestionado suele eliminar más trabajo interno que un software nuevo.
No en documentos con peso en materia de seguridad o de cumplimiento normativo. La automatización puede agilizar el manejo de archivos, la reutilización de traducciones anteriores y la traducción automática de contenido recurrente, pero las advertencias, las instrucciones y todo lo que forme parte de un expediente técnico CE siguen necesitando un lingüista cualificado y una segunda revisión.
Utilice un único punto de solicitud y una solicitud estándar, envíe archivos de origen editables, aplique su memoria de traducción y su glosario a cada encargo, reúna las dudas sobre el original en una sola lista y acuerde de antemano cómo se tratan las solicitudes urgentes y los cambios tardíos en el original.
Acuerde un alcance claro (exactitud técnica y terminología, no estilo), dé a los revisores un plazo con publicación por defecto si no llegan comentarios e incorpore sus preferencias terminológicas al glosario compartido, para que la misma corrección no tenga que hacerse nunca dos veces.
Sí. Lo más importante es que su memoria de traducción y su glosario le pertenezcan, en formatos portátiles, y se utilicen en cada encargo, lo haga quien lo haga.
Deje de coordinar traducciones por correo
Si su oficina técnica dedica más tiempo del debido a perseguir traducciones, versiones y estados, cuéntenos cómo funcionan hoy sus solicitudes de traducción. Analizaremos sus documentos, formatos e idiomas y le mostraremos qué cambiaría con un flujo de trabajo gestionado.
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