Traducció jurada i apostilla de documents d'empresa: l'ordre dels tràmits i el cas d'Itàlia
La traducció jurada amb apostilla és el que sol demanar una autoritat estrangera per acceptar documents d’una empresa: l’original porta l’apostilla del Conveni de la Haia de 1961 i la traducció es fa jurada. Què cal exactament ho decideix qui rep els documents. DEMA Solutions tradueix documentació societària i gestiona la traducció jurada i l’apostilla de documents italians.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia està pensada per a qui acaba amb la carpeta de documents a la mà quan l’empresa travessa una frontera: directors financers, responsables d’assessoria jurídica i d’afers societaris, secretaries del consell i departaments d’administració. El motiu gairebé sempre és concret. Es constitueix una filial o una sucursal a l’estranger, sovint a Itàlia; una licitació internacional exigeix demostrar qui sou i qui pot signar per l’empresa; un banc estranger ha d’identificar la societat abans d’obrir un compte; o un notari d’un altre país ha de comprovar els poders de qui signa. També passa a l’inrevés: la filial italiana envia el seu certificat del registre, les actes o els comptes per fer-los servir a Espanya.
Les preguntes són sempre les mateixes: quins documents, quin tipus de traducció, què és l’apostilla i on va, i en quin ordre convé procedir per no haver de repetir res. Les seccions següents responen a cadascuna.
Nota simple, certificació, visura: quin extracte del registre cal
El punt de partida és gairebé sempre el document que acredita l’existència de la societat: domicili, capital, objecte, administradors i representació. A Espanya l’expedeix el Registre Mercantil en dues formes molt diferents. La nota simple té un valor merament informatiu; la certificació del Registre Mercantil és el document amb valor probatori. Quan un notari, un registre, un tribunal o un òrgan de contractació estranger necessita una prova oficial, el més habitual és que demani la certificació, no la nota simple.
Itàlia fa una distinció semblant, que moltes empreses catalanes i de la resta de l’Estat descobreixen quan constitueixen una S.r.l. o reben documents de la seva filial. La visura camerale de la Cambra de Comerç té valor informatiu i també existeix en versió anglesa. El certificato camerale té valor certificatiu, és vàlid durant sis mesos des que s’expedeix i és el que se sol demanar per a ús oficial. Si rebeu d’Itàlia una visura en lloc d’un certificato i n’encarregueu la traducció jurada, la traducció pot ser rebutjada encara que sigui impecable.
Els altres documents societaris que es demanen a l'estranger
L’extracte del registre només és el principi. Segons el país i la finalitat, la llista inclou gairebé sempre alguns d’aquests documents.
Escriptura de constitució i estatuts. Quan es constitueix una filial, el notari o el registre estranger vol veure els documents fundacionals de la societat matriu, normalment en la versió vigent. La traducció jurada d’estatuts és un dels encàrrecs més habituals en aquestes operacions.
Poders. Qui signa per l’empresa a l’estranger, davant notari, al registre, al banc o en una licitació, ha d’acreditar que hi està facultat: amb la certificació registral, si hi figura com a administrador, o amb un poder atorgat expressament per a l’operació. La traducció del poder exigeix una cura especial, perquè l’abast de les facultats és justament el que el notari estranger llegirà amb més atenció.
Acords del consell i de la junta. La decisió de constituir una filial, nomenar administradors o obrir un compte l’adopten els òrgans socials, i se’n demana l’acta o una certificació dels acords com a prova.
Comptes anuals. Bancs, òrgans de contractació i de vegades registres demanen els últims comptes anuals, en ocasions amb l’informe d’auditoria. Aquí la terminologia s’ha d’ajustar a les normes comptables, una feina pròpia de les traduccions financeres més que de la traducció jurídica general.
Certificats. Certificats d’estar al corrent amb Hisenda i la Seguretat Social, antecedents penals dels administradors, certificats de qualitat per a licitacions i documents d’identitat dels representants.
Traducció, traducció certificada, traducció jurada: què canvia
Els termes sovint es fan servir com a sinònims, però no ho són, i no volen dir el mateix a tots els països.
La traducció simple és una traducció professional sense declaració formal. Per a ús intern, per informar la matriu o per a un primer contacte amb un banc, sovint n’hi ha prou.
La traducció certificada sol anar acompanyada d’una declaració signada del traductor o del proveïdor sobre la seva exactitud. En alguns països és l’estàndard per als usos oficials; en d’altres no té valor formal.
La traducció jurada té caràcter oficial segons les normes d’un país concret. A Espanya la signa i la segella un traductor-intèrpret jurat nomenat pel Ministeri d’Afers Estrangers; a Catalunya, a més, la Generalitat nomena traductors i intèrprets jurats per a les traduccions des del català i cap al català. A Alemanya la fa un traductor nomenat o habilitat per un tribunal. A Itàlia no existeix la figura del traductor jurat nomenat per l’Estat: el traductor presta jurament sobre la seva traducció davant el funcionari d’un tribunal, un jutge de pau o un notari, un procediment anomenat asseverazione, i la traducció jurada queda unida al document original.
Una traducció jurada val segons les normes del país on es va jurar; que el país de destinació l’accepti és una altra qüestió. Algunes autoritats accepten una traducció jurada del país d’origen, sobretot si porta apostilla; d’altres exigeixen un traductor reconegut al seu propi país. Per als documents que s’han de fer servir a Itàlia, la normativa italiana preveu una traducció la conformitat de la qual certifiqui la representació diplomàtica o consular italiana o un traductor oficial, o bé jurada a Itàlia. Per això el primer pas sempre és preguntar-ho a qui rebrà els documents.
Traducció jurada i apostilla: què fa l'apostilla i què no
L’apostilla prové del Conveni de la Haia de 5 d’octubre de 1961 pel qual se suprimeix l’exigència de legalització dels documents públics estrangers. Abans, un document públic havia de passar per una cadena de legalitzacions fins a arribar al consolat del país de destinació. Entre els estats part del Conveni, aquesta cadena se substitueix per una única certificació, l’apostilla, que expedeix una autoritat designada del país on es va emetre el document.
L’apostilla certifica l’autenticitat de la signatura, la qualitat en què ha actuat el signant i, si escau, la identitat del segell o timbre. No diu res del contingut i no és una traducció: un certificat italià apostillat continua estant en italià.
D’aquí se’n deriven tres conseqüències pràctiques. L’apostilla només s’aplica a documents públics: una acta o un poder signat a l’empresa és un document privat, que primer ha de passar per un notari, i l’apostilla certificarà després la signatura del notari. L’apostilla s’obté al país d’origen, davant l’autoritat competent per a aquell tipus de document: a Espanya l’autoritat varia segons si es tracta d’un document notarial, judicial o administratiu, i convé confirmar-la abans d’iniciar el tràmit. A Itàlia, la Prefettura apostilla els documents administratius com el certificato camerale, i la Procura della Repubblica, els documents notarials i judicials i les traduccions jurades davant un tribunal. Per als països que no són part del Conveni continua vigent la legalització a través del consolat del país de destinació.
No sempre cal apostilla. Alguns acords bilaterals la suprimeixen entre determinats països. I a la Unió Europea, la Directiva (UE) 2025/25, que s’ha de transposar abans del 31 de juliol de 2027, introdueix un certificat de societat de la UE i un poder digital de la UE i pretén suprimir l’apostilla per a molts documents del registre mercantil que s’intercanvien els estats membres. Fins que les normes nacionals entrin en vigor i l’oficina receptora les apliqui, comproveu cada vegada el requisit que s’aplica.
L'ordre dels tràmits: original, apostilla, traducció
La major part de la feina repetida neix de fer els passos en l’ordre equivocat. No hi ha una seqüència universal, perquè decideix el país de destinació, però la lògica és constant.
Pas 1: pregunteu exactament què necessita qui rep els documents. El notari, el registre, el banc o l’òrgan de contractació us han de dir quins documents, amb quina antiguitat, amb quin tipus de traducció i si l’apostilla va a l’original, a la traducció o a tots dos. Demaneu la resposta per escrit.
Pas 2: obteniu l’original correcte. Sol·liciteu la certificació del Registre Mercantil i no la nota simple, tret que el destinatari hagi dit que n’hi ha prou. Reviseu les dates: moltes autoritats estrangeres demanen documents expedits en els últims mesos. Porteu al notari els documents privats, com ara poders i actes, si s’han de convertir en documents públics.
Pas 3: apostilleu l’original, si s’exigeix. L’apostilla l’expedeix l’autoritat competent del país d’origen per a aquell tipus de document.
Pas 4: traduïu el document i l’apostilla. La traducció ha de cobrir tot el document, amb segells, anotacions i la mateixa apostilla, perquè l’oficina receptora comprova que no hi falti res.
Pas 5: feu jurada la traducció. Segons el que s’exigeixi, per un traductor-intèrpret jurat a Espanya, mitjançant jurament al país de destinació o per un traductor reconegut allà.
Pas 6: apostilleu la traducció jurada, si es demana. Una traducció jurada pot ser al seu torn un document públic, i alguns països demanen una segona apostilla sobre aquesta traducció. És el que molts busquen quan parlen de traducció jurada amb apostilla.
L’alternativa, en què l’original apostillat viatja sol i el tradueix un traductor jurat del país de destinació, sol ser més senzilla quan aquest país no accepta traduccions jurades estrangeres. Quin camí seguir és justament la pregunta del primer pas.
Casos habituals i què solen exigir
Constituir una filial o una sucursal a Itàlia. És el cas amb més documents. El notari italià demana normalment la certificació registral de la matriu, els estatuts, l’acord que aprova l’operació i un poder per a qui signa l’escriptura, amb traducció a l’italià en la forma que accepti. Compteu amb apostilles als originals i planifiqueu enrere a partir de la cita a la notaria. Un cop constituïda la filial, els seus contractes amb clients i proveïdors plantegen una altra qüestió, quina versió preval, que tractem a la nostra guia sobre la traducció de contractes i condicions generals.
Presentar-se a una licitació a l’estranger. Els plecs solen indicar l’idioma de l’oferta, quins documents s’han de traduir i si cal traducció jurada. Alguns òrgans de contractació accepten declaracions responsables en la fase d’oferta i demanen la documentació només a l’adjudicatari. Una traducció que falta o que no s’accepta pot excloure una oferta guanyadora.
Obrir un compte en un banc estranger. Els requisits d’identificació varien molt. Alguns bancs accepten una traducció simple; d’altres volen documents certificats amb apostilla i traducció jurada. Demaneu la llista al vostre interlocutor abans d’encarregar res.
Documents de la filial italiana a Espanya. Quan la societat italiana ha d’aportar el seu certificato camerale, actes o comptes a la matriu, a un banc o a una autoritat espanyola, es plantegen les mateixes preguntes en sentit invers. Aquí la coherència al llarg dels anys importa tant com la formalitat, perquè els mateixos documents tornen cada any.
Errors que fan perdre temps
Traduir el document informatiu. Una traducció jurada acurada d’una nota simple o d’una visura es rebutja perquè l’autoritat volia la certificació.
Apostilla al lloc o en l’ordre equivocat. Si el país volia l’apostilla sobre la traducció jurada i només es va apostillar l’original, o a l’inrevés, l’expedient torna enrere. El mateix passa quan un poder es tradueix abans de la intervenció notarial i a la traducció li falta aquesta diligència.
Documents caducats pel camí. Si la traducció, el jurament i les apostilles s’allarguen diverses setmanes i el notari vol documents dels últims tres mesos, el calendari s’ha de planificar enrere.
Noms i termes incoherents. La denominació social, els noms dels administradors, els òrgans socials i la forma jurídica s’han de traduir de manera idèntica en tots els documents del mateix expedient. Un notari que llegeix dues traduccions diferents de «consell d’administració» a la certificació i a l’acta farà preguntes. Les formes jurídiques com S.L., S.A. o S.r.l. se solen mantenir en l’original en lloc de substituir-les per un equivalent estranger aproximat.
Traduccions parcials. La traducció jurada de documents ha de cobrir tot el text, amb segells, notes manuscrites i apostilla. Un segell oblidat és un motiu clàssic de rebuig.
Escanejats il·legibles. Si hi ha parts d’un document escanejat que no es llegeixen, el traductor no en pot donar fe i la traducció ho farà constar. Aconseguiu una còpia neta des del principi.
Què cal preguntar abans de començar
Abans d’encarregar cap traducció, una breu llista de preguntes a qui rep els documents evita gairebé tots els problemes anteriors:
- Quins documents necessiten i amb quina antiguitat màxima?
- N’hi ha prou amb la nota simple o necessiten la certificació del registre?
- L’original ha de portar apostilla o legalització, o s’hi aplica alguna exempció?
- Quina traducció accepten: simple, jurada al país d’origen o jurada al seu país?
- La traducció també ha d’anar apostillada?
- Necessiten originals en paper o còpies autoritzades, o accepten documents electrònics?
Amb les respostes per escrit, el vostre proveïdor de traducció pot organitzar la feina en l’ordre correcte i fer-ne un pressupost precís.
Com triar qui tradueix els vostres documents societaris
Per a documents societaris d’ús oficial, quatre aspectes pesen més que la rapidesa o el preu. El traductor ha de conèixer els conceptes de dret de societats de tots dos ordenaments, perquè un collegio sindacale italià o un administrador únic es descriguin amb precisió i no amb un terme només semblant; és el nucli de les nostres solucions lingüístiques per al sector jurídic i legal. El proveïdor ha de dir clarament quines formalitats fa i quines es completen en un altre lloc. Un segon lingüista qualificat ha de revisar la traducció, perquè els noms, les dates i les dades registrals no admeten errors. I la confidencialitat ha de ser explícita, ja que aquests expedients contenen dades personals dels administradors. Trobareu més preguntes útils, vàlides també per a documents jurídics, a la nostra guia sobre el control de qualitat de les traduccions abans de triar proveïdor.
Documents coherents al llarg del temps
Una empresa amb una filial a l’estranger produeix cada any els mateixos tipus de documents. Tractar-los com a encàrrecs urgents i aïllats vol dir tornar a pagar decisions ja preses i acceptar petites diferències cada vegada. Convé gestionar-los com qualsevol altre contingut recurrent.
Un glossari compartit fixa com es tradueixen en cada idioma els òrgans, els càrrecs i els termes jurídics de l’empresa, seguint la lògica de la gestió terminològica centralitzada entre traductors i proveïdors. Les traduccions aprovades es conserven, de manera que el text estàndard d’un acord anual es tradueix una sola vegada i després es reutilitza, un principi que expliquem quan parlem de la memòria de traducció com a actiu propi de l’empresa. I si diverses filials o departaments encarreguen traduccions a proveïdors diferents, un procés coordinat evita contradiccions, tal com es descriu a la guia sobre la gestió de la traducció amb diversos proveïdors.
La maquetació també compta. Certificacions, certificats i escriptures tenen estructures que l’autoritat compara amb l’original, i una traducció que en reprodueix el disseny es comprova més fàcilment. Els escanejats i els fitxers bloquejats es poden convertir abans en documents editables, que és la tasca de la preparació de fitxers per a la traducció.
Com us ajuda DEMA Solutions amb els documents societaris
DEMA Solutions és el soci de traducció d’empreses els documents jurídics, financers i tècnics de les quals travessen fronteres, amb equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya. Els nostres serveis de traduccions jurídiques i jurades comencen aclarint l’ús previst: país de destinació, autoritat receptora, tipus de document i si cal una traducció simple, jurada, certificada o legalitzada. Les traduccions les fan lingüistes amb coneixements jurídics i, en el nostre procés certificat ISO 17100, un segon lingüista qualificat revisa cada traducció i en comprova la terminologia, les xifres, els noms i les referències. Els detalls són a la nostra pàgina sobre la qualitat de traducció.
En les formalitats som precisos. Fem traduccions jurades principalment de documents italians i gestionem apostilles únicament de documents italians, segons el procediment italià. És el cas, per exemple, del certificato camerale de la vostra filial italiana o dels documents d’un soci italià. Els documents espanyols els traduïm i us ajudem a planificar-ne la seqüència; l’apostilla i, si s’exigeix, la traducció jurada per un traductor-intèrpret jurat s’obtenen a Espanya. El nostre equip intern de DTP pot reproduir el disseny de certificats i escriptures i, si la filial també necessita traduir els seus comptes, les nostres solucions lingüístiques per al sector financer cobreixen aquesta part.
On encaixa TUBE
Per a les empreses que tradueixen cada any els mateixos tipus de documents societaris, la solució TUBE manté sota el vostre control les formulacions aprovades: cada traducció aprovada entra en una memòria que és vostra i que podeu exportar, i l’informe d’aprofitament mostra quina part de cada document nou prové de text ja aprovat.
Preguntes freqüents
És la combinació de dos tràmits diferents que sol exigir una autoritat estrangera: l'apostilla, que certifica la signatura i el segell d'un document públic segons el Conveni de la Haia de 1961, i la traducció jurada del document. De vegades també es demana una apostilla sobre la mateixa traducció jurada.
Depèn del país de destinació. El més habitual és apostillar primer l'original i després traduir-lo; alguns països també demanen apostillar la traducció jurada. L'única resposta fiable és la de l'autoritat que rep els documents.
Per a finalitats informatives, de vegades sí. Quan cal una prova oficial, davant un notari, un registre o en moltes licitacions, se sol demanar la certificació del Registre Mercantil, sovint amb apostilla i traducció jurada.
La certificació registral, l'escriptura de constitució i els estatuts, els poders, les certificacions d'acords socials i, segons el cas, els comptes anuals i els certificats d'estar al corrent de les obligacions. La llista exacta la fixa l'autoritat de destinació.
Normalment, l'apostilla del país d'origen i una traducció a l'italià la conformitat de la qual certifiqui la representació consular italiana o un traductor oficial, o bé una traducció jurada a Itàlia. Confirmeu amb l'oficina italiana receptora quina forma accepta.
No. La visura només té valor informatiu, també en la versió anglesa. Per a ús oficial es fa servir el certificato camerale, vàlid sis mesos des que s'expedeix.
No hi ha una regla única. Molts notaris, bancs i òrgans de contractació estrangers demanen documents expedits en els últims tres o sis mesos. Planifiqueu la traducció i l'apostilla perquè el document continuï sent prou recent el dia que s'utilitzi.
Prepareu els vostres documents societaris per a l'estranger
Si esteu constituint una filial a Itàlia, preparant una licitació internacional o reunint documents per a un banc estranger, expliqueu-nos quins documents, països i terminis teniu per davant. Us ajudem a planificar l’ordre dels tràmits i traduïm el que necessiteu, amb traducció jurada i apostilla quan els documents són italians.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.