Externalitzar traduccions o traduir internament: com ho haurien de decidir els fabricants
Un fabricant hauria de traduir la documentació tècnica internament o externalitzar-la? La traducció interna funciona quan el volum és baix, hi ha una sola llengua de destinació i hi ha lingüistes formats que tenen temps per fer-la. Quan necessiteu diverses llengües, instruccions regulades, la revisió d’un segon lingüista o la maquetació en cada llengua, externalitzar les traduccions a un soci gestionat com DEMA Solutions sol ser més segur i, en conjunt, més econòmic.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que carreguen amb les conseqüències de la decisió. Potser sou responsables de documentació tècnica i el vostre equip redacta els manuals i, al final, també els tradueix. Potser sou redactors tècnics i us demanen que «només doneu un cop d’ull a l’alemany» abans d’una expedició. O potser treballeu a operacions, compres o qualitat en un fabricant de maquinària, sistemes de climatització, equips d’elevació, línies d’envasament, automatització o productes sanitaris, i us pregunteu si el sistema actual encara té sentit.
En la majoria d’empreses mitjanes, la traducció no s’ha dissenyat mai. Ha anat creixent. Un enginyer que parlava bé l’anglès va traduir el primer manual, un company de la filial francesa es va encarregar del francès i un assistent bilingüe feia la resta quan tenia temps. Aquest sistema pot funcionar durant anys, fins que la gamma de productes creix, s’obre un mercat nou o una normativa canvia les regles. Els apartats següents comparen els dos models amb honestedat: quan la traducció interna és la resposta correcta, quan es trenca i com és un punt d’equilibri raonable.
Què vol dir realment "intern" en una empresa manufacturera
Quan els fabricants parlen de traducció interna, poques vegades es refereixen a un departament de traducció. Normalment es refereixen a una de quatre configuracions. La primera són enginyers o redactors tècnics que tradueixen els seus propis documents, sovint a l’anglès i de vegades a una segona llengua que van aprendre a l’escola o a la feina. La segona és personal bilingüe de vendes, atenció al client o administració que tradueix quan li ho demanen. La tercera és un únic traductor intern, de vegades un professional format, que cobreix una o dues combinacions lingüístiques per a tota l’empresa. La quarta és el model de filials o distribuïdors, en què s’espera que l’oficina comercial de cada país tradueixi, o com a mínim corregeixi, els manuals per al seu mercat.
Cadascuna té punts forts reals. Les persones implicades coneixen el producte, són a prop dels enginyers i no cal emetre cap comanda. Totes tenen també la mateixa debilitat: traduir no és la seva feina principal, o només n’hi ha una. Aquest sol fet explica bona part del que ve a continuació.
Quan la traducció interna és l'opció correcta
Seria un error afirmar que tots els fabricants haurien d’externalitzar les traduccions. En algunes situacions el model intern és el millor, i un proveïdor honest us ho dirà. La traducció interna sol funcionar bé quan:
- El volum és baix i estable, uns quants documents l’any en lloc d’un flux continu de llançaments i actualitzacions.
- Hi ha una sola llengua de destinació, de manera que la terminologia, l’estil i la revisió queden en unes mateixes mans.
- Qui tradueix té una formació lingüística real, no només un bon nivell de conversa, i tradueix a la seva llengua materna.
- Té temps reservat per fer-ho, en lloc d’encaixar la traducció entre tasques d’enginyeria.
- El contingut és intern o de baix risc, com procediments interns o apunts de formació, no instruccions de seguretat d’un producte regulat.
Si es compleixen les cinc condicions, mantenir la traducció a dins pot ser una decisió encertada. La dificultat és que la majoria de fabricants que creixen en compleixen una o dues, no les cinc, i les mancances apareixen en el cost, la coherència i el compliment normatiu molt abans que ningú les mesuri.
El cost real del temps intern
«No ens costa res, ho fem nosaltres» és el motiu més habitual per mantenir la traducció a dins, i el menys exacte. La traducció interna es paga, només que no apareix en una factura de traducció. Es paga en hores d’enginyeria, en projectes endarrerits i en la feina que no es fa mentre un redactor tècnic dedica dues setmanes a un manual en francès.
Una comparació justa comença per les hores. Compteu el temps que realment es dedica a traduir, revisar, corregir la maquetació i respondre preguntes de les filials, i valoreu-lo al cost real de les persones que ho fan. Els enginyers i els redactors tècnics són dels perfils més cars i més difícils de substituir d’una empresa manufacturera. Després afegiu-hi els elements ocults: la feina que s’ha de refer quan un distribuïdor rebutja una traducció, les trucades al servei tècnic causades per instruccions poc clares i el cost d’oportunitat d’un llançament que espera la documentació.
També hi ha una diferència de productivitat. Un flux de traducció professional reaprofita cada frase ja aprovada, aplica automàticament un glossari acordat i torna a col·locar el text als fitxers originals. Un company que tradueix sobre una còpia del fitxer de Word comença gairebé de zero cada vegada, encara que la major part del manual no hagi canviat. Al llarg de diverses edicions i llengües, aquesta diferència sovint supera el cost d’un proveïdor extern.
Coherència i terminologia: on es desvia la traducció informal
La documentació tècnica viu d’una terminologia coherent. Un mateix component ha de tenir el mateix nom al manual d’ús, al manual de manteniment, al catàleg de recanvis, a la HMI i a l’etiqueta de la màquina. Quan la traducció es reparteix entre enginyers, assistents i filials, cada persona hi aporta el seu vocabulari. En pocs anys, una mateixa vàlvula de seguretat pot tenir tres noms en una sola llengua, i ningú no sap dir quin és l’aprovat.
La causa no és la deixadesa. És l’absència d’actius compartits. Sense un glossari mantingut i una memòria de traducció amb què treballi tothom, la coherència depèn de la memòria de cada persona, i la memòria de cada persona marxa quan algú canvia de feina. La nostra guia per mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors i proveïdors explica com es construeix un glossari i com es manté viu. Tant si traduïu internament com si ho feu fora, aquesta disciplina és el que separa un conjunt de documentació en què els vostres tècnics confien d’un que aprenen a posar en dubte.
Puntes de feina: llançaments de producte, fires i auditories
En el sector manufacturer, la demanda de traducció poques vegades és plana. Arriba en puntes: una màquina nova abans d’una fira, una actualització de gamma abans de l’estiu, una auditoria de certificació, una comanda important d’un mercat nou que necessita tota la documentació en una llengua que ningú de l’empresa parla. Un model intern està dimensionat per a la mitjana, de manera que té dificultats precisament quan hi ha més en joc.
Quan arriba una punta, els traductors interns allarguen la jornada, endarrereixen altres tasques o retallen passos, i el primer que se sacrifica sol ser la revisió d’una segona persona. Un soci extern absorbeix les puntes repartint la feina entre lingüistes qualificats de cada llengua, mentre un gestor de projectes manté sota control la terminologia, els terminis i els fitxers. Per a les empreses amb llançaments freqüents, la manera com circulen les sol·licituds, els fitxers i els terminis compta tant com la traducció mateixa, i el nostre article sobre la gestió d’un flux de traducció eficient descriu com funciona a la pràctica.
ISO 17100 i el segon parell d'ulls
La norma internacional per als serveis de traducció, la ISO 17100, estableix què exigeix un procés de traducció professional. Dos dels seus principis són els més rellevants en aquesta comparació. Els traductors han de tenir qualificacions documentades i traduir en el seu àmbit, i cada traducció l’ha de revisar un segon lingüista qualificat que no sigui el traductor. La revisió no és una lectura ràpida: el revisor compara la traducció amb l’original pel que fa a exactitud, terminologia, integritat i adequació a la finalitat del text.
La majoria de configuracions internes no poden complir aquesta norma, no perquè a les persones els falti competència, sinó perquè no hi ha ningú que pugui fer de segon lingüista. Un traductor intern que treballa sol revisa la seva pròpia feina, i un enginyer que tradueix a l’anglès poques vegades rep la revisió d’un parlant nadiu amb formació en traducció. És així com les omissions, les advertències mal traduïdes i els falsos amics arriben fins a la impremta. Si voleu entendre com encaixen la revisió i els controls de qualitat, la nostra visió general del control de qualitat de la traducció en repassa cada pas.
Contingut regulat: Reglament de màquines, MDR i responsabilitat
Per als fabricants d’equips regulats, les instruccions traduïdes formen part del compliment normatiu del producte, no són un afegit posterior. El Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines, aplicable a partir del 20 de gener de 2027, exigeix instruccions en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per l’Estat membre on la màquina es comercialitza, i permet les instruccions en format digital en unes condicions definides, amb una versió en paper disponible gratuïtament si es demana. El nostre article sobre la traducció i la documentació segons el Reglament de màquines n’explica els detalls. Els fabricants de productes sanitaris tenen les seves pròpies regles sobre etiquetes, instruccions d’ús i llengües, que resumim a la guia sobre els requisits d’etiquetatge del MDR de la UE.
La responsabilitat d’aquestes instruccions continua sent del fabricant, les tradueixi qui les tradueixi. Externalitzar no transfereix la responsabilitat, i traduir internament no la redueix. El que canvia és la prova que podeu presentar. Amb un procés extern certificat teniu una cadena documentada: traductors qualificats, revisió per part d’un segon lingüista, terminologia acordada i versions traçables. Amb un procés intern informal, la prova sovint és un fil de correus electrònics i el nom d’un company que ja ha marxat de l’empresa. Quan una autoritat de vigilància del mercat, un organisme notificat o l’advocat d’un client pregunta com es va traduir i revisar una advertència de seguretat, aquesta diferència pesa.
Maquetació i DTP: la feina que ningú no pressuposta
Traduir el text només és una part d’un manual tècnic. El text traduït ha de tornar a InDesign, FrameMaker, Word o a una cadena de publicació XML, i poques vegades hi encaixa a la primera. L’alemany i el francès sovint ocupen més que l’italià o l’anglès, les taules es desborden, les crides s’allunyen de les peces que identifiquen, i les llengües asiàtiques o que s’escriuen de dreta a esquerra necessiten tipografies i regles diferents. Algú ha de refer cada pàgina, comprovar les referències creuades i generar els fitxers per a impremta i per a línia.
En un model intern, aquesta feina recau en els redactors tècnics o en un dissenyador gràfic que no l’havia previst, sovint amb presses just abans del llançament. La maquetació professional en cada llengua és una competència en si mateixa, i per això val la pena tractar-la com una part del projecte i no com una sorpresa final. El nostre article sobre com l’autoedició multilingüe millora la traducció de documents explica què implica aquesta feina i per què ha de formar part del pla des del principi.
Qui és el propietari de la memòria de traducció i del glossari en cada model
Aquesta pregunta sovint passa desapercebuda, i condiciona les vostres opcions durant anys. En un model intern informal, la memòria de traducció i el glossari sovint ni tan sols existeixen. El coneixement es troba en fitxers antics, en fulls de càlcul guardats en unitats personals i en el cap de les persones que van traduir. Si el traductor intern que treballava sol se’n va, bona part d’aquest coneixement se’n va amb ell.
Amb un proveïdor extern, la resposta depèn del contracte. Alguns proveïdors guarden la memòria als seus propis sistemes i la consideren seva, cosa que fa feixuc canviar de proveïdor. Un acord sòlid és just el contrari: la memòria i el glossari es construeixen durant els vostres projectes, els pagueu vosaltres i us els lliuren en formats portables, TMX per a la memòria i TBX per a la terminologia, perquè qualsevol proveïdor qualificat o qualsevol company intern els pugui fer servir. El nostre article sobre per què la memòria de traducció és un actiu estratègic explica per què la propietat és important a mesura que creixen les vostres llengües i els vostres productes. Trieu el model que trieu, assegureu-vos que la resposta a «de qui és la nostra memòria?» sigui «nostra».
El model híbrid: externalitzar traduccions sense perdre l'expertesa interna
Per a la majoria de fabricants mitjans, la millor resposta no és ni la traducció purament interna ni l’externalització pura, sinó un repartiment de tasques. El soci extern fa allò per a què està preparat: traductors qualificats en cada llengua, revisió per part d’un segon lingüista, gestió terminològica, tractament de fitxers, maquetació i gestió de projectes. Les vostres persones fan allò que només elles poden fer: aproven els termes clau, responen les preguntes tècniques i revisen l’exactitud tècnica de la traducció abans de publicar-la.
Fet d’aquesta manera, externalitzar les traduccions no treu coneixement de producte a l’empresa. El col·loca allà on té més efecte. Un enginyer d’una filial que dedica una hora a aprovar un glossari de cinquanta termes clau evita més errors que un que dedica una setmana a traduir un manual. Un revisor que comprova l’exactitud tècnica del contingut, en lloc de corregir comes, aporta valor real i té menys tendència a fer canvis de gust que trenquen la coherència. El model híbrid també deixa la porta oberta a la traducció interna allà on funciona de debò, com documents interns breus o una llengua en què teniu un company format.
Tres objeccions habituals, i la resposta
«El nostre personal parla la llengua.» Parlar una llengua i traduir documentació tècnica són competències diferents. Un company que la parla amb fluïdesa pot llegir un manual i entendre’l, però traduir-lo per a un usuari que ha de fer funcionar una màquina amb seguretat exigeix una terminologia precisa, una redacció coherent, conèixer els requisits legals i, idealment, traduir a la pròpia llengua materna. El personal bilingüe és molt valuós com a revisor expert en la matèria. Com a únic traductor i únic revisor d’instruccions rellevants per a la seguretat, assumeix un risc que potser l’empresa no ha acceptat de manera conscient.
«Externalitzar ens fa perdre el coneixement del producte.» Passa si el proveïdor treballa aïllat. No passa si l’acord està ben plantejat. El coneixement del producte es transmet a través del glossari, del material de referència, de les consultes resoltes i de la memòria de traducció, i tot plegat creix amb cada projecte. Quan els vostres experts interns aproven la terminologia i revisen el contingut, el seu coneixement es recull una vegada i s’aplica a totes les llengües, en lloc de viure al cap d’una sola persona. Un bon soci fa més preguntes al principi, no menys, perquè aquest coneixement quedi per escrit.
«Fer-ho a dins és més barat.» Ho sembla perquè el cost es reparteix entre sous i endarreriments en lloc d’aparèixer en una sola factura. Quan compteu les hores reals, la feina que s’ha de refer, la maquetació i la segona revisió que falta, la comparació sovint canvia, sobretot amb diverses llengües i actualitzacions freqüents. La manera més justa de saber-ho és fer passar un document real pels dos models i comparar l’esforç total i el resultat, no la tarifa per paraula.
Com passar de la traducció interna a l'externalitzada sense interrupcions
És comprensible que canviar un procés que ha funcionat durant anys generi inquietud, i el canvi no s’ha de fer d’una sola vegada. Una transició raonable sol seguir una seqüència breu:
- Recolliu el que ja existeix: traduccions anteriors, llistes de terminologia, preferències d’estil i els fitxers originals dels manuals actuals.
- Convertiu-ho en actius: alineeu les traduccions anteriors en una memòria de traducció i extraieu-ne un primer glossari perquè l’aprovin els vostres experts.
- Comenceu amb un document o una llengua, idealment un llançament real que tingueu a prop, i mantingueu la revisió interna.
- Acordeu els rols: qui envia les sol·licituds, qui aprova els termes, qui revisa cada llengua i de quant de temps disposa.
- Amplieu-ho pas a pas a més llengües i tipus de document quan els primers projectes funcionin amb normalitat.
Els mateixos principis valen quan passeu d’un proveïdor extern a un altre, i la nostra guia per canviar de proveïdor de traducció sense perdre la memòria ni la terminologia detalla el traspàs. Si compareu socis per primera vegada, la nostra llista de comprovació per triar una empresa de traducció tècnica recull les preguntes que val la pena fer abans de signar.
Com treballa DEMA Solutions amb fabricants que traduïen internament
Molts dels nostres clients arriben després d’anys de traduir internament, de manera que partim del que ja teniu i no de zero. Alineem les vostres traduccions anteriors en una memòria de traducció, n’extraiem els termes clau perquè els aprovin els vostres experts i acordem amb vosaltres qui revisa internament cada llengua. Els nostres serveis de traducció tècnica segueixen un procés certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i el nostre equip intern de DTP us retorna cada manual en el format original, maquetat i revisat. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen amb lingüistes especialitzats en contingut tècnic.
Teniu un sol interlocutor comercial, el vostre responsable comercial, que treballa colze a colze amb un gestor de projectes dedicat al vostre compte. Les sol·licituds poden continuar arribant per correu electrònic, com ara, o a través d’un espai de SharePoint dedicat o del nostre portal de clients, on un formulari de sol·licitud, un camp de notes per a requisits específics i un indicador d’urgència conviuen amb l’estat i els terminis actualitzats de cada projecte. Els clients que envien les sol·licituds per correu electrònic reben una confirmació del projecte amb la data de lliurament acordada un cop s’assigna la feina. Un client que ens envia manuals d’InDesign gairebé cada dia va passar dels fitxers adjunts al portal i ara hi puja els fitxers, en segueix el progrés i recull les traduccions lliurades en un sol lloc. Si primer voleu provar el procés, podeu enviar sol·licituds de prova sense encarregar cap traducció, i oferim formació per videotrucada o presencial. La vostra memòria de traducció i el vostre glossari continuen sent vostres en tot moment, i us els lliurem en TMX i TBX.
On encaixa TUBE
Per als fabricants la documentació dels quals canvia amb cada llançament de producte, TUBE és la solució que fa que cada actualització sigui eficient. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada entra en una memòria que és vostra i que podeu exportar, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada actualització prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
La traducció interna pot funcionar amb volums baixos, una sola llengua de destinació i personal amb formació lingüística real i temps. Amb diverses llengües, instruccions regulades, actualitzacions freqüents o feina de maquetació, externalitzar a un proveïdor qualificat sol ser més segur i més eficient, idealment amb experts interns que aprovin la terminologia i revisin el contingut.
No sempre. La traducció interna es paga en hores de personal, endarreriments, feina que s'ha de refer i maquetació, i tot això poques vegades apareix en una sola partida del pressupost. Una comparació justa ho compta tot i compara l'esforç total per document, no només la factura visible.
Entre altres coses, traductors amb qualificacions documentades que treballin en el seu àmbit i la revisió de cada traducció per part d'un segon lingüista qualificat que no sigui el traductor. Moltes configuracions internes no poden aportar aquest segon lingüista.
No. El fabricant continua sent responsable de les instruccions que acompanyen els seus productes, les tradueixi qui les tradueixi. Un procés documentat i certificat ajuda a demostrar com es van elaborar i revisar les traduccions.
De l'empresa propietària del contingut que contenen. Assegureu-vos que les memòries i els glossaris us arribin en formats portables com TMX i TBX, perquè els pugueu fer servir amb qualsevol proveïdor o internament.
Sí, i normalment és recomanable. Els experts interns són els més ben situats per aprovar els termes clau i comprovar l'exactitud tècnica, mentre que el proveïdor extern s'ocupa de la traducció, la revisió, la gestió terminològica i la maquetació.
Comenceu recollint les traduccions i la terminologia que ja existeixen, convertiu-les en una memòria i un glossari, proveu el procés amb un document o una llengua real mantenint la revisió interna i amplieu-lo pas a pas quan els rols i els terminis estiguin clars.
Compareu els dos models amb un document real
Si esteu valorant externalitzar les traduccions en comptes de mantenir el procés intern actual, la resposta més clara la dona un exemple real. Envieu-nos un document que normalment traduiríeu internament, juntament amb les traduccions anteriors que tingueu, i us mostrarem què es pot reaprofitar, com gestionaríem la revisió i la maquetació i com seria el procés per al vostre equip.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.