Localizzazione e-learning: come portare un corso in nuove lingue senza ricostruirlo
Come si localizza un corso e-learning in più lingue senza ricostruirlo? Si parte dal progetto sorgente, non dagli screenshot: si esportano i testi del corso, si traducono con glossario e memoria di traduzione, si reimportano, si adatta il layout a ogni lingua e si ripubblica. In pratica la localizzazione e-learning è questo, ed è così che DEMA Solutions gestisce i corsi di formazione.
Dovete portare i corsi di formazione in molte più lingue?
Questa guida è pensata per chi, in un’azienda manifatturiera, è responsabile dei contenuti formativi e si è appena sentito dire che quei corsi devono esistere in molte più lingue. Magari gestite la academy per la rete dei concessionari, il corso di inserimento per i tecnici dell’assistenza e l’aggiornamento annuale sulla sicurezza. Magari lavorate nella formazione interna e i corsi li avete costruiti voi. Oppure vi occupate di documentazione tecnica e vi siete accorti che il corso usa gli stessi nomi dei componenti, le stesse avvertenze e le stesse procedure dei manuali che già curate.
Tutti e tre i ruoli finiscono per scontrarsi con lo stesso problema. Un corso non è un documento. È un piccolo software fatto di slide, livelli, trigger, logica dei quiz, contenuti multimediali e un player che tiene insieme il tutto. Tradurre le parole è solo una parte del lavoro. L’altra parte consiste nel garantire che il corso continui a funzionare, a stare nello schermo e a insegnare la cosa giusta anche dopo che ogni singola parola è cambiata.
Traduzione e localizzazione nell'e-learning: dove sta la differenza
La traduzione trasforma il testo di un corso in un’altra lingua. La localizzazione fa sì che l’intero corso funzioni per chi lo segue in un altro paese. Sembra una distinzione teorica finché un tecnico tedesco non si trova a cliccare un pulsante rimasto in italiano, o finché a un concessionario spagnolo non viene proposta una domanda del quiz su una misura in pollici che nel suo mercato nessuno usa.
In un tipico corso di prodotto o di assistenza tecnica, gli elementi da curare vanno ben oltre il copione della narrazione e il testo delle slide:
- il testo a schermo, compresi titoli, paragrafi, callout, etichette degli hotspot e i testi che compaiono solo al passaggio del mouse o in un livello nascosto;
- immagini e schemi che contengono parole, come foto annotate della macchina, diagrammi di flusso o schermate del pannello di controllo;
- pulsanti, navigazione ed etichette del player, cioè gli “Avanti”, “Invia”, “Menu” e “Risorse” che chi studia clicca su ogni slide;
- quiz, opzioni di risposta, messaggi di feedback e la slide dei risultati, compresa la logica che stabilisce quale risposta è corretta;
- unità di misura, formati numerici, date ed esempi, che devono corrispondere a ciò che il discente incontra sul campo;
- contenuti di sicurezza e riferimenti normativi, che devono dire esattamente ciò che dice il testo di partenza e che i vostri esperti potrebbero dover verificare rispetto alle regole locali.
Due di questi punti meritano più attenzione. Le schermate dell’interfaccia macchina si trascurano facilmente perché sono immagini, eppure spesso sono il riferimento visivo più importante di una procedura. Se la macchina mostra le sue schermate nella lingua dell’operatore, il corso deve mostrare la stessa schermata nella stessa lingua, con le stesse etichette. Altrimenti chi impara deve tradurre a mente mentre è in piedi davanti alla macchina, che è proprio ciò che la formazione dovrebbe evitare.
L’altro punto è la formazione sulla sicurezza. Un corso sulle procedure di blocco e consegna in sicurezza o sulla gestione di un circuito in pressione contiene avvertenze che dovrebbero coincidere con quelle delle istruzioni fornite con il prodotto, parola per parola quando possibile. La localizzazione non modifica i contenuti di sicurezza: ne preserva il significato e segnala tutto ciò che potrebbe non valere nel paese di destinazione, per esempio il richiamo a una norma nazionale, così che siano i vostri esperti a decidere come intervenire.
Cosa inviare: il progetto sorgente, non screenshot o PDF
Chi si chiede come tradurre un corso e-learning spesso parte dal file sbagliato. Il rallentamento più frequente in un progetto di localizzazione e-learning avviene prima ancora che inizi la traduzione: il fornitore riceve il PDF delle slide, una serie di screenshot o il link al corso pubblicato. Nessuno di questi materiali può essere ritrasformato in un corso funzionante. Qualcuno dovrebbe ridigitare il testo e ricostruire a mano ogni slide, con più costi, più tempo e più errori.
Serve invece il corso così come lo salva il vostro software di authoring. In Articulate Storyline significa il file di progetto .story, che contiene slide, testi, trigger, animazioni, interazioni e contenuti multimediali incorporati. Articulate Rise e Adobe Captivate hanno formati sorgente e procedure di esportazione propri, ma il principio non cambia: chi localizza il corso ha bisogno del sorgente, non del risultato pubblicato.
Insieme al progetto, la maggior parte dei software di authoring permette di esportare i testi traducibili in formato XLIFF, la strada più pulita perché mantiene ogni stringa collegata al suo punto preciso nel corso. Va bene anche un’esportazione in Word o Excel, purché venga reimportata con lo stesso programma e la stessa versione che l’ha generata. È utile aggiungere il pacchetto pubblicato in HTML5 o ZIP, così il team di localizzazione vede come si comporta il corso, e i file multimediali separati: immagini con i livelli di testo modificabili, video originali ed eventuali file di sottotitoli già esistenti.
Due abitudini fanno risparmiare molto tempo. Congelate il sorgente prima di inviarlo, perché ogni modifica fatta durante la traduzione va poi ripetuta in tutte le lingue. E indicate quale versione del software di authoring usate, perché un progetto salvato in una versione più recente potrebbe non aprirsi in una precedente.
Come funziona la localizzazione e-learning, dall'esportazione al corso ripubblicato
Il percorso di andata e ritorno si articola in cinque fasi, e conoscerle aiuta a pianificare chi fa cosa dalla vostra parte.
Si comincia dall’esportazione. Il vostro team o quello di localizzazione estrae i testi traducibili dal progetto, di solito in XLIFF. Prima di tutto si controlla l’export: i livelli nascosti sono inclusi, le variabili e i tag sono protetti, c’è testo intrappolato nelle immagini? Il contenuto viene anche analizzato rispetto alla vostra memoria di traduzione, per capire quanta parte è davvero nuova.
Poi arriva la traduzione. I traduttori lavorano sul testo esportato con il vostro glossario approvato e la vostra memoria di traduzione, in modo che un componente, un codice di errore o un’istruzione di sicurezza abbiano nel corso esattamente lo stesso nome che hanno nella documentazione. Domande del quiz e relativi feedback si traducono insieme, perché la logica deve reggere: se la risposta corretta è “la valvola limitatrice di pressione”, il feedback deve parlare della stessa valvola con lo stesso nome.
Il testo tradotto rientra quindi nel progetto. Il file viene importato in una copia del corso sorgente, una per ogni lingua. È un passaggio tecnico, ed è qui che un’esportazione pulita ripaga: se tag e variabili sono stati protetti, l’importazione colloca ogni stringa tradotta nella slide, nel livello e nello stato giusti.
La quarta fase è quella che si sottovaluta più spesso: il controllo del layout. Ogni slide, in ogni lingua, viene aperta e verificata alla ricerca di pulsanti che debordano, callout che coprono gli schemi e opzioni del quiz che vanno a capo male. Ne parliamo nel dettaglio nella sezione successiva.
Infine ogni versione linguistica viene ripubblicata nel formato richiesto dal vostro LMS, che sia un pacchetto SCORM, un altro standard e-learning o semplice HTML5, e testata nel player prima di arrivare ai discenti. Se i vostri esperti nei singoli paesi vogliono rivedere il corso, questo è il momento giusto per coinvolgerli, con il corso in esecuzione come lo vedranno i discenti e non come una tabella di stringhe.
Layout ed espansione del testo: dove un corso riesce o fallisce
Una slide progettata in italiano o in inglese è costruita attorno alla lunghezza delle sue parole. I pulsanti sono dimensionati per “Avanti” e “Indietro”, i callout sono disegnati per contenere un’istruzione breve, e chi ha progettato il corso ha bilanciato testo e immagine in ogni schermata. La traduzione stravolge tutto questo in un colpo solo.
Il tedesco è l’esempio classico: i sostantivi composti che indicano i componenti tecnici possono essere molto più lunghi dei loro equivalenti italiani, e le frasi si allungano di conseguenza. Anche il francese tende a occupare più spazio. Altre lingue, come l’inglese, risultano più brevi, e una slide che prima sembrava piena ora appare vuota. Ogni lingua ha la sua forma, e il corso va adattato a ciascuna.
Le soluzioni sono scelte di design. Il pulsante può allargarsi, o conviene accorciare l’etichetta d’accordo con il cliente? Ha senso ridurre leggermente il corpo del carattere, o è meglio spostare il testo in un secondo livello? Il callout va spostato perché non copra più il pezzo che descrive? Sono domande che si ripresentano quasi su ogni slide, e richiedono qualcuno che lavori ogni giorno dentro il software di authoring.
Gli alfabeti aggiungono un’ulteriore complessità. I corsi destinati all’Europa orientale, all’Asia o al Medio Oriente possono richiedere font che supportino caratteri cirillici, greci, cinesi o arabi, e un font perfetto in italiano può semplicemente non averli, così il programma lo sostituisce senza avvisare. Le lingue che si scrivono da destra a sinistra, come l’arabo e l’ebraico, invertono la direzione di lettura dell’intera slide, con effetti sulla navigazione, sulla posizione delle immagini e sugli indicatori di avanzamento.
L’ultimo rischio riguarda le interazioni. Aree di trascinamento dimensionate per parole brevi, hotspot posizionati su etichette che si sono spostate, animazioni sincronizzate con il testo originale e trigger che dipendono da una variabile di testo possono rompersi in silenzio, finché un discente in un altro paese non segnala che l’esercizio non si riesce a completare.
È esattamente il lavoro di Foliage Solutions, il brand di DEMA specializzato in DTP multilingue. Il team Foliage ha seguito progetti e-learning per i propri clienti in Articulate Storyline, Articulate Rise e Adobe Captivate, lavorando sul progetto .story, sugli export XLIFF e di testo, sui pacchetti pubblicati e sui file multimediali. Il suo compito su un corso è quello descritto sopra: adattare il layout a ogni lingua, gestire espansione e contrazione del testo, impostare i font per alfabeti non latini e scritture da destra a sinistra, sincronizzare sottotitoli e animazioni, controllare visivamente il corso sui diversi dispositivi e fare un passaggio finale su leggibilità e fluidità del percorso. Potete approfondire l’approccio di Foliage al DTP per progetti e-learning, e la stessa competenza interna è alla base del nostro desktop publishing multilingue per manuali e materiale formativo stampato.
Video formativi e sottotitoli
Quasi tutti i corsi tecnici includono video: un tecnico che sostituisce un filtro, un installatore che cabla una scheda di controllo, un product manager che presenta una nuova gamma. Spesso sono proprio queste clip a trasmettere le conoscenze più pratiche del corso, e meritano una pianificazione a parte.
Per un’azienda manifatturiera i sottotitoli sono di solito la strada più concreta. Il video originale resta com’è, si conservano la voce reale del tecnico e il suono reale della macchina, e ogni lingua riceve una traccia di sottotitoli che si aggiorna con poca spesa quando il video cambia. I sottotitoli si adattano bene anche alle officine e ai reparti produttivi, dove l’audio è spesso disattivato comunque. Voice-over e doppiaggio sono un tipo di produzione diverso, che non offriamo, e per la maggior parte della formazione tecnica non sono necessari.
La velocità di lettura conta più che nei video di intrattenimento, perché chi impara deve leggere e contemporaneamente osservare un’operazione tecnica. Ogni sottotitolo deve restare a schermo abbastanza a lungo da essere letto con calma e non deve mai coprire la parte dell’immagine in cui avviene l’azione. La terminologia deve coincidere con quella del resto del corso, quindi i sottotitoli si traducono con lo stesso glossario delle slide.
Il dettaglio che sfugge più spesso è il testo a schermo dentro il video. Un codice articolo in sovrimpressione, un’avvertenza impressa nell’immagine o un’etichetta in una registrazione dello schermo non vengono coperti dalla traccia dei sottotitoli. Decidete subito se questi elementi saranno rimontati in ogni lingua o spiegati nei sottotitoli. I nostri servizi di sottotitolazione coprono video formativi e di prodotto, mentre l’articolo su cosa fa cambiare il prezzo dei sottotitoli video spiega i fattori che incidono su tempi e costi della parte video di un corso.
Coerenza tra formazione, manuali e interfaccia macchina
Formazione e documentazione stanno spesso in reparti diversi, con fornitori diversi, ma chi impara questa divisione non la vede. Un tecnico finisce il corso, al primo intervento apre il manuale di assistenza e poi legge il pannello di controllo. Se le tre fonti chiamano lo stesso componente con tre nomi diversi, il corso ha fatto metà del suo lavoro e ha disfatto l’altra metà.
La soluzione è localizzare i corsi con le stesse risorse linguistiche della documentazione tecnica. Il glossario, o termbase, registra il nome approvato di ogni componente, funzione e avvertenza in ciascuna lingua, e dovrebbe essere lo stesso file per il corso, il manuale e l’interfaccia. Come si costruisce e si mantiene una termbase di questo tipo lo spieghiamo nella pagina dedicata alla gestione terminologica e ai glossari. La memoria di traduzione conserva ogni frase approvata, così un’avvertenza di sicurezza già presente nel manuale viene riutilizzata nel corso con le stesse identiche parole.
Questo vale soprattutto per la formazione sulla sicurezza e per i corsi che ripercorrono le procedure operative, perché riprendono contenuti delle istruzioni fornite con la macchina. I requisiti per quelle istruzioni stanno diventando più severi, come racconta la nostra guida sulla traduzione dei manuali e le norme UE, e un corso che usa parole diverse da quelle delle istruzioni ufficiali crea un rischio di cui nessuno ha bisogno. Lo stesso ragionamento vale per il pannello di controllo: se le vostre schermate sono tradotte, come descritto nell’articolo sulla traduzione del software HMI e delle macchine, il corso deve citare quei testi esattamente come li mostra la macchina.
Aggiornare i corsi senza pagare due volte
Un corso non è mai finito. Entra in gamma un nuovo modello, una procedura viene semplificata dopo i riscontri dal campo, la sezione sulla sicurezza viene rivista, e ogni modifica deve arrivare in tutte le lingue.
Se il primo ciclo è stato fatto dal progetto sorgente con una memoria di traduzione, gli aggiornamenti sono lineari. La nuova versione viene esportata e confrontata con la memoria, e le frasi invariate vengono riutilizzate automaticamente. I traduttori lavorano solo su ciò che è nuovo o modificato, e chi cura il layout controlla solo le slide cambiate. Se invece il primo ciclo è stato fatto copiando il testo da un PDF e ricostruendo le slide a mano, l’aggiornamento spesso significa ricominciare da capo.
Due accorgimenti rendono gli aggiornamenti più economici. Tenete traccia di quale versione del corso è stata localizzata e quando, così il prossimo export si confronta con la base giusta. E conservate la memoria di traduzione in un luogo dove resta vostra e si può esportare, perché il lavoro che avete già pagato non resti mai vincolato a un solo fornitore. Il modo in cui una memoria si costruisce a partire da traduzioni precedenti, anche fatte altrove, è descritto nella nostra pagina su memoria di traduzione e allineamento.
Cosa determina costi e tempi
Non esistono due corsi che costino uguale da localizzare, ma i fattori che incidono su costi e tempi sono prevedibili.
Il punto di partenza è il volume di testo: quante slide, quante parole contengono, anche nei livelli nascosti, quante domande di quiz e quanti messaggi di feedback. Le ripetizioni lo riducono, sia all’interno del corso sia rispetto alla vostra memoria di traduzione già esistente. Le interazioni aggiungono lavoro, perché ogni esercizio di trascinamento, scenario a bivi o trigger basato su variabili va verificato e talvolta ricostruito in ogni lingua. Anche i contenuti multimediali pesano: le immagini con testo incorporato vanno modificate, e ogni minuto di video richiede trascrizione, traduzione e sincronizzazione dei sottotitoli.
Il numero delle lingue di destinazione moltiplica tutto questo, e la scelta delle lingue conta quanto il loro numero. Le lingue che si espandono molto, o che richiedono nuovi font o un layout da destra a sinistra, assorbono più tempo di impaginazione per slide. Anche un sorgente costruito con ordine, con stili coerenti e testo tenuto fuori dalle immagini, si localizza molto più in fretta.
Infine, prevedete una revisione dalla vostra parte. I vostri esperti in ciascun paese, spesso un formatore regionale o un tecnico senior, vorranno controllare il corso prima che vada online. La loro disponibilità determina spesso la vera scadenza, quindi stabilite presto chi rivede ogni lingua e quando.
Le domande da fare a un fornitore di localizzazione e-learning
Quando mettete a confronto più fornitori, cominciate chiedendo in quali software di authoring lavorano direttamente e quali formati di file possono ricevere. Un team in grado di aprire il vostro progetto Storyline, Rise o Captivate e di lavorarci dentro intercetta problemi che chi lavora solo sul testo esportato non può vedere. Chiedete se l’adattamento del layout viene fatto internamente o passato a terzi, perché è lì che si decidono gran parte della qualità e gran parte dei ritardi.
Chiedete poi come intendono mantenere il corso coerente con i vostri manuali e con i testi dell’interfaccia. La risposta dovrebbe parlare di un glossario e di una memoria di traduzione condivisi, e di chi ne è proprietario. Informatevi anche su come testano il corso localizzato prima della consegna: solo nel software di authoring, oppure anche nel pacchetto pubblicato, nel player e sui dispositivi che usano i vostri discenti?
Domandate come vengono gestiti i video, compreso il testo a schermo dentro le clip, e come saranno gestiti gli aggiornamenti: il fornitore vi mostrerà quale testo è nuovo e quale viene riutilizzato? Per ultimo, chiedete come i vostri esperti possono rivedere il corso in ogni lingua e come le loro osservazioni rientrano nel glossario, così da non dover correggere due volte la stessa cosa. Molte delle domande su qualità e processo che conviene porsi quando si deve scegliere un fornitore di traduzioni tecniche valgono anche in questo caso.
Come DEMA Solutions gestisce la localizzazione e-learning
Per DEMA Solutions, che offre soluzioni di tecnologia linguistica ai produttori, un corso di formazione è un’altra faccia della documentazione di prodotto. Lavoriamo sui file esportati dal vostro programma di authoring e li restituiamo pronti da reimportare e ripubblicare; ai video formativi e di prodotto aggiungiamo i sottotitoli in ogni lingua, mentre voice-over e doppiaggio restano fuori dal nostro perimetro. Il dettaglio dell’offerta è nella pagina sui servizi per l’e-learning e la formazione.
L’impaginazione dei corsi è affidata a Foliage Solutions, il nostro brand dedicato al DTP multilingue, che conosce da vicino Storyline, Rise e Captivate: testi che si allungano, pulsanti da ridimensionare, sottotitoli da risincronizzare con le animazioni. Alle spalle c’è un processo certificato ISO 17100, in cui ogni traduzione viene riletta da un secondo linguista qualificato. Memoria di traduzione e termbase sono vostre e vi vengono consegnate in TMX e TBX, così il corso usa gli stessi nomi di componenti dei manuali, dei cataloghi e dell’interfaccia macchina. Il risultato è un corso che funziona in ogni lingua, non un testo tradotto che qualcun altro dovrà sistemare.
Dove si inserisce TUBE
Un corso aggiornato ogni anno torna in traduzione con gran parte delle schermate della versione precedente. TUBE è la soluzione che lega le esportazioni del vostro corso alle formulazioni già approvate: la configurazione parte dai vostri file, tra i 91 formati gestiti, e memoria e glossario li impostiamo noi, anche ricostruendo la memoria dalle traduzioni dei corsi passati. Dalla vostra parte non c’è nulla da installare né da integrare.
Domande frequenti
Si lavora sul progetto sorgente nel software di authoring. Si esportano i testi traducibili, di solito in XLIFF, si traducono con glossario e memoria di traduzione, si reimportano in una copia del corso per ciascuna lingua, si adatta il layout slide per slide e si ripubblica nel formato richiesto dal vostro LMS. Struttura del corso, interazioni e contenuti multimediali restano al loro posto.
Sì. I corsi realizzati con Articulate Storyline, Articulate Rise e Adobe Captivate si possono localizzare partendo dai progetti sorgente e dagli export di testo, con il layout adattato a ogni lingua. Il punto di partenza più utile è il file di progetto stesso, accompagnato dal corso pubblicato, così chi lo localizza può vedere come si comporta.
No. DEMA realizza sottotitoli per video formativi e di prodotto, tradotti con la stessa terminologia del corso e sincronizzati per una lettura confortevole. Voice-over e doppiaggio non fanno parte dei nostri servizi.
Un PDF mostra il corso ma non permette di ricostruirlo. Il testo andrebbe ridigitato in ogni slide, i livelli nascosti e i feedback dei quiz spesso mancano e le interazioni vanno perse. Il progetto sorgente evita tutto questo e rende più economici gli aggiornamenti.
Le lingue che occupano molto più spazio del testo di partenza, come il tedesco, richiedono più interventi. Gli alfabeti non latini hanno bisogno di font adatti, e le lingue che si scrivono da destra a sinistra richiedono di rovesciare l'intera slide.
Usate un unico glossario e un'unica memoria di traduzione per formazione e documentazione tecnica. Quando il corso viene tradotto con le stesse risorse approvate dei manuali e dell'interfaccia macchina, chi impara trova ovunque lo stesso nome per ogni componente e la stessa formulazione per ogni avvertenza.
La nuova versione viene esportata e confrontata con la memoria di traduzione. Il testo invariato si riutilizza, i traduttori intervengono solo sui contenuti nuovi o modificati e il controllo del layout si concentra sulle slide cambiate.
Inviateci un corso o un modulo
Il modo più rapido per capire come si localizzerebbe la vostra formazione è provarlo su un corso reale. Inviateci un corso o un modulo con il suo file sorgente e le lingue di destinazione, insieme a eventuali glossari o traduzioni precedenti, e vi mostreremo cosa si può riutilizzare, dove il layout richiederà interventi e come sottotitolare i video.
Come possiamo aiutarvi?
Abbiamo le risposte giuste alle vostre domande.