PDF barrierefrei umwandeln: eigenes Team, Software oder Dienstleister? So treffen Sie die Entscheidung
Wer viele PDFs barrierefrei umwandeln muss, kann einfache, gleichförmige Dokumente mit Software schnell taggen lassen. Komplexe Handbücher, Kataloge und Formulare werden dadurch allein aber selten konform zu PDF/UA und WCAG, denn Lesereihenfolge, Tabellen und Alternativtexte verlangen menschliches Urteil. DEMA Solutions hilft Unternehmen zu entscheiden, was an der Quelle, was automatisiert und was von Fachleuten bearbeitet wird, in jeder Sprache.
Für wen dieser Leitfaden gedacht ist
Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die entscheiden, wie barrierefreie PDFs im Unternehmen entstehen: Leiterinnen und Leiter der Technischen Dokumentation mit Hunderten von Betriebsanleitungen und Datenblättern, Marketingverantwortliche mit Katalogen, Compliance-Verantwortliche, die nachweisen sollen, dass Kundendokumente barrierefrei sind, und Einkäuferinnen und Einkäufer, vor denen drei Angebote liegen, die sich kaum vergleichen lassen.
Wenn Sie zuerst die Grundlagen brauchen: Unsere Anleitung, wie Sie eine barrierefreie PDF erstellen, erklärt Tags, Lesereihenfolge, Alternativtexte und die Normen. Dieser Beitrag setzt einen Schritt später an, bei den Fragen, die über Budget und Risiko entscheiden. Kann Software das für uns erledigen? Welche Kompetenzen bräuchte unser eigenes Team? Wann lohnt sich ein Dienstleister? Und was ändert sich, wenn jedes Dokument in sechs oder zwölf Sprachen existiert?
Was „PDF barrierefrei umwandeln“ bedeutet und warum das Wie eine Managemententscheidung ist
Ein bestehendes PDF barrierefrei umzuwandeln heißt, seine verborgene Struktur zu ergänzen oder zu korrigieren, damit assistive Technologien sie lesen können: Tags für Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Abbildungen, eine logische Lesereihenfolge, Alternativtexte, Artefakte, eine festgelegte Dokumentsprache, ein Titel und Lesezeichen. Ziel ist in der Regel PDF/UA (ISO 14289-1) für die Datei und WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA für die Inhalte, die in Europa über die Norm EN 301 549 auch für Dokumente gelten.
Für ein einzelnes Dokument spielt es kaum eine Rolle, wer das macht. Für ein Unternehmen, das jedes Jahr Tausende Seiten veröffentlicht, ist es eine Produktionsentscheidung. Dieselbe Anforderung lässt sich mit eigenen Mitarbeitenden, mit Software, die einen Teil der Arbeit automatisiert, oder mit einem spezialisierten Dienstleister erfüllen, und jeder Weg hat ein anderes Kostenprofil, andere typische Fehler und andere Folgen für die nächste Aktualisierung.
Darunter liegt eine Frage des Zeitpunkts. Die nachträgliche Aufbereitung repariert ein fertiges PDF; die Alternative ist, die Struktur schon in der Quelldatei anzulegen, sodass jeder Export bereits barrierefrei ist. Diese Wahl wiegt oft schwerer als die Wahl zwischen Mensch und Software.
Fünf Fragen, die die Antwort bestimmen
Bevor Sie Optionen vergleichen, beschreiben Sie Ihre eigene Dokumentenlandschaft ehrlich. Fünf Faktoren entscheiden den größten Teil der Antwort.
Menge und Häufigkeit. Ein Bestand von zweitausend archivierten Berichten, die nie wieder geändert werden, ist ein anderes Problem als vierzig Betriebsanleitungen, die zweimal im Jahr überarbeitet werden. Menge spricht für Automatisierung, häufige Änderungen sprechen für die Korrektur an der Quelle, ein einmaliger Rückstand spricht für externe Kapazität.
Sprachen. Jede Sprachfassung ist ein eigenes PDF, das für sich barrierefrei sein muss. Die Zahl der Sprachen vervielfacht also alles andere in dieser Liste.
Komplexität. Einfache Berichte mit wenigen Überschriften sind leicht. Mehrspaltige Kataloge, Ersatzteillisten mit verbundenen Zellen, technische Zeichnungen mit Positionsnummern, Warnhinweise in Kästen neben dem Handlungsschritt und ausfüllbare Formulare sind es nicht. Die Komplexität trennt Dokumente, die Software gut bewältigt, von Dokumenten, die Menschen brauchen.
Nachweise. Ein öffentlicher Auftraggeber, der in einer Ausschreibung EN 301 549 anwendet, ein Kunde in einem Bereich, für den das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz und seine Ausnahmen relevant sind, oder eine interne Richtlinie erwarten unterschiedliche Belege, vom automatischen Prüfbericht bis zum vollständigen Protokoll der manuellen Prüfung.
Quelldateien. Ohne brauchbare, bearbeitbare Dateien muss die Aufbereitung im PDF stattfinden. Mit ihnen haben Sie eine günstigere und dauerhaftere Option.
Was Software für barrierefreie PDFs leisten kann
Wer nach barrierefreier PDF Software sucht, findet eine lange Liste von Produkten. Sie lassen sich jedoch in wenige Kategorien einteilen, die sich sehr unterschiedlich verhalten, und diese Kategorien sind wichtiger als Funktionstabellen.
Die erste Kategorie ist die Export- und Prüffunktion in Autorenprogrammen: Textverarbeitung, Layoutprogramme und Redaktionssysteme, die ein getaggtes PDF erzeugen und eine einfache Prüfung ausführen. Bei gut aufgebauten Dokumenten erledigt sie den Großteil der Arbeit, bevor überhaupt ein PDF existiert. Die zweite ist Desktop-Software zur PDF-Bearbeitung mit Funktionen für Barrierefreiheit, mit der eine geschulte Person Tag-Baum, Lesereihenfolge, Artefakte und Alternativtexte von Hand bearbeitet; der Großteil der professionellen Aufbereitung geschieht so. Die dritte ist automatische und KI-gestützte Aufbereitungssoftware, meist auf Servern oder in der Cloud, die das visuelle Layout analysiert und für viele Dateien gleichzeitig Tags, Lesereihenfolge, Tabellenstrukturen und manchmal Entwürfe für Alternativtexte erzeugt. Die vierte sind Prüfprogramme, die eine Datei gegen die maschinell prüfbaren Bedingungen von PDF/UA testen. Die fünfte setzt früher an: Systeme zur Dokumentenerzeugung, die getaggte PDFs direkt aus Vorlagen oder strukturierten Inhalten erstellen. So werden Abrechnungen und datengetriebene Berichte in großer Zahl am besten barrierefrei.
Automatische Barrierefreiheit für PDFs ist für die richtigen Dokumente wirklich nützlich. Die Software erkennt Absätze, leitet Überschriftenebenen aus Schriftgröße und Schriftschnitt ab, kennzeichnet wiederkehrende Kopf- und Fußzeilen und Seitenzahlen als Artefakte, baut einfache Tabellen mit einer Kopfzeile auf, erzeugt Lesezeichen, setzt Titel und Sprache in den Metadaten und verarbeitet einen ganzen Stapel in der Zeit, die ein Mensch für eine lange Anleitung braucht. Bei einfachen, gleichförmigen Layouts muss das Ergebnis manchmal nur noch geprüft werden. Prüfprogramme wiederum sind schnell und objektiv und finden ungetaggte Inhalte, fehlende Schriften und leere Alternativtexte in Tausenden von Dateien.
Was automatische Aufbereitung nicht kann
Die Grenzen haben dieselbe Ursache wie die Stärken: Software schließt vom Aussehen auf die Bedeutung. Sie erkennt, dass eine Zeile groß und fett ist, aber nicht, dass sie die Überschrift eines Warnhinweises ist. Wo das Layout die Logik nicht verrät, rät sie, und in technischen Dokumenten rät sie oft genug falsch, dass es zählt.
Die Lesereihenfolge ist das deutlichste Beispiel. Auf einer Seite mit zwei Spalten, einer Randspalte, einem Sicherheitskasten und einer Bildunterschrift gibt es mehrere plausible Reihenfolgen und nur eine richtige, und welche das ist, hängt vom Inhalt ab. Ein Warnhinweis, der nach dem Handlungsschritt vorgelesen wird, auf den er sich bezieht, ist ein Sicherheitsproblem und kein Schönheitsfehler. An zweiter Stelle stehen komplexe Tabellen: Ersatzteillisten und Datenblätter mit verbundenen Zellen, mehrstufigen Kopfzeilen oder Seitenumbrüchen brauchen Zuordnungen zwischen Kopf- und Datenzellen, die jemand festlegt, der die Daten versteht. Sonst hört ein Screenreader-Nutzer Zahlen ohne Zusammenhang.
Drittens die Alternativtexte. KI-gestützte Software kann beschreiben, wie ein Bild aussieht, aber ein Alternativtext muss sagen, was das Bild an dieser Stelle bedeutet. „Explosionszeichnung einer Pumpe“ ist eine Beschreibung; der nützliche Alternativtext sagt, auf welches Teil sich der nächste Schritt bezieht, oder dass die Abbildung den Text wiederholt und als dekorativ gekennzeichnet werden kann. Dafür braucht es Produktkenntnis und dieselbe freigegebene Terminologie wie im Text. Schwierig für Software sind außerdem Sprachwechsel innerhalb eines Dokuments, Formulare mit bedingter Logik, Text in Bildern und farbcodierte Inhalte.
Und schließlich: Eine bestandene automatische Prüfung bedeutet noch keine Barrierefreiheit. Das Matterhorn-Protokoll, der Katalog der PDF Association mit den Fehlerbedingungen für PDF/UA, unterscheidet Fehler, die Software erkennen kann, von solchen, die menschliches Urteil erfordern, und ein erheblicher Teil fällt in die zweite Gruppe. Eine Datei kann einen fehlerfreien Prüfbericht liefern und trotzdem eine sinnlose Lesereihenfolge, Alternativtexte wie „image1“ oder falsch zugeordnete Kopfzellen haben. Ein automatischer Bericht allein prüft, ob die Struktur existiert, nicht ob sie funktioniert.
Welche Kompetenzen ein internes Team braucht
Die Aufbereitung im eigenen Haus ist realistisch, aber sie ist eine Fachkompetenz und keine Erweiterung der Büroarbeit.
Die Kernkompetenz ist das Taggen: den PDF-Tag-Satz verstehen, den Tag-Baum reparieren, Artefakte kennzeichnen, Tabellenstrukturen mit Zuordnung der Kopfzellen festlegen und die Lesereihenfolge in komplexen Layouts korrigieren. Dazu kommt das Urteilsvermögen, nützliche Alternativtexte zu schreiben und zu entscheiden, welche Bilder informativ und welche dekorativ sind. Die dritte Kompetenz ist das Prüfen: Prüfprogramme ausführen, ihre Berichte deuten und vor allem Dokumente mit Screenreader und Tastatur durchgehen. Ein Team, das sich die eigenen Handbücher noch nie mit einem Screenreader angehört hat, unterschätzt meist, wie viele Probleme übrig bleiben.
Mindestens genauso wichtig sind die Kompetenzen davor. Autorinnen und Autoren, die echte Formatvorlagen verwenden, Tabellen richtig anlegen und Alternativtexte beim Schreiben ergänzen, beseitigen den größten Teil der Nacharbeit, bevor sie entsteht, und Vorlagen, die Formatvorlagen korrekt auf Tags abbilden, machen jedes künftige Dokument günstiger. Oft ist die wirksamste interne Investition keine Fachkraft für die Aufbereitung, sondern die Schulung der Autoren und korrigierte Vorlagen.
Die Risiken liegen bei Kapazität und Kontinuität. Die Aufbereitung konkurriert mit anderen Terminen, eine einzige geschulte Person ist ein Single Point of Failure, und Wissen verblasst, wenn es nur wenige Male im Jahr gebraucht wird. Intern funktioniert am besten bei einem stetigen Strom einfacher Dokumente, die von Menschen erstellt werden, die auch die Quelle in der Hand haben.
An der Quelle korrigieren oder das PDF nachträglich aufbereiten
Das teuerste Muster beim barrierefreien Publizieren ist, dasselbe Dokument immer wieder aufzubereiten. Eine Betriebsanleitung wird exportiert, als PDF barrierefrei gemacht und drei Monate später überarbeitet; der neue Export enthält keine der Korrekturen, und die Arbeit beginnt von vorn, in jeder Sprache.
Die Alternative ist, die Barrierefreiheit an der Quelle zu lösen. Formatvorlagen werden auf Tags abgebildet, die Lesereihenfolge wird in der Layoutdatei festgelegt, Alternativtexte werden mit den Bildern gespeichert, die Sprache wird in der Vorlage gesetzt und dekorative Elemente werden einmal gekennzeichnet. Jeder Export muss dann geprüft und fertiggestellt, aber nicht neu aufgebaut werden. Genau das gehört zur DTP-Dateivorbereitung, und dieselbe Arbeit macht auch Übersetzung und Satz günstiger.
Die nachträgliche Aufbereitung des PDFs hat trotzdem ihren Platz: bei statischen Dokumenten, bei Archiven, die online bleiben müssen, bei Dateien von Dritten und bei Dokumenten, deren Quelle verloren ist. Eine vernünftige Strategie verbindet beides: Lebende Dokumente werden an der Quelle korrigiert, eingefrorene Dokumente einmal aufbereitet, und eine Bestandsaufnahme legt fest, was wohin gehört.
Mehrsprachige Dokumente
Bei mehrsprachigen Dokumenten wirkt sich die Wahl des Wegs am stärksten aus, und gerade hier schweigen die meisten Vergleiche zwischen Software und Dienstleistern. Jede Sprachfassung ist eine eigene Datei mit eigenem Tag-Baum, eigener Sprachangabe, eigener Lesereihenfolge und eigenen Alternativtexten, und sie muss für sich barrierefrei sein.
Übersetzung und Satz beschädigen die Barrierefreiheit auf vorhersehbare Weise. Die Dokumentsprache bleibt auf die Ausgangssprache eingestellt, sodass ein Screenreader deutschen Text mit italienischer Aussprache vorliest. Die Textlänge ändert sich, Inhalte rutschen in neue Rahmen und die Lesereihenfolge verschiebt sich. Alternativtexte, Lesezeichen, Titel und Formularbeschriftungen sind für Übersetzer unsichtbar, wenn der Prozess sie nicht exportiert, und bleiben deshalb in der Ausgangssprache. Automatische Software bemerkt nichts davon: Sie taggt bereitwillig eine polnische Anleitung, die sich selbst als englisch ausweist.
Ein barrierefreier Satz in acht Sprachen lässt sich auf zwei Arten liefern. Entweder wird jede Sprache übersetzt, gesetzt und exportiert, und danach werden acht PDFs einzeln aufbereitet, was die Kosten bei jeder Überarbeitung verachtfacht. Oder die Barrierefreiheit wird in der Quellvorlage angelegt, die verborgenen Texte werden mit den sichtbaren übersetzt, das Layout wird in den Quelldateien angepasst und jedes fertige Sprach-PDF wird geprüft. Die Prüfungen wiederholen sich pro Sprache, die strukturelle Arbeit fällt einmal an. Der zweite Weg funktioniert nur, wenn Übersetzung, mehrsprachiges DTP und Barrierefreiheit gemeinsam geplant werden und die Alternativtexte derselben freigegebenen Terminologie folgen wie die Anleitung. Deshalb zählt zentrales Terminologiemanagement auch hier.
Was die Kosten für barrierefreie PDFs bestimmt
Einen sinnvollen Einheitspreis pro Seite gibt es nicht, und ein Angebot, das nur auf der Seitenzahl beruht, sollte Fragen aufwerfen. Der Aufwand folgt der Struktur, nicht der Länge, und die Kostentreiber sind bei jedem Weg dieselben.
Ausgangslage. Ein sauber getaggter Export aus einer gut aufgebauten Quelle braucht vielleicht nur Korrekturen und Prüfungen; ein gescanntes Dokument braucht Texterkennung und einen Neuaufbau; ein PDF ohne echte Textebene ist oft günstiger neu zu erstellen als zu reparieren.
Komplexität. Spalten, Randspalten, komplexe Tabellen, Formulare und die Zahl der informativen Abbildungen bestimmen den größten Teil der Stunden. Ein Ersatzteilkatalog mit Hunderten von Abbildungen ist ein anderes Projekt als ein Bericht mit fünf Diagrammen.
Sprachen und Überarbeitungen. Jede Sprachfassung braucht eigene Nacharbeit und eigene Prüfungen. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Katalog in sechs Sprachen, der zweimal im Jahr aktualisiert wird, ergibt zwölf barrierefreie PDFs pro Jahr, und ob das zwölf Aufbereitungsprojekte oder zwölf Prüfrunden sind, hängt davon ab, wo die Barrierefreiheit verankert ist.
Nachweise und Termine. Eine dokumentierte manuelle Prüfung kostet mehr als ein automatischer Bericht, und knappe Fristen bei großen Beständen brauchen mehr Personen gleichzeitig.
Intern liegen die versteckten Kosten in Schulung, Lizenzen, Zeit, die anderen Aufgaben fehlt, und Prüfungen, die unter Druck ausfallen. Bei Software sind es Einrichtung, manuelle Korrektur nach dem automatischen Taggen und die weiterhin nötige menschliche Prüfung. Beim Dienstleister stehen die Kosten im Angebot, das sich aber nur bei einem genauen Briefing fair vergleichen lässt.
Intern, Software oder PDF barrierefrei machen lassen: der passende Weg je Dokumenttyp
Die meisten Unternehmen mit großem Dokumentenbestand landen bei einer Kombination. Sinnvoll ist es, jedem Dokumenttyp den passenden Weg zuzuordnen:
- Intern, an der Quelle: einfache Berichte, Schreiben, interne Richtlinien und Präsentationen, die geschulte Autoren in Vorlagen mit korrekter Tag-Zuordnung erstellen, mit einer automatischen Prüfung vor der Veröffentlichung.
- Automatische Software mit menschlicher Prüfung: große Mengen einfacher, gleichförmig gestalteter Dokumente wie Abrechnungen, Datenblätter oder archivierte Berichte, idealerweise direkt aus Vorlagen als getaggte PDFs erzeugt.
- Ein spezialisierter Dienstleister: komplexe Handbücher, Kataloge und Formulare, mehrsprachige Dokumentensätze, Rückstände mit Frist und alle Dokumente, für die Sie eine dokumentierte manuelle Prüfung als Nachweis brauchen.
- Neu erstellen statt aufbereiten: schlecht aufgebaute, gescannte oder bald zu ändernde Dokumente, bei denen eine saubere neue Quelle über die Lebensdauer weniger kostet als wiederholte Reparaturen.
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Dokumente sind aktuell, welche fallen unter eine gesetzliche oder vertragliche Anforderung, welche werden am meisten genutzt und welche können zurückgezogen werden? Ein Teil vieler PDF-Archive sollte schlicht nicht mehr veröffentlicht werden, und die wichtigsten Dokumente sind oft die, die sich am häufigsten ändern. Auch das spricht für die Korrektur an der Quelle.
Wie Sie einen Dienstleister briefen
Ein Dienstleister kann nur dann genau kalkulieren, wenn das Briefing klärt, was „barrierefrei“ bedeutet. Nennen Sie die Zielnorm und die Konformitätsstufe, zum Beispiel PDF/UA-1 und WCAG 2.1 Stufe AA, oder die genaue Anforderung einer Ausschreibung. Schicken Sie repräsentative Beispieldateien statt Seitenzahlen, sagen Sie, ob bearbeitbare Quelldateien vorhanden sind, und nennen Sie Sprachen und Aktualisierungsrhythmus. Legen Sie fest, ob am Ende aufbereitete PDFs oder korrigierte Quellvorlagen stehen sollen, wer Alternativtexte für technische Abbildungen schreibt oder freigibt, welche Nachweise Sie mit jeder Lieferung erwarten und bis wann. Vieles davon ist dieselbe Sorgfalt wie bei jeder guten Anfrage an einen Sprachdienstleister; welche Unterlagen in eine Übersetzungsanfrage gehören, gilt hier sinngemäß.
Wie Sie Anbieter für barrierefreie PDFs bewerten
Angebote für barrierefreie PDFs sehen auf dem Papier oft gleich aus. Prüfen Sie deshalb, wie die Arbeit tatsächlich gemacht wird. Fragen Sie, wie Lesereihenfolge und Alternativtexte manuell geprüft werden und von wem. Lassen Sie sich ein Prüfprotokoll aus einem echten Projekt zeigen, mit automatischem Bericht und manuellen Prüfungen. Fragen Sie, wie viel der Arbeit automatisiert ist und wie dieses Ergebnis kontrolliert wird, wie übersetzte Fassungen behandelt werden, ob in Ihren Quelldateien oder nur in PDFs gearbeitet wird und was bei der nächsten Überarbeitung passiert.
Ein bezahltes Pilotprojekt ist der zuverlässigste Test. Wählen Sie Ihr schwierigstes repräsentatives Dokument, nicht Ihr einfachstes, und vergleichen Sie die Ergebnisse mit einem Screenreader und nicht nur mit einem Prüfprogramm. Vorsicht bei Versprechen vollständiger Konformität allein durch Automatisierung, bei Seitenpreisen ohne Blick in die Dateien und bei Lieferungen ohne Nachweis. Ist die Aufbereitung ein Glied in einer Kette mit Übersetzung und Satz, gelten auch die Fragen zur Qualitätssicherung bei Übersetzungen, und weniger Übergaben zwischen Dienstleistern bedeuten weniger Stellen, an denen die Barrierefreiheit verloren geht.
Wie DEMA Solutions PDFs barrierefrei aufbereitet
Unser Service für barrierefreie PDFs nach PDF/UA beginnt damit, zu prüfen, wie ein Dokument aufgebaut ist, und vorzuschlagen, ob die Aufbereitung im PDF oder früher in den Quelldateien stattfinden sollte. Wir prüfen Struktur, Lesereihenfolge, Kontrast, Tabellen, Bilder, Links, Formulare und Metadaten; korrigieren die Quelle oder bearbeiten die PDF-Tags direkt; ergänzen die semantischen Informationen; prüfen Lesereihenfolge und Nutzbarkeit mit Prüftools und kontrollieren, wie die Inhalte für assistive Technologien bereitgestellt werden; und liefern die Datei mit den vereinbarten Prüfnachweisen.
Der Unterschied liegt in der Verbindung mit Übersetzung und Satz. Unser eigenes DTP-Team arbeitet ohnehin in den Quelldateien von Handbüchern und Katalogen, sodass Barrierefreiheit im mehrsprachigen Desktop Publishing Teil der Ausgabespezifikation wird und kein separates Projekt am Ende ist. Die Prüfungen werden an der finalen Datei in jeder Zielsprache wiederholt. Übersetzungen folgen unserem nach ISO 17100 zertifizierten Prozess, bei dem eine zweite qualifizierte Fachperson jede Übersetzung revidiert, und unsere barrierefreien und inklusiven Sprachdienstleistungen umfassen auch Klare Sprache und Leichte Sprache, wenn Dokumente zusätzlich verständlicher werden sollen. Unsere Teams arbeiten in Italien, Serbien und Spanien.
Wo TUBE ins Spiel kommt
Für Handbücher und Kataloge, die bei jeder Überarbeitung in mehreren Sprachen neu erscheinen, hält TUBE die Sprache jeder Ausgabe unter Ihrer Kontrolle. Ihr Glossar und Ihr Translation Memory steuern die maschinelle Übersetzung, jede freigegebene Übersetzung fließt in ein Translation Memory, das Ihnen gehört und das Sie exportieren können, und Leverage-Berichte zeigen, wie viel jeder Aktualisierung aus bereits freigegebenem Text stammt.
Häufige Fragen
Die innere Struktur eines bestehenden PDFs wird ergänzt oder korrigiert, damit assistive Technologien es lesen können: Tags, Lesereihenfolge, Alternativtexte, Artefakte, Tabellenkopfzellen, Dokumentsprache, Titel und Lesezeichen. Übliche Ziele sind PDF/UA (ISO 14289-1) für die Datei und WCAG 2.1 Stufe AA für die Inhalte.
Bei einfachen, gleichförmigen Dokumenten liefert sie einen guten Ausgangspunkt, aber kein geprüftes Ergebnis. Lesereihenfolge, komplexe Tabellen und aussagekräftige Alternativtexte brauchen menschliches Urteil, und ein Teil der PDF/UA-Kriterien lässt sich gar nicht maschinell prüfen. Eine manuelle Prüfung bleibt nötig.
Ein Prüfprogramm testet eine Datei gegen die automatisch prüfbaren Bedingungen und meldet Fehler. Aufbereitungssoftware verändert die Datei, indem sie Tags und Struktur ergänzt oder korrigiert. Keines von beiden ersetzt die menschliche Prüfung von Lesereihenfolge, Tabellen und Alternativtexten.
Korrigieren Sie die Quelle, wenn das Dokument überarbeitet oder übersetzt wird, damit jeder neue Export die Struktur übernimmt. Bereiten Sie das PDF auf, wenn das Dokument statisch ist, von Dritten stammt oder keine brauchbare Quelle hat.
Jede Sprachfassung muss für sich barrierefrei sein und braucht deshalb eigene Prüfungen. Ist die Barrierefreiheit in der Quellvorlage angelegt und werden die verborgenen Texte mit den sichtbaren übersetzt, fällt die strukturelle Arbeit nur einmal an und nur die Prüfungen wiederholen sich pro Sprache.
Der Aufwand hängt von der Struktur ab, nicht von der Länge: Qualität der Ausgangsdatei, Komplexität des Layouts, Tabellen, Abbildungen, Formulare, Zahl der Sprachen und geforderte Nachweise. Ein verlässliches Angebot beruht auf repräsentativen Beispieldateien, nicht auf einer Seitenzahl.
Ja, bei einem stetigen Strom einfacher Dokumente, wenn das Team in Tagging, Lesereihenfolge, Tabellenstruktur, Alternativtexten und Screenreader-Prüfung geschult ist und die Autoren barrierefreie Vorlagen verwenden. Komplexe, mehrsprachige oder termingebundene Arbeit braucht meist zusätzliche Fachkapazität.
Entscheiden Sie anhand Ihrer eigenen Dokumente
Wenn Sie zwischen Software, eigenem Team und Dienstleister abwägen und in mehreren Sprachen veröffentlichen, senden Sie uns zwei oder drei typische PDFs und nennen Sie uns Ihre Sprachen. Wir prüfen, wie sie aufgebaut sind, und empfehlen für jeden Dokumenttyp, ob die Aufbereitung im PDF oder an der Quelle erfolgen sollte.
Wie können wir helfen?
Sagen Sie uns, was Sie brauchen, und wir melden uns mit passenden Lösungen bei Ihnen.