Traducción de InDesign: cómo traducir archivos de InDesign e Illustrator sin rehacer la maquetación
La traducción de InDesign consiste en extraer el texto vivo de sus archivos de InDesign, normalmente a través de IDML, traducirlo con su memoria de traducción y su glosario y volver a importarlo en la maquetación original, sin que nadie tenga que volver a teclear una sola palabra. Después, un especialista en DTP adapta cada idioma y un lingüista revisa el resultado en su contexto. DEMA Solutions trabaja así en InDesign e Illustrator, lo que mantiene intacta la maquetación y limpias las memorias de traducción.
¿Trabaja con manuales, catálogos o folletos maquetados en InDesign?
Esta guía está pensada para quienes son responsables de los archivos: los responsables de documentación técnica cuyos manuales, catálogos de recambios y guías rápidas se maquetan en InDesign, los responsables de marketing que publican folletos y fichas técnicas en cinco, diez o quince idiomas, y los diseñadores gráficos que reciben el texto traducido y tienen que hacerlo encajar. También se dirige a los responsables de compras y de operaciones que ven volver la misma factura de maquetación en cada edición y quieren saber por qué. Si esos mismos catálogos alimentan además una tienda online, la traducción ecommerce plantea otras preguntas sobre datos de producto, variantes y actualizaciones frecuentes.
Las preguntas que hay detrás son prácticas. ¿Qué conviene enviar y en qué formato? ¿Por qué un proveedor devuelve un archivo abierto que se imprime a la primera y otro devuelve el texto en una hoja de cálculo? ¿Qué hábitos en el archivo original abaratan cada edición futura y cuáles multiplican el coste sin que nadie se dé cuenta? Las secciones siguientes responden a cada una.
Cómo funciona la traducción de InDesign
Un documento de InDesign no es un archivo de texto. Las palabras están dentro de marcos enlazados, tablas, llamadas ancladas y páginas maestras, se formatean mediante estilos de párrafo y de carácter y están rodeadas de imágenes vinculadas, algunas de las cuales contienen a su vez texto. Copiar ese texto en un procesador de textos y volver a pegar la traducción es lento, propenso a errores y rompe el vínculo entre la maquetación y su memoria de traducción. Una traducción de InDesign profesional mantiene la maquetación y el texto conectados de principio a fin.
Esa conexión pasa por IDML, el InDesign Markup Language. IDML es un paquete basado en XML que describe el documento completo: artículos, estilos, marcos, tablas y geometría de las páginas. El software de traducción puede leerlo, mostrar a los traductores solo el texto traducible, proteger todo lo demás en forma de etiquetas y escribir el texto traducido en la misma estructura. Cuando el archivo vuelve a InDesign, los marcos, los estilos y los gráficos están exactamente donde los dejó el diseñador; solo ha cambiado el idioma.
Por eso la traducción IDML es la vía estándar para los archivos de InDesign. Tiene además una ventaja práctica: IDML es la forma habitual de abrir un documento en una versión anterior de InDesign, de modo que suaviza las diferencias de versión entre usted, su proveedor y su diseñador. Aun así, conviene enviar también el archivo INDD nativo, porque es la referencia con la que se comprueba que el viaje de ida y vuelta se ha hecho sin pérdidas.
Por qué el paquete importa más que el archivo
Lo más útil que puede enviar es un documento de InDesign empaquetado, no un INDD suelto. El comando Empaquetar reúne en una sola carpeta el documento, las fuentes que utiliza y todos los gráficos vinculados, junto con un informe de su contenido, y también puede añadir una copia IDML y un PDF. Cada elemento cumple una función en la traducción.
Las fuentes determinan los saltos de línea, la división de palabras y cuánto texto cabe en un marco. Sin las fuentes originales, InDesign las sustituye por otras, el texto se redistribuye y cada página hay que revisarla dos veces: una para restaurar el original y otra para la traducción. Las licencias de las fuentes varían, así que compruebe qué permiten las suyas; si una fuente no puede compartirse, acuerde con su proveedor cómo la obtendrá antes de que empiece el proyecto.
Los gráficos vinculados suelen ser el lugar donde se esconde el texto. Esquemas creados en Illustrator, despieces con números de referencia, capturas de pantalla de un panel de control y fotografías con rótulos se colocan como vínculos, y su texto no aparece en una exportación del archivo de InDesign. Si faltan los vínculos, ese texto también se pierde, y alguien lo descubre en imprenta.
El PDF es la referencia visual. Un traductor que ve dónde aparece una cadena, en el encabezado de una tabla, en un recuadro de advertencia o en el pie de una figura, traduce mejor que uno que trabaja a partir de una lista de segmentos.
Cómo está construido el archivo decide lo que cuesta
Dos archivos de InDesign pueden parecer idénticos en papel y comportarse de forma totalmente distinta en traducción. La diferencia está en cómo se construyeron, y eso decide cuánto texto reconocerá su memoria de traducción en la próxima edición, cuántas etiquetas tendrán que gestionar los traductores y cuántas horas llevará la maquetación. Aquí es donde la memoria limpia y el coste se encuentran.
Estilos de párrafo y de carácter. El texto formateado mediante estilos se exporta como frases limpias. Las modificaciones locales, como una palabra puesta en negrita a mano o un cuerpo cambiado en un solo párrafo, se convierten en etiquetas dentro de la frase. La misma advertencia formateada de dos maneras distintas se guarda como dos segmentos distintos, de modo que la memoria ve una coincidencia parcial donde debería ver una exacta. En toda una gama de productos, esas pequeñas diferencias se acumulan en texto que usted paga para que se revise de nuevo.
Saltos de párrafo, saltos de línea forzados y espacios. Un diseñador que fuerza un salto de línea para que un título quede bonito, o que usa espacios y tabulaciones para alinear el texto, parte las frases en la exportación. Los traductores reciben media frase por segmento, el idioma de destino necesita de todos modos un corte distinto y la memoria guarda fragmentos que nunca volverán a coincidir de forma limpia. Los saltos de línea pertenecen a la maquetación de cada idioma, no al texto original.
Marcos de texto y enlazado. El texto que fluye por marcos enlazados se exporta como artículos completos. El texto escrito en marcos separados y sin enlazar, una línea por marco, se exporta como fragmentos inconexos en un orden imprevisible. Los traductores pierden el contexto y cada marco tiene que recolocarse a mano en cuanto la traducción es más larga que el original.
Objetos anclados y gráficos integrados. Las llamadas, los iconos y las imágenes pequeñas anclados en el texto se desplazan con él cuando se alarga. Los objetos colocados libremente en la página se quedan donde están, de modo que un párrafo en alemán tres líneas más largo que el italiano se desliza bajo un símbolo de advertencia que ya no le corresponde.
Tablas. Las tablas reales de InDesign se traducen y se reajustan sin problemas. Las tablas simuladas con tabulaciones y cuadros de texto se rompen en cuanto crece el texto de una celda, y las tablas repartidas en marcos separados hay que reconstruirlas en cada idioma.
Texto vivo en lugar de contornos. Los titulares convertidos en contornos, el texto acoplado en imágenes y las etiquetas dibujadas como trazados no pueden extraerse. Hay que localizarlos, volver a escribirlos y reconstruirlos para cada idioma, un trabajo lento, caro e invisible para su memoria.
El efecto sobre el coste es pura aritmética. Imagine un manual de 200 páginas en el que una frase de seguridad recurrente aparece en sesenta lugares, pero se ha escrito con tres saltos de línea manuales distintos y dos modificaciones locales diferentes. En lugar de una frase traducida una vez y reutilizada cincuenta y nueve veces, la memoria contiene varias versiones, y cada edición trae coincidencias parciales que requieren la atención de un lingüista. Multiplique eso por cada instrucción repetida, por cada idioma y por cada revisión, y la calidad del archivo se convierte en una de las palancas más importantes sobre el coste de traducir un manual técnico. Corregirlo una vez, en el original, compensa en cada edición.
Qué cambia en la maquetación cuando cambia el idioma
Incluso un archivo perfectamente construido debe adaptarse a cada idioma. Esa adaptación es la esencia de la maquetación multilingüe de documentos traducidos, e InDesign ofrece al especialista los controles necesarios para hacerla bien, en lugar de limitarse a reducir el cuerpo de la letra.
Expansión del texto y texto desbordado. El alemán, el francés y el español suelen necesitar bastante más espacio que el inglés o el italiano. Cuando un marco no puede contener su texto, InDesign lo marca como texto desbordado, y el texto oculto sencillamente no se imprime. El texto desbordado es el clásico error silencioso de las maquetaciones traducidas: una frase de una advertencia, una fila de una tabla o el último paso de un procedimiento que existe en el archivo pero no en la página. La comprobación preliminar lo detecta, y un especialista en DTP cuidadoso resuelve cada caso adaptando marcos, tablas y paginación, no reduciendo el cuerpo hasta que el texto deja de ser legible.
Fuentes y alfabetos. Una fuente que funciona para el inglés puede no incluir los caracteres del polaco, el checo, el rumano o el turco, y puede no cubrir en absoluto el griego o el cirílico. Los glifos que faltan aparecen como recuadros resaltados en pantalla y como huecos o sustituciones en la impresión. El chino, el japonés y el coreano necesitan fuentes y ajustes de composición propios, y los idiomas que se escriben de derecha a izquierda, como el árabe y el hebreo, utilizan el compositor World-Ready de InDesign, con la dirección del párrafo, la dirección de las tablas y la encuadernación ajustadas al idioma. Son decisiones que hay que tomar antes de la primera traducción, no cuando vuelven las pruebas.
Ajustes de idioma y división de palabras. Cada estilo de párrafo y de carácter de InDesign tiene un atributo de idioma que controla la división de palabras y la revisión ortográfica. Si el texto traducido conserva el ajuste del idioma original, las palabras alemanas se dividen según las reglas italianas y el corrector ortográfico da por bueno un texto que no sabe leer. Asignar el idioma correcto a los estilos de cada versión es un paso pequeño que evita muchos errores visibles.
Compositor, justificación y saltos de línea. El compositor de párrafo evalúa párrafos completos para equilibrar el espaciado, lo que ayuda en los párrafos traducidos largos, pero también puede desplazar los cortes de manera que separe un valor de su unidad o deje una sola palabra en la última línea. Los espacios de no separación entre números y unidades y la revisión de títulos y celdas de tabla en cada idioma mantienen legible el texto técnico.
Páginas maestras, variables y contenido generado. Los pies de página, los números de documento y los campos de revisión suelen estar en las páginas maestras (llamadas páginas principales en las versiones más recientes) o en variables de texto. Se traducen una vez pero aparecen en todas partes, así que un error en ellos se repite en cada página. Los índices de contenido, los índices alfabéticos y las referencias cruzadas deben regenerarse después de la traducción, porque su texto procede de títulos y marcadores que acaban de cambiar de idioma.
Texto en los gráficos. Los archivos de Illustrator vinculados y las imágenes con rótulos necesitan un tratamiento propio. El texto en Illustrator sigue siendo traducible si es texto vivo, de punto o de área, en una capa ordenada; el texto convertido en contornos hay que reconstruirlo. Para las ilustraciones técnicas, la solución más limpia es una llamada numerada en la imagen y una leyenda traducida en InDesign, que saca la ilustración del ciclo de traducción por completo.
Compatibilidad de versiones y otras comprobaciones prácticas
InDesign no abre documentos guardados en una versión más reciente, y ahí es donde IDML vuelve a demostrar su utilidad: exportado desde la versión más reciente, se abre en una anterior. Indique a su proveedor qué versión utiliza su equipo y pida que los archivos traducidos vuelvan en un formato que sus diseñadores puedan abrir. Si trabaja con asignaciones de InCopy para los textos editoriales, menciónelo desde el principio, porque el proceso de traducción tiene que encajar con la forma en que su equipo edita los archivos después.
Tenga en cuenta también el texto condicional, las capas ocultas y las notas. El contenido que está oculto en la vista del original puede incluirse o no en la exportación, y ambos resultados pueden ser erróneos. Decida qué condiciones y qué capas entran en el alcance del proyecto, e indíquelo en la solicitud.
Un flujo de traducción de InDesign paso a paso
El flujo de trabajo que produce de forma sistemática archivos listos para imprimir tiene siete fases, y cada una tiene su razón de ser.
Primero, recibir e inspeccionar el paquete. El especialista en DTP abre el documento con sus fuentes y vínculos, ejecuta la comprobación preliminar y revisa fuentes que faltan, vínculos rotos, texto desbordado ya en el original, titulares convertidos en contornos y texto dentro de imágenes. Los problemas que se detectan aquí cuestan minutos; los mismos problemas detectados en la fase de pruebas cuestan días.
Segundo, preparar el archivo. Se eliminan los saltos de línea manuales, se limpian las modificaciones locales sobrantes, se enlazan los marcos donde tiene sentido y se identifican las tablas falsas. Es el trabajo de la preparación de archivos DTP, y es lo que mantiene limpia la memoria para cada edición futura. La preparación nunca cambia su diseño; cambia la forma en que está organizado el texto que hay debajo.
Tercero, exportar y analizar. El documento preparado se exporta a IDML, los gráficos vinculados que contienen texto se extraen por separado y el texto se analiza frente a su memoria de traducción existente. El análisis muestra cuánto texto es nuevo, cuánto es una coincidencia parcial y cuánto está ya aprobado, que es la base honesta para un presupuesto.
Cuarto, traducir y revisar. Los traductores trabajan segmento a segmento con su glosario y su memoria aplicados y el PDF al lado para tener el contexto, y un segundo lingüista cualificado revisa la traducción frente al original. Las etiquetas que llevan estilos, referencias cruzadas y objetos anclados están protegidas, de modo que la estructura sobrevive al viaje de ida y vuelta.
Quinto, importar y maquetar. El IDML traducido se abre en InDesign y el especialista en DTP adapta cada idioma: atributos de idioma, fuentes para el alfabeto, texto desbordado, tablas, objetos anclados, páginas maestras, índices regenerados y gráficos reconstruidos o vueltos a vincular.
Sexto, revisar el idioma en la maquetación. Un lingüista revisa el PDF maquetado, no solo el archivo de traducción, porque algunos errores solo existen en la página: una división de palabras incorrecta, una celda de tabla cortada, un rótulo que ya no señala la pieza correcta, un título que se parte mal. Las correcciones se hacen en la maquetación y se trasladan a la memoria, de modo que la memoria y el documento impreso sean idénticos.
Séptimo, entregar. Usted recibe los archivos abiertos de InDesign, una copia IDML, los gráficos vinculados y los PDF para imprenta o pantalla de cada idioma, además de la memoria de traducción actualizada. En la próxima edición, el ciclo parte de lo que ya está aprobado. Si esos PDF digitales deben poder leerse con tecnologías de apoyo, conviene preparar desde InDesign unos PDF accesibles conforme a PDF/UA para cada idioma.
Qué enviar y qué preguntar a un proveedor
Una solicitud completa ahorra una ronda de preguntas y hace que el presupuesto sea preciso. Envíe:
- el documento de InDesign empaquetado (INDD, fuentes, vínculos) más una exportación IDML y un PDF del original
- los archivos de Illustrator o Photoshop vinculados que contengan texto, con una nota sobre el texto que no desea traducir
- sus memorias de traducción y glosarios existentes, en TMX y TBX si los tiene
- los idiomas de destino, la versión de InDesign que usa su equipo y los PDF de salida que necesita
Después, haga al proveedor algunas preguntas antes de comprometerse. ¿Trabaja en los archivos nativos y devuelve documentos de InDesign abiertos, o solo texto traducido? ¿Quién revisa el idioma en la maquetación final? ¿Cómo gestiona las fuentes y los alfabetos de idiomas que sus diseñadores nunca han maquetado? ¿Le mostrará cuánta parte de cada edición procede de la reutilización, y le entregará la memoria? Para saber cómo poner a prueba esas respuestas, nuestro artículo sobre el control de calidad de un proveedor de traducción antes de contratarlo explica qué comprobar.
Mantener limpia la memoria de traducción a lo largo del tiempo
La memoria creada a partir de sus archivos de InDesign es un activo que crece con cada edición, pero solo si lo que entra en ella está limpio. Frases completas, un formato coherente y una terminología aprobada producen segmentos que coinciden una y otra vez. Los fragmentos, las modificaciones locales y las correcciones de última hora hechas solo en la maquetación producen una memoria que se va alejando de los documentos impresos.
Tres hábitos la mantienen sana. Haga las correcciones en la traducción y llévelas a la maquetación, nunca al revés, para que la memoria refleje lo que se imprimió. Apruebe la terminología una sola vez en un glosario compartido, que es la manera de mantener los términos coherentes entre traductores y proveedores. Y asegúrese de que la memoria le pertenece, en un formato portátil, para que le acompañe sea quien sea quien maquete la próxima edición: ser propietario de su memoria de traducción es lo que convierte los archivos limpios en un ahorro duradero.
Cómo gestiona DEMA Solutions la traducción de InDesign
Los archivos de InDesign e Illustrator los abre directamente nuestro equipo interno de autoedición, el mismo que trabaja bajo la marca Foliage Solutions, especializada en maquetación multilingüe. Revisamos el paquete completo, con fuentes, imágenes vinculadas y estilos, lo exportamos a IDML para la traducción, colocamos cada idioma en el diseño original y comprobamos la maqueta final antes de entregarla. Si el original se ha perdido, el equipo puede reconstruir una maqueta editable a partir del PDF.
La traducción pasa por un proceso con certificación ISO 17100, con la revisión de un segundo lingüista cualificado, y como la maquetación y los idiomas se resuelven dentro del mismo equipo, un texto que no cabe no rebota entre un traductor y un diseñador: se ajusta donde se detecta. Su memoria y su glosario le pertenecen y se entregan en TMX y TBX, de modo que la próxima edición del catálogo parte de lo ya aprobado. El detalle de nuestros servicios de autoedición y maquetación multilingüe está en la página del servicio.
Dónde encaja TUBE
Una vez que sus archivos de InDesign están limpios, la solución TUBE saca partido de esa limpieza en cada nueva edición del catálogo o del manual. Usted sube el paquete IDML a un portal autogestionado y recibe la traducción en el mismo formato, con las frases de ediciones anteriores reutilizadas automáticamente, y el informe de aprovechamiento muestra cuánto de la nueva edición procede de ellas.
Preguntas frecuentes
El texto se exporta desde el archivo de InDesign preparado, normalmente en formato IDML, se traduce con una memoria de traducción y un glosario mientras la estructura de la maquetación permanece protegida, y se vuelve a importar en el documento original. Después, un especialista en DTP adapta cada idioma y un lingüista revisa las páginas maquetadas.
IDML es el formato de intercambio de InDesign basado en XML. Describe el texto, los estilos y la maquetación de un documento en una forma que el software de traducción puede leer y volver a escribir, y se puede abrir en versiones anteriores de InDesign, lo que lo convierte en el formato estándar para traducir archivos de InDesign.
Se puede abrir, pero InDesign sustituye las fuentes que faltan, lo que cambia los saltos de línea, el espaciado y la cantidad de texto que cabe. Envíe las fuentes en el paquete si la licencia lo permite, o acuerde sustitutos con licencia, sobre todo para idiomas con caracteres especiales u otros alfabetos.
El texto desbordado es texto que no cabe en su marco y que, por tanto, no se imprime. Es habitual tras traducir a idiomas más largos y fácil de pasar por alto en pantalla. La comprobación preliminar lo detecta, y cada caso debe resolverse en la maquetación antes de generar el PDF.
Sí, si es texto vivo. El texto convertido en contornos o acoplado en una imagen hay que reconstruirlo a mano en cada idioma. Para las ilustraciones técnicas, lo más eficiente son las llamadas numeradas con una leyenda traducida en el documento de InDesign.
Parten las frases en fragmentos al exportar el texto. Los traductores pierden el contexto, el idioma de destino necesita de todos modos otros cortes y la memoria guarda fragmentos que no coincidirán de forma limpia en la próxima edición, así que hay más texto que revisar de nuevo.
Sí. Algunos errores solo aparecen en la página, como divisiones de palabras incorrectas, celdas de tabla cortadas, ajustes de idioma erróneos o rótulos que ya no corresponden a una figura. Una revisión lingüística del PDF maquetado los detecta antes de imprimir.
Envíenos un archivo de InDesign
Si sus maquetaciones traducidas necesitan retoques antes de poder imprimirse o publicarse, envíenos un paquete de InDesign de muestra. Nuestro equipo de DTP le dirá cómo debería prepararse el archivo y qué parte de la próxima edición podría proceder de texto que usted ya ha aprobado.
¿Cómo podemos ayudarte?
Tenemos las respuestas adecuadas a tus preguntas.