Com gestionen la traducció les grans organitzacions amb diversos proveïdors i mercats
Gestionar la traducció a escala empresarial és un problema de coordinació, no de traducció. Teniu filials a Alemanya, França i Itàlia. Cada filial té el seu traductor o el seu equip de traducció. Potser treballen amb proveïdors diferents. Gairebé segur que tenen memòries de traducció diferents: dipòsits separats de contingut traduït anteriorment als quals els proveïdors nous no poden accedir.
Quan adquiriu una altra empresa, hereteu la seva infraestructura de traducció, les seves relacions amb proveïdors i les seves memòries de traducció. Ara teniu dos sistemes de traducció separats, amb relacions amb proveïdors separades, estàndards terminològics separats i cap manera de consolidar-los sense perdre l’historial i el coneixement que contenen.
La resposta directa: la gestió centralitzada de la traducció, en què totes les filials i entitats adquirides utilitzen una única memòria de traducció compartida, independent dels proveïdors i propietat de l’organització, elimina la dependència del proveïdor, permet seleccionar proveïdors de manera competitiva i converteix la integració d’adquisicions, que deixa de ser un problema d’infraestructura de traducció, en una tasca de consolidació senzilla.
La trampa del multiproveïdor
La majoria d’empreses no es lleven un matí i decideixen treballar amb cinc proveïdors de traducció diferents. Aquesta complexitat la hereten a mesura que creixen.
Una filial a Alemanya treballa amb el proveïdor A. Una filial a França treballa amb el proveïdor B. Van créixer en moments diferents, van triar proveïdors diferents i aquelles decisions tenien sentit quan eren independents. Ara formen part de la mateixa organització, però la seva infraestructura de traducció continua separada.
Aquesta separació crea problemes de costos i problemes estratègics. Problema de costos: cada proveïdor és propietari de la seva memòria de traducció. Si el proveïdor A tradueix el producte A a l’alemany i el proveïdor B al francès, el proveïdor B no té accés a la memòria de traducció del proveïdor A. El proveïdor B tradueix segments similars des de zero. Pagueu la mateixa traducció dues vegades. Com a empresa manufacturera de 300 milions d’euros amb cinc filials i quatre proveïdors, podeu estar pagant un sobrecost d’entre un 30 i un 40 per cent per feina de traducció duplicada.
Problema estratègic: no podeu traslladar la feina de traducció d’un proveïdor a un altre sense perdre el coneixement institucional que contenen les seves memòries de traducció. Si voleu passar la traducció a l’alemany del proveïdor A al proveïdor B per millorar el preu o la qualitat, el proveïdor B no pot heretar el coneixement del proveïdor A. Comença des de zero. El nou proveïdor produeix traduccions que no coincideixen amb la terminologia i l’estil de la documentació existent, perquè no té accés als criteris establerts.
La integració d’adquisicions amplifica tots dos problemes. Quan adquiriu una empresa, n’assumiu les relacions amb proveïdors, les memòries de traducció i els fluxos de traducció. Consolidar-ho tot en la vostra infraestructura de traducció existent implica una d’aquestes opcions. Opció 1: mantenir el proveïdor de traducció de l’empresa adquirida i una gestió de la traducció separada per a aquesta entitat (perpetua el problema del multiproveïdor). Opció 2: migrar la feina de traducció de l’empresa adquirida al vostre proveïdor actual (car, lent i obliga a refer totes les traduccions existents). Opció 3: intentar que les memòries de traducció de totes dues entitats es coordinin d’alguna manera (genera feina duplicada i incoherències). Cap d’aquestes opcions no és satisfactòria
De la dependència del proveïdor a la flexibilitat
La causa de fons de la trampa del multiproveïdor és la dependència del proveïdor. Quan la vostra memòria de traducció pertany al proveïdor, emmagatzemada al seu sistema i accessible només a través de les seves eines, en dependeu. Canviar de proveïdor vol dir perdre l’accés al vostre historial de traducció. Consolidar proveïdors vol dir construir des de zero una nova memòria de traducció unificada.
Aquesta dependència sovint no es veu perquè els proveïdors són bons socis de veritat. Ofereixen traduccions d’alta qualitat. Entenen el vostre sector. Però a mesura que l’organització creix, aquesta col·laboració es converteix en una limitació. No podeu triar lliurement el millor proveïdor per a cada mercat. No podeu fer licitacions competitives per millorar els preus. No podeu consolidar la infraestructura de traducció de les empreses adquirides.
L’alternativa és que la propietat de la memòria de traducció sigui independent del proveïdor: la vostra organització n’és la propietària. Els proveïdors hi accedeixen, hi apliquen la seva experiència en traducció i la mantenen, però el coneixement continua sent vostre. Podeu canviar de proveïdor sense perdre l’historial de traducció. Podeu incorporar proveïdors nous al mateix sistema de memòria de traducció i garantir que utilitzin la terminologia i l’estil que ja teniu establerts. Podeu consolidar adquisicions simplement afegint-ne les memòries de traducció al sistema central.
Aquest pas de la propietat del proveïdor a la propietat de l’organització canvia el significat de seleccionar un proveïdor. En lloc de triar-ne un i comprometre-us-hi durant anys perquè canviar surt car, trieu el millor proveïdor per a cada projecte, sabent que podeu canviar-lo en el projecte següent sense perdre la continuïtat.
Construir una governança empresarial
Centralitzar la memòria de traducció no n’hi ha prou. També cal centralitzar com es prenen les decisions de traducció, com es gestionen els proveïdors i com es mesura el rendiment de la traducció.
La majoria d’empreses gestionen la traducció sense governança. Cada filial té la seva pròpia relació amb el seu proveïdor. Els pressupostos de traducció estan repartits entre les filials. Ningú no té visibilitat sobre la despesa total en traducció ni sap si diversos proveïdors tradueixen el mateix contingut diverses vegades. Quan la despesa anual en traducció és de 200 a 300 milions d’euros repartits entre diverses entitats i diversos proveïdors, aquesta falta de visibilitat surt cara.
La governança empresarial comença amb tres decisions:
Primera: qui decideix la terminologia? En un model descentralitzat, cada filial crea el seu propi glossari. En un model centralitzat, hi ha un únic glossari corporatiu que utilitzen totes les filials. El glossari es crea una vegada, es manté de manera centralitzada i s’aplica de manera coherent en totes les entitats. Això no vol dir que totes les filials utilitzin una terminologia idèntica: les variacions pròpies de cada idioma i de cada mercat són acceptables. Però la terminologia bàsica està unificada.
Segona: com es seleccionen i es gestionen els proveïdors? La selecció centralitzada vol dir que hi ha un procés definit: l’empresa identifica proveïdors capaços de servir totes les filials, els avalua amb criteris coherents, negocia tarifes i nivells de servei i assigna els proveïdors als projectes. La selecció descentralitzada vol dir que cada filial negocia amb els seus propis proveïdors. La selecció centralitzada genera pressió competitiva i coherència; la descentralitzada manté el control local, però sacrifica els avantatges de l’escala.
Tercera: com es mesura el rendiment de la traducció? La majoria d’empreses mesuren el cost de la traducció (quant costa per paraula) i el termini de lliurament (dies fins a la finalització). Poques mesuren la coherència (la terminologia d’aquest proveïdor coincideix amb el nostre glossari?), la qualitat (taxa d’errors després de la publicació) o l’eficiència (quina part d’aquesta traducció s’ha aprofitat de la memòria de traducció i quina s’ha traduït des de zero). La governança empresarial consisteix a definir quins indicadors de rendiment importen i fer-ne el seguiment de manera coherent amb tots els proveïdors.
Consolidació després d'una fusió: el repte pràctic
La integració d’adquisicions és el punt d’inflexió en què la complexitat del multiproveïdor esdevé urgent. Quan adquiriu una altra empresa, n’hereteu la infraestructura de traducció. Si voleu funcionar com una empresa unificada, necessiteu una infraestructura de traducció unificada.
El procés pràctic és aquest:
Mesos 1-2: auditoria i planificació. Feu inventari de totes les memòries de traducció, totes les relacions amb proveïdors i tots els estàndards terminològics que utilitzen tant l’empresa original com l’entitat adquirida. Identifiqueu les coincidències (contingut que totes dues entitats han traduït als mateixos idiomes), els buits (idiomes o mercats que cobreix una entitat però no l’altra) i els conflictes (terminologia que s’utilitza de manera diferent en memòries de traducció diferents).
Mesos 2-3: consolidació de les memòries de traducció. Integreu les memòries de traducció de l’empresa adquirida al sistema central. No és una simple importació de dades. Les memòries de traducció no contenen només traduccions, sinó també metadades: dates, identificadors de traductors, codis de projecte, comentaris del client. Cal conciliar aquestes metadades, identificar els segments duplicats que apareixen a totes dues memòries i decidir quina versió esdevé la canònica quan hi ha duplicats.
Mesos 3-4: conciliació terminològica. És possible que l’empresa adquirida utilitzés una terminologia diferent de la vostra. Cal revisar els conflictes terminològics, decidir quina terminologia esdevé el nou estàndard i actualitzar la memòria de traducció en conseqüència. Normalment és la fase més llarga i complexa, perquè requereix coneixement de la matèria i criteri empresarial.
Mesos 4-5: transició de proveïdors. Si l’empresa adquirida treballava amb un altre proveïdor, traspasseu la seva feina de traducció al vostre proveïdor habitual (o repartiu la feina entre proveïdors si estratègicament és preferible). La transició comporta menys risc perquè el nou proveïdor ja té accés a la vostra memòria de traducció completa i als estàndards terminològics unificats.
Mesos 5-6: verificació de la qualitat. Auditeu una mostra de la memòria de traducció consolidada per assegurar-vos que la consolidació no ha introduït errors ni incoherències. Torneu a publicar la documentació adreçada als clients que s’hagi vist afectada per les actualitzacions terminològiques.
Tot el procés sol durar de 5 a 6 mesos en una adquisició d’una empresa sencera. Sense una memòria de traducció i una governança centralitzades, el procés dura de 9 a 12 mesos o, simplement, no es fa: les empreses adquirides mantenen indefinidament una infraestructura de traducció separada.
L'avantatge estratègic: la traducció com a actiu competitiu
Quan la infraestructura de traducció és centralitzada i independent dels proveïdors, la traducció deixa de ser un centre de cost i es converteix en un avantatge competitiu.
La rapidesa de sortida al mercat millora. Com que la memòria de traducció es comparteix entre totes les entitats i tots els proveïdors, els productes nous arriben abans als mercats internacionals. La traducció de productes similars aprofita la terminologia i les traduccions existents. Els proveïdors nous es poden incorporar ràpidament perquè comencen amb una base de coneixement completa en lloc de partir de zero.
El cost esdevé transparent i previsible. Quan teniu visibilitat sobre la despesa total en traducció, podeu identificar oportunitats d’optimització: automatitzar el contingut repetitiu, consolidar línies de producte similars que ara utilitzen fluxos de traducció separats o negociar descomptes per volum amb els proveïdors a partir de la despesa total de l’empresa, en lloc dels pressupostos de cada filial.
La qualitat esdevé coherent. Una terminologia i una memòria de traducció centralitzades fan que un client que llegeix la documentació en alemany trobi la mateixa terminologia i el mateix estil que un client que la llegeix en francès. Aquesta coherència genera confiança en la marca i redueix la confusió dels clients.
La retenció del talent millora. Quan la infraestructura de traducció està centralitzada i les relacions amb els proveïdors es gestionen de manera professional, la feina de traducció esdevé més interessant. Els proveïdors atrauen millors professionals perquè treballen en projectes complexos i crítics, no en tasques de traducció aïllades. Uns professionals millors produeixen traduccions millors.
Següents passos: la maduresa de la traducció empresarial
Centralitzar la gestió de la traducció no és un projecte puntual. És una capacitat que es construeix amb el temps. La majoria d’empreses comencen amb un únic proveïdor centralitzat i hi afegeixen complexitat progressivament: diversos proveïdors, diversos mercats, diverses línies de producte. Cada pas requereix una governança més sofisticada i més inversió en sistemes i processos.
El benefici és proporcional a la complexitat. Una empresa de 100 milions d’euros amb un mercat principal pot obtenir un guany d’eficiència d’entre un 10 i un 15 per cent amb la gestió centralitzada de la traducció. Una empresa de 300 milions d’euros amb adquisicions en diversos països pot obtenir un guany d’entre un 30 i un 40 per cent, perquè elimina la feina de traducció duplicada i la sobrecàrrega de coordinar proveïdors.
Per a les empreses que gestionen la traducció a aquesta escala, la centralització no és opcional. És la base de l’eficiència operativa i de la capacitat d’integrar adquisicions.
PREGUNTES FREQÜENTS
Quan diversos proveïdors controlen memòries de traducció separades, el contingut similar es tradueix diverses vegades. Una empresa manufacturera de 300 milions d'euros amb cinc filials i quatre proveïdors pot pagar un sobrecost d'entre un 30 i un 40 per cent per feina duplicada. Si aquesta empresa destina 10 milions d'euros anuals a traducció, el sobrecost equival a entre 3 i 4 milions d'euros anuals en costos evitables. Centralitzar la memòria de traducció elimina aquest malbaratament, perquè garanteix que cada proveïdor tingui accés a les traduccions i als estàndards terminològics existents, independentment de la filial que els hagi creat originalment.
La dependència del proveïdor es produeix quan la vostra memòria de traducció pertany al proveïdor, emmagatzemada al seu sistema i accessible només a través de les seves eines. Canviar de proveïdor vol dir perdre l'accés al vostre historial de traducció: anys de terminologia, estil i contingut traduït acumulats. Això crea una limitació estratègica: no podeu triar lliurement el millor proveïdor per a cada mercat, no podeu fer licitacions competitives per millorar els preus i no podeu consolidar proveïdors després d'una adquisició. La propietat independent del proveïdor elimina aquesta dependència.
Amb una propietat independent del proveïdor, trieu el millor proveïdor per a cada projecte, sabent que el podeu canviar en el projecte següent sense perdre la continuïtat. En lloc de comprometre-us amb un únic proveïdor durant anys (perquè canviar surt car), mantingueu la flexibilitat per triar proveïdor. Això genera pressió competitiva: els proveïdors competeixen per qualitat i servei, no per dependència. Podeu incorporar proveïdors nous, traslladar feina d'un proveïdor a un altre i consolidar proveïdors després d'una adquisició, tot sense perdre la vostra memòria de traducció ni els vostres estàndards terminològics.
La governança centralitzada consisteix a definir tres decisions: qui decideix la terminologia (un glossari corporatiu únic o glossaris de cada filial), com es seleccionen els proveïdors (avaluació centralitzada o autonomia de cada filial) i com es mesura el rendiment (coherència, qualitat i eficiència, no només cost i terminis). Sense governança, cada filial negocia per separat amb els proveïdors, els pressupostos es dispersen per tota l'organització i ningú no té visibilitat sobre la despesa total ni sobre la feina duplicada. La governança crea l'estructura necessària per obtenir els beneficis d'una memòria de traducció centralitzada.
Amb una memòria de traducció i una governança centralitzades: de 5 a 6 mesos (auditoria i planificació, consolidació de les memòries de traducció, conciliació terminològica, transició de proveïdors i verificació de la qualitat). Sense centralització: de 9 a 12 mesos o indefinidament (les empreses adquirides mantenen una infraestructura separada). La diferència és enorme perquè una infraestructura centralitzada ofereix un camí clar cap a la consolidació, mentre que una infraestructura descentralitzada us obliga a triar entre perpetuar sistemes separats o assumir una feina de refer cara.
Com que la memòria de traducció es comparteix entre totes les entitats i tots els proveïdors, els productes nous aprofiten la terminologia i les traduccions existents. Els productes similars no comencen des de zero, sinó que parteixen de criteris ja establerts. Els proveïdors nous es poden incorporar ràpidament perquè hereten la vostra base de coneixement completa en lloc de començar des de zero. La feina de traducció s'assigna als proveïdors disponibles segons la capacitat i l'especialització, no segons les relacions històriques. El resultat: cicles de traducció més ràpids i una entrada més ràpida als mercats internacionals.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.