¿Sistema de gestión de traducciones o flujo de trabajo gestionado? Cómo decidir desde la oficina técnica
¿Necesita su empresa un sistema de gestión de traducciones o puede un socio de traducción gestionarle el flujo de trabajo? Compre un TMS si tiene personal para administrarlo, cadenas de software que cambian sin parar o muchos proveedores que coordinar. Si publica manuales unas pocas veces al año, un flujo gestionado por un socio como DEMA Solutions le deja el control con mucho menos trabajo interno.
Para quién es esta guía
Está pensada para quien acaba de recibir la pregunta: quizá dirige la documentación técnica de un fabricante de maquinaria, climatización o componentes industriales, o aprueba ese gasto desde operaciones. Alguien, sea informática, la matriz o un compañero que usó uno en otra empresa, ha propuesto hacerse con un TMS. Parece razonable y, a veces, lo es.
Su contenido son sobre todo documentos: manuales de instrucciones y de mantenimiento, catálogos de recambios, instrucciones de seguridad, fichas técnicas, material de formación y quizá textos de HMI, en InDesign, FrameMaker, Word o XML, que cambian cuando cambia el producto. Probablemente no tiene departamento de localización y la traducción es una más de sus tareas. La pregunta útil no es qué software luce más en una demostración, sino qué organización le quita trabajo a su equipo sin que terminología, memoria de traducción y decisiones de calidad salgan de su empresa. No comparamos productos: explicamos la categoría, lo que supone tenerla en casa y en qué se distingue un flujo gestionado.
Qué es un sistema de gestión de traducciones y qué hace en realidad
Un TMS de traducción es un software que convierte la traducción en un proceso repetible y trazable. Recibe el contenido, lo hace pasar por etapas definidas, aplica los recursos lingüísticos existentes y devuelve la traducción al lugar del que salió el original. La sigla abarca desde productos para equipos pequeños hasta grandes instalaciones de grupo, y casi todos combinan, en distinta medida, seis funciones.
Un motor de flujo de trabajo. Cada tipo de encargo sigue una plantilla: preparación, traducción, revisión, comprobación por el cliente, control final y entrega. El sistema asigna cada etapa, avisa y vigila los plazos: el proyecto sigue una ruta fijada, no una cadena de mensajes.
Almacenamiento central de memorias y bases terminológicas. Frases y términos aprobados se guardan en un repositorio compartido que varios lingüistas consultan a la vez y que cada trabajo amplía. Su utilidad, eso sí, depende de lo que entra en él y de cómo se mantiene.
Integración de la traducción automática. El sistema se conecta a uno o varios motores y aplica reglas: qué contenido pasa por ellos, qué motor se usa para cada combinación de idiomas y si una coincidencia de la memoria prevalece sobre la propuesta de la máquina.
Asignación de proveedores y lingüistas. Un registro recoge combinaciones de idiomas, especialidades y tarifas, y desde él se ofrecen o asignan las tareas. Algunos productos añaden estimaciones de coste y pedidos de compra.
Conectores con los sistemas de contenidos. Integraciones con gestores de contenidos web, repositorios de código, sistemas de información de producto o entornos de autoría recogen automáticamente el contenido nuevo o modificado y devuelven las traducciones. En software y webs, suele ser el motivo principal de la compra.
Informes. Volúmenes, costes, plazos y aprovechamiento de la memoria por idioma, proveedor, producto o departamento.
La versión corporativa añade capas organizativas: inicio de sesión único, permisos para muchos departamentos y filiales, circuitos de aprobación entre países e informes por centro de coste. El principio no cambia: la empresa posee y hace funcionar la maquinaria, y proveedores y lingüistas se conectan a ella. Y algo que se olvida en las demostraciones: el software organiza la traducción, pero no traduce. Siguen haciendo falta traductores cualificados, revisores, alguien que cuide la terminología, especialistas en maquetación y una persona que mantenga cada proyecto en plazo.
Lo que de verdad supone mantener un TMS dentro de la empresa
Comprarlo es lo fácil. Que compense depende del trabajo posterior.
Licencias y puestos. Se paga por usuario, por volumen, por conector o con una mezcla, y al repartir accesos aparecen más personas de las previstas: solicitantes, coordinadores, revisores de filiales y lingüistas externos.
Un responsable y administrador interno. Alguien tiene que configurar plantillas, perfiles y avisos, averiguar por qué se ha parado un encargo e instalar actualizaciones. Suele tocarle al responsable de documentación o a un puesto nuevo, y cuando esa persona se va, el conocimiento de la configuración se va con ella, salvo que esté por escrito.
Alta de proveedores. Cada proveedor y cada traductor autónomo debe darse de alta, recibir acceso, conocer su configuración y mantener al día tarifas e idiomas. Su empresa pasa a coordinar su propia cadena de suministro lingüístico: el software pone los medios, y la coordinación sigue siendo cosa de sus personas.
Configurar la traducción automática. Elegir motores por combinación de idiomas, decidir qué contenido puede pasar por ellos, vincular glosarios cuando el motor lo admite y asegurarse de que lingüistas cualificados poseditan lo que importa. Una configuración descuidada produce textos fluidos con términos equivocados, un fallo más difícil de ver que un error evidente.
Mantener los conectores. Los sistemas de contenidos se actualizan y las interfaces cambian. Un conector que deja de recoger cambios sin avisar es peor que ninguno: nadie lo nota hasta que un idioma se queda atrás.
Formar a los revisores. El ingeniero de la filial alemana que revisa dos manuales al año debe aprender la interfaz, y la próxima vez necesitará un recordatorio.
Mantener limpias memorias y bases terminológicas. Se acumulan duplicados, términos obsoletos y traducciones contradictorias de una misma frase. Depurarlos es trabajo lingüístico, no informático, y sin un responsable la memoria compartida propaga la incoherencia en lugar de evitarla.
Con documentos, además, la maquetación, la expansión del texto en las tablas y las referencias cruzadas de InDesign o FrameMaker quedan fuera del motor de flujo. Nada de esto impide comprar: es la descripción del puesto que llega con la compra.
Cuándo comprar un TMS es la decisión correcta
Para algunas empresas un TMS es claramente lo adecuado, y un buen socio de traducción debería decirlo sin rodeos.
Tiene un equipo de localización o va a crearlo. Personas dedicadas a dirigir la traducción configurarán bien el sistema, lo mantendrán y aprovecharán sus informes. Sin responsable, un TMS acaba siendo una bandeja de entrada muy cara; con él, es la columna vertebral de la función.
Su contenido es un flujo continuo de cadenas de software. Interfaces, aplicaciones y webs que cambian en cada sprint necesitan circuitos automáticos: los desarrolladores suben cadenas, el sistema las recoge, los lingüistas las traducen en contexto y vuelven a la compilación. Aquí mandan las integraciones con el desarrollo, y enviar archivos de un lado a otro frena cada versión. Las etapas se describen en nuestra guía sobre la traducción y localización de software, y para este contenido un TMS propio suele ser lo sensato.
Trabaja a propósito con muchos proveedores y quiere coordinarlos usted. Algunos grupos mantienen proveedores distintos por región, idioma o tipo de contenido y quieren un único lugar para asignar trabajo, compartir recursos y comparar coste y calidad. Un TMS da casa a esa coordinación. Cómo se organiza un panorama así y qué reglas de gobierno necesita lo tratamos en el artículo sobre la gestión de proveedores de traducción entre filiales y mercados.
Traductores en plantilla que necesitan un entorno común, o una avalancha diaria de textos breves desde un gestor web, apuntan en la misma dirección. Si encajan dos o más de estos casos, un TMS probablemente sea una buena inversión, y un socio de traducción puede trabajar dentro de él como un proveedor más.
Cuándo encaja mejor un flujo de traducción gestionado
En un flujo gestionado, un socio de traducción opera proceso y tecnología por su lado, y su empresa conserva la propiedad del contenido y de los recursos lingüísticos. Usted envía archivos y recibe documentos terminados; lo de en medio es cosa del jefe de proyecto, los lingüistas, los terminólogos y los maquetadores del socio.
Encaja con departamentos de documentación sin personal de localización. Si quienes piden las traducciones también redactan los manuales, cada hora administrando software se resta a los originales, y un único interlocutor les sirve mejor que un sistema que cuidar.
Encaja con contenido basado en documentos. Manuales en InDesign o FrameMaker, Word sobre plantilla corporativa y algún PDF de una gama antigua concentran sus problemas en los archivos y la maquetación: prepararlos, proteger lo que no se traduce, absorber la expansión del texto y obtener un resultado listo para imprenta en cada idioma. Un socio que hace la maquetación multilingüe (DTP) en el mismo encargo resuelve esos problemas donde surgen, no cuando el flujo ya ha terminado formalmente.
Encaja con pocas versiones al año. La automatización de un TMS rinde sobre todo con actualizaciones pequeñas y frecuentes; si su contenido cambia en unos pocos lotes grandes, el esfuerzo fijo se mantiene y el beneficio se reduce. El recorrido completo, de la solicitud al archivo entregado, se explica en nuestra guía sobre el proceso de traducción para fabricantes.
Un flujo gestionado no prescinde de la tecnología: memoria, bases terminológicas, traducción automática y seguimiento siguen ahí. Cambia quién los maneja. Si traducir o no dentro de la empresa es otra decisión, y la aborda nuestra comparación entre externalizar traducciones o traducir en plantilla.
De quién son la memoria de traducción y la base terminológica en cada modelo
En ambos modelos la respuesta debería ser la misma: de su empresa. El modelo cambia dónde están los recursos cada día, no a quién pertenecen. Compruébelo de forma expresa, porque la propiedad la fijan los contratos y los formatos, no las buenas intenciones.
Con su propio TMS, memoria y base terminológica residen en su instalación o suscripción, y usted decide quién las ve. El riesgo se desplaza: si cambia de software, necesita una exportación completa que conserve los metadatos hasta donde lo permitan los formatos. Y las memorias que sus proveedores crearon antes hay que reunirlas e importarlas, o seguirán fuera de su control.
Con un flujo gestionado, los recursos se mantienen en el lado del socio mientras dura el trabajo, y el contrato debe decir claramente que son suyos y que los recibirá cuando los pida. En los dos casos, exija los estándares de intercambio, TMX en el caso de la memoria y TBX en el de la terminología, y pida una exportación de prueba cuando aún no depende nada de ella.
Muchos fabricantes tienen además años de traducciones aprobadas que solo existen como documentos terminados. Pueden recuperarse emparejando frase a frase cada original con su traducción, el trabajo que describimos en la página sobre memoria de traducción y alineación. Una memoria atrapada en la base de datos de un proveedor y otra atrapada en una suscripción de software crean la misma dependencia, y lo que la elimina es la portabilidad.
Terminología y control de la traducción automática en cada modelo
En la terminología es donde más se nota la diferencia. Con un TMS, su equipo decide la estructura de la base terminológica, quién añade o cambia términos, cómo se marcan los prohibidos y si la base se pasa al motor de traducción automática. El control es total, y la responsabilidad también: si nadie la mantiene, el sistema impone los términos obsoletos con la misma fiabilidad que los correctos.
Con un flujo gestionado, los terminólogos del socio extraen de sus documentos los términos candidatos, los proponen a sus ingenieros para que los aprueben y aplican el glosario aprobado en cada encargo y cada idioma. Cómo se organiza ese trabajo lo explicamos en la página de gestión terminológica y glosarios técnicos. Qué término es el correcto lo sigue decidiendo su empresa, porque solo sus ingenieros saben si en su gama una pieza es una «válvula de sobrepresión» o una «válvula de seguridad».
Con la traducción automática ocurre lo mismo. En su propio TMS, usted elige motores, escribe las reglas y decide quién posedita. En un flujo gestionado, el socio configura la traducción automática para que la guíen su glosario y su memoria, y lingüistas cualificados poseditan y revisan el resultado. Hasta dónde basta la traducción automática en documentación técnica es el tema de nuestro artículo sobre la posedición ligera, completa o traducción humana. En ambos modelos la pregunta es la misma: ¿qué impide que el motor use un término que sus ingenieros han rechazado?
La opción híbrida: conservar sus sistemas y delegar el flujo de trabajo
No siempre hay que elegir. Entre fabricantes son habituales dos fórmulas híbridas que quizá describan su caso mejor que un modelo puro.
En la primera, usted conserva un sistema de contenidos y un socio lleva el flujo de traducción. Su gestor XML por componentes o su gestor web sigue siendo la referencia para el original y la publicación: el contenido modificado se exporta en el formato de intercambio, el socio lo traduce y revisa con su memoria y su glosario y lo devuelve en el mismo formato para importarlo. Nadie en la empresa tiene que hacer de administrador de traducción. Funciona también al revés: quien usa un TMS para sus cadenas de software puede confiar a un socio los manuales y documentos muy maquetados, donde el sistema aporta menos.
En la segunda, una empresa con varios proveedores necesita un único conjunto de recursos lingüísticos antes que un software nuevo. Filiales y empresas adquiridas traen sus proveedores, cada uno con su memoria, y comprar un TMS solo para reunirlas puede ser excesivo. Una memoria de traducción multiproveedor, mantenida para usted y compartida con todos sus proveedores, consolida hoy los recursos y deja la cuestión del software para cuando tenga mejor información.
Preguntas que conviene hacerse antes de comprar o externalizar
Seis preguntas suelen separar una buena decisión de una cara. Respóndalas primero en casa y luego plantee las pertinentes a fabricantes de software y socios de traducción.
La primera: ¿quién se hará cargo del sistema y cuánto de su semana puede dedicarle? Si la respuesta sincera es «nadie en concreto» o «unas horas cuando haya hueco», eso ya dice mucho.
La segunda: ¿qué parte de nuestro contenido son cadenas continuas y qué parte documentos con maquetación? Un TMS rinde más donde las cadenas fluyen sin parar por el desarrollo; un flujo gestionado, donde los archivos hay que prepararlos, traducirlos y volver a maquetarlos.
La tercera: ¿cuántos proveedores coordinamos hoy y queremos seguir haciéndolo? Un TMS ordena esa coordinación, pero no la hace desaparecer.
La cuarta: ¿dónde están hoy nuestra memoria y nuestra base terminológica, y podemos tenerlas en TMX y TBX en una semana? Si no está claro, resuélvalo antes que nada, porque los dos modelos dependen de ello.
La quinta: ¿cómo se aprobará la terminología y cómo se evitará que la traducción automática pase por encima de ella? Pida al fabricante de software que le enseñe la configuración y al socio que le explique el proceso y quién da el visto bueno a cada término.
La sexta: ¿cuál será el esfuerzo interno total a partir del segundo año, sumando revisores, conectores, maquetación y mantenimiento de la memoria? Compare eso y no la licencia o la tarifa por palabra, porque el esfuerzo de su propia gente no figura en ningún presupuesto.
Cómo lleva DEMA Solutions los flujos de traducción gestionados
Nos ocupamos de la traducción para departamentos de documentación que prefieren no hacer funcionar la maquinaria por su cuenta. Por nuestra parte tendrá una sola persona de referencia en lo comercial, su sales manager, que trabaja codo con codo con el jefe de proyecto asignado a su cuenta. Ese jefe de proyecto llega a conocer su gama, los formatos con que trabaja y quién revisa en su empresa, así que un encargo nuevo no le obliga a explicarlo todo otra vez.
Puede hacernos llegar los encargos como le resulte más cómodo. El correo electrónico sirve perfectamente: cuando el trabajo pasa a los traductores o a los especialistas de DTP, recibe una confirmación del proyecto con los datos y la fecha de entrega pactada. Para paquetes voluminosos podemos habilitar un espacio de SharePoint reservado para usted, con credenciales propias. Muchos clientes usan nuestro portal de clientes: en él, un formulario reúne todos los datos del proyecto, un campo de notas recoge las indicaciones particulares, una marca de urgencia da prioridad a la entrega y cada encargo muestra su estado y su calendario al día.
La traducción sigue nuestro proceso certificado conforme a la norma ISO 17100: traduce un lingüista cualificado y otro lingüista, también cualificado, coteja el texto con el original antes de entregarlo. El detalle está en la página sobre cómo controlamos la calidad de la traducción. Nuestro departamento propio de DTP le devuelve los archivos de InDesign, FrameMaker, Word y XML en el formato en que llegaron, maquetados y preparados para publicar. Su memoria de traducción y su base terminológica las recibe en TMX y TBX cada vez que las solicite. En sus proyectos intervienen nuestros equipos de Italia, Serbia y España, coordinados entre sí sin que usted tenga que repartir nada.
Si todavía no quiere cambiar su forma de trabajar, no tiene por qué. Puede mandarnos solicitudes de prueba, sin que eso suponga encargar traducción alguna, y comentar después con nosotros qué tal ha ido; además, formamos a su equipo por videollamada o de forma presencial.
Dónde encaja TUBE
Si su equipo se planteaba un TMS sobre todo para ganar control sin contratar a un responsable de localización, merece la pena poner TUBE en la comparación. No es un producto que se compra y se configura: es la solución con la que DEMA lleva su trabajo de traducción en su nombre. La traducción automática obedece a su propio glosario y a su propia memoria, no a un motor genérico; todo lo que usted aprueba queda guardado en una memoria que sigue siendo de su propiedad y que puede exportar el día que la necesite; y en cada actualización un informe de aprovechamiento indica el porcentaje que salió de la reutilización. Ese informe suele ser justo la visibilidad que se esperaba obtener comprando un TMS.
Preguntas frecuentes
Depende de quién vaya a llevar la traducción y de qué traduzca. Un TMS tiene sentido con un equipo de localización, cadenas de software continuas o muchos proveedores que coordina usted mismo. Para departamentos de documentación que publican manuales unas pocas veces al año, un socio que gestiona el flujo suele dar el mismo control sobre memoria y terminología con menos esfuerzo interno.
Una herramienta TAO (traducción asistida por ordenador) es el entorno en el que traduce el lingüista, consultando la memoria y la base terminológica mientras trabaja. Un TMS organiza proyectos, personas y recursos a lo largo de muchos encargos: etapas, asignaciones, conectores e informes. Muchos productos combinan ambas cosas.
Puede compensar si alguien en la empresa tiene tiempo y encargo para hacerse cargo de él y el contenido cambia con frecuencia suficiente para que la automatización salga rentable. Si la traducción es una tarea secundaria del departamento de documentación y casi todo son documentos maquetados, el esfuerzo de mantenerlo suele superar sus ventajas.
De su empresa, en los dos. Con su propio TMS, asegúrese de poder exportarlo todo si cambia de software. Con un flujo gestionado, compruebe que el contrato establece que la memoria y la base terminológica son suyas y que las recibirá en TMX y TBX cuando las pida.
Sí, siempre que memoria y base terminológica se conserven en formatos portátiles. Los recursos en TMX y TBX se importan en la mayoría de los programas, así que llevar más tarde la gestión de la traducción a la empresa no significa empezar de cero.
Normalmente sí, para el contenido adecuado. La diferencia está en el control: debe guiarse por su glosario y su memoria aprobados, y un lingüista cualificado debe poseditar y revisar el resultado, sobre todo en instrucciones de seguridad y documentación regulada.
No. TUBE es la solución de traducción gestionada de DEMA Solutions, construida en torno a su glosario y a la memoria de traducción de su empresa. Usted no la licencia ni la maneja: nosotros llevamos el flujo por usted, y la memoria que se va formando por el camino le pertenece.
Cuéntenos cómo produce y publica su contenido
El modelo adecuado depende de su contenido, no de una lista de funciones. Descríbanos sus tipos de contenido, sus idiomas y su ritmo de publicación y le diremos con franqueza qué modelo le conviene, también cuando la mejor respuesta para su empresa sea un TMS propio.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.