Memoria de traducción: de quién es, cuánto vale y cómo un fabricante mantiene el control
Una memoria de traducción pertenece a quien el contrato diga que pertenece, y en la mayoría de las relaciones de traducción el contrato no dice nada. La propiedad debe aclararse cuando empieza una colaboración, no cuando se intenta terminarla, y la memoria debe solicitarse en formato TMX. En DEMA Solutions la memoria de traducción es siempre del cliente: exportable cuando la solicite, con los glosarios incluidos, desde el primer proyecto.
A quién va dirigida esta guía
Este artículo está escrito para quienes conviven con las consecuencias de las decisiones de traducción mucho después de firmar el pedido: responsables de documentación técnica, redactores técnicos y responsables de localización, y los directores de compras, operaciones y calidad que aprueban los presupuestos de traducción en fabricantes de maquinaria, sistemas de climatización, equipos de elevación y manutención, líneas de envasado y de proceso o automatización. También se dirige a las filiales de grupos internacionales, donde la matriz quiere la misma terminología en todas partes y las filiales siguen revisando cada traducción que reciben.
La pregunta suele llegar en un momento de cambio: un nuevo mercado o una nueva línea de producto, la documentación para el Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas, que se aplica a partir del 20 de enero de 2027, la reducción de proveedores tras una adquisición, o el cambio de proveedor después de una terminología incoherente o un error de unidades en un manual. Entonces alguien pregunta: «Ya tenemos memorias de traducción de nuestro proveedor anterior. ¿Pueden trabajar con ellas?» Las secciones siguientes explican qué contiene esa memoria, de quién es, cuánto vale y cómo tomar el control de ella sin interrumpir el trabajo en curso.
Qué es una memoria de traducción y qué guarda realmente
Una memoria de traducción es una base de datos de frases de origen emparejadas con sus traducciones aprobadas. Cada vez que un traductor trabaja con su contenido, cada frase (un «segmento») se guarda junto con su traducción. Cuando llega contenido nuevo, la memoria compara cada segmento nuevo con todo lo almacenado y propone traducciones idénticas o similares para reutilizarlas. El software de memoria de traducción se encarga de la comparación; el valor está por completo en el contenido, es decir, en su propia documentación, traducida y aprobada a lo largo de los años.
Para un fabricante, ese contenido es muy concreto. Incluye las instrucciones de seguridad y las advertencias que deben decirse igual en todos los manuales, los nombres de componentes, los mensajes de error y los términos de proceso compartidos entre el manual de instrucciones y los textos de la HMI de la máquina, las descripciones que se repiten entre variantes de máquina y catálogos de recambios, y las muchas pequeñas decisiones sobre cómo se expresa su empresa en cada idioma. Una memoria bien cuidada guarda además un contexto útil: de qué documento procede un segmento, cuándo se creó o modificó por última vez, quién lo aprobó y, a veces, la línea de producto o la división a la que pertenece.
Por eso una memoria de traducción es mucho más que un mecanismo de ahorro. Es el registro de su lenguaje técnico en cada mercado en el que vende. Perderla no solo encarece el siguiente proyecto: devuelve la coherencia a cero y es uno de los principales motivos por los que el coste de traducir manuales técnicos sube de una versión a la siguiente.
Una memoria no es lo mismo que un glosario, y se necesitan ambos. La memoria guarda frases completas; el glosario, o base terminológica, guarda términos aprobados uno a uno, con sus definiciones y las alternativas prohibidas. La memoria ahorra tiempo y dinero en el texto repetido, mientras que el glosario evita que el mismo componente reciba tres nombres distintos entre un manual, un catálogo y un boletín de servicio. Cómo construir un glosario que la gente use de verdad lo explicamos en nuestro artículo sobre la gestión terminológica centralizada entre traductores y proveedores.
¿De quién es la memoria de traducción?
Como la memoria se construye a partir de su contenido de origen y se paga con sus facturas de traducción, la mayoría de las empresas da por hecho que es suya. Jurídica y prácticamente, la cuestión es menos sencilla. Si la propiedad de la memoria de traducción no figura en la oferta, el acuerdo marco o el contrato, el proveedor guarda la única copia en sus propios sistemas y puede tratarla como un archivo de trabajo. Algunos proveedores la entregan sin discusión. Otros la envían tarde, solo en parte, sin el glosario, o piden una tarifa. Unos pocos ni siquiera tienen una forma limpia de exportarla, porque años de trabajo se guardaron en un formato que nadie más puede leer.
Cuando un fabricante llega a nosotros después de años con otro proveedor, la situación más habitual no es un conflicto, sino la incertidumbre. Nadie sabe decir dónde está la memoria, qué idiomas cubre o si alguna vez se mantuvo separada del contenido de otros clientes, lo que complica una entrega limpia y plantea además cuestiones de confidencialidad. Por eso la propiedad debe quedar por escrito, junto con el formato de exportación, los plazos, el coste y qué ocurre con la copia del proveedor al final. Un contenido que usted ha pagado por traducir, construido a partir de su propia documentación, nunca debería estar en un lugar que usted no controla.
Qué acordar antes del primer proyecto y qué preguntar al proveedor actual
El momento más barato para aclarar la propiedad es antes de traducir nada. La memoria empieza a crecer con el primer proyecto, y cada frase aprobada desde ese día pasa a formar parte de un activo que querrá conservar. Si ya trabaja con un proveedor, no necesita cambiar nada para proteger su memoria. Necesita respuestas claras a seis preguntas, a ser posible por escrito:
- ¿De quién son la memoria de traducción y el glosario construidos a partir de nuestro contenido? La respuesta debería ser «suyos», sin condiciones.
- ¿En qué formato podemos recibirlos? Pida TMX para la memoria y TBX o una hoja de cálculo estructurada para el glosario. Una copia de seguridad en formato propietario o un PDF con traducciones anteriores no es lo mismo.
- ¿Se mantiene nuestra memoria separada del contenido de otros clientes? Una memoria dedicada por cliente, o por división si tiene varias, es mucho más fácil de entregar y de mantener.
- ¿En cuánto tiempo y a qué coste podemos obtener una exportación? La respuesta que hay que buscar es «cuando lo soliciten, en cualquier momento». Una tarifa de exportación o un plazo de preaviso largo son señales de alarma.
- ¿Cómo veremos lo que nos ahorra la memoria en cada proyecto? Debería recibir un análisis con las bandas de coincidencia de cada encargo, no solo un precio total.
- ¿Qué pasa con la memoria cuando termina el contrato? Debe entregarse completa, y el contrato debe indicar si el proveedor elimina o conserva su copia.
Si está iniciando una colaboración, incluya estas respuestas en el acuerdo. Si ya trabaja con un proveedor y alguna respuesta es vaga, resuélvalo ahora, mientras la relación funciona bien. Negociar la propiedad cuando ya se está saliendo por la puerta es mucho más difícil. Las mismas preguntas tienen cabida en cualquier evaluación más amplia de un proveedor de traducción técnica, junto a los demás criterios que aplique al elegirlo.
Tipos de coincidencia y lo que significan para el coste y la revisión
La propiedad importa porque la memoria determina lo que usted paga. La traducción del contenido repetido suele tarificarse según el grado de coincidencia de cada segmento nuevo con la memoria, y aquí empiezan la mayoría de los malentendidos, tanto en compras como en el equipo de documentación.
Coincidencias exactas y de contexto. Una coincidencia del 100 % significa que la misma frase ya se ha traducido y aprobado. Una coincidencia de contexto va un paso más allá: la frase es idéntica y también lo son los segmentos que la rodean, por lo que la traducción casi con seguridad sigue siendo válida. Son las que menos cuestan, pero no son gratuitas de forma automática. En documentos críticos para la seguridad, alguien debería comprobar igualmente que la frase aprobada encaja en su nuevo lugar, porque una advertencia correcta junto a una ilustración puede ser errónea junto a otra.
Repeticiones. Las frases que aparecen más de una vez en el mismo encargo se traducen una vez y se reutilizan. Los catálogos de recambios y los manuales de variantes están llenos de ellas, y es una de las razones por las que la documentación estructurada resulta más barata de traducir de lo que parece.
Fuzzy match. Un fuzzy match, o coincidencia parcial, es una frase similar: quizá ha cambiado un valor, el nombre de un componente o el orden de las palabras. Una coincidencia del 85 % no significa que el lingüista haga el 15 % del trabajo. Alguien tiene que localizar la diferencia, comprobar si el contexto ha cambiado, actualizar cifras, unidades y etiquetas y corregir la gramática en torno a la modificación. En contenido técnico eso puede exigir casi tanta atención como una traducción nueva. Las coincidencias parciales de nivel bajo y medio, aproximadamente del 50 al 75 %, merecen una revisión profesional completa, sobre todo si su glosario o su producto han cambiado desde la traducción original.
Palabras nuevas. Todo lo que queda por debajo de la banda parcial más baja se traduce desde cero.
Hay dos advertencias que valen para cualquier modelo de precios. La primera: el texto reutilizado no está libre de riesgo. Una memoria puede arrastrar errores antiguos y términos obsoletos, y un término cambiado en su glosario el año pasado puede seguir apareciendo en segmentos antiguos. La segunda: los descuentos acumulados pueden ocultar trabajo real. Cuando la traducción automática se combina con las coincidencias de la memoria, algunos modelos de precios aplican un descuento sobre otro; el presupuesto parece barato, pero el trabajo humano necesario para que el texto sea publicable simplemente se paga por debajo de lo que vale, y suele notarse en el resultado. La misma trampa aparece en los presupuestos de posedición de traducción automática.
Cómo medir el aprovechamiento y comparar presupuestos con criterio
El aprovechamiento (leverage) es la parte de un encargo nuevo que la memoria puede aportar, total o parcialmente. Los departamentos de compras suelen comparar proveedores solo por la tarifa por palabra, que dice muy poco de lo que costará realmente actualizar un manual. Lo que importa es el coste efectivo de cada encargo una vez aplicadas las bandas de coincidencia, y que esa cifra sea visible para usted.
Un ejemplo sencillo muestra por qué. Imagine la actualización de un manual de instrucciones de 10.000 palabras. Si 4.000 palabras son coincidencias exactas o de contexto, 3.000 son coincidencias parciales y 3.000 son nuevas, el precio depende de cómo se pondere cada banda, no de la tarifa de referencia. Un proveedor con una tarifa algo más alta pero con una memoria bien mantenida de su contenido costará a menudo menos por actualización que un proveedor más barato que empieza sin memoria, o con una memoria tan incoherente que cada coincidencia hay que rehacerla. Las cifras de este ejemplo son solo ilustrativas; sus propios informes de análisis mostrarán la distribución real de sus documentos.
Para comparar presupuestos con criterio, analice los mismos archivos de origen con la misma memoria y pida a cada proveedor su análisis por bandas. Fíjese también en la evolución en el tiempo. En una gama de productos estable, el aprovechamiento debería crecer a medida que crece el historial de documentación. Si se mantiene plano o baja, probablemente la memoria esté fragmentada, contaminada con texto no aprobado o no se esté usando de forma coherente. Este tipo de información clara forma parte de una gestión del flujo de traducción que no depende del correo electrónico ni de hojas de cálculo.
Formatos y portabilidad: TMX, TBX y qué debe incluir una entrega
TMX (Translation Memory eXchange) es el formato abierto, basado en XML, que el software profesional de memoria de traducción puede importar y exportar. Un archivo TMX contiene sus segmentos de origen y de destino, los códigos de idioma y, si se exporta con cuidado, metadatos útiles como fechas de creación, autores y campos personalizados. TBX (TermBase eXchange) cumple la misma función para los glosarios. Juntos, hacen que sus activos lingüísticos puedan trasladarse entre proveedores y sistemas.
Sin embargo, la portabilidad no depende solo del nombre del formato. Un archivo TMX puede ser técnicamente válido y aun así decepcionar: las etiquetas internas procedentes de FrameMaker, InDesign o temas DITA pueden haberse aplanado, los metadatos pueden haberse eliminado o pueden mezclarse segmentos de varios clientes. Cuando solicite una exportación, una entrega completa suele incluir:
- Un archivo TMX por par de idiomas, o un único archivo multilingüe, con todo su contenido y nada más
- El glosario o base terminológica en TBX o en una hoja de cálculo estructurada, con los términos prohibidos y las definiciones
- Los metadatos conservados siempre que sea posible: fechas, proyecto o línea de producto y estado de aprobación
- Una breve nota sobre los segmentos que el proveedor sabe que están obsoletos o no aprobados
Antes de confiar en la exportación, ábrala en un segundo entorno y revise una muestra: ¿son correctos los idiomas, se conservan las etiquetas y el número de segmentos parece razonable para los años de trabajo que representa? Esta comprobación lleva una tarde y ahorra mucha incertidumbre después.
Memorias fragmentadas entre proveedores, filiales y adquisiciones
Muchos fabricantes no tienen una sola memoria de traducción, sino varias: una por cada antiguo proveedor, otra en una filial de Alemania o Italia, otra heredada con una empresa adquirida, y una carpeta de traducciones antiguas en Word y PDF que nunca entraron en ninguna memoria. Cada una se creó con glosarios distintos, criterios de estilo distintos y, a veces, versiones de origen distintas del mismo manual.
El resultado es conocido: el mismo componente traducido de tres maneras, filiales que revisan cada entrega y un aprovechamiento que nunca crece. En los grupos internacionales el problema se agrava, porque la matriz quiere una terminología coherente en todo el grupo mientras cada equipo local tiene sus propios textos aprobados. Gestionar esta situación con varios proveedores y en varios mercados es el tema de nuestro artículo sobre la gestión de la traducción con varios proveedores.
Consolidar significa reunir estas fuentes en una única memoria limpia por par de idiomas, con un solo glosario aprobado como referencia. Las traducciones antiguas que solo existen como documentos pueden alinearse con sus archivos de origen para crear nuevo contenido de memoria, que es el trabajo de la alineación de memorias de traducción. Las traducciones contradictorias de una misma frase deben resolverse, no simplemente fusionarse, normalmente cotejándolas con el glosario vigente y consultando a quienes conocen el producto. Bien hecha, la consolidación convierte varios activos parciales en uno solo que funciona para cada proveedor y cada filial.
Gestión de la memoria de traducción: mantener el activo en buen estado
Una memoria abandonada a su suerte se degrada poco a poco. Los productos cambian, los términos se sustituyen, un proveedor guarda un borrador sin revisar y una frase correcta para una generación de máquinas se reutiliza en la siguiente. La gestión de la memoria de traducción es el trabajo continuo que lo evita, y no tiene por qué ser complicado.
Aprobar antes de almacenar. En la memoria principal solo deben entrar traducciones revisadas y aprobadas. Los borradores, las versiones rechazadas y la salida automática que nadie ha revisado nunca deben guardarse como texto reutilizable.
Mantener sincronizados glosario y memoria. Cuando cambia un término, busque el término antiguo en la memoria y decida, segmento a segmento, si actualizarlo o marcarlo. De lo contrario, cada coincidencia futura volverá a introducir sin que nadie lo note el término que acaba de retirar.
Eliminar duplicados y contradicciones. Con los años, una memoria acumula varias traducciones de la misma frase. Una limpieza periódica elimina los duplicados exactos y resuelve las entradas en conflicto para que la memoria ofrezca una única respuesta aprobada, no tres.
Aprovechar los metadatos. Etiquetar los segmentos por línea de producto, tipo de documento o división permite dar prioridad a las coincidencias adecuadas, de modo que una frase de la documentación de sus máquinas de envasado se prefiera a otra parecida procedente de un producto que no tiene nada que ver.
Volver a revisar el texto reutilizado cuando el riesgo es alto. En las advertencias de seguridad, las declaraciones UE de conformidad y todo lo que forma parte del expediente técnico para el marcado CE, una segunda revisión de los segmentos reutilizados cuesta poco comparada con un error arrastrado a todos los idiomas. Cómo lo gestiona un proveedor es uno de los aspectos que conviene comprobar al evaluar la calidad de un proveedor antes de contratarlo.
Memoria de traducción y traducción automática
La traducción automática no ha dejado obsoleta la memoria de traducción. La ha hecho más importante. La traducción automática genera texto nuevo a partir de patrones estadísticos; una memoria de traducción reutiliza texto que su empresa ya ha aprobado. Utilizado por sí solo, un motor genérico no sabe nada de los nombres de sus componentes, de su forma de redactar la seguridad ni de las decisiones acordadas con sus filiales.
Los mejores resultados se obtienen cuando la traducción automática está controlada por su propia memoria y su glosario: primero se reutilizan los segmentos aprobados, la salida automática se genera solo para el texto realmente nuevo y sigue su terminología, y después un lingüista cualificado realiza la posedición y un segundo lingüista la revisa. Cada resultado aprobado vuelve a la memoria, de modo que la proporción de texto aprobado no deja de crecer. Esto solo juega a su favor si la memoria es suya. Si está en manos de un proveedor, cada mejora que usted paga refuerza un activo que no podrá llevarse.
Un plan paso a paso para tomar el control de su memoria de traducción
No hace falta un gran proyecto para poner bajo control sus activos lingüísticos. La mayoría de los fabricantes puede hacerlo en pocos pasos, en paralelo al trabajo de traducción habitual.
Paso 1: hacer inventario. Enumere todos los proveedores, filiales y equipos internos que han traducido su documentación en los últimos años, con los idiomas y tipos de documento correspondientes. Incluya las traducciones antiguas que solo existen como archivos de Word, InDesign o PDF.
Paso 2: solicitar las exportaciones. Pida a cada proveedor actual y anterior su memoria en TMX y su glosario en TBX o en una hoja de cálculo. Formule la solicitud de manera sencilla y objetiva; la mayoría de los proveedores colabora cuando se le pide con claridad.
Paso 3: comprobar lo recibido. Abra los archivos, revise los pares de idiomas, las etiquetas y el número de segmentos, y anote cualquier laguna o mezcla evidente con contenido de otros clientes.
Paso 4: aprobar primero el glosario. Acuerde los términos clave con sus ingenieros, con el servicio técnico y, en un grupo, con los responsables de documentación de la matriz. El glosario es la referencia con la que se resolverán las entradas de memoria en conflicto.
Paso 5: consolidar y limpiar. Fusione las memorias en una principal por par de idiomas, alinee las traducciones antiguas que solo existen como documentos, elimine duplicados y resuelva las contradicciones con el glosario aprobado.
Paso 6: dejar la propiedad por escrito. Actualice sus acuerdos marco para que cada proveedor trabaje sobre su memoria principal, incorpore a ella las actualizaciones y la entregue completa cuando usted lo solicite.
Paso 7: seguir el aprovechamiento en cada encargo. Pida un análisis de coincidencias con cada presupuesto y observe la evolución en el tiempo. Un aprovechamiento creciente en una gama de productos estable es la señal más clara de que el activo funciona.
Cómo le ayuda DEMA Solutions
Para los fabricantes que necesitan servicios de traducción técnica de manuales, catálogos, textos de HMI y expedientes técnicos, la memoria de traducción y el glosario que creamos son suyos desde el primer proyecto, y se los entregamos en formatos portables (TMX y TBX) siempre que los pida. Si ya tiene memorias de un proveedor anterior, partimos de ellas en lugar de sustituirlas, y le decimos con franqueza en qué estado se encuentran.
Nuestro proceso está certificado según la norma ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción; encontrará los detalles en nuestra página sobre la calidad de traducción. En los proyectos sensibles, las traducciones reutilizadas de la memoria se vuelven a revisar en lugar de aceptarse por confianza, y nuestro equipo interno de maquetación (DTP) trabaja directamente en sus archivos originales, de modo que las etiquetas y la maquetación se conservan desde InDesign, FrameMaker o XML en cada idioma. El aprovechamiento se informa con transparencia en cada encargo, para que compras vea exactamente qué parte de cada actualización procede de la reutilización. Nuestros equipos en Italia, Serbia y España trabajan con las mismas memorias y glosarios, por lo que la coherencia no depende de quién se ocupe de cada idioma.
El principio es sencillo. Competimos por cada proyecto con proveedores que podrían usar la misma memoria. Preferimos que nos elijan por nuestro trabajo antes que seguir con usted porque su historial lingüístico se ha quedado atrapado con nosotros.
Un ejemplo: un fabricante italiano de equipos industriales que exporta la mayor parte de lo que produce entrega cada máquina con manuales, información de seguridad y textos de interfaz en el idioma del mercado de destino, y muchas máquinas nuevas son configuraciones de una plataforma existente. Una memoria dedicada a ese cliente permite reconocer y reutilizar el contenido que se repite entre variantes de máquina, y un glosario aprobado mantiene alineados los nombres de componentes y procesos entre manuales, textos de interfaz y documentación de recambios. A medida que crece el historial de documentación, cada nuevo proyecto es más eficiente. La historia completa se cuenta en nuestro caso de éxito de documentación técnica para un fabricante industrial.
Dónde encaja TUBE
Para los fabricantes que traducen documentación de forma continua, TUBE es nuestra solución construida en torno a esta idea. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, de modo que el contenido nuevo sigue los términos y las frases que usted ya ha aprobado. Cada traducción aprobada entra en una memoria que es suya y que puede exportar, y los informes de aprovechamiento muestran qué parte de cada actualización procede de la reutilización.
Preguntas frecuentes
Depende del contrato. Como la memoria se construye a partir del contenido de origen del cliente, muchas empresas dan por hecho que es suya, pero si la propiedad no está por escrito, un proveedor puede tratarla como su propio archivo de trabajo. Indique expresamente en el acuerdo la propiedad, el formato de exportación y las condiciones de entrega.
Que la memoria y el glosario construidos a partir de su contenido le pertenecen, que puede recibirlos en TMX y TBX (o en una hoja de cálculo estructurada) en cualquier momento, sin coste o con un coste indicado, que su contenido se mantiene separado del de otros clientes y que todo se entrega completo cuando termina la colaboración.
Normalmente sí, si la solicita con claridad y el contrato no lo impide. Pida la memoria en TMX junto con el glosario, y después abra los archivos en un segundo entorno y compruebe idiomas, etiquetas y número de segmentos antes de confiar en ellos.
TMX (Translation Memory eXchange) es un formato XML abierto para intercambiar memorias de traducción entre sistemas. Guarda los segmentos de origen y de destino con sus códigos de idioma y, si se exporta con cuidado, metadatos como fechas y autores. Es el formato que debe pedir siempre que quiera que su memoria sea portable.
Porque una coincidencia parcial sigue necesitando a un profesional que localice qué ha cambiado, adapte la frase a su nuevo contexto y compruebe cifras, unidades, etiquetas y terminología. Solo las coincidencias exactas y las repeticiones requieren poco o ningún retoque, e incluso esas merecen una comprobación en textos críticos para la seguridad.
Reúna las exportaciones TMX de todas las fuentes, apruebe primero un glosario de referencia y después fusione las memorias en una por par de idiomas, eliminando duplicados y resolviendo las traducciones contradictorias con el glosario. Las traducciones antiguas que solo existen como documentos pueden recuperarse alineándolas con sus archivos de origen.
No. La traducción automática genera texto nuevo, mientras que una memoria reutiliza texto que su empresa ya ha aprobado. Ambas funcionan mejor juntas: primero las coincidencias aprobadas de la memoria y después la salida automática limitada al contenido nuevo, con posedición y revisión a cargo de lingüistas cualificados.
Asegúrese de que su memoria de traducción es suya
Si está a punto de iniciar una colaboración de traducción, aclare la propiedad antes del primer proyecto. Si no tiene claro quién guarda hoy su memoria de traducción, o en qué estado está, eso es lo primero que hay que averiguar. Cuéntenos qué traduce y quién se ha encargado hasta ahora, y le ayudaremos a recuperar, consolidar o crear una memoria que siga bajo su control.
¿Cómo podemos ayudarte?
Tenemos las respuestas adecuadas a tus preguntas.