Beglaubigte Übersetzung des Handelsregisterauszugs: Apostille, Reihenfolge und was bei Italien gilt
Eine beglaubigte Übersetzung des Handelsregisterauszugs braucht, wer im Ausland eine Tochtergesellschaft gründet, an einer Ausschreibung teilnimmt oder ein Konto eröffnet. Ob zusätzlich eine Apostille nötig ist und auf welches Dokument, entscheidet die empfangende Stelle; zwischen Deutschland und Italien entfällt sie oft. DEMA Solutions übersetzt Firmenunterlagen und übernimmt beeidigte Übersetzung und Apostille bei italienischen Dokumenten.
Für wen dieser Leitfaden gedacht ist
Dieser Leitfaden richtet sich an die Menschen, bei denen der Unterlagenordner landet, wenn ein Unternehmen über die Grenze geht: kaufmännische Geschäftsführer und CFOs, Leiter Recht und Gesellschaftsrecht, Assistenzen der Geschäftsführung und kaufmännische Verwaltung. Der Anlass ist fast immer konkret. Eine Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung wird gegründet, häufig in Italien, eine ausländische Ausschreibung verlangt den Nachweis, wer Sie sind und wer für Sie zeichnen darf, eine Bank im Ausland muss das Unternehmen vor der Kontoeröffnung identifizieren, oder ein ausländischer Notar will die Vertretungsbefugnis prüfen. Umgekehrt kommen Unterlagen aus Italien zu Ihnen: der Registerauszug der italienischen Tochter, Beschlüsse, Bilanzen, die in Deutschland verwendet werden sollen.
Die Fragen sind immer dieselben: welche Dokumente, welche Art von Übersetzung, was eine Apostille ist und wohin sie gehört, und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, damit nichts doppelt gemacht werden muss. Die folgenden Abschnitte beantworten jede davon.
Handelsregisterauszug, Visura und Certificato: welcher Auszug wirklich gebraucht wird
Ausgangspunkt ist fast immer das Dokument, das die Existenz der Gesellschaft belegt: Sitz, Kapital, Gegenstand, Geschäftsführer und Vertretungsbefugnis. In Deutschland ist das der Handelsregisterauszug, als aktueller oder chronologischer Ausdruck. Der online abrufbare Ausdruck genügt für Informationszwecke. Für die amtliche Verwendung im Ausland verlangen Notare, Register und Behörden in der Regel einen beglaubigten Ausdruck des Registergerichts, denn nur auf ein öffentlich beglaubigtes Dokument kann eine Apostille gesetzt werden.
Wer nach „Handelsregisterauszug Englisch“ sucht, stellt meist fest, dass der deutsche Auszug auf Deutsch ausgestellt wird. Soll er in einem englischsprachigen Land oder bei einer internationalen Bank verwendet werden, brauchen Sie also eine Übersetzung ins Englische, für amtliche Zwecke in aller Regel eine beglaubigte.
Italien kennt eine ähnliche Unterscheidung, die viele deutsche Unternehmen erst bei der Gründung einer S.r.l. oder bei Unterlagen ihrer italienischen Tochter kennenlernen. Die visura camerale der Handelskammer hat nur informativen Wert, es gibt sie auch in einer englischen Fassung. Das certificato camerale hat dagegen Bescheinigungswert, gilt sechs Monate ab Ausstellung und ist das Dokument, das für die amtliche Verwendung meist verlangt wird. Wenn Sie aus Italien eine Visura statt eines Certificato erhalten und diese beglaubigt übersetzen lassen, kann die Übersetzung trotz bester Qualität abgelehnt werden.
Welche Firmenunterlagen im Ausland sonst verlangt werden
Der Registerauszug ist nur der Anfang. Je nach Land und Zweck kommen meist einige dieser Unterlagen hinzu.
Gesellschaftsvertrag und Satzung. Bei der Gründung einer Tochtergesellschaft will der Notar oder das Register im Ausland die Gründungsunterlagen der Muttergesellschaft sehen, in der Regel in der aktuellen Fassung. Liegt der Gesellschaftsvertrag nur auf Deutsch vor, zeigt unser Beitrag zum Thema Verträge übersetzen lassen, wann eine einfache und wann eine beglaubigte Fassung sinnvoll ist.
Vollmachten. Wer im Ausland für die Gesellschaft unterschreibt, beim Notar, beim Register, bei der Bank oder in einer Ausschreibung, muss seine Befugnis nachweisen: über den Registerauszug, wenn er dort als Geschäftsführer eingetragen ist, oder über eine eigens für das Geschäft erstellte Vollmacht. Gerade bei der Vollmacht kommt es auf eine genaue Übersetzung an, denn den Umfang der Befugnisse liest der ausländische Notar am genauesten.
Gesellschafter- und Aufsichtsratsbeschlüsse. Die Entscheidung, eine Tochter zu gründen, Geschäftsführer zu bestellen oder ein Konto zu eröffnen, treffen die Organe der Gesellschaft, und das Protokoll oder ein Auszug davon wird als Nachweis verlangt.
Jahresabschluss. Banken, öffentliche Auftraggeber und manchmal Register fragen nach dem letzten Jahresabschluss, gelegentlich mit Bestätigungsvermerk. Hier muss die Terminologie den Rechnungslegungsstandards entsprechen, eine Aufgabe für Finanzübersetzungen und nicht für allgemeine Rechtsübersetzung.
Bescheinigungen. Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung, Führungszeugnisse der Geschäftsführer, Qualitätszertifikate für Ausschreibungen und Ausweisdokumente der Vertreter.
Übersetzung, beglaubigte Übersetzung, beeidigte Übersetzung: was sich unterscheidet
Die Begriffe werden oft gleichbedeutend verwendet, haben aber im Ausland nicht überall dieselbe Bedeutung.
Eine einfache Übersetzung ist eine professionelle Übersetzung ohne formelle Erklärung. Für interne Zwecke, zur Information der Muttergesellschaft oder für einen ersten Kontakt mit einer Bank reicht sie oft aus.
Eine beglaubigte Übersetzung ist in Deutschland eine Übersetzung, deren Richtigkeit und Vollständigkeit ein von einem Gericht öffentlich bestellter, beeidigter oder ermächtigter Übersetzer bestätigt. Andere Länder haben andere Systeme. In Spanien unterzeichnet ein vom Außenministerium ernannter traductor-intérprete jurado. In Italien gibt es keinen staatlich bestellten Übersetzerstand: Der Übersetzer leistet vor dem Urkundsbeamten eines Gerichts, einem Friedensrichter oder einem Notar einen Eid auf seine Übersetzung, die sogenannte asseverazione, und die beeidigte Übersetzung wird mit dem Ausgangsdokument verbunden.
Eine beglaubigte Übersetzung gilt nach den Regeln des Landes, in dem sie erstellt wurde; ob das Zielland sie anerkennt, ist eine andere Frage. Manche Stellen akzeptieren eine im Herkunftsland beglaubigte Übersetzung, besonders mit Apostille, andere verlangen einen im eigenen Land anerkannten Übersetzer. Für Dokumente, die in Italien verwendet werden, sieht das italienische Recht eine Übersetzung vor, deren Übereinstimmung von der zuständigen italienischen Auslandsvertretung oder von einem amtlichen Übersetzer bestätigt ist; alternativ kann sie in Italien beeidigt werden. Deshalb ist der erste Schritt immer die Frage an die empfangende Stelle.
Was eine Apostille ist und was nicht
Die Apostille geht auf das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation zurück. Vorher musste eine öffentliche Urkunde eine Kette von Beglaubigungen durchlaufen, bis hin zur Botschaft oder zum Konsulat des Ziellands. Zwischen den Vertragsstaaten ersetzt eine einzige Bescheinigung diese Kette: die Apostille, ausgestellt von einer bestimmten Behörde im Land, in dem die Urkunde errichtet wurde.
Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels. Über den Inhalt sagt sie nichts, und sie ist keine Übersetzung.
Daraus folgen drei praktische Konsequenzen. Erstens gilt die Apostille nur für öffentliche Urkunden. Ein im Haus unterschriebener Beschluss oder eine Vollmacht ist eine Privaturkunde und muss zuerst notariell beglaubigt werden; die Apostille bestätigt dann die Unterschrift des Notars. Zweitens wird die Apostille im Herkunftsland erteilt, von der für die Urkundenart zuständigen Stelle. Für den Handelsregisterauszug ist das je nach Bundesland in der Regel der Präsident des Land- oder Amtsgerichts, in dessen Bezirk die Urkunde ausgestellt wurde; auch für Notarurkunden ist meist der Landgerichtspräsident zuständig. In Italien erteilt die Präfektur die Apostille für Verwaltungsurkunden wie das Certificato camerale, die Staatsanwaltschaft beim Gericht (Procura della Repubblica) für notarielle und gerichtliche Urkunden und für bei Gericht beeidigte Übersetzungen. Drittens gilt für Staaten, die dem Übereinkommen nicht beigetreten sind, weiterhin die Legalisation über die Auslandsvertretung des Ziellands.
Deutschland und Italien: oft ohne Apostille
Für deutsch-italienische Vorgänge gibt es eine wichtige Besonderheit. Deutschland und Italien haben am 7. Juni 1969 einen Vertrag über den Verzicht auf die Legalisation von Urkunden geschlossen. Er befreit viele öffentliche Urkunden, darunter gerichtliche, behördliche und notarielle Urkunden, im Verkehr zwischen beiden Ländern von der Legalisation. Ein beglaubigter Handelsregisterauszug für einen italienischen Notar oder ein Certificato camerale für ein deutsches Gericht braucht deshalb häufig keine Apostille.
Die Übersetzung ersetzt dieser Vertrag nicht. Der italienische Notar oder das Register braucht weiterhin eine italienische Übersetzung in der Form, die es akzeptiert. Klären Sie also bei jedem Vorgang, ob die empfangende Stelle die Befreiung anwendet und welche Übersetzung sie erwartet.
Innerhalb der Europäischen Union kommt Bewegung in das Thema. Die Richtlinie (EU) 2025/25, die bis zum 31. Juli 2027 umzusetzen ist, führt ein EU-Gesellschaftszertifikat und eine digitale EU-Vollmacht ein und soll für viele Registerdokumente zwischen den Mitgliedstaaten die Apostille überflüssig machen. Bis die nationalen Regeln gelten und die empfangende Stelle sie anwendet, prüfen Sie die aktuelle Anforderung jedes Mal.
Beglaubigte Übersetzung des Handelsregisterauszugs: die richtige Reihenfolge
Die meiste Doppelarbeit entsteht durch eine falsche Reihenfolge. Eine allgemeingültige Abfolge gibt es nicht, weil das Zielland entscheidet, aber die Logik ist immer dieselbe.
Schritt 1: Fragen Sie die empfangende Stelle genau. Notar, Register, Bank oder Auftraggeber sollen Ihnen sagen, welche Dokumente, wie aktuell, mit welcher Übersetzung und ob die Apostille auf das Original, die Übersetzung oder beides gehört. Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Schritt 2: Beschaffen Sie das richtige Original. Bestellen Sie den beglaubigten Ausdruck beim Registergericht, nicht nur den Online-Ausdruck, sofern die Stelle nichts anderes sagt. Achten Sie auf das Datum: Viele Stellen im Ausland verlangen Auszüge, die nur wenige Monate alt sind. Privaturkunden wie Vollmachten und Beschlüsse lassen Sie notariell beglaubigen.
Schritt 3: Lassen Sie das Original apostillieren, falls nötig. Die Apostille erteilt die zuständige Stelle im Herkunftsland, für deutsche Registerauszüge das zuständige Gericht.
Schritt 4: Übersetzen Sie Dokument und Apostille. Die Übersetzung muss das gesamte Dokument abdecken, mit Stempeln, Vermerken und der Apostille selbst, denn die empfangende Stelle prüft, dass nichts fehlt.
Schritt 5: Lassen Sie die Übersetzung beglaubigen. Je nach Anforderung durch einen in Deutschland ermächtigten Übersetzer, durch Beeidigung im Zielland oder durch einen dort anerkannten Übersetzer.
Schritt 6: Apostillieren Sie die beglaubigte Übersetzung, falls verlangt. Eine beglaubigte Übersetzung kann selbst eine öffentliche Urkunde sein, und manche Länder verlangen eine zweite Apostille darauf. Das meinen viele, wenn sie nach einer beglaubigten Übersetzung mit Apostille fragen.
Die Alternative, bei der das apostillierte Original allein reist und ein vereidigter Übersetzer im Zielland übersetzt, ist oft einfacher, wenn das Zielland ausländische beglaubigte Übersetzungen nicht anerkennt. Welcher Weg gilt, klärt Schritt 1.
Typische Fälle und was sie meist verlangen
Gründung einer Tochter oder Zweigniederlassung in Italien. Hier fallen die meisten Unterlagen an. Der italienische Notar verlangt in der Regel den Registerauszug der Muttergesellschaft, den Gesellschaftsvertrag, den Gründungsbeschluss und eine Vollmacht für den Unterzeichner, jeweils mit italienischer Übersetzung in der akzeptierten Form. Dank des Vertrags von 1969 entfällt oft die Apostille, die Übersetzung nicht. Planen Sie rückwärts vom Notartermin.
Teilnahme an einer ausländischen Ausschreibung. Die Vergabeunterlagen nennen in der Regel die Sprache des Angebots, die zu übersetzenden Dokumente und ob eine beglaubigte Übersetzung nötig ist. Manche Auftraggeber akzeptieren in der Angebotsphase Eigenerklärungen und verlangen die Nachweise erst vom Zuschlagsempfänger. Eine fehlende oder nicht anerkannte Übersetzung kann ein sonst erfolgreiches Angebot ausschließen.
Kontoeröffnung bei einer ausländischen Bank. Die Anforderungen an die Identifizierung schwanken stark. Manche Banken akzeptieren eine einfache Übersetzung, andere verlangen beglaubigte Dokumente mit Apostille. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner nach der Liste, bevor Sie etwas bestellen.
Unterlagen der italienischen Tochter in Deutschland. Wenn Ihre italienische Gesellschaft ihr Certificato camerale, Beschlüsse oder ihren Jahresabschluss für die Konzernmutter, eine deutsche Bank oder ein deutsches Gericht liefern muss, gelten dieselben Fragen in umgekehrter Richtung. Hier wird die Konsistenz über Jahre wichtig, weil dieselben Dokumente immer wieder kommen.
Fehler, die Zeit kosten
Den Informationsauszug übersetzen. Eine sorgfältig beglaubigte Übersetzung eines Online-Ausdrucks oder einer Visura wird abgelehnt, weil die Stelle das beglaubigte Dokument wollte.
Apostille an der falschen Stelle oder in falscher Reihenfolge. Wollte das Zielland die Apostille auf der beglaubigten Übersetzung und Sie haben nur das Original apostillieren lassen, oder umgekehrt, kommt der Vorgang zurück. Ebenso, wenn eine Vollmacht vor der notariellen Beglaubigung übersetzt wurde und der Beglaubigungsvermerk in der Übersetzung fehlt.
Unterwegs abgelaufene Dokumente. Dauern Übersetzung, Beglaubigung und Apostille einige Wochen und will der Notar Unterlagen der letzten drei Monate, muss der Zeitplan rückwärts geplant werden.
Uneinheitliche Namen und Begriffe. Firma, Namen der Geschäftsführer, Organe und Rechtsform müssen in allen Dokumenten desselben Vorgangs identisch wiedergegeben werden. Ein Notar, der im Registerauszug und im Beschluss zwei verschiedene Übersetzungen für „Geschäftsführer“ liest, stellt Fragen. Rechtsformen wie GmbH oder S.r.l. bleiben in der Regel im Original stehen, statt durch ein ungefähres ausländisches Gegenstück ersetzt zu werden.
Unvollständige Übersetzungen. Beglaubigte Übersetzungen müssen das gesamte Dokument abdecken, mit Stempeln, handschriftlichen Vermerken und Apostille. Ein vergessener Stempel ist ein klassischer Ablehnungsgrund.
Unleserliche Scans. Sind Teile eines gescannten Dokuments nicht lesbar, kann der Übersetzer sie nicht bestätigen, und die Übersetzung vermerkt das. Besorgen Sie von Anfang an eine saubere Kopie.
Was Sie vorher klären sollten
Bevor Sie eine Übersetzung bestellen, vermeidet eine kurze Liste von Fragen an die empfangende Stelle fast alle beschriebenen Probleme:
- Welche Dokumente brauchen Sie, und wie alt dürfen sie sein?
- Genügt ein Informationsauszug, oder brauchen Sie einen beglaubigten Auszug?
- Muss das Original eine Apostille oder Legalisation tragen, oder gilt eine Befreiung?
- Welche Übersetzung akzeptieren Sie: einfach, beglaubigt im Herkunftsland oder beeidigt in Ihrem Land?
- Muss auch die Übersetzung apostilliert werden?
- Brauchen Sie Originale auf Papier oder beglaubigte Kopien, oder akzeptieren Sie elektronische Dokumente?
Mit schriftlichen Antworten kann Ihr Übersetzungspartner die Arbeit in der richtigen Reihenfolge planen und genau anbieten.
Worauf es bei der Wahl des Übersetzungspartners ankommt
Bei Firmenunterlagen für die amtliche Verwendung zählen vier Dinge mehr als Tempo oder Preis. Der Übersetzer muss die gesellschaftsrechtlichen Begriffe beider Rechtsordnungen kennen, damit etwa ein italienischer collegio sindacale oder ein amministratore unico zutreffend beschrieben und nicht durch einen nur scheinbar gleichen Begriff ersetzt wird; das ist der Kern unserer Übersetzungsdienste für die Rechtsbranche. Der Partner muss klar sagen, welche Formalitäten er selbst erledigt und welche anderswo erfolgen. Ein zweiter qualifizierter Linguist sollte die Übersetzung revidieren, denn Namen, Daten und Registernummern verzeihen keine Fehler. Und Vertraulichkeit muss ausdrücklich geregelt sein, weil die Unterlagen personenbezogene Daten der Geschäftsführer enthalten. Weitere Fragen, die auch für juristische Dokumente gelten, finden Sie in unserem Beitrag zur Qualitätssicherung bei Übersetzungen.
Firmenunterlagen dauerhaft einheitlich halten
Ein Unternehmen mit einer ausländischen Tochter erstellt jedes Jahr dieselben Arten von Unterlagen. Wer jede davon als eiligen Einzelauftrag behandelt, bezahlt bereits getroffene Entscheidungen erneut und nimmt jedes Mal kleine Abweichungen in Kauf. Besser ist es, Firmenunterlagen wie jeden anderen wiederkehrenden Inhalt zu behandeln.
Ein abgestimmtes Glossar legt fest, wie Organe, Funktionen und Rechtsbegriffe des Unternehmens in jeder Sprache wiedergegeben werden, nach der Logik eines zentralen Terminologiemanagements über Übersetzer und Anbieter hinweg. Freigegebene Übersetzungen werden in einem Translation Memory gespeichert, sodass der Standardtext eines jährlichen Beschlusses nur einmal übersetzt und danach wiederverwendet wird; wie sich bestehende Übersetzungen dafür aufbereiten lassen, zeigt unsere Seite zu Translation Memory und Alignment. Und wenn mehrere Gesellschaften oder Abteilungen bei verschiedenen Anbietern bestellen, verhindert ein koordinierter Prozess Widersprüche, wie im Beitrag zum Übersetzungsmanagement mit mehreren Anbietern beschrieben.
Auch das Layout zählt. Registerauszüge, Bescheinigungen und Notarurkunden haben Strukturen, die die empfangende Stelle mit dem Original vergleicht, und eine Übersetzung, die das Layout spiegelt, lässt sich leichter prüfen. Gescannte oder gesperrte Dateien lassen sich vorab in bearbeitbare Dokumente umwandeln, die Aufgabe der DTP-Dateivorbereitung für die Übersetzung.
Wie DEMA Solutions bei Firmenunterlagen unterstützt
DEMA Solutions ist der Übersetzungspartner für Unternehmen, deren juristische, finanzielle und technische Unterlagen Grenzen überschreiten, mit Teams in Italien, Serbien und Spanien. Unsere Übersetzungen juristischer Dokumente beginnen mit der Klärung des Verwendungszwecks: Zielland, empfangende Stelle, Dokumentart und ob eine einfache, beeidigte, beglaubigte oder legalisierte Übersetzung nötig ist. Übersetzt wird von Linguisten mit juristischem Fachwissen, und in unserem nach ISO 17100 zertifizierten Prozess revidiert ein zweiter qualifizierter Linguist jede Übersetzung und prüft Terminologie, Zahlen, Namen und Verweise. Mehr dazu auf unserer Seite zu unserer Qualität.
Bei den Formalitäten sind wir genau. Beeidigte Übersetzungen liefern wir vor allem für italienische Dokumente, und Apostillen übernehmen wir nur für italienische Dokumente, nach dem italienischen Verfahren. Das betrifft etwa das Certificato camerale Ihrer italienischen Tochter oder Unterlagen italienischer Partner. Deutsche Dokumente übersetzen wir und helfen bei der Planung der Reihenfolge; Apostille und eine eventuell nötige Beglaubigung durch einen in Deutschland ermächtigten Übersetzer erfolgen in Deutschland. Unser internes DTP-Team kann das Layout von Bescheinigungen und Urkunden nachbilden, und wenn die Tochter auch ihren Abschluss übersetzt braucht, decken unsere Übersetzungsdienste für die Finanzbranche diesen Teil ab.
Wo TUBE ins Spiel kommt
Für Unternehmen, die jedes Jahr dieselben Arten von Firmenunterlagen übersetzen, hält die Lösung TUBE freigegebene Formulierungen unter Ihrer Kontrolle: Jede freigegebene Übersetzung fließt in ein Translation Memory, das Ihnen gehört und das Sie exportieren können, und das Leverage-Reporting zeigt, wie viel jedes neuen Dokuments aus bereits freigegebenem Text stammt.
Häufige Fragen
Immer dann, wenn eine Stelle im Ausland den Auszug als amtlichen Nachweis verwendet, etwa ein Notar bei der Gründung einer Tochter, ein Register, ein Gericht oder viele öffentliche Auftraggeber. Für reine Informationszwecke genügt oft eine einfache Übersetzung. Die empfangende Stelle sagt Ihnen, was sie akzeptiert.
Der deutsche Auszug wird auf Deutsch ausgestellt. Für die Verwendung in einem englischsprachigen Land brauchen Sie eine Übersetzung ins Englische, für amtliche Zwecke in der Regel eine beglaubigte.
Das hängt vom Zielland ab. Meist wird zuerst das Original apostilliert und dann übersetzt; manche Länder verlangen zusätzlich eine Apostille auf der beglaubigten Übersetzung. Verbindlich ist nur die Auskunft der empfangenden Stelle.
In der Regel der Präsident des Land- oder Amtsgerichts, in dessen Bezirk der Auszug ausgestellt wurde; die Zuständigkeit ist je nach Bundesland geregelt. Apostilliert wird ein beglaubigter Ausdruck des Registergerichts.
Für viele öffentliche Urkunden nicht: Der deutsch-italienische Vertrag vom 7. Juni 1969 befreit sie von der Legalisation. Die italienische Übersetzung bleibt aber nötig, und die empfangende Stelle bestimmt, in welcher Form sie diese akzeptiert.
Nein. Die italienische visura hat nur informativen Wert, auch in der englischen Fassung. Als amtlicher Nachweis dient das certificato camerale, das sechs Monate ab Ausstellung gilt.
Eine einheitliche Regel gibt es nicht. Viele Notare, Banken und Auftraggeber im Ausland verlangen Auszüge, die höchstens drei oder sechs Monate alt sind. Planen Sie Übersetzung und Apostille so, dass das Dokument am Tag der Verwendung noch aktuell genug ist.
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Wenn Sie eine Tochter in Italien gründen, eine ausländische Ausschreibung vorbereiten oder Unterlagen für eine Bank im Ausland zusammenstellen, schildern Sie uns Dokumente, Länder und Fristen. Wir helfen Ihnen, die Reihenfolge zu planen, und übersetzen, was Sie brauchen, mit beeidigter Übersetzung und Apostille bei italienischen Dokumenten.
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