Barrierefreie PDF erstellen: Anleitung für Handbücher, Kataloge und Berichte in mehreren Sprachen
Wer eine barrierefreie PDF erstellen will, gibt der Datei eine verborgene Struktur, die assistive Technologien lesen können: Tags für jede Überschrift, jeden Absatz, jede Liste, Tabelle und Abbildung, eine logische Lesereihenfolge, Alternativtexte, die richtige Sprache und eingebettete, lesbare Schriften. Anschließend wird nach PDF/UA (ISO 14289-1) und WCAG geprüft. DEMA Solutions verankert das in mehrsprachiger Dokumentation, damit jede Sprachfassung barrierefrei ist.
Für wen diese Anleitung gedacht ist
Diese Anleitung richtet sich an alle, die für Dokumente verantwortlich sind und nicht für Websites: Leiterinnen und Leiter der Technischen Dokumentation, die Betriebsanleitungen betreuen, Marketingverantwortliche, die Kataloge und Broschüren veröffentlichen, und Compliance- oder Qualitätsverantwortliche, die gefragt wurden, ob die PDFs des Unternehmens die Anforderungen an Barrierefreiheit erfüllen. Die meisten veröffentlichen in mehreren Sprachen, und die meisten haben festgestellt, dass ein Häkchen in den Exporteinstellungen noch keine konforme Datei ergibt.
Die Fragen sind praktisch. Welche Norm gilt? Lässt sich das in Word oder InDesign lösen? Was passiert mit der Barrierefreiheit, wenn eine Anleitung in acht Sprachen übersetzt wird? Und was gehört in eine Anfrage an einen Dienstleister?
Was ein barrierefreies PDF ist und warum „Als PDF speichern“ nicht reicht
Ein PDF hat zwei Ebenen. Die sichtbare Ebene ist das, was sehende Leserinnen und Leser wahrnehmen: Text, Spalten, Tabellen und Bilder. Darunter hat ein barrierefreies PDF eine zweite Ebene, den Tag-Baum, der assistiven Technologien mitteilt, was jedes Element ist und in welcher Reihenfolge es gelesen wird. Ein Screenreader oder eine Braillezeile betrachtet nicht die Seite. Sie lesen die Tags.
Fehlen die Tags, ist das Dokument für diese Software ein Bild von Text. Sind sie falsch, kann das Ergebnis noch schlechter sein: eine zweispaltige Seite, die quer über beide Spalten gelesen wird, eine Tabelle, die als Folge zusammenhangloser Zahlen vorgelesen wird, ein Sicherheitshinweis, der erst nach dem Arbeitsschritt kommt, auf den er sich bezieht. Ein PDF kann perfekt aussehen und für Menschen, die es nicht sehen, trotzdem unbrauchbar sein.
Deshalb reicht „Als PDF speichern“ selten aus. Office- und Layoutprogramme können getaggte PDFs exportieren, aber der Export überträgt nur, was die Quelldatei enthält. Wurden Überschriften durch größere Schrift statt mit Formatvorlagen erzeugt, fehlen Alternativtexte, wurde eine Tabelle mit Tabulatoren und Linien gezeichnet, übernimmt das PDF jedes dieser Probleme. Wer barrierefreie Dokumente erstellen will, lernt vor allem, die Quelle so aufzubauen, dass der Export etwas Richtiges umsetzen kann.
PDF/UA, WCAG und EN 301 549: die Normen hinter barrierefreien PDFs
In jedem Gespräch über barrierefreie PDFs tauchen drei Bezugspunkte auf.
PDF/UA ist die internationale Norm für barrierefreie PDF-Dateien, ISO 14289. Teil 1, ISO 14289-1, ist die Fassung, nach der heute die meisten Organisationen arbeiten; Teil 2 erschien 2024 für Dateien auf Basis von PDF 2.0. PDF/UA beschreibt die Datei: alle bedeutungstragenden Inhalte mit der richtigen semantischen Rolle getaggt, dekorative Inhalte als Artefakt gekennzeichnet, Schriften eingebettet und auf Unicode abgebildet, ein Dokumenttitel und eine festgelegte Sprache, keine Sicherheitseinstellungen, die assistive Technologien blockieren.
Die WCAG, die Richtlinien des W3C für barrierefreie Webinhalte, beschreiben barrierefreie Inhalte und kein Dateiformat. Version 2.1 ist der Stand, auf den sich die meisten europäischen Regeln beziehen; Version 2.2 von 2023 ergänzt Kriterien, die vor allem interaktive Webinhalte betreffen. Die WCAG stellen Fragen, die PDF/UA nicht stellt: Ist der Kontrast ausreichend, wird eine Information nur über Farbe vermittelt, sind Linktexte verständlich?
Die EN 301 549 ist die europäische Norm für Barrierefreiheitsanforderungen an IKT-Produkte und -Dienstleistungen. Ihr Abschnitt zu Nicht-Web-Dokumenten wendet die Erfolgskriterien der WCAG auf Dateien wie PDFs an. So gelangen die WCAG in die öffentliche Beschaffung und in das europäische Barrierefreiheitsrecht. Eine an den European Accessibility Act angepasste Überarbeitung ist in Vorbereitung.
Die ehrliche Antwort auf „PDF/UA oder WCAG?“ lautet also: beides. PDF/UA prüft, ob die Datei für assistive Technologien richtig gebaut ist; die WCAG prüfen über die EN 301 549, ob der Inhalt wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Eine Datei kann eine PDF/UA-Prüfung bestehen und an den WCAG wegen des Kontrasts scheitern, und ein hervorragend geschriebenes Dokument scheitert an beiden, wenn es nicht getaggt ist.
Wer barrierefreie PDFs veröffentlichen muss
Öffentliche Stellen in der EU müssen die Dokumente auf ihren Websites seit Jahren barrierefrei bereitstellen, in Deutschland nach der BITV 2.0, die auf die EN 301 549 verweist. Seit dem 28. Juni 2025 gilt außerdem die Richtlinie (EU) 2019/882, der European Accessibility Act, in Deutschland umgesetzt durch das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG). Er erfasst eine festgelegte Liste von Produkten und Dienstleistungen für Verbraucher, darunter Computer und Smartphones, Selbstbedienungsterminals, E-Book-Lesegeräte, Bankdienstleistungen, den elektronischen Geschäftsverkehr, E-Books, Personenbeförderungsdienste und elektronische Kommunikation. Für erfasste Produkte müssen die Informationen zur Nutzung, einschließlich Anleitungen und Sicherheitsinformationen, barrierefrei sein. Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen.
Rein industrielle Maschinen, die zwischen Unternehmen verkauft werden, fallen weitgehend nicht darunter. Viele Hersteller werden trotzdem nach barrierefreien Dokumenten gefragt: von öffentlichen Auftraggebern, die die EN 301 549 in Ausschreibungen anwenden, durch Konzernrichtlinien, von Händlern im Verbraucherkanal oder schlicht, weil dieselbe Anleitung gewerbliche und private Nutzer bedient. Ob ein bestimmtes Dokument rechtlich erfasst ist, klärt Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung. Die technische Arbeit ist in jedem Fall dieselbe. Welche Ausnahmen das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz vorsieht und welche Dokumente es konkret erfasst, haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.
Was ein PDF barrierefrei macht: die entscheidenden Elemente
Statt eine Liste abzuhaken, lohnt es sich zu verstehen, was jede Anforderung für die Leserin oder den Leser bewirkt. Daran sehen Sie, wo Ihre Dokumente voraussichtlich scheitern.
Tags und Überschriften. Jeder bedeutungstragende Inhalt braucht einen Tag, der seine Rolle beschreibt: Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle, Abbildung, Link. Überschriften müssen eine logische Hierarchie ohne übersprungene Ebenen bilden. In einer Betriebsanleitung mit 200 Seiten navigieren Screenreader-Nutzende über die Überschriften.
Lesereihenfolge. Die Reihenfolge der Tags muss der logischen Reihenfolge des Inhalts folgen, nicht der Reihenfolge, in der Objekte auf der Seite platziert wurden. Mehrspaltige Layouts, Randspalten, Warnkästen und Bildunterschriften sind die häufigsten Bruchstellen, und in der Technischen Dokumentation ist ein Warnhinweis, der nach dem betroffenen Schritt vorgelesen wird, kein kosmetisches Problem.
Artefakte. Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und dekorative Grafiken werden als Artefakt gekennzeichnet und damit übergangen. Andernfalls hört man auf jeder Seite erneut Titel und Seitenzahl.
Alternativtexte. Jede informative Abbildung, jedes Schema und jedes Diagramm braucht einen kurzen Alternativtext, der die Bedeutung im Zusammenhang vermittelt. Ein Foto eines Bedienfelds braucht eine Beschreibung dessen, was die Leserin sehen oder tun soll, nicht „Bild Bedienfeld“. Komplexe Schemata brauchen unter Umständen eine längere Beschreibung im Fließtext.
Tabellen. Kopfzellen werden als solche mit ihrem Geltungsbereich ausgezeichnet, damit jeder Wert mit Zeile und Spalte vorgelesen wird. Ersatzteillisten und technische Datenblätter sind die Stellen, an denen sich Screenreader-Nutzende zuerst verlieren. Tabellen, die nur dem Layout dienen, werden nicht als Tabelle getaggt.
Sprache. Das Dokument muss seine Hauptsprache festlegen, und Passagen in einer anderen Sprache brauchen eine eigene Sprachauszeichnung. Sonst liest ein Screenreader deutschen Text mit italienischer Aussprache. In mehrsprachigen Dokumenten wird diese Einstellung besonders oft vergessen.
Schriften, Links und Metadaten. Schriften müssen eingebettet und jedes Zeichen auf Unicode abgebildet sein, damit Text vorgelesen und durchsucht werden kann. Links brauchen aussagekräftigen Text, lange Dokumente Lesezeichen, die den Überschriften entsprechen, und die Datei einen echten Titel, der statt des Dateinamens angezeigt wird.
Formulare und Farbe. Formularfelder brauchen zugängliche Namen, Hinweise und eine logische Tab-Reihenfolge; ein Serviceformular, das nur mit der Maus funktioniert, ist nicht barrierefrei. Text braucht ausreichenden Kontrast, und „die rot markierten Teile austauschen“ schließt viele Leser aus, mit oder ohne assistive Technologie.
PDF barrierefrei machen, schon in der Quelle: Word, InDesign und FrameMaker
Das günstigste barrierefreie PDF ist das, das vor dem Export richtig aufgebaut wurde. Fast alle genannten Anforderungen lassen sich im Autorenwerkzeug vorbereiten, und was danach bleibt, ist Prüfen und Nacharbeiten statt Neuaufbau.
In Word bedeutet das echte Überschriftenformatvorlagen, integrierte Listen und Tabellen mit definierter Kopfzeile, Alternativtext für jedes Bild, Titel und Sprache in den Dateieigenschaften und die Exportoption für ein getaggtes PDF. So vorbereitete Dokumente brauchen oft nur begrenzte Korrekturen, auch wenn Textfelder und frei positionierte Bilder weiterhin Probleme machen.
In InDesign, mit dem die meisten Kataloge und viele Handbücher entstehen, sind die wichtigsten Schritte: Absatzformate den Export-Tags zuordnen, die Lesereihenfolge des Layouts festlegen, Alternativtexte über die Exportoptionen der Objekte hinterlegen, dekorative Objekte als Artefakt kennzeichnen sowie Sprache und Titel vor dem Export setzen. Layouts mit vielen unabhängigen Textrahmen brauchen die meiste Aufmerksamkeit.
FrameMaker und andere strukturierte Autorenumgebungen sind im Vorteil: Strukturierter Inhalt beschreibt bereits, was jedes Element ist, sodass die Zuordnung zu PDF-Tags einmal definiert und in allen Handbüchern wiederverwendet werden kann.
Das Prinzip ist bei allen dreien gleich: Barrierefreiheit wird in Vorlagen, Formate und Produktionsregeln eingebaut, nicht in einzelne Dateien nachgetragen. Eine Vorlage, die Formate richtig auf Tags abbildet, macht jedes künftige Dokument günstiger; eine, die es nicht tut, macht jedes künftige Dokument zum Nachbesserungsfall.
Ein fertiges PDF nachträglich barrierefrei machen
Manchmal gibt es keine brauchbare Quelle: Die Layoutdateien sind verloren, das Dokument stammt von Dritten oder es ist eine ältere Datei, die trotzdem veröffentlicht werden muss. Dann wird die Struktur im PDF selbst ergänzt. Tags werden angelegt oder korrigiert, die Lesereihenfolge neu aufgebaut, Artefakte gekennzeichnet, Alternativtexte geschrieben, Tabellen neu strukturiert sowie Metadaten, Sprache und Sicherheitseinstellungen korrigiert.
Das ist qualifizierte Handarbeit. Automatisches Taggen liefert einen Ausgangspunkt, leitet die Struktur aber aus dem visuellen Layout ab und liegt bei Überschriften, Tabellen und Lesereihenfolge regelmäßig falsch. Die nachträgliche Bearbeitung hat außerdem eine strukturelle Schwäche: Sie findet an einem Endprodukt statt. Wird das Dokument aktualisiert, gehen die Korrekturen verloren, sofern sie nicht in die Quelle zurückgeführt werden. Für Dokumente, die sich regelmäßig ändern, etwa Handbücher, Preislisten und Kataloge, ist die Korrektur der Quelle fast immer die bessere Investition. Für statische Archivdokumente ist die direkte Bearbeitung des PDFs oft sinnvoll.
PDF barrierefrei prüfen: automatische Tests und manuelle Kontrolle
Die Prüfung hat zwei Hälften, und beide sind nötig. Automatische Prüfprogramme, auch kostenlose PDF/UA-Validatoren, testen, was Software messen kann: getaggte Inhalte, eingebettete Schriften, Titel und Sprache, Tabellenköpfe, das Vorhandensein von Alternativtexten. Sie sind schnell, objektiv und finden viele Fehler.
Was sie nicht beurteilen können, ist Bedeutung. Ein Prüfprogramm bestätigt, dass eine Abbildung einen Alternativtext hat, nicht, ob „Abbildung 1“ eine nützliche Beschreibung ist; dass Tags vorhanden sind, nicht, ob die Lesereihenfolge Sinn ergibt. Das Matterhorn-Protokoll, der Katalog der PDF/UA-Fehlerbedingungen der PDF Association, trennt Prüfungen, die Software durchführen kann, von solchen, die menschliches Urteil erfordern, und ein erheblicher Teil gehört zur zweiten Gruppe. Eine praxistaugliche Checkliste für die manuelle Kontrolle umfasst mindestens diese Punkte:
- Das Dokument mit einem Screenreader lesen oder Tag-Baum und Lesereihenfolge von Anfang bis Ende durchgehen.
- Prüfen, ob Überschriften und Lesezeichen der tatsächlichen Struktur entsprechen.
- Die wichtigsten Tabellen anhören und sicherstellen, dass jeder Wert mit seinen Kopfzellen vorgelesen wird.
- Den Alternativtext jeder informativen Abbildung im Zusammenhang lesen.
- Dokumentsprache und jeden Sprachwechsel kontrollieren.
- Links, Formularfelder und Tab-Reihenfolge nur mit der Tastatur testen.
- Kontrast und farbcodierte Informationen prüfen.
Wenn Sie barrierefreie PDFs von einem Dienstleister erhalten, verlangen Sie die Prüfnachweise: den automatischen Bericht und ein Protokoll der manuellen Kontrollen. Eine Datei ohne Nachweis ist ein Versprechen, kein Ergebnis.
Mehrsprachige Dokumente: Jede Sprachfassung muss barrierefrei sein
Barrierefreiheit überträgt sich nicht automatisch durch die Übersetzung. Ist die deutsche Betriebsanleitung barrierefrei und entstehen acht Übersetzungen, indem der Text ersetzt und neu exportiert wird, muss jedes neue PDF geprüft werden, und typischerweise gehen dabei mehrere Dinge kaputt.
Am häufigsten betrifft das die Dokumentsprache: Übersetzte Dateien behalten oft die Einstellung der Ausgangssprache, und der Screenreader liest polnischen Text mit deutscher Aussprache. Textexpansion verändert das Layout, Rahmen laufen über, Text wandert in neue Kästen, und eine Lesereihenfolge, die im Original stimmte, stimmt in der Übersetzung nicht mehr. Alternativtexte werden leicht vergessen, weil sie in den Objekteigenschaften verborgen sind; sie bleiben in der Ausgangssprache, wenn der Übersetzungsprozess sie nicht extrahiert. Lesezeichen, Titel in den Metadaten und Feldnamen haben dasselbe Problem, und Schriften, die die Ausgangssprache abdecken, enthalten nicht unbedingt die Zeichen anderer Sprachen.
Die Lösung besteht darin, Barrierefreiheit als Teil der mehrsprachigen Produktionskette zu behandeln. Alternativtexte, Titel, Lesezeichen und Formularbeschriftungen werden zusammen mit dem sichtbaren Text zur Übersetzung exportiert. Die Terminologie der Alternativtexte folgt demselben freigegebenen Glossar wie die Anleitung, weshalb einheitliche Terminologie über alle Übersetzer und Dienstleister hinweg auch hier zählt. Das Layout wird in den Quelldateien von Menschen angepasst, die sowohl die Sprache als auch das Tagging beherrschen, also im mehrsprachigen DTP. Und die Prüfungen werden an der finalen Datei in jeder Zielsprache wiederholt.
Auch die Vorbereitung vor der Übersetzung hilft, denn saubere, gut strukturierte Quelldateien sind günstiger zu übersetzen, zu setzen und barrierefrei zu machen; worum es dabei geht, erklärt unser Beitrag zur DTP-Dateivorbereitung vor der Übersetzung. Bei Produktanleitungen tritt die Barrierefreiheit neben die sprachlichen Pflichten, die unser Leitfaden zum Thema Bedienungsanleitung übersetzen beschreibt, und die Bestimmungen zu digitalen Betriebsanleitungen in der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 machen gut strukturierte digitale Formate für Maschinenhersteller ab 2027 noch wichtiger.
Wovon die Kosten barrierefreier PDFs abhängen
Ein Seitenpreis ist wenig aussagekräftig, denn der Aufwand hängt vom Dokument ab, nicht von seiner Länge. Vier Faktoren entscheiden das meiste.
Der Ausgangspunkt. Eine gut aufgebaute Quelle, die nur Tag-Zuordnung und Prüfung braucht, kostet einen Bruchteil eines gescannten oder reduzierten PDFs, das neu aufgebaut werden muss. Die Qualität der Quelle ist der größte Einzelfaktor.
Die Komplexität des Layouts. Mehrspaltige Kataloge, überlappende Grafiken, Infokästen und dichte Tabellen erhöhen den Aufwand, vor allem bei Lesereihenfolge und Tabellenstruktur.
Abbildungen und Formulare. Ein Bericht mit fünf Diagrammen und ein Ersatzteilkatalog mit vierhundert Abbildungen sind verschiedene Projekte, denn gute Alternativtexte für technische Abbildungen erfordern Produktwissen. Ausfüllbare Formulare brauchen Arbeit Feld für Feld.
Sprachen und Aktualisierungen. Jede Sprachfassung braucht ihre eigene Nacharbeit und Prüfung. Zur Veranschaulichung: Eine Anleitung in sechs Sprachen, die zweimal im Jahr aktualisiert wird, ist nicht ein Projekt, sondern zwölf pro Jahr, es sei denn, die Barrierefreiheit steckt in den Quelldateien und im Produktionsprozess.
Selbst erstellen oder erstellen lassen?
Viele Unternehmen können einfache Dokumente selbst bearbeiten. Wenn Ihr Team Berichte in Word erstellt, lösen Schulungen zu Formatvorlagen, Alternativtexten und den richtigen Exporteinstellungen, ergänzt um eine automatische Prüfung vor der Veröffentlichung, einen großen Teil des Problems mit geringem Aufwand.
Die Rechnung ändert sich mit Volumen, Komplexität und Sprachen. Komplexe Layouts, technische Abbildungen und Formulare verlangen Fachwissen über Tagging und assistive Technologien. Einen Dienstleister zu beauftragen, ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Dokumente komplex, mehrsprachig oder häufig aktualisiert sind oder wenn Sie gegenüber Kunden oder öffentlichen Auftraggebern dokumentierte Nachweise brauchen. Ein eigener Beitrag dieser Reihe vertieft diese Abwägung. Wie sich eigenes Team, Software und Dienstleister im Vergleich schlagen, zeigt unser Leitfaden dazu, wie Sie ein PDF barrierefrei umwandeln lassen.
Wie Sie einen Dienstleister richtig briefen
Ein gutes Briefing vermeidet Streit darüber, was „barrierefrei“ bedeuten sollte. Nennen Sie die Zielnorm (zum Beispiel PDF/UA-1 und WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA oder die Anforderungen einer bestimmten Ausschreibung), die Dokumente und Formate und ob bearbeitbare Quelldateien vorliegen. Führen Sie Sprachen und Aktualisierungsrhythmus auf und legen Sie fest, ob die barrierefreie Struktur in die Quellvorlagen oder nur in die gelieferten PDFs eingebaut werden soll. Klären Sie, wer Alternativtexte für technische Abbildungen schreibt oder freigibt, weil dafür Produktwissen nötig ist, und welche Prüfnachweise Sie erwarten.
Fragen Sie im Gegenzug, wie der Dienstleister Lesereihenfolge und Alternativtexte manuell prüft und nicht nur, welchen Validator er einsetzt; wie er Spracheinstellungen und verborgene Texte der übersetzten Fassungen behandelt; und wie er sicherstellt, dass eine Aktualisierung die Arbeit nicht wieder zunichtemacht. Die Antworten sagen mehr als eine Probedatei, und dieselbe Logik gilt, wenn Sie die Qualität eines Übersetzungsdienstleisters vor der Beauftragung prüfen.
Wie DEMA Solutions barrierefreie PDFs erstellt
Wer die barrierefreie PDF lieber erstellen lassen möchte, findet unseren Ablauf auf der Seite zu barrierefreien PDFs nach PDF/UA; er folgt den Schritten dieser Anleitung. Wir prüfen das PDF auf Struktur, Lesereihenfolge, Kontrast, Tabellen, Bilder, Links, Formulare und Metadaten; je nach Fall bauen wir die Quelldatei in Word oder InDesign neu auf oder korrigieren sie, andernfalls bearbeiten wir die PDF-Tags direkt; wir legen Überschriften, Listen, Tabellenstrukturen, Alternativtexte, Artefakte, Spracheinstellungen und Navigation an; wir kontrollieren das Dokument mit Prüftools und prüfen, wie die Inhalte für assistive Technologien bereitgestellt werden; und wir liefern die Datei mit den vereinbarten Prüfnachweisen.
Der Unterschied liegt in der Verbindung mit Übersetzung und Satz. Unser hauseigenes DTP-Team arbeitet ohnehin in den Quelldateien von Handbüchern, Katalogen und Berichten, sodass Barrierefreiheit im mehrsprachigen Desktop Publishing gleich mit umgesetzt werden kann, statt nachträglich ergänzt zu werden, und bei mehrsprachigen Projekten werden die Prüfungen an der finalen Datei in jeder Zielsprache wiederholt. Übersetzungen folgen unserem nach ISO 17100 zertifizierten Prozess, bei dem eine zweite qualifizierte Fachperson jede Übersetzung revidiert. Sollen Dokumente zusätzlich leichter verständlich werden, überarbeitet unser Service für Einfache Sprache sie für ihre Zielgruppe, und unsere Dienstleistungen für Barrierefreiheit und inklusive Sprache bündeln all das. Unsere Teams arbeiten in Italien, Serbien und Spanien.
Wo TUBE ins Spiel kommt
Für Handbücher und Kataloge, die mit jeder Aktualisierung in mehreren Sprachen neu erscheinen, hält TUBE die Sprache jeder Ausgabe unter Ihrer Kontrolle. Ihr Glossar und Ihr Translation Memory steuern die maschinelle Übersetzung, jede freigegebene Übersetzung fließt in ein Memory, das Ihnen gehört und das Sie exportieren können, und das Leverage-Reporting zeigt, welcher Anteil jeder Aktualisierung aus bereits freigegebenem Text stammt.
Häufige Fragen
Bauen Sie die Quelle mit echten Überschriften, Listen, Tabellen, Alternativtexten, Titel und festgelegter Sprache auf, exportieren Sie ein getaggtes PDF, korrigieren Sie bei Bedarf Tags, Lesereihenfolge und Artefakte und prüfen Sie das Ergebnis mit einem PDF/UA-Validator und einer manuellen Kontrolle. Ohne Quelle wird die Struktur direkt im PDF ergänzt.
PDF/UA (ISO 14289) ist eine technische Norm für die PDF-Datei: Tags, Artefakte, Schriften, Metadaten und Sprache. Die WCAG beschreiben barrierefreie Inhalte allgemein, etwa Kontrast und aussagekräftige Links, und gelten für PDFs in Europa über die EN 301 549. Meist müssen beide erfüllt werden.
Nein. Word kann ein getaggtes PDF exportieren, aber es ist nur so barrierefrei wie das Dokument dahinter. Überschriften aus reiner Schriftformatierung, Bilder ohne Alternativtext und mit Tabulatoren gebaute Tabellen landen unverändert im PDF.
Nur teilweise. Prüfprogramme testen messbare Bedingungen wie Tags, Schriften, Metadaten und Sprache. Ob ein Alternativtext sinnvoll ist oder die Lesereihenfolge stimmt, können sie nicht beurteilen, deshalb ist eine manuelle Kontrolle immer nötig.
Wenn das Dokument barrierefrei sein muss, ja. Jedes übersetzte PDF hat eigene Spracheinstellungen, eine eigene Lesereihenfolge, eigene Alternativtexte und Metadaten, und Übersetzung und Satz verändern diese häufig. Jede Fassung sollte einzeln geprüft werden.
Die Quelldateien, sobald das Dokument aktualisiert oder übersetzt wird, damit die barrierefreie Struktur in jede neue Fassung übergeht. Die direkte Bearbeitung des PDFs eignet sich für statische Dokumente ohne brauchbare Quelle.
Zielnorm, Dokumente und Formate, Verfügbarkeit der Quelldateien, Sprachen, Aktualisierungsrhythmus, wer Alternativtexte für technische Abbildungen freigibt und welche Prüfnachweise mit jeder Lieferung erwartet werden.
Machen Sie Ihre mehrsprachigen Dokumente barrierefrei
Wenn Ihre Handbücher, Kataloge oder Berichte in mehreren Sprachen barrierefrei sein müssen, senden Sie uns ein Beispieldokument und nennen Sie uns Ihre Sprachen. Wir prüfen die Struktur, erklären, was für PDF/UA und WCAG nötig ist, und planen die Arbeit passend zu Ihrem Übersetzungs- und Aktualisierungszyklus.
Wie können wir helfen?
Sagen Sie uns, was Sie brauchen, und wir melden uns mit passenden Lösungen bei Ihnen.