Traducción jurada y apostilla de documentos de empresa: orden de los trámites y el caso de Italia
La traducción jurada con apostilla es lo que suele pedir una autoridad extranjera para aceptar documentos de una empresa: el original lleva la apostilla del Convenio de La Haya de 1961 y la traducción se hace jurada. Qué hace falta exactamente lo decide quien recibe los documentos. DEMA Solutions traduce documentación societaria y gestiona traducción jurada y apostilla de documentos italianos.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está pensada para quienes acaban con la carpeta de documentos en la mano cuando la empresa cruza una frontera: directores financieros, responsables de asesoría jurídica y asuntos societarios, secretarías del consejo y departamentos de administración. El motivo casi siempre es concreto. Se constituye una filial o una sucursal en el extranjero, a menudo en Italia; una licitación internacional exige demostrar quién es usted y quién puede firmar por la empresa; un banco extranjero tiene que identificar a la sociedad antes de abrir una cuenta; o un notario de otro país necesita comprobar los poderes de quien firma. También ocurre al revés: la filial italiana envía su certificado del registro, sus actas o sus cuentas para utilizarlos en España.
Las preguntas son siempre las mismas: qué documentos, qué tipo de traducción, qué es la apostilla y dónde va, y en qué orden conviene proceder para no repetir nada. Las secciones siguientes responden a cada una.
Nota simple, certificación, visura: qué extracto del registro se necesita
El punto de partida es casi siempre el documento que acredita la existencia de la sociedad: domicilio, capital, objeto, administradores y representación. En España lo expide el Registro Mercantil en dos formas muy distintas. La nota simple tiene valor meramente informativo; la certificación del Registro Mercantil es el documento con valor probatorio. Cuando un notario, un registro, un tribunal o un órgano de contratación extranjero necesita una prueba oficial, lo habitual es que pida la certificación, no la nota simple.
Italia hace una distinción parecida, que muchas empresas españolas descubren al constituir una S.r.l. o al recibir documentos de su filial. La visura camerale de la Cámara de Comercio tiene valor informativo y existe también en versión inglesa. El certificato camerale tiene valor certificativo, es válido durante seis meses desde su expedición y es el que suele pedirse para uso oficial. Si recibe de Italia una visura en lugar de un certificato y encarga su traducción jurada, la traducción puede ser rechazada aunque sea impecable.
Los demás documentos societarios que se piden en el extranjero
El extracto del registro es solo el principio. Según el país y la finalidad, la lista incluye casi siempre algunos de estos documentos.
Escritura de constitución y estatutos. Al constituir una filial, el notario o el registro extranjero quiere ver los documentos fundacionales de la sociedad matriz, normalmente en su versión vigente. La traducción jurada de estatutos es uno de los encargos más habituales en estas operaciones.
Poderes. Quien firma por la empresa en el extranjero, ante notario, en el registro, en el banco o en una licitación, debe acreditar que está facultado: con la certificación registral, si figura como administrador, o con un poder otorgado expresamente para la operación. La traducción del poder exige especial cuidado, porque el alcance de las facultades es justo lo que el notario extranjero leerá con más atención.
Acuerdos del consejo y de la junta. La decisión de constituir una filial, nombrar administradores o abrir una cuenta la adoptan los órganos sociales, y se pide el acta o una certificación de los acuerdos como prueba.
Cuentas anuales. Bancos, órganos de contratación y a veces registros piden las últimas cuentas anuales, en ocasiones con el informe de auditoría. Aquí la terminología debe ajustarse a las normas contables, un trabajo propio de las traducciones financieras más que de la traducción jurídica general.
Certificados. Certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, antecedentes penales de los administradores, certificados de calidad para licitaciones y documentos de identidad de los representantes.
Traducción, traducción certificada, traducción jurada: qué cambia
Los términos se usan a menudo como sinónimos, pero no lo son, y no significan lo mismo en todos los países.
La traducción simple es una traducción profesional sin declaración formal. Para uso interno, para informar a la matriz o para un primer contacto con un banco, a menudo es suficiente.
La traducción certificada suele ir acompañada de una declaración firmada del traductor o del proveedor sobre su exactitud. En algunos países es el estándar para usos oficiales; en otros no tiene valor formal.
La traducción jurada tiene carácter oficial según las normas de un país concreto. En España la firma y sella un traductor-intérprete jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores. En Alemania la realiza un traductor nombrado o habilitado por un tribunal. En Italia no existe una figura de traductor jurado nombrado por el Estado: el traductor presta juramento sobre su traducción ante el funcionario de un tribunal, un juez de paz o un notario, un procedimiento llamado asseverazione, y la traducción jurada queda unida al documento original.
Una traducción jurada vale según las normas del país donde se juró; que el país de destino la acepte es otra cuestión. Algunas autoridades aceptan una traducción jurada del país de origen, sobre todo si lleva apostilla; otras exigen un traductor reconocido en su propio país. Para documentos que se van a usar en Italia, la normativa italiana prevé una traducción cuya conformidad certifique la representación diplomática o consular italiana o un traductor oficial, o bien jurada en Italia. Por eso el primer paso es siempre preguntar a quien recibirá los documentos.
Traducción jurada y apostilla: qué hace la apostilla y qué no
La apostilla procede del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros. Antes, un documento público debía pasar por una cadena de legalizaciones hasta llegar al consulado del país de destino. Entre los Estados parte del Convenio, esa cadena se sustituye por una única certificación, la apostilla, que expide una autoridad designada del país donde se emitió el documento.
La apostilla certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante y, en su caso, la identidad del sello o timbre. No dice nada del contenido y no es una traducción: un certificado italiano apostillado sigue estando en italiano.
De ahí se derivan tres consecuencias prácticas. La apostilla solo se aplica a documentos públicos: un acta o un poder firmado en la empresa es un documento privado, que primero debe intervenir un notario, y la apostilla certificará después la firma del notario. La apostilla se obtiene en el país de origen, ante la autoridad competente para ese tipo de documento: en España la autoridad varía según se trate de un documento notarial, judicial o administrativo, y conviene confirmarla antes de iniciar el trámite. En Italia, la Prefettura apostilla los documentos administrativos como el certificato camerale, y la Procura della Repubblica los documentos notariales, judiciales y las traducciones juradas ante un tribunal. Para los países que no son parte del Convenio sigue vigente la legalización a través del consulado del país de destino.
No siempre hace falta apostilla. Algunos acuerdos bilaterales la eliminan entre determinados países. Y en la Unión Europea, la Directiva (UE) 2025/25, que debe transponerse antes del 31 de julio de 2027, introduce un certificado de sociedad de la UE y un poder digital de la UE y pretende suprimir la apostilla para muchos documentos del registro mercantil intercambiados entre Estados miembros. Hasta que las normas nacionales estén en vigor y la oficina receptora las aplique, compruebe cada vez el requisito vigente.
El orden de los trámites: original, apostilla, traducción
La mayor parte del trabajo repetido nace de hacer los pasos en el orden equivocado. No existe una secuencia universal, porque decide el país de destino, pero la lógica es constante.
Paso 1: pregunte exactamente qué necesita quien recibe los documentos. El notario, el registro, el banco o el órgano de contratación deben decirle qué documentos, con qué antigüedad, con qué tipo de traducción y si la apostilla va en el original, en la traducción o en ambos. Pida la respuesta por escrito.
Paso 2: obtenga el original correcto. Solicite la certificación del Registro Mercantil y no la nota simple, salvo que el destinatario haya dicho que basta. Revise las fechas: muchas autoridades extranjeras piden documentos expedidos en los últimos meses. Lleve al notario los documentos privados, como poderes y actas, si deben convertirse en documentos públicos.
Paso 3: apostille el original, si se exige. La apostilla la expide la autoridad competente del país de origen para ese tipo de documento.
Paso 4: traduzca el documento y la apostilla. La traducción debe cubrir todo el documento, con sellos, anotaciones y la propia apostilla, porque la oficina receptora comprueba que no falte nada.
Paso 5: haga jurada la traducción. Según lo que se exija, por un traductor-intérprete jurado en España, mediante juramento en el país de destino o por un traductor reconocido allí.
Paso 6: apostille la traducción jurada, si se pide. Una traducción jurada puede ser a su vez un documento público, y algunos países piden una segunda apostilla sobre ella. Es lo que muchos buscan cuando hablan de traducción jurada con apostilla.
La alternativa, en la que el original apostillado viaja solo y lo traduce un traductor jurado del país de destino, suele ser más sencilla cuando ese país no acepta traducciones juradas extranjeras. Qué camino seguir es justo la pregunta del primer paso.
Casos habituales y qué suelen exigir
Constituir una filial o sucursal en Italia. Es el caso con más documentos. El notario italiano pide normalmente la certificación registral de la matriz, los estatutos, el acuerdo que aprueba la operación y un poder para quien firma la escritura, con traducción al italiano en la forma que acepte. Cuente con apostillas en los originales y planifique hacia atrás a partir de la cita en la notaría. Una vez constituida la filial, sus contratos con clientes y proveedores plantean otra cuestión, qué versión prevalece, que abordamos en nuestra guía sobre la traducción de contratos y condiciones generales.
Presentarse a una licitación en el extranjero. Los pliegos suelen indicar el idioma de la oferta, qué documentos deben traducirse y si se requiere traducción jurada. Algunos órganos de contratación aceptan declaraciones responsables en la fase de oferta y piden la documentación solo al adjudicatario. Una traducción que falta o no se acepta puede excluir una oferta ganadora.
Abrir una cuenta en un banco extranjero. Los requisitos de identificación varían mucho. Algunos bancos aceptan una traducción simple; otros quieren documentos certificados con apostilla y traducción jurada. Pida la lista a su interlocutor antes de encargar nada.
Documentos de la filial italiana en España. Cuando la sociedad italiana debe aportar su certificato camerale, actas o cuentas a la matriz, a un banco o a una autoridad española, se plantean las mismas preguntas en sentido inverso. Aquí la coherencia a lo largo de los años importa tanto como la formalidad, porque los mismos documentos vuelven cada año.
Errores que hacen perder tiempo
Traducir el documento informativo. Una traducción jurada cuidadosa de una nota simple o de una visura se rechaza porque la autoridad quería la certificación.
Apostilla en el lugar o en el orden equivocado. Si el país quería la apostilla sobre la traducción jurada y solo se apostilló el original, o al revés, el expediente vuelve. Lo mismo ocurre cuando un poder se traduce antes de la intervención notarial y a la traducción le falta esa diligencia.
Documentos caducados por el camino. Si traducción, juramento y apostillas llevan varias semanas y el notario quiere documentos de los últimos tres meses, el calendario debe planificarse hacia atrás.
Nombres y términos incoherentes. La denominación social, los nombres de los administradores, los órganos sociales y la forma jurídica deben traducirse de forma idéntica en todos los documentos del mismo expediente. Un notario que lee dos traducciones distintas de «consejo de administración» en la certificación y en el acta hará preguntas. Las formas jurídicas como S.L., S.A. o S.r.l. suelen mantenerse en el original en lugar de sustituirse por un equivalente extranjero aproximado.
Traducciones parciales. La traducción jurada de documentos debe cubrir todo el texto, con sellos, notas manuscritas y apostilla. Un sello olvidado es un motivo clásico de rechazo.
Escaneos ilegibles. Si partes de un documento escaneado no se leen, el traductor no puede dar fe de ellas y la traducción lo hará constar. Consiga desde el principio una copia limpia.
Qué preguntar antes de empezar
Antes de encargar cualquier traducción, una breve lista de preguntas a quien recibe los documentos evita casi todos los problemas anteriores:
- ¿Qué documentos necesitan y con qué antigüedad máxima?
- ¿Basta con la nota simple o necesitan la certificación del registro?
- ¿El original debe llevar apostilla o legalización, o se aplica alguna exención?
- ¿Qué traducción aceptan: simple, jurada en el país de origen o jurada en su país?
- ¿La traducción también debe ir apostillada?
- ¿Necesitan originales en papel o copias autorizadas, o aceptan documentos electrónicos?
Con las respuestas por escrito, su proveedor de traducción puede organizar el trabajo en el orden correcto y presupuestarlo con precisión.
Cómo elegir quién traduce sus documentos societarios
Para documentos societarios de uso oficial, cuatro aspectos pesan más que la rapidez o el precio. El traductor debe conocer los conceptos de derecho de sociedades de ambos ordenamientos, para que un collegio sindacale italiano o un administrador único se describan con precisión y no con un término solo parecido; es el núcleo de nuestras soluciones lingüísticas para el sector jurídico y legal. El proveedor debe decir con claridad qué formalidades realiza y cuáles se completan en otro lugar. Un segundo lingüista cualificado debe revisar la traducción, porque nombres, fechas y datos registrales no admiten errores. Y la confidencialidad debe ser explícita, ya que estos expedientes contienen datos personales de los administradores. Encontrará más preguntas útiles, válidas también para documentos jurídicos, en nuestra guía sobre el control de calidad de las traducciones antes de elegir proveedor.
Documentos coherentes a lo largo del tiempo
Una empresa con una filial en el extranjero produce cada año los mismos tipos de documentos. Tratarlos como encargos urgentes y aislados supone pagar de nuevo decisiones ya tomadas y aceptar pequeñas diferencias cada vez. Conviene gestionarlos como cualquier otro contenido recurrente.
Un glosario compartido fija cómo se traducen en cada idioma los órganos, cargos y términos jurídicos de la empresa, siguiendo la lógica de la gestión terminológica centralizada entre traductores y proveedores. Las traducciones aprobadas se conservan, de modo que el texto estándar de un acuerdo anual se traduce una sola vez y luego se reutiliza, un principio que explicamos al hablar de la memoria de traducción como activo propio de la empresa. Y si varias filiales o departamentos encargan traducciones a proveedores distintos, un proceso coordinado evita contradicciones, como se describe en la guía sobre la gestión de la traducción con varios proveedores.
La maquetación también cuenta. Certificaciones, certificados y escrituras tienen estructuras que la autoridad compara con el original, y una traducción que reproduce el diseño se comprueba más fácilmente. Los escaneos y archivos bloqueados pueden convertirse antes en documentos editables, la tarea de la preparación de archivos para traducción.
Cómo le ayuda DEMA Solutions con los documentos societarios
DEMA Solutions es el socio de traducción de empresas cuyos documentos jurídicos, financieros y técnicos cruzan fronteras, con equipos en Italia, Serbia y España. Nuestros servicios de traducciones jurídicas y juradas empiezan por aclarar el uso previsto: país de destino, autoridad receptora, tipo de documento y si hace falta una traducción simple, jurada, certificada o legalizada. Las traducciones las realizan lingüistas con conocimientos jurídicos y, en nuestro proceso certificado ISO 17100, un segundo lingüista cualificado revisa cada traducción comprobando terminología, cifras, nombres y referencias. Los detalles están en nuestra página sobre la calidad de traducción.
En las formalidades somos precisos. Realizamos traducciones juradas principalmente de documentos italianos y gestionamos apostillas únicamente de documentos italianos, según el procedimiento italiano. Es el caso, por ejemplo, del certificato camerale de su filial italiana o de los documentos de un socio italiano. Los documentos españoles los traducimos y le ayudamos a planificar la secuencia; la apostilla y, si se exige, la traducción jurada por un traductor-intérprete jurado se obtienen en España. Nuestro equipo interno de DTP puede reproducir el diseño de certificados y escrituras y, si la filial necesita también sus cuentas traducidas, nuestras soluciones lingüísticas para el sector financiero cubren esa parte.
Dónde encaja TUBE
Para las empresas que traducen cada año los mismos tipos de documentos societarios, la solución TUBE mantiene bajo su control las formulaciones aprobadas: cada traducción aprobada entra en una memoria que es suya y que puede exportar, y el informe de aprovechamiento muestra qué parte de cada nuevo documento procede de texto ya aprobado.
Preguntas frecuentes
Es la combinación de dos trámites distintos que suele exigir una autoridad extranjera: la apostilla, que certifica la firma y el sello de un documento público según el Convenio de La Haya de 1961, y la traducción jurada del documento. A veces se pide además una apostilla sobre la propia traducción jurada.
Depende del país de destino. Lo habitual es apostillar primero el original y después traducirlo; algunos países piden también apostillar la traducción jurada. La única respuesta fiable es la de la autoridad que recibe los documentos.
Para fines informativos, a veces sí. Cuando se necesita una prueba oficial, ante un notario, un registro o muchas licitaciones, se suele pedir la certificación del Registro Mercantil, a menudo con apostilla y traducción jurada.
La certificación registral, la escritura de constitución y los estatutos, los poderes, las certificaciones de acuerdos sociales y, según el caso, las cuentas anuales y los certificados de estar al corriente de obligaciones. La lista exacta la fija la autoridad de destino.
Normalmente la apostilla del país de origen y una traducción al italiano cuya conformidad certifique la representación consular italiana o un traductor oficial, o bien una traducción jurada en Italia. Confirme con la oficina italiana receptora qué forma acepta.
No. La visura tiene solo valor informativo, también en su versión inglesa. Para uso oficial se utiliza el certificato camerale, válido seis meses desde su expedición.
No hay una regla única. Muchos notarios, bancos y órganos de contratación extranjeros piden documentos expedidos en los últimos tres o seis meses. Planifique traducción y apostilla para que el documento siga siendo lo bastante reciente el día en que se utilice.
Prepare sus documentos societarios para el extranjero
Si está constituyendo una filial en Italia, preparando una licitación internacional o reuniendo documentos para un banco extranjero, cuéntenos qué documentos, países y plazos tiene por delante. Le ayudamos a planificar el orden de los trámites y traducimos lo que necesite, con traducción jurada y apostilla cuando los documentos son italianos.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.
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