Localización de e-learning: cómo llevar un curso a otros idiomas sin rehacerlo
¿Cómo se localiza un curso e-learning a varios idiomas sin rehacerlo? Desde el proyecto fuente, no desde capturas: se exporta el texto, se traduce con su glosario y su memoria de traducción, se reimporta, se adapta la maquetación de cada idioma y se publica de nuevo. Eso es la localización de e-learning en la práctica, y así trabaja DEMA Solutions.
¿Qué responsables de formación necesitan localizar sus cursos e-learning?
Esta guía está pensada para quienes gestionan los contenidos de formación en una empresa fabricante y acaban de recibir el encargo de tenerlos en muchos más idiomas. Quizá usted dirige la academia de distribuidores, el curso de incorporación para técnicos de asistencia o el reciclaje anual de seguridad. Quizá forma parte del equipo de L&D y ha creado los cursos con sus propias manos. O quizá trabaja en documentación técnica y se ha dado cuenta de que el curso utiliza los mismos nombres de componentes, las mismas advertencias y los mismos procedimientos que los manuales que ya gestiona.
Los tres perfiles se encuentran con el mismo problema. Un curso no es un documento. Es una pequeña aplicación formada por diapositivas, capas, desencadenadores, lógica de evaluación, archivos multimedia y un reproductor que lo envuelve todo. Traducir las palabras es solo una parte del trabajo. La otra parte consiste en asegurarse de que el curso sigue funcionando, sigue cabiendo en la pantalla y sigue enseñando lo correcto cuando ya ha cambiado cada palabra.
Traducción y localización en e-learning: dónde está la diferencia
La traducción convierte el texto de un curso a otro idioma. La localización hace que el curso entero funcione para un alumno de otro país. La distinción parece teórica hasta que un técnico alemán pulsa un botón que sigue en inglés, o hasta que a un distribuidor de Sevilla se le pregunta en el test por una medida en pulgadas que nadie usa en su mercado.
En un curso típico de producto o de asistencia técnica, los elementos que requieren atención van mucho más allá del guion y del texto de las diapositivas:
- el texto en pantalla, incluidos títulos, cuerpo de texto, llamadas, etiquetas de zonas activas y los textos que solo aparecen al pasar el ratón o en una capa oculta;
- las imágenes y los esquemas que contienen palabras, como fotos anotadas de una máquina, diagramas de flujo o capturas del panel de control;
- los botones, la navegación y las etiquetas del reproductor, es decir, los «Siguiente», «Enviar», «Menú» y «Recursos» que el alumno pulsa en cada diapositiva;
- los tests, las opciones de respuesta, los mensajes de retroalimentación y la diapositiva de resultados, incluida la lógica que decide qué respuesta es la correcta;
- las unidades de medida, los formatos de número y fecha y los ejemplos, que deben coincidir con lo que el alumno encuentra en su trabajo diario;
- el contenido de seguridad y las referencias a normativas, que deben decir exactamente lo mismo que el original y que quizá sus propios expertos tengan que contrastar con la normativa local.
Dos de estos puntos merecen una mirada más atenta. Las capturas de la interfaz de una máquina se pasan por alto con facilidad porque son imágenes, y sin embargo suelen ser el elemento visual más importante de un procedimiento. Si la máquina muestra sus pantallas en el idioma del alumno, el curso debería enseñar esa misma pantalla, en ese mismo idioma y con las mismas etiquetas. De lo contrario, el alumno tiene que traducir mentalmente mientras está delante de la máquina, que es justo lo que la formación pretende evitar.
El otro punto es la formación en seguridad. Un curso sobre procedimientos de bloqueo y etiquetado, o sobre el manejo de un circuito a presión, contiene advertencias que deberían coincidir con la redacción del manual de instrucciones que acompaña al producto, palabra por palabra siempre que sea posible. La localización no modifica el contenido de seguridad: conserva su sentido intacto y señala todo lo que quizá no sea aplicable en el país de destino, como la referencia a una norma nacional, para que sus expertos decidan qué hacer con ello.
Qué enviar: el proyecto fuente, no capturas ni PDF
El retraso más habitual en un proyecto de localización de e-learning se produce antes de traducir una sola palabra: el proveedor recibe un PDF con las diapositivas, una serie de capturas de pantalla o un enlace al curso publicado. Nada de eso puede convertirse de nuevo en un curso que funcione. Alguien tendría que volver a escribir el texto y reconstruir cada diapositiva a mano, lo que cuesta más, lleva más tiempo e introduce errores.
Lo que hace falta es el curso tal como lo guarda su herramienta de autor. En Articulate Storyline eso significa el archivo de proyecto .story, que contiene las diapositivas, el texto, los desencadenadores, las animaciones, las interacciones y los archivos multimedia incrustados. Articulate Rise y Adobe Captivate tienen sus propios formatos de origen y sus propias vías de exportación, pero el principio es el mismo: quien localiza el curso necesita el original, no el resultado publicado. Esta es también la base de cualquier traducción de cursos Articulate que deba poder actualizarse más adelante sin empezar de cero.
Junto al proyecto, la mayoría de las herramientas de autor permiten exportar el texto traducible en formato XLIFF, la vía más limpia porque mantiene cada cadena vinculada a su posición dentro del curso. Una exportación de texto a Word o Excel también sirve, siempre que se vuelva a importar con la misma herramienta y la misma versión que la generó. Conviene añadir el paquete publicado en HTML5 o ZIP, para que el equipo de localización vea cómo se comporta el curso, y los archivos multimedia por separado: imágenes con capas de texto editables, vídeos originales y los archivos de subtítulos que ya existan.
Dos costumbres ahorran mucho tiempo. La primera es congelar el original antes de enviarlo, porque cualquier cambio hecho durante la traducción tendrá que repetirse en todos los idiomas. La segunda es indicar qué versión de la herramienta de autor utiliza, ya que un proyecto guardado en una versión más reciente puede no abrirse en una anterior.
Cómo funciona el proceso de localización de e-learning, de la exportación al curso publicado
El recorrido completo tiene cinco etapas, y conocerlas facilita mucho planificar quién hace qué en su empresa.
Todo empieza con la exportación. Su equipo o el equipo de localización exporta el texto traducible del proyecto, normalmente en XLIFF. Antes de nada se revisa esa exportación: ¿incluye las capas ocultas?, ¿están protegidas las variables y las etiquetas?, ¿queda texto atrapado dentro de imágenes? Al mismo tiempo, el contenido se analiza frente a su memoria de traducción para saber cuánto es realmente nuevo.
La segunda etapa es la traducción. Los lingüistas traducen el texto exportado con su glosario aprobado y su memoria de traducción, de modo que un componente, un código de avería o una instrucción de seguridad se nombre en el curso exactamente igual que en la documentación. Las preguntas del test y su retroalimentación se traducen juntas para que la lógica se mantenga: si la respuesta correcta es «la válvula de alivio de presión», el mensaje de retroalimentación debe referirse a esa misma válvula y con ese mismo nombre.
Después, el texto traducido vuelve al proyecto. El archivo se importa en una copia del curso original para cada idioma. Es un paso técnico, y es donde una exportación limpia demuestra su valor: si las etiquetas y las variables estaban protegidas, la importación coloca cada cadena traducida en su diapositiva, capa y estado correctos.
La cuarta etapa es la que más a menudo se subestima: la revisión de la maquetación. Se abre cada diapositiva en cada idioma y se comprueba que ningún botón se desborda, que ninguna llamada tapa un esquema y que las opciones del test no se cortan de forma extraña. La sección siguiente trata este punto en detalle.
Por último, cada versión lingüística se vuelve a publicar en el formato que espera su LMS, ya sea un paquete SCORM, otro estándar de e-learning o HTML5 sin más, y se prueba en el reproductor antes de que llegue a los alumnos. Si sus expertos en cada país quieren revisar el curso, este es el momento de implicarlos, con el curso funcionando tal como lo verán los alumnos y no como una tabla de cadenas de texto.
Maquetación y expansión del texto: donde un curso funciona o fracasa
Una diapositiva diseñada en inglés o en italiano está construida alrededor de la longitud de sus palabras. Los botones tienen el tamaño justo para «Next» y «Back», las llamadas se dibujan para que quepa una instrucción breve y el diseñador ha equilibrado texto e imagen en cada pantalla. La traducción cambia todo eso de golpe.
El alemán es el ejemplo clásico: los sustantivos compuestos que designan piezas técnicas pueden ser mucho más largos que en inglés, y las frases crecen con ellos. El francés y el propio español también suelen ocupar más espacio que el inglés. Otros idiomas, en cambio, son más cortos, y una diapositiva que parecía llena de repente parece vacía. Cada idioma tiene su propia forma, y el curso tiene que adaptarse a cada una de ellas.
Las soluciones son decisiones de diseño. ¿Puede crecer el botón, o conviene acortar la etiqueta de acuerdo con el cliente? ¿Es mejor reducir ligeramente el cuerpo de letra o pasar el texto a una segunda capa? ¿Hay que desplazar la llamada para que deje de tapar la pieza que describe? Estas preguntas surgen en casi todas las diapositivas, y exigen a alguien que trabaje con la herramienta de autor a diario.
Los sistemas de escritura añaden otra dificultad. Los cursos para Europa del Este, Asia u Oriente Medio pueden necesitar fuentes compatibles con caracteres cirílicos, griegos, chinos o árabes, y una fuente que luce perfecta en inglés puede sencillamente no incluirlos, de modo que el programa la sustituye por otra sin avisar. Los idiomas que se escriben de derecha a izquierda, como el árabe y el hebreo, invierten el sentido de lectura de toda la diapositiva, lo que afecta a la navegación, a la posición de las imágenes y a los indicadores de progreso.
Las interacciones son el último riesgo. Los destinos de un ejercicio de arrastrar y soltar dimensionados para palabras cortas, las zonas activas situadas sobre etiquetas que se han movido, las animaciones sincronizadas con el texto original y los desencadenadores que dependen de una variable de texto pueden dejar de funcionar sin hacer ruido, hasta que un alumno de otro país avisa de que no consigue completar el ejercicio.
Este es exactamente el trabajo que realiza Foliage Solutions, la marca de DEMA especializada en maquetación multilingüe (DTP). El equipo de Foliage ha gestionado proyectos de e-learning para sus clientes en Articulate Storyline, Articulate Rise y Adobe Captivate, trabajando con el proyecto .story, con exportaciones XLIFF y de texto, con paquetes publicados y con archivos multimedia. Su tarea en un curso es la que acabamos de describir: adaptar la maquetación a cada idioma, gestionar la expansión y la contracción del texto, configurar fuentes para escrituras no latinas y de derecha a izquierda, sincronizar subtítulos y animaciones, comprobar visualmente el curso en distintos dispositivos y hacer un último repaso de legibilidad y del flujo del curso. Si quiere conocer más de cerca cómo trabaja Foliage, su página sobre DTP para proyectos de e-learning lo explica en detalle, y esa misma experiencia interna está detrás de nuestro servicio de autoedición y maquetación (DTP) para manuales y material de formación impreso.
Vídeos de formación y subtítulos
La mayoría de los cursos técnicos incluyen vídeo: un técnico que cambia un filtro, un instalador que cablea una placa de control, un responsable de producto que presenta una nueva gama. Estos clips suelen concentrar el conocimiento más práctico del curso, y necesitan su propio plan.
Para un fabricante, los subtítulos suelen ser la vía más práctica. El vídeo original se mantiene tal cual, se conservan la voz real del técnico y el sonido real de la máquina, y cada idioma recibe una pista de subtítulos que puede actualizarse con poco esfuerzo cuando cambia el vídeo. Los subtítulos encajan además en talleres y plantas de producción, donde el sonido suele estar apagado de todos modos. La locución y el doblaje son un tipo de producción distinto que no ofrecemos, y en la mayor parte de la formación técnica no son necesarios.
La velocidad de lectura importa más que en el vídeo de entretenimiento, porque el alumno tiene que leer y observar una operación técnica al mismo tiempo. Cada subtítulo debe permanecer en pantalla el tiempo suficiente para leerlo con comodidad y no debe tapar nunca la zona de la imagen donde ocurre la acción. La terminología tiene que coincidir con la del resto del curso, así que los subtítulos se traducen con el mismo glosario que las diapositivas.
El texto que aparece dentro del propio vídeo es el detalle que más a menudo se escapa. Un número de pieza mostrado en un rótulo, una advertencia incrustada en la imagen o una etiqueta en una grabación de pantalla no quedan cubiertos por una pista de subtítulos. Conviene decidir pronto si esos elementos se editarán en cada idioma o se explicarán en los subtítulos. Nuestro servicio de subtitulación abarca vídeos de formación y de producto, y el artículo sobre qué cambia el precio de los subtítulos de vídeo recoge los factores que influyen en el tiempo y el coste de la parte audiovisual de un curso.
Coherencia entre la formación, los manuales y la interfaz de la máquina
La formación y la documentación suelen depender de departamentos distintos, con proveedores distintos, pero el alumno no percibe esa división. Un técnico termina el curso, abre el manual de servicio en la siguiente intervención y luego lee el panel de control. Si las tres fuentes llaman al mismo componente de tres maneras diferentes, el curso ha hecho una parte de su trabajo y ha deshecho la otra.
La respuesta es localizar los cursos con los mismos recursos lingüísticos que su documentación técnica. El glosario, o base terminológica, recoge el nombre aprobado de cada componente, función y advertencia en cada idioma, y debería ser el mismo archivo para el curso, el manual y la interfaz. En nuestra página dedicada a la gestión terminológica y los glosarios explicamos cómo se construye y se mantiene una base así. La memoria de traducción, por su parte, almacena cada frase aprobada, de modo que una advertencia de seguridad que ya existe en el manual se reutiliza en el curso con las mismas palabras exactas.
Esto resulta especialmente valioso en la formación de seguridad y en los cursos que recorren procedimientos de uso, porque repiten contenido del manual de instrucciones que acompaña a la máquina. Los requisitos para esas instrucciones son cada vez más estrictos, como describe nuestra guía sobre la traducción de manuales y las normas de la UE, y un curso que emplea una redacción distinta de la de las instrucciones oficiales crea un riesgo que nadie necesita. La misma lógica vale para el panel de control: si sus pantallas están traducidas, como analizamos en el artículo sobre la traducción de software para HMI y máquinas, el curso debería citar esos textos exactamente como los muestra la máquina.
Actualizar cursos sin pagar dos veces
Un curso nunca está terminado. Entra un modelo nuevo en la gama, un procedimiento se simplifica tras las observaciones del personal de campo o se revisa el apartado de seguridad, y cada cambio tiene que llegar a todos los idiomas.
Si la primera ronda se hizo desde el proyecto fuente y con una memoria de traducción, las actualizaciones son sencillas. La nueva versión se exporta, se compara con la memoria y las frases que no han cambiado se reutilizan automáticamente. Los traductores trabajan solo sobre lo nuevo o lo modificado, y el equipo de maquetación revisa únicamente las diapositivas que han cambiado. Si la primera ronda se hizo copiando texto de un PDF y reconstruyendo diapositivas a mano, la actualización suele significar volver a empezar.
Dos costumbres abaratan las actualizaciones. Llevar un registro claro de qué versión del curso se localizó y cuándo, para que la siguiente exportación se compare con la referencia correcta. Y guardar la memoria de traducción en un lugar donde le pertenezca a usted y pueda exportarse, para que el trabajo que ya ha pagado nunca quede atado a un único proveedor. Cómo se construye una memoria a partir de traducciones anteriores, incluidas las realizadas por otros, lo explicamos en la página sobre memoria de traducción y alineación.
Qué determina el coste y los plazos
No hay dos cursos cuya localización cueste lo mismo, pero los factores que influyen en el coste y en los plazos son previsibles.
El volumen de texto es el punto de partida: cuántas diapositivas, cuántas palabras en ellas y en las capas ocultas, cuántas preguntas de evaluación y cuántos mensajes de retroalimentación. Las repeticiones lo reducen, tanto dentro del propio curso como frente a su memoria de traducción existente. Las interacciones añaden trabajo, porque cada ejercicio de arrastrar y soltar, cada escenario ramificado y cada desencadenador basado en variables tiene que comprobarse, y a veces reconstruirse, en cada idioma. Los archivos multimedia también suman: las imágenes con texto incrustado hay que editarlas, y cada minuto de vídeo necesita transcripción, traducción y sincronización de subtítulos.
El número de idiomas de destino multiplica todo lo anterior, y la elección de los idiomas pesa tanto como su número. Los idiomas que se expanden mucho, o que requieren fuentes nuevas o una maquetación de derecha a izquierda, exigen más tiempo de maquetación por diapositiva. Un original bien construido, con estilos coherentes y sin texto metido dentro de las imágenes, se localiza también mucho más deprisa. Por eso, antes de traducir cursos e-learning a muchos idiomas a la vez, merece la pena dedicar un momento a ordenar el proyecto fuente.
Por último, prevea la revisión por su parte. Sus expertos en cada país, a menudo un formador regional o un técnico veterano, querrán revisar el curso antes de su publicación. Su disponibilidad suele marcar el plazo real, así que acuerde pronto quién revisa cada idioma y cuándo.
Preguntas para un proveedor de localización de cursos
Cuando compare proveedores, empiece por preguntar con qué herramientas de autor trabajan directamente y qué formatos de archivo pueden recibir. Un equipo capaz de abrir su proyecto de Storyline, Rise o Captivate y trabajar dentro de él detectará problemas que un equipo que solo ve el texto exportado no puede ver. Pregunte también si la adaptación de la maquetación se hace internamente o se subcontrata, porque ahí se decide la mayor parte de la calidad y la mayor parte de los retrasos.
A continuación, pregunte cómo mantendrán la coherencia del curso con sus manuales y con los textos de la interfaz. La respuesta debería hablar de un glosario y una memoria de traducción compartidos, y de quién es su propietario. Después, pregunte cómo prueban el curso localizado antes de entregarlo: solo en la herramienta de autor, o también en el paquete publicado, en el reproductor y en los dispositivos que usan sus alumnos.
Interésese por el tratamiento del vídeo, incluido el texto que aparece dentro de los clips, y por la gestión de las actualizaciones: ¿le mostrará el proveedor qué texto es nuevo y cuál se reutiliza? Por último, pregunte cómo podrán sus propios expertos revisar el curso en cada idioma, y cómo vuelven sus comentarios al glosario para que no tengan que hacer la misma corrección dos veces. Nuestra guía general sobre cómo elegir un proveedor de traducción técnica añade preguntas sobre calidad y procesos que también se aplican aquí.
Cómo gestiona DEMA Solutions la localización de e-learning
Para DEMA Solutions, que ofrece soluciones de tecnología lingüística a fabricantes, un curso de formación es otra pieza de la información de producto. Partimos de los archivos que exporta su herramienta de autor, por ejemplo XLIFF, y le devolvemos el curso traducido listo para reimportar y publicar; los vídeos incluidos en el módulo se subtitulan en cada idioma. La locución y el doblaje no forman parte del servicio. El alcance completo está en nuestra página sobre la traducción de cursos de e-learning y formación.
La parte visual la cubre Foliage Solutions, la marca de DEMA especializada en maquetación multilingüe, con experiencia en proyectos de Storyline, Rise y Captivate: textos que se alargan, botones que se desbordan, fuentes no latinas y sincronización de subtítulos y animaciones se resuelven antes de la entrega. La terminología del curso sale de la misma memoria y la misma base terminológica que sus manuales y sus pantallas, y ambas se le entregan en TMX y TBX cuando las pida. La traducción sigue un proceso certificado ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada texto.
Dónde encaja TUBE
Cuando un curso se actualiza, casi todo el texto exportado ya se tradujo en la versión anterior. TUBE reutiliza esas frases tal como usted las aprobó, así que el trabajo nuevo se limita a lo que ha cambiado. Se configura por cliente con 91 formatos de archivo, incluidas las exportaciones de sus cursos, y si sus traducciones anteriores no están en una memoria, DEMA las alinea para construirla.
Preguntas frecuentes
Trabajando sobre el proyecto fuente en la herramienta de autor. Se exporta el texto traducible, normalmente en XLIFF, se traduce con su glosario y su memoria de traducción, se importa de nuevo en una copia del curso para cada idioma, se adapta la maquetación diapositiva por diapositiva y se publica en el formato que espera su LMS. La estructura del curso, las interacciones y los archivos multimedia se mantienen en su sitio.
Sí. Los cursos creados con Articulate Storyline, Articulate Rise y Adobe Captivate pueden localizarse a partir de sus proyectos fuente y de sus exportaciones de texto, con la maquetación adaptada a cada idioma. El mejor punto de partida es el propio archivo de proyecto, junto con el curso publicado para que el equipo de localización vea cómo se comporta.
No. DEMA ofrece subtítulos para vídeos de formación y de producto, traducidos con la misma terminología que el curso y sincronizados para una lectura cómoda. La locución y el doblaje no forman parte de nuestros servicios.
Un PDF muestra el curso, pero no permite reconstruirlo. Habría que volver a escribir el texto en cada diapositiva, las capas ocultas y la retroalimentación de los tests suelen faltar, y las interacciones se pierden. El proyecto fuente evita todo esto y abarata las actualizaciones.
Los idiomas que ocupan bastante más que el original, como el alemán, son los que más ajustes necesitan. Las escrituras no latinas requieren fuentes adecuadas, y los idiomas de derecha a izquierda obligan a invertir la diapositiva entera.
Utilizando un único glosario y una única memoria de traducción para la formación y la documentación técnica. Cuando el curso se traduce con los mismos recursos aprobados que los manuales y la interfaz de la máquina, el alumno encuentra en todas partes el mismo nombre para cada componente y la misma redacción para cada advertencia.
La nueva versión se exporta y se compara con la memoria de traducción. El texto que no ha cambiado se reutiliza, los traductores trabajan solo sobre el contenido nuevo o modificado y la revisión de la maquetación se centra en las diapositivas que han cambiado.
Envíenos un curso o un módulo
La forma más rápida de ver cómo se localizaría su formación es probar con un curso real. Envíenos un curso o un módulo con su archivo fuente y los idiomas de destino, junto con el glosario o las traducciones anteriores que ya tenga, y le mostraremos qué se puede reutilizar, dónde necesitará trabajo la maquetación y cómo pueden subtitularse los vídeos.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.