Sistema de gestió de traduccions o flux gestionat? Com ho haurien de decidir els equips de documentació
Necessiteu un sistema de gestió de traduccions o un soci de traducció us pot gestionar el flux de treball? Compreu un TMS si teniu personal per fer-lo funcionar, cadenes de programari que canvien contínuament o molts proveïdors per coordinar. Si publiqueu manuals unes quantes vegades l’any, un flux gestionat per un soci com DEMA Solutions us manté el control amb molta menys feina interna.
Per a qui és aquesta guia
La guia està pensada per a qui acaba de trobar-se la pregunta damunt la taula. Potser dirigiu la documentació tècnica d’un fabricant de maquinària, d’equips de climatització o de components industrials, o bé aproveu la despesa en documentació des d’operacions. Algú, potser el departament d’informàtica, la casa matriu o un company que en feia servir un a la feina anterior, ha suggerit que l’empresa hauria de tenir un TMS. Sembla un pas sensat, i de vegades ho és exactament.
El vostre contingut és sobretot documental: manuals d’ús i de manteniment, catàlegs de recanvis, instruccions de seguretat, fitxes tècniques, material de formació i potser un conjunt de textos d’HMI. Els redacteu amb InDesign, FrameMaker, Word o un entorn de redacció XML, i canvien quan canvien els productes. Probablement no teniu cap departament de localització. La traducció és una responsabilitat més de les que porteu, de manera que la pregunta útil no és quin programari fa més bon paper en una demostració. És quina organització us treu feina de sobre i, alhora, deixa en mans de la vostra empresa les decisions sobre terminologia, memòria de traducció i qualitat.
Aquí no comparem productes: expliquem què fa la categoria, què comporta tenir-ne un i en què es diferencia un flux gestionat, perquè decidiu amb les vostres dades.
Què és un sistema de gestió de traduccions i què fa realment?
Un TMS (sigla de l’anglès translation management system) és un programari que converteix la traducció en un procés repetible i traçable. Rep el contingut, el fa passar per uns passos definits, hi aplica els actius lingüístics que ja teniu i retorna la traducció al seu origen. La sigla cobreix des d’aplicacions per a equips petits fins a grans instal·lacions de grup, i la majoria de productes combinen sis funcions en proporcions diferents.
Un motor de flux de treball. Cada tipus d’encàrrec segueix una plantilla: preparació, traducció, revisió, validació per part del client, control final i lliurament. El sistema assigna cada pas a una persona, envia avisos i vigila els terminis, de manera que un projecte segueix un recorregut definit i no una cadena de missatges.
Un dipòsit central per a la memòria de traducció i les bases terminològiques. Els parells de frases aprovats i els termes validats es guarden en un repositori compartit en un servidor, perquè diversos lingüistes puguin consultar els mateixos actius alhora i cada encàrrec acabat els enriqueixi. El sistema els guarda i els serveix; que siguin útils depèn del que s’hi posa i de com es mantenen.
Integració de la traducció automàtica. El sistema es connecta a un o més motors de traducció automàtica i hi aplica regles: quins tipus de contingut s’hi envien, quin motor es fa servir per a cada combinació lingüística i si una coincidència de la memòria té prioritat sobre el resultat automàtic.
Assignació de proveïdors i lingüistes. Un registre de proveïdors i de lingüistes individuals recull combinacions lingüístiques, especialitats i tarifes. Les tasques s’ofereixen o s’assignen des d’aquest registre, i alguns productes hi afegeixen estimacions de cost i comandes de compra.
Connectors amb els sistemes de contingut. Les integracions amb gestors de continguts web, repositoris de codi, sistemes d’informació de producte o entorns de redacció de documentació capturen automàticament el contingut nou i modificat i hi tornen les traduccions. En el cas del programari i dels llocs web, sovint és el motiu principal de la compra.
Informes. Volums, costos, terminis i aprofitament de la memòria per llengua, proveïdor, producte o departament.
Un TMS de traducció pensat per a grans empreses hi afegeix capes organitzatives: inici de sessió únic, permisos per a molts departaments i filials, cadenes d’aprovació entre països i informes de despesa per centre de cost. El principi no canvia. L’empresa és propietària de la maquinària de la traducció i la fa funcionar, i els proveïdors i els lingüistes s’hi connecten. En una demostració és fàcil oblidar-ho: el programari organitza la traducció, però no tradueix. Continuareu necessitant traductors qualificats, revisors, algú que tingui cura de la terminologia, especialistes en maquetació per als documents i una persona que mantingui cada projecte dins del calendari.
Què implica realment tenir un TMS a casa
La compra és la part fàcil. Que surti a compte depèn de la feina que ve després, mes rere mes.
Llicències i usuaris. Els models de preu varien: per usuari, per volum, per connector o una combinació. Quan es decideix qui necessita accés, gairebé sempre surten més persones de les previstes: sol·licitants, coordinadors, revisors de les filials i els lingüistes externs que treballen dins del vostre entorn.
Un responsable i administrador intern. Algú ha de configurar les plantilles de flux, els rols i els avisos, esbrinar per què un encàrrec s’ha encallat i aplicar les actualitzacions. A la pràctica, aquesta feina recau en el responsable de documentació o en un lloc de treball nou. Quan aquesta persona canvia de feina, el coneixement de com es va configurar el sistema sovint marxa amb ella, tret que s’hagués deixat per escrit.
Incorporació de proveïdors. Cada proveïdor i cada traductor autònom s’ha de donar d’alta, ha de rebre accés i conèixer la vostra configuració, i les seves tarifes i combinacions lingüístiques s’han de mantenir al dia. Amb un TMS, la vostra empresa passa a coordinar la seva pròpia cadena de subministrament lingüístic. El programari hi posa els mitjans; la coordinació, però, la continuen fent les vostres persones.
Configuració de la traducció automàtica. Cal triar motors per a cada combinació lingüística, decidir quin contingut pot passar per traducció automàtica, vincular els glossaris quan el motor ho permet i assegurar-se que lingüistes qualificats facin la postedició del que importa. Una configuració descuidada produeix un text fluid amb els termes equivocats, i això costa més de detectar que un error evident.
Manteniment dels connectors. Els sistemes de contingut s’actualitzen i les interfícies canvien. Un connector que deixa de capturar el contingut modificat sense avisar és pitjor que no tenir-ne cap, perquè ningú no ho detecta fins que una versió lingüística ha quedat desfasada.
Formació dels revisors. L’enginyer de la filial alemanya que revisa dos manuals l’any ha d’aprendre a fer servir la interfície de revisió, i segurament necessitarà un recordatori la vegada següent.
Memòries i bases terminològiques netes. S’hi acumulen duplicats, termes obsolets i traduccions contradictòries d’una mateixa frase. Netejar-les és feina lingüística, no informàtica, i si ningú no se’n fa càrrec, la memòria compartida escampa la incoherència en lloc d’evitar-la.
Amb els documents hi ha un punt més. La maquetació posterior a la traducció, l’expansió del text dins de les taules i les referències creuades que cal refer a InDesign o FrameMaker queden fora del motor de flux de treball. Res d’això és un motiu per no comprar-ne un. És la descripció de la feina que arriba amb la compra.
Quan comprar un TMS és la decisió encertada
Per a algunes empreses, un TMS és clarament l’opció adequada, i un bon soci de traducció ho ha de dir obertament. El patró es reconeix fàcilment.
Teniu un equip de localització o esteu disposats a crear-ne un. Si hi ha persones dedicades de debò a gestionar la traducció, configuraran bé el sistema, el mantindran i trauran un profit real dels informes. Un TMS sense responsable acostuma a convertir-se en una safata d’entrada cara; amb un responsable, esdevé l’espinada de tota la funció.
El vostre contingut és un flux continu de cadenes de programari. Interfícies de producte, aplicacions i continguts web que canvien a cada sprint necessiten circuits automàtics d’anada i tornada: els desenvolupadors pugen cadenes noves, el sistema les recull, els lingüistes les tradueixen en context i les traduccions tornen a la compilació. Aquí les integracions amb l’entorn de desenvolupament compten més que res, i fer-ho enviant fitxers amunt i avall afegeix fricció a cada llançament. Les fases d’aquest treball les detallem a la guia sobre la traducció i localització de software, i per a aquest tipus de contingut tenir un TMS propi sovint és el més sensat.
Treballeu deliberadament amb molts proveïdors i els voleu coordinar vosaltres mateixos. Alguns grups mantenen proveïdors diferents per regió, per llengua o per tipus de contingut i volen un sol lloc per assignar la feina, compartir els actius i comparar costos i qualitat. Un TMS dona casa a aquesta coordinació. Com s’organitza aquest mapa de proveïdors, i quines regles de govern necessita, és el tema del nostre article sobre la gestió de la traducció amb diversos proveïdors i mercats.
Un equip de traductors interns que necessita un entorn compartit, o una allau diària de continguts breus que surten d’un gestor web, apunten en la mateixa direcció. Si us reconeixeu en dues o més d’aquestes descripcions, un TMS probablement és una bona inversió, i un soci de traducció hi pot treballar a dins com un proveïdor més.
Quan un flux de traducció gestionat us convé més
Un flux gestionat vol dir que un soci de traducció fa funcionar el procés i la tecnologia des del seu costat, mentre que la vostra empresa conserva la propietat del contingut i dels actius lingüístics. Vosaltres envieu fitxers i rebeu documents acabats. El gestor de projectes, els lingüistes, els especialistes en terminologia i l’equip de maquetació del soci s’encarreguen de tot el que hi ha entremig.
Aquest model encaixa amb equips de documentació sense personal de localització. Quan les persones que demanen les traduccions són les mateixes que redacten els manuals, cada hora dedicada a administrar programari es resta als documents d’origen, i un únic interlocutor els serveix millor que un sistema que cal cuidar.
Encaixa amb el contingut basat en documents. Els manuals en InDesign o FrameMaker, els documents de Word fets sobre una plantilla corporativa i algun PDF d’una gamma de producte antiga presenten els problemes més difícils a l’etapa dels fitxers i de la maquetació: preparar-los, protegir el que no s’ha de traduir, absorbir l’expansió del text i obtenir fitxers a punt per imprimir en cada llengua. Un soci que fa autoedició multilingüe dins del mateix encàrrec resol aquests problemes allà on apareixen, en lloc de deixar-los per a després del tancament formal del flux.
Encaixa amb un ritme de poques edicions l’any. Bona part del valor d’automatització d’un TMS rau en les actualitzacions petites i freqüents. Quan el vostre contingut canvia en un grapat de lots grans cada any, l’esforç fix de tenir el sistema es manté igual, mentre que el benefici de l’automatització s’encongeix. La resta del recorregut, des de la sol·licitud fins al fitxer lliurat, el descrivim pas a pas a la nostra guia sobre el procés de traducció per a fabricants.
Un flux gestionat no vol dir prescindir de la tecnologia: la memòria, les bases terminològiques, la traducció automàtica i el seguiment de projectes continuen presents. El que canvia és qui els fa funcionar i qui els manté en ordre. Si la traducció s’ha de fer dins de l’empresa o no és una altra decisió, i la tractem en la comparació entre externalitzar les traduccions o fer-les internament.
De qui són la memòria de traducció i la base terminològica en cada model
En tots dos models la resposta hauria de ser la mateixa: de la vostra empresa. El model canvia on es troben els actius en el dia a dia, no a qui pertanyen. Cal comprovar-ho explícitament, perquè la propietat la decideixen els contractes i els formats de fitxer, no les bones intencions.
Amb un TMS propi, la memòria i la base terminològica resideixen a la vostra instal·lació o subscripció, i vosaltres decidiu qui hi té accés. El risc es desplaça a un altre lloc: si canvieu de programari, necessitareu una exportació completa que conservi les metadades fins on ho permetin els formats. Les memòries que els proveïdors van crear abans del vostre TMS també s’han de recollir i importar, o quedaran fora del vostre control.
Amb un flux gestionat, els actius es mantenen al costat del soci mentre dura la feina, i el contracte ha de dir clarament que són vostres i que se us lliuren quan els demaneu. En qualsevol cas, exigiu els estàndards d’intercanvi, TMX per a la memòria de traducció i TBX per a la terminologia, i demaneu una exportació de prova aviat, quan encara no en depèn res.
Molts fabricants també tenen anys de traduccions aprovades que només existeixen com a documents acabats. Es poden recuperar aparellant els fitxers d’origen i de destinació frase per frase, la feina que expliquem a la pàgina sobre memòria de traducció i alineació. Una memòria tancada a la base de dades d’un proveïdor i una altra tancada dins d’una subscripció de programari són la mateixa mena de dependència. La portabilitat és el que la trenca.
Control de la terminologia i de la traducció automàtica en cada model
La terminologia és on els dos models es noten més diferents a la pràctica. Amb un TMS, el vostre equip decideix com s’estructura la base terminològica, qui pot afegir o modificar termes, com es marquen els termes prohibits i si la base es passa al motor de traducció automàtica. El control és total, i la responsabilitat també. Si ningú no manté la base terminològica, el sistema imposa els termes obsolets amb la mateixa fiabilitat que els correctes.
Amb un flux gestionat, els especialistes en terminologia del soci extreuen els termes candidats dels vostres documents, els proposen als vostres enginyers perquè els aprovin i fan que el glossari aprovat s’apliqui a cada encàrrec i en cada llengua. La nostra pàgina sobre gestió terminològica explica com s’organitza aquesta feina. La decisió sobre quin terme és el correcte es queda a la vostra empresa, perquè només els vostres enginyers saben si, en la vostra gamma, una peça és una «vàlvula d’alleujament de pressió» o una «vàlvula de seguretat».
La traducció automàtica segueix la mateixa lògica. En un TMS propi, vosaltres trieu els motors, escriviu les regles i decidiu qui fa la postedició. En un flux gestionat, el soci configura la traducció automàtica perquè el vostre glossari i la vostra memòria l’orientin, i lingüistes qualificats en fan la postedició i la revisió. Fins on n’hi ha prou amb la traducció automàtica per a la documentació tècnica, i on no, en parlem a fons a l’article sobre la postedició lleugera i completa de traducció automàtica. En tots dos models, la pregunta clau és la mateixa: què impedeix que el motor faci servir un terme que els vostres enginyers han rebutjat?
L'opció híbrida: conserveu els vostres sistemes i delegueu el flux
No sempre cal triar. Entre els fabricants hi ha dues fórmules híbrides habituals, i qualsevol de les dues pot descriure la vostra situació millor que un model pur.
En la primera, conserveu un sistema de contingut i deixeu que un soci gestioni el flux de traducció. El vostre sistema de gestió de components XML o el vostre gestor web continua sent la referència per a les versions d’origen i per a la publicació. El contingut modificat s’exporta en el format d’intercanvi del sistema, el soci el tradueix i el revisa amb la vostra memòria i el vostre glossari, i us el torna en el mateix format perquè l’importeu. Ningú de l’empresa no s’ha de convertir en administrador de traduccions. També funciona a l’inrevés: una empresa que té un TMS per a les cadenes de programari pot confiar igualment els manuals i els documents amb molta maquetació a un soci, perquè és on el sistema aporta menys.
En la segona, una empresa amb diversos proveïdors necessita un sol conjunt d’actius lingüístics abans que un programari nou. Les filials i les empreses adquirides sovint porten els seus proveïdors, cadascun amb la seva memòria, i comprar un TMS només per reunir aquestes memòries pot ser més maquinària de la que el problema demana. Una memòria de traducció multiproveïdor, mantinguda per a vosaltres i compartida amb tots els proveïdors, consolida els actius ara mateix i deixa la qüestió del programari per a més endavant, quan disposareu de més informació.
Preguntes que cal fer-se abans de comprar o externalitzar
Sigui quina sigui l’opció que preferiu, sis preguntes solen separar una bona decisió d’una de cara. Responeu-les primer internament i després plantegeu les pertinents als proveïdors de programari i als socis de traducció.
Primera: qui es farà càrrec del sistema al nostre costat, i quina part de la setmana hi pot dedicar de manera realista? Si la resposta sincera és «ningú en concret» o «unes quantes hores quan hi hagi temps», això ja és un senyal prou clar.
Segona: quina part del nostre contingut són cadenes contínues i quina són documents amb maquetació? Un TMS rendeix més allà on les cadenes circulen constantment pels circuits de desenvolupament; un flux gestionat rendeix més allà on els fitxers s’han de preparar, traduir i tornar a maquetar.
Tercera: quants proveïdors coordinem avui, i volem continuar coordinant-los? Un TMS fa que aquesta coordinació sigui més ordenada. No la fa desaparèixer.
Quarta: on són avui la nostra memòria de traducció i la nostra base terminològica, i les podríem obtenir en TMX i TBX en una setmana? Si la resposta no és clara, aclariu-ho abans de res més, perquè tots dos models en depenen.
Cinquena: com s’aprovarà la terminologia i com s’evitarà que la traducció automàtica la passi per alt? Demaneu a qui us ofereixi el programari que us ensenyi la configuració, i a un soci que us expliqui el procés i qui dona el vistiplau a cada terme.
Sisena: com serà l’esforç intern total passat el primer any, un cop comptats els revisors, els connectors, la maquetació i el manteniment de la memòria? Compareu això, i no el preu de la llicència ni el preu per paraula, perquè l’esforç que recau sobre les vostres persones gairebé mai no apareix en cap dels dos pressupostos.
Com porta DEMA Solutions un flux de traducció gestionat
Treballem per a equips de documentació que prefereixen no fer anar ells mateixos la maquinària de la traducció. Al vostre costat hi ha dues cares conegudes: el vostre responsable comercial, que és l’únic interlocutor per a les qüestions comercials, i un gestor de projectes assignat al vostre compte, amb qui va de bracet. Aquest gestor coneix a fons la vostra gamma, els formats amb què treballeu i les persones que revisen, de manera que cada sol·licitud nova no demana una explicació des de zero.
Les sol·licituds ens poden arribar pel canal que millor us vagi. El correu electrònic funciona perfectament: quan l’encàrrec queda assignat als traductors o als especialistes de DTP, rebeu una confirmació del projecte amb les dades de la feina i la data de lliurament pactada. Per a paquets voluminosos podem habilitar un espai de SharePoint propi, amb un accés privat per a vosaltres. Molts clients opten pel nostre portal de clients, que reuneix un formulari amb tota la informació del projecte, un apartat de notes per a les indicacions particulars, una marca per als encàrrecs urgents que necessiten lliurament prioritari i la consulta, en qualsevol moment, de l’estat i del calendari actualitzat de cada projecte.
La traducció passa pel nostre procés certificat segons la norma ISO 17100: un lingüista qualificat tradueix el text i, abans que us arribi, un altre lingüista també qualificat el confronta amb l’original. Tot el detall és a la pàgina on expliquem com garantim la qualitat. Els nostres especialistes interns de DTP us tornen els fitxers d’InDesign, FrameMaker, Word i XML en el mateix format en què els vau enviar, ja maquetats i llestos per publicar. Quan ho demaneu, rebeu la memòria de traducció en TMX i la base terminològica en TBX. Darrere de cada projecte hi ha els nostres equips d’Itàlia, Sèrbia i Espanya, que s’hi reparteixen la feina de manera coordinada.
Si encara no voleu canviar de manera de treballar, no cal. Podeu fer-nos arribar sol·licituds de prova, sense que comportin cap encàrrec de traducció, i després en parlem plegats. També formem el vostre equip, a distància per videoconferència o bé presencialment.
El lloc de TUBE en aquesta decisió
Si el vostre equip mirava un TMS sobretot per guanyar control sense haver de contractar un responsable de localització, val la pena posar TUBE a la balança. No és un producte que compreu i configureu: és la solució amb què DEMA porta la vostra traducció en nom vostre. Les propostes de la traducció automàtica les orienten el vostre propi glossari i la vostra memòria, cada traducció que aproveu queda guardada en una memòria que continua sent propietat vostra i que podeu exportar quan vulgueu, i a cada actualització un informe d’aprofitament indica quina proporció prové de la reutilització. Sovint aquest informe és justament la visibilitat que s’esperava de la compra d’un TMS.
Preguntes freqüents
Depèn de qui portarà la traducció i de què traduïu. Un TMS té sentit amb un equip de localització, amb cadenes de programari que canvien contínuament o amb molts proveïdors que coordineu vosaltres. Per als equips de documentació que publiquen manuals i documents unes quantes vegades l'any, un soci que gestioni el flux sol donar el mateix control sobre la memòria i la terminologia amb menys esforç intern.
Una eina TAO (traducció assistida per ordinador) és l'entorn on un lingüista tradueix, amb consultes a la memòria de traducció i a la base terminològica mentre treballa. Un TMS organitza projectes, persones i actius al llarg de molts encàrrecs: passos del flux, assignacions, connectors i informes. Molts productes fan totes dues coses.
Pot valer la pena quan algú de l'empresa té el temps i l'encàrrec de fer-se'n responsable i el contingut canvia prou sovint perquè l'automatització surti a compte. Quan la traducció és una tasca secundària de l'equip de documentació i la major part del contingut són documents amb maquetació, l'esforç de fer funcionar el sistema sovint supera els beneficis.
En tots dos casos hauria de ser de la vostra empresa. Amb un TMS propi, assegureu-vos que ho podreu exportar tot si canvieu de programari. Amb un flux gestionat, assegureu-vos que el contracte estableixi que la memòria i la base terminològica són vostres i que se us lliuren en TMX i TBX quan les demaneu.
Sí, sempre que la memòria i la base terminològica es conservin en formats portables. Els actius lliurats en TMX i TBX es poden importar a la majoria de programes, de manera que la decisió futura de portar la gestió de la traducció a casa no implica començar de zero.
Normalment sí, per al contingut que s'hi presta. La diferència és el control: la traducció automàtica s'ha d'orientar amb el vostre glossari aprovat i la vostra memòria, i el resultat l'han de posteditar i revisar lingüistes qualificats, sobretot quan es tracta d'instruccions de seguretat i de documentació regulada.
No. TUBE és la solució de traducció gestionada de DEMA Solutions, construïda al voltant del vostre glossari i de la vostra memòria de traducció. No en compreu cap llicència ni l'heu de fer funcionar: nosaltres gestionem el flux per a vosaltres, i la memòria que s'hi va construint us pertany.
Expliqueu-nos com produïu i publiqueu el vostre contingut
El model adequat depèn del vostre contingut, no d’una llista de funcions. Descriviu-nos els tipus de contingut, les llengües i el ritme de publicació, i us direm amb franquesa quin model us convé, fins i tot quan la millor resposta per a la vostra empresa sigui un TMS propi.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.