Traducció per a fabricants: què cal traduir i com organitzar-ho
Quins serveis de traducció necessita una empresa manufacturera? La traducció per a fabricants cobreix tot el cicle de vida del producte: fitxes tècniques, declaracions de conformitat, manuals, catàlegs de recanvis, etiquetes, textos d’HMI, formació i material de màrqueting. Un proveïdor tècnic especialitzat com DEMA Solutions manté una sola terminologia aprovada, una memòria de traducció que és propietat vostra, la revisió per un segon lingüista i la maquetació en cada idioma.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que, a la pràctica, acaben fent-se càrrec de les traduccions dins d’una empresa manufacturera. Potser sou responsables de documentació tècnica i heu d’entregar el mateix manual en vuit idiomes abans que una màquina surti de fàbrica. Potser sou responsables d’exportació o de màrqueting, esteu obrint un mercat nou i us pregunteu què cal traduir abans de la primera comanda i què pot esperar. O potser treballeu a qualitat o a afers reguladors i necessiteu saber quins documents traduïts esperarà veure una autoritat de vigilància del mercat, un organisme notificat o un client.
Els exemples provenen dels sectors amb què treballem més sovint: maquinària, climatització (HVAC), equips d’elevació, línies d’envasament i embalatge, automatització industrial, equips elèctrics i electrònics i proveïdors del sector de l’automoció. Els productes sanitaris hi apareixen només de passada, perquè tenen unes normes pròpies molt detallades. L’objectiu és pràctic: encara que no ens contacteu mai, en acabar hauríeu de tenir un mapa clar dels documents que tradueix la vostra empresa, del que exigeix cadascun i de com organitzar la traducció per a fabricants perquè continuï sent coherent, conforme a la normativa i assequible a mesura que creix la vostra gamma. Els fabricants de productes sanitaris tenen passos addicionals vinculats al sistema de qualitat, que expliquem a la guia de traducció mèdica.
Per què la traducció tècnica industrial és diferent de la traducció general
La traducció tècnica industrial es diferencia de la traducció empresarial general en un punt decisiu: el text forma part del producte. Una frase mal traduïda en un fullet és una vergonya. Un parell de serratge mal traduït, una instrucció invertida o una advertència suavitzada en un manual d’ús poden danyar l’equip, ferir un tècnic i exposar el fabricant a responsabilitats. La precisió és una qüestió de seguretat, no d’estil.
La normativa hi afegeix una segona capa. Bona part del que tradueix un fabricant ho exigeix la legislació de producte, que determina qui ha de rebre quina informació i en quin idioma. Una tercera diferència és el volum i l’estructura. Una sola màquina genera tota una família de documents, des de la fitxa tècnica fins al catàleg de recanvis i el text del panell de control, i tots han de fer servir el mateix nom per al mateix component. Si el manual parla d’una «vàlvula de seguretat de pressió», l’etiqueta, l’HMI i la llista de recanvis han de dir exactament el mateix en cada idioma.
Finalment, el contingut industrial canvia contínuament i poques vegades arriba com a text pla. Els productes s’actualitzen, s’afegeixen opcions, canvien les versions del programari de control, i cada canvi es propaga per manuals que sovint tenen centenars de pàgines i estan maquetats amb InDesign, FrameMaker o un sistema de publicació XML. Un bon servei de traducció per a la indústria es construeix al voltant d’aquests fets: terminologia compartida, reutilització de les traduccions anteriors, un tractament acurat de la maquetació i un procés capaç d’absorbir llançaments freqüents sense tornar a començar de zero.
Els documents que tradueix un fabricant, al llarg del cicle de vida del producte
Si seguim un producte des de la primera presentació a un client fins a la instal·lació, l’ús i el servei postvenda, cada etapa porta documents amb lectors, riscos i requisits propis.
Fitxes tècniques i especificacions. Sovint són els primers documents que veu un comprador estranger, i estan plens de xifres, unitats i referències a normes. El repte de traducció no és tant la redacció com la coherència: els valors de rendiment, les designacions de materials i els codis d’opció han de coincidir amb la resta de la documentació, i les unitats han de seguir les convencions del mercat de destinació sense convertir-se, tret que decidiu que cal fer-ho. Les fitxes tècniques canvien amb cada actualització d’especificacions, de manera que es beneficien molt d’una memòria de traducció.
Declaració UE de conformitat i expedient tècnic del marcatge CE. Sovint es posen al mateix sac, però el tracte lingüístic és oposat. La declaració és un document de poques pàgines que, segons la major part de la legislació del marcatge CE, ha d’existir en l’idioma o els idiomes que demani cada estat membre de destinació, i per això passa sovint per traducció. L’expedient tècnic, en canvi, reuneix l’avaluació de riscos, els plànols, els informes d’assaig i els càlculs; el fabricant el guarda normalment en la seva llengua de treball i no el fa traduir sencer de manera rutinària. Les autoritats poden demanar de veure’l, tot o en part, en una llengua que entenguin, de manera que convé saber per endavant quines seccions podríeu haver de traduir amb rapidesa i assegurar-vos que la seva terminologia coincideix amb la resta de la documentació.
Instruccions d’ús i manuals d’instal·lació, funcionament i manteniment. És el nucli del pressupost de traducció de la majoria de fabricants i l’àmbit amb més risc. Els manuals combinen instruccions de seguretat, procediments pas a pas, dades tècniques, taules de resolució d’avaries i plans de manteniment, i els llegeixen persones amb competències molt diferents, des d’instal·ladors fins a operadors i tècnics de servei. La traducció ha de ser clara per a l’usuari real, coherent amb les etiquetes i els comandaments del producte i fidel a cada advertència. La nostra guia sobre la traducció de manuals d’usuari explica com es preparen, es tradueixen i es verifiquen els manuals a la pràctica.
Catàlegs de recanvis i vistes explosionades. Els catàlegs de recanvis són frases curtes i llistes llargues, i depenen totalment de la terminologia. Els noms de les peces del catàleg han de coincidir amb els del manual de manteniment i amb els del sistema de comandes; altrament, els distribuïdors demanen el component equivocat. Les vistes explosionades hi afegeixen un problema de maquetació: les referències i les llegendes se situen sobre dibuixos, sovint exportats del CAD, i el text traduït ha de cabre en el mateix espai i continuar vinculat al número de posició correcte.
Senyals de seguretat, etiquetes d’advertència i marcatges sobre el producte. Molts perills es comuniquen amb símbols gràfics, que redueixen la quantitat de text, però les paraules de senyalització, les descripcions del perill i les instruccions de les etiquetes s’han de traduir igualment. Són textos breus, molt visibles i crítics per a la seguretat, i han de coincidir amb la redacció del capítol de seguretat del manual. Els traductors també necessiten conèixer l’espai disponible abans de començar.
Embalatge i etiquetes de producte. L’embalatge porta instruccions de manipulació, noms de producte, contingut i condicions d’emmagatzematge, sovint en diversos idiomes sobre una mateixa superfície. La feina s’assembla més a la maquetació que a la traducció de textos llargs: cadenes curtes, espai limitat i moltes versions lingüístiques revisades conjuntament abans d’imprimir.
Programari, HMI i textos del panell de control. Les màquines modernes es comuniquen amb els usuaris a través de pantalles. Les opcions de menú, els missatges d’alarma, els noms dels paràmetres i els textos d’ajuda s’extreuen normalment del programari de control en fitxers de cadenes amb límits de longitud estrictes i marcadors de posició que no s’han de tocar. La traducció ha de coincidir amb els termes del manual, perquè un operador que llegeix un nom a la pantalla i un altre al manual perd la confiança de seguida. En el nostre article sobre la traducció de software i interfícies HMI expliquem els requisits específics d’aquest tipus de contingut.
Butlletins de servei i material de formació. Quan els productes ja són al mercat, els fabricants publiquen butlletins de servei, avisos d’actualització i continguts de formació per a distribuïdors i tècnics, cada vegada més en forma de mòduls d’aprenentatge en línia, vídeos subtitulats i presentacions. Els butlletins solen ser urgents i el material de formació reutilitza la terminologia del manual, de manera que tots dos es beneficien del mateix glossari i de la mateixa memòria.
Catàlegs de producte, fullets i lloc web. El contingut de màrqueting segueix altres regles. Ha de convèncer a més d’informar, per la qual cosa sovint requereix adaptació més que no pas traducció literal, tot i que les afirmacions tècniques han de continuar coincidint amb les fitxes tècniques. La traducció del lloc web d’un fabricant hi afegeix tasques pròpies: l’estructura de les pàgines, els filtres de producte, els documents descarregables i els termes de cerca que fan servir realment els compradors de cada país. La terminologia acordada per als documents tècnics també s’hi ha d’aplicar, perquè el producte que un comprador descobreix en línia porti el mateix nom al manual que rebrà més endavant.
Fitxes de dades de seguretat. Quan un fabricant subministra productes químics, com ara lubricants, refrigerants, productes de neteja o consumibles, les fitxes de dades de seguretat s’han de facilitar en la llengua o les llengües oficials de l’estat membre on la substància o la mescla es comercialitza. Segueixen una estructura fixa i fan servir frases normalitzades, per la qual cosa requereixen traductors que coneguin bé aquesta estructura.
Documents de licitació i contractes. Les vendes a l’estranger també comporten plecs de condicions, ofertes i contractes. Normalment se n’ocupen traductors jurídics, però els annexos tècnics han de fer servir igualment la terminologia de producte aprovada. Les patents demanen encara un altre enfocament, perquè són les reivindicacions les que defineixen la protecció: com organitzar la traducció de patents amb el vostre agent de la propietat industrial ho expliquem en una guia específica.
Què impliquen les normes de la UE per a la documentació traduïda
Les normes europees de producte no regulen el mètode de traducció; el que fixen és què ha de rebre l’usuari i en quin idioma. Per a la maquinària, el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines s’aplica a partir del 20 de gener de 2027. Exigeix que les instruccions estiguin en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per l’estat membre on la màquina es comercialitza, i permet subministrar les instruccions en format digital en condicions definides, amb una versió en paper disponible gratuïtament si se sol·licita. El nostre article sobre la traducció i la documentació amb el nou reglament de màquines 2023/1230 explica què canvia i com preparar-se.
Per als productes de consum, el Reglament (UE) 2023/988 relatiu a la seguretat general dels productes exigeix que la informació de seguretat i les instruccions es facilitin en una llengua fàcilment comprensible per als consumidors, determinada per l’estat membre on el producte es comercialitza. Si algun dels vostres productes arriba al consumidor final, aquest és el punt de partida per decidir quins idiomes necessiteu.
Altres normes tenen les seves pròpies disposicions lingüístiques. El material elèctric de baixa tensió, els equips radioelèctrics i els productes sanitaris segueixen cadascun les seves regles, i alguns productes estan subjectes a diverses normes alhora. El més adequat és comprovar la legislació aplicable al vostre producte i els requisits de cada estat membre on veneu, en lloc de refiar-se d’una regla general. Els fabricants de productes sanitaris, per exemple, s’enfronten a requisits detallats sobre etiquetes i instruccions d’ús, que resumim en la nostra guia sobre els requisits d’etiquetatge MDR.
Hi ha un principi que val per a totes aquestes normes: el fabricant continua sent responsable de la documentació traduïda que acompanya els seus productes, la tradueixi qui la tradueixi. Externalitzar la traducció no transfereix aquesta responsabilitat. El que aporta un procés professional és evidència: traductors qualificats, revisió per un segon lingüista, terminologia aprovada i versions traçables de cada document.
Terminologia: un sol nom per peça, en cada document i en cada idioma
Una terminologia coherent és la base de qualsevol traducció per a la indústria. Una màquina pot tenir milers de components, funcions i paràmetres amb nom propi, i cadascun hauria de tenir un únic nom aprovat en cada idioma, utilitzat a tot arreu: al manual, al catàleg de recanvis, a l’HMI, a les etiquetes, al material de formació i al lloc web. Sense aquesta disciplina, els termes es dispersen i, després d’unes quantes versions, la mateixa peça té tres noms en un mateix idioma.
L’eina que ho evita és un glossari, o base terminològica, construït a partir de la vostra pròpia documentació. Recull els termes clau en la llengua d’origen amb les traduccions aprovades, notes d’ús i, quan és útil, les alternatives que no s’han de fer servir. El millor moment per crear-lo és abans que comenci un projecte de traducció gran: s’extreuen els termes més freqüents i més crítics i es demana a les persones que coneixen el producte, sovint enginyers de les vostres filials o distribuïdors, que els aprovin. Una hora dedicada a aprovar cinquanta termes clau evita molts més errors que una setmana corregint traduccions acabades.
Els textos d’HMI mereixen una atenció especial, perquè les cadenes del programari sovint es tradueixen per separat del manual, de vegades a càrrec de l’equip de software. Si tots dos parteixen del mateix glossari, l’operador veu el mateix terme a la pantalla i al procediment. La nostra guia sobre com mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors i proveïdors explica com es construeix, s’aprova i es manté un glossari al llarg del temps.
Memòria de traducció i cicles de llançament
La major part de la documentació industrial no s’escriu de zero. Un model nou comparteix gran part del manual amb l’anterior, una actualització de programari canvia unes quantes desenes de cadenes i una fitxa tècnica revisada modifica uns quants valors. Una memòria de traducció emmagatzema cada frase d’origen aprovada amb la seva traducció; així, quan un document torna per a una actualització, les frases ja traduïdes es reconeixen i es reutilitzen, i només el contingut nou o modificat necessita una traducció completa.
L’efecte sobre el cost i els terminis es nota sobretot quan els llançaments són freqüents: en lloc de tornar a pagar pel contingut que no ha canviat, pagueu pel que ha canviat, i les frases reutilitzades conserven la redacció que els vostres revisors ja havien aprovat.
Qui és el propietari de la memòria és tan important com la memòria mateixa. Es construeix amb el vostre contingut i durant els vostres projectes, de manera que us ha de pertànyer i us l’han de lliurar en formats portables: TMX per a la memòria de traducció i TBX per a la terminologia. D’aquesta manera la podeu fer servir amb qualsevol proveïdor qualificat o internament, i canviar de proveïdor no vol dir tornar a començar. El nostre article sobre per què la memòria de traducció és un actiu estratègic explica com creix aquest actiu juntament amb la vostra gamma de productes.
Formats de fitxer i maquetació: InDesign, FrameMaker, XML i CAD
Els fabricants poques vegades envien a traduir text pla. Els manuals es produeixen amb InDesign o FrameMaker, els departaments de documentació més grans treballen en XML o DITA amb un sistema de gestió de continguts, els més petits en Word, i els dibuixos amb referències provenen d’exportacions de CAD. Cada format es pot traduir directament, sempre que els fitxers es preparin correctament. Per a InDesign, el format d’intercanvi habitual és IDML; per a XML i DITA, cal protegir l’estructura i les etiquetes perquè el contingut es pugui tornar a publicar sense reparacions manuals.
La traducció també canvia la longitud del text. L’alemany i el francès solen ocupar més espai que l’anglès o l’italià, de manera que les taules es desborden, les etiquetes ja no caben als seus requadres i les referències s’allunyen de les peces que descriuen. Alguns idiomes necessiten tipus de lletra, regles de partició de paraules o sentit de lectura diferents. Per això cada versió lingüística necessita autoedició: refer les pàgines, comprovar les referències creuades i els índexs, i generar els fitxers per a impressió i per a ús en línia.
Recol·locar les crides d’una vista explosionada o refer una taula del catàleg de recanvis rarament surt al pressupost, i acaba a l’oficina tècnica la setmana del llançament. Per què cal planificar-ho ho expliquem a l’article sobre l’autoedició multilingüe aplicada a la traducció de documents.
Traducció automàtica i postedició per a fabricants
La traducció automàtica té un lloc real en la traducció de documentació tècnica per a la indústria, però no a tot arreu. Funciona millor amb contingut repetitiu, de gran volum i redactat en llenguatge controlat, com ara llistes de peces, dades tècniques, procediments de manteniment i documentació de servei, sobretot quan el motor es guia pel vostre glossari i la vostra memòria de traducció perquè els termes aprovats s’apliquin de manera coherent. En aquestes condicions, un posteditor qualificat que revisa i corregeix el resultat automàtic pot oferir resultats precisos en menys temps.
És una mala opció per a continguts en què un petit error té conseqüències greus o en què el to és important. Les advertències de seguretat, les indicacions de perill i les instruccions regulades no s’haurien de publicar mai a partir d’una traducció automàtica sense una revisió completa per part d’un lingüista qualificat. Els textos de màrqueting, els eslògans i el contingut web que ha de convèncer solen necessitar traducció humana o adaptació. El més sensat és decidir document per document, i la nostra comparativa entre la postedició lleugera i la postedició completa explica els nivells de postedició i quan convé cadascun.
Qualitat: ISO 17100, revisió per un segon lingüista i revisió de les vostres filials
En un manual de manteniment, la revisió per un segon lingüista qualificat, que la ISO 17100 exigeix per a cada traducció juntament amb traductors especialitzats en l’àmbit, és el moment en què algú torna a comparar el text amb l’original línia per línia. És aquí on surt el parell de serratge amb una xifra canviada, la unitat que ha desaparegut d’una taula, l’advertència que ha perdut una negació o la peça que al capítol 4 té un nom i al capítol 9 un altre. Tot això es corregeix abans que el manual arribi a les mans d’un tècnic.
Per als fabricants, un tercer pas completa el procés: la revisió per part dels vostres propis experts, sovint a les filials o als distribuïdors, que saben com s’utilitza el producte al seu mercat. La seva funció és comprovar l’exactitud tècnica i aprovar la terminologia, no reescriure l’estil. Convé acordar què revisen, de quant de temps disposen i com tornen els seus comentaris al glossari i a la memòria, perquè les modificacions de preferència no trenquin la coherència. La nostra guia sobre el control de qualitat de les traduccions segons la ISO 17100 repassa cada pas del procés de qualitat.
Com triar un servei de traducció per a fabricants
Triar un proveïdor de traducció depèn menys del preu per paraula que de la capacitat del proveïdor de gestionar la vostra documentació com un sistema. Unes quantes preguntes permeten distingir els proveïdors de seguida. Pregunteu si treballen amb un procés certificat ISO 17100, amb revisió per un segon lingüista en cada encàrrec, i com seleccionen els traductors per a temes tècnics. Pregunteu com construeixen i mantenen el vostre glossari i si els vostres experts poden aprovar els termes. Pregunteu de qui és la memòria de traducció i el glossari, i si els rebreu en TMX i TBX. Pregunteu si poden treballar amb els vostres formats d’origen, inclosos InDesign, FrameMaker o XML, i lliurar fitxers maquetats en cada idioma. Finalment, pregunteu com gestionarien la vostra propera actualització i què reutilitzarien de la feina anterior.
Abans de signar amb ningú, potser us anirà bé repassar una a una les preguntes que recollim a la llista de comprovació sobre com triar una empresa de traducció tècnica, que entra més en detall en cada punt.
Com treballa DEMA Solutions amb els fabricants
Les nostres solucions lingüístiques per al sector manufacturer s’organitzen segons la manera com circula realment la documentació en una empresa industrial. Teniu un únic interlocutor comercial, el vostre responsable comercial, que treballa colze a colze amb un gestor de projectes dedicat al vostre compte. Les sol·licituds poden arribar per correu electrònic, com encara prefereixen la majoria dels nostres clients, a través d’un espai de SharePoint dedicat o mitjançant el nostre portal de clients, on podeu enviar sol·licituds amb tots els detalls del projecte, afegir notes sobre requisits específics, marcar els encàrrecs urgents i seguir l’estat i els terminis actualitzats de cada projecte.
A cada llançament, manual, fitxa tècnica, catàleg de recanvis i etiquetes segueixen el mateix circuit certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció. El nostre equip intern d’autoedició munta cada idioma en el fitxer d’origen. Les traduccions i els termes aprovats s’afegeixen a la vostra memòria i al vostre glossari, que us lliurem en TMX i TBX. Hi treballen els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya, amb lingüistes de contingut tècnic industrial.
Si canviar la manera de demanar traduccions us sembla complicat, podeu enviar sol·licituds de prova sense encarregar cap traducció, i oferim formació per videotrucada o presencial. Un client ens envia manuals d’InDesign gairebé cada dia; passar dels fitxers adjunts per correu electrònic al portal ha fet el procés més ràpid i més àgil, perquè ara els fitxers, l’estat dels encàrrecs i les traduccions lliurades són en un sol lloc.
On encaixa TUBE
Quan un mateix glossari alimenta el manual, el catàleg de recanvis, les cadenes de l’HMI i les etiquetes, i una família de productes comparteix bona part dels textos, TUBE, la nostra solució per a la documentació que evoluciona amb cada versió, us ajuda a treure’n profit. La traducció automàtica treballa sota el control del vostre glossari i de la vostra memòria de traducció. Cada traducció que aproveu passa a una memòria que és vostra i que podeu exportar quan vulgueu. I a cada llançament, els informes d’aprofitament us indiquen quina part de l’actualització prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
La majoria de fabricants necessiten traducció tècnica per a fitxes tècniques, declaracions de conformitat, manuals, catàlegs de recanvis, etiquetes i textos d'HMI, a més de traducció de màrqueting per a catàlegs, fullets i el lloc web. Els serveis de suport hi tenen el mateix pes: gestió terminològica, memòria de traducció, autoedició en cada idioma i revisió per un segon lingüista.
Depèn de la legislació de producte aplicable. Les instruccions i la informació de seguretat normalment han d'estar en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per cada estat membre, i la declaració UE de conformitat sol haver-se de facilitar en les llengües que exigeix l'estat membre. Cal comprovar la legislació específica del vostre producte.
No sencer de manera rutinària. L'expedient tècnic normalment es conserva en la llengua de treball del fabricant, però les autoritats poden demanar de veure'l, tot o en part, en una llengua que entenguin. És útil saber per endavant quines seccions podríeu haver de traduir amb rapidesa.
Sí, per a contingut repetitiu i de gran volum, quan es guia per un glossari aprovat i una memòria de traducció i va seguida d'una postedició qualificada. Les advertències de seguretat i les instruccions regulades no s'haurien de publicar a partir d'una traducció automàtica sense una revisió completa per part d'un lingüista qualificat.
Fent servir una memòria de traducció perquè les frases que no han canviat es reutilitzin, mantenint uns textos d'origen coherents, conservant un glossari aprovat i enviant les actualitzacions en els seus formats de fitxer originals. Demaneu al vostre proveïdor un desglossament que mostri quina part de cada actualització és contingut nou i quina part es reutilitza.
Vosaltres, perquè s'han construït amb la documentació dels vostres productes. Demaneu-los en TMX i TBX: si un dia canvieu de proveïdor o decidiu traduir internament, les traduccions aprovades i la terminologia es traslladen amb vosaltres i no cal començar de nou.
Significa que cada manual, catàleg o etiqueta el tradueix un especialista de l'àmbit i el revisa un segon lingüista qualificat abans del lliurament. Molts fabricants hi sumen la validació tècnica dels seus propis experts, sovint a les filials.
Comenceu amb un document del vostre proper llançament
La manera més ràpida de veure com funcionaria aquest procés amb els vostres productes és provar-lo amb contingut real. Envieu-nos un document del vostre proper llançament i la llista d’idiomes de destinació, juntament amb les traduccions anteriors o la terminologia de què disposeu, i us mostrarem què es pot reutilitzar, com gestionaríem la terminologia i la maquetació i com seria el procés per al vostre equip.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.