Externalizar traducciones o traducir en plantilla: cómo deben decidir los fabricantes
¿Debe un fabricante traducir su documentación técnica con personal propio o externalizarla? La traducción interna funciona cuando el volumen es bajo, hay un solo idioma de destino y el personal con formación lingüística dispone de tiempo para ello. En cuanto se necesitan varios idiomas, instrucciones sujetas a normativa, la revisión de un segundo lingüista o la maquetación en cada idioma, externalizar las traducciones a un socio que gestione todo el proceso, como DEMA Solutions, suele ser más seguro y, en conjunto, más económico.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está pensada para quienes cargan con las consecuencias de la decisión. Puede que usted sea responsable de documentación técnica y que su equipo redacte los manuales y, al final, también los traduzca. Puede que sea redactor técnico y que le pidan «echar un vistazo al alemán» antes de un envío. O puede que trabaje en operaciones, compras o calidad en un fabricante de maquinaria, sistemas de climatización, equipos de elevación, líneas de envasado, automatización o productos sanitarios, y se esté preguntando si la organización actual sigue teniendo sentido. Si fabrica productos sanitarios, su sistema de calidad añade pasos propios, que explicamos en nuestra guía de traducción médica para fabricantes.
En la mayoría de las empresas medianas, la traducción nunca se diseñó: fue creciendo sola. Un ingeniero con buen inglés tradujo el primer manual, una compañera de la filial francesa se encargó del francés y un asistente bilingüe se ocupó del resto cuando tenía tiempo. Esa fórmula puede funcionar durante años, hasta que la gama de productos crece, se abre un mercado nuevo o una normativa cambia las reglas. Los apartados siguientes comparan los dos modelos con franqueza: cuándo la traducción interna es la respuesta correcta, dónde se rompe y cómo es un punto intermedio razonable.
Qué significa realmente «traducir en casa» en una empresa industrial
Cuando un fabricante habla de traducción interna, rara vez se refiere a un departamento de traducción. Normalmente se refiere a una de cuatro situaciones. La primera es la de ingenieros o redactores técnicos que traducen sus propios documentos, a menudo al inglés y a veces a un segundo idioma aprendido en el colegio o en el trabajo. La segunda es la de personal bilingüe de ventas, atención al cliente o administración que traduce cuando se lo piden. La tercera es la de un único traductor en plantilla, a veces un profesional con formación, que cubre una o dos combinaciones lingüísticas para toda la empresa. La cuarta es el modelo de filiales o distribuidores, en el que la oficina comercial de cada país debe traducir, o al menos corregir, los manuales de su mercado.
Cada una de estas opciones tiene puntos fuertes reales. Las personas implicadas conocen el producto, están cerca de los ingenieros y no hay que emitir ningún pedido. Y todas comparten la misma debilidad: traducir no es su trabajo principal, o solo hay una persona que lo hace. Ese único hecho explica casi todo lo que sigue.
Cuándo la traducción interna es la opción adecuada
Sería un error afirmar que todos los fabricantes deben externalizar sus traducciones. En algunas situaciones el modelo interno es el mejor, y un proveedor honesto se lo dirá. La traducción interna suele funcionar bien cuando:
- El volumen es bajo y estable: unos pocos documentos al año, no un flujo continuo de lanzamientos y actualizaciones.
- Hay un solo idioma de destino, de modo que la terminología, el estilo y la revisión quedan en las mismas manos.
- Quien traduce tiene una formación lingüística real, no solo un buen nivel de conversación, y traduce hacia su lengua materna.
- Dispone de tiempo reservado para ello, en lugar de encajar la traducción entre tareas de ingeniería.
- El contenido es interno o de bajo riesgo, como procedimientos internos o apuntes de formación, y no instrucciones de seguridad de un producto regulado.
Si se cumplen las cinco condiciones, mantener la traducción en casa puede ser una decisión acertada. La dificultad es que la mayoría de los fabricantes en crecimiento cumplen una o dos, no las cinco, y las carencias aparecen en el coste, la coherencia y el cumplimiento normativo mucho antes de que alguien las mida.
El coste real del tiempo interno
«No cuesta nada, lo hacemos nosotros» es el motivo más habitual para mantener la traducción en casa, y también el menos exacto. La traducción interna se paga, solo que no en una factura de traducción. Se paga en horas de ingeniería, en proyectos que se retrasan y en el trabajo que queda sin hacer mientras un redactor técnico dedica dos semanas a un manual en francés.
Una comparación justa empieza por las horas. Cuente el tiempo que realmente se dedica a traducir, comprobar, corregir la maquetación y responder a las preguntas de las filiales, y valórelo al coste real de las personas que lo hacen. Los ingenieros y los redactores técnicos están entre los perfiles más caros y menos sustituibles de una empresa industrial. Añada después las partidas ocultas: el trabajo repetido cuando un distribuidor rechaza una traducción, las llamadas al servicio técnico causadas por instrucciones poco claras y el coste de oportunidad de un lanzamiento que espera a la documentación.
Existe además una diferencia de productividad. Un flujo de traducción profesional reutiliza cada frase ya aprobada, aplica automáticamente un glosario acordado y vuelve a colocar el texto en los archivos originales. Un compañero que traduce sobre una copia del archivo de Word parte casi de cero cada vez, aunque la mayor parte del manual no haya cambiado. A lo largo de varias versiones e idiomas, esa diferencia suele ser mayor que el coste de un proveedor externo.
Coherencia y terminología: dónde se desvía la traducción informal
La documentación técnica vive de una terminología coherente. El mismo componente debe llevar el mismo nombre en el manual de uso, el manual de mantenimiento, el catálogo de repuestos, la HMI y la etiqueta de la máquina. Cuando la traducción se reparte entre ingenieros, asistentes y filiales, cada persona aporta su propio vocabulario. En pocos años, la misma válvula de alivio de presión puede tener tres nombres en un mismo idioma, y nadie sabe decir cuál es el aprobado.
La causa no es el descuido, sino la falta de recursos compartidos. Sin un glosario mantenido y una memoria de traducción con la que trabajen todos, la coherencia depende de la memoria de cada persona, y esa memoria se va cuando la gente cambia de puesto. Nuestra guía para mantener coherente la terminología técnica entre traductores y proveedores explica cómo se construye un glosario y cómo se mantiene vivo. Tanto si traduce dentro como fuera de la empresa, esa disciplina es lo que distingue una documentación en la que sus técnicos confían de otra que aprenden a poner en duda.
Picos de trabajo: lanzamientos, ferias y auditorías
En la industria, la demanda de traducción rara vez es constante. Llega en picos: una máquina nueva antes de una feria, una actualización de gama antes del verano, una auditoría de certificación o un pedido importante de un mercado nuevo que exige toda la documentación en un idioma que nadie habla en la empresa. Un modelo interno está dimensionado para la media, así que sufre justo cuando más está en juego.
Cuando llega un pico, los traductores internos alargan la jornada, retrasan otras tareas o recortan pasos, y lo primero que desaparece suele ser la revisión por parte de una segunda persona. Un socio externo absorbe los picos repartiendo el trabajo entre lingüistas cualificados en cada idioma, mientras un gestor de proyectos mantiene bajo control la terminología, los plazos y los archivos. En empresas con lanzamientos frecuentes, la forma en que circulan las solicitudes, los archivos y los plazos importa tanto como la propia traducción, y nuestro artículo sobre cómo gestionar un flujo de traducción eficiente describe cómo funciona en la práctica.
ISO 17100 y la revisión por un segundo lingüista
La norma internacional para los servicios de traducción, ISO 17100, establece qué exige un proceso de traducción profesional. Dos de sus principios son los que más pesan en esta comparación. Los traductores deben tener cualificaciones documentadas y traducir en su campo de especialidad, y cada traducción debe ser revisada por un segundo lingüista cualificado distinto del traductor. La revisión no es una lectura rápida: el revisor compara la traducción con el original para comprobar la exactitud, la terminología, la integridad y la adecuación a su finalidad.
La mayoría de las organizaciones internas no pueden cumplir esa norma, no por falta de capacidad de las personas, sino porque no hay nadie que haga de segundo lingüista. Un traductor en plantilla que trabaja solo revisa su propio trabajo, y un ingeniero que traduce al inglés rara vez cuenta con la revisión de un hablante nativo con formación en traducción. Ahí es donde las omisiones, las advertencias mal traducidas y los falsos amigos llegan hasta la imprenta. Si quiere entender cómo encajan la revisión y los controles de calidad, nuestra visión general del control de calidad en traducción recorre cada paso.
Contenido regulado: Reglamento de Máquinas, MDR y responsabilidad
Para los fabricantes de equipos regulados, las instrucciones traducidas forman parte de la conformidad del producto y no son un añadido de última hora. El Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas, aplicable a partir del 20 de enero de 2027, exige instrucciones en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por el Estado miembro en el que se comercializa la máquina, y admite instrucciones en formato digital en determinadas condiciones, con una versión en papel disponible gratuitamente a petición. Los detalles están en nuestro artículo sobre la traducción y la documentación según el Reglamento de Máquinas. Los fabricantes de productos sanitarios se enfrentan además a sus propias reglas del Reglamento europeo sobre productos sanitarios (MDR) en materia de etiquetado, instrucciones de uso e idiomas.
La responsabilidad sobre esas instrucciones sigue siendo del fabricante, las traduzca quien las traduzca. Externalizar no transfiere la responsabilidad, y traducir en casa no la reduce. Lo que cambia son las pruebas que se pueden aportar. Con un proceso externo certificado se dispone de una cadena documentada: traductores cualificados, revisión por un segundo lingüista, terminología acordada y versiones trazables. Con un proceso interno informal, la prueba suele ser un hilo de correos y el nombre de un compañero que ya no está en la empresa. Cuando una autoridad de vigilancia del mercado, un organismo notificado o el abogado de un cliente pregunta cómo se tradujo y se comprobó una advertencia de seguridad, esa diferencia importa.
Maquetación y DTP: el trabajo que nadie presupuesta
Traducir el texto es solo una parte de un manual técnico. El texto traducido tiene que volver a InDesign, FrameMaker, Word o a una cadena de publicación XML, y rara vez cabe a la primera. El alemán y el francés suelen ocupar más que el italiano o el inglés, las tablas se desbordan, las llamadas se alejan de las piezas que señalan y los idiomas que se escriben de derecha a izquierda o los asiáticos necesitan otras fuentes y otras reglas. Alguien tiene que reconstruir cada página, comprobar las referencias cruzadas y generar los archivos para imprenta y para la web.
En un modelo interno, ese trabajo recae en los redactores técnicos o en un diseñador gráfico que no lo tenía previsto, a menudo con prisas antes del lanzamiento. La maquetación profesional en cada idioma es una especialidad en sí misma, y por eso conviene tratarla como parte del proyecto y no como una sorpresa al final. Nuestro artículo sobre cómo la maquetación multilingüe mejora la traducción de documentos explica en qué consiste ese trabajo y por qué debe estar en el plan desde el principio.
Quién es el propietario de la memoria de traducción y del glosario en cada modelo
Esta cuestión suele pasarse por alto y condiciona sus opciones durante años. En un modelo interno informal, a menudo la memoria de traducción y el glosario ni siquiera existen. El conocimiento está en archivos antiguos, en hojas de cálculo guardadas en unidades personales y en la cabeza de quienes tradujeron. Si el único traductor en plantilla se marcha, gran parte de ese conocimiento se marcha con él.
Con un proveedor externo, la respuesta depende del contrato. Algunos proveedores guardan la memoria en sus propios sistemas y la consideran suya, lo que hace muy costoso cambiar de proveedor. Un acuerdo sensato es justo lo contrario: la memoria y el glosario se construyen durante sus proyectos, los paga usted y se le entregan en formatos portátiles, TMX para la memoria y TBX para la terminología, de modo que cualquier proveedor cualificado o cualquier compañero interno pueda utilizarlos. Nuestro artículo sobre por qué su memoria de traducción es un activo estratégico explica por qué la propiedad importa a medida que crecen sus idiomas y sus productos. Elija el modelo que elija, asegúrese de que la respuesta a «¿de quién es nuestra memoria?» sea «nuestra».
El modelo híbrido: externalizar traducciones sin perder el conocimiento interno
Para la mayoría de los fabricantes medianos, la mejor respuesta no es ni la traducción totalmente interna ni la externalización total, sino un reparto de tareas. El socio externo hace aquello para lo que está preparado: traductores cualificados en cada idioma, revisión por un segundo lingüista, gestión terminológica, tratamiento de archivos, maquetación y gestión de proyectos. Su personal interno hace lo que solo él puede hacer: aprueba los términos clave, responde a las preguntas técnicas y revisa la exactitud técnica de la traducción antes de su publicación.
Planteada así, la externalización de las traducciones no le quita a la empresa el conocimiento del producto. Lo coloca donde más rinde. Un ingeniero de la filial que dedica una hora a aprobar un glosario de cincuenta términos clave evita más errores que otro que dedica una semana a traducir un manual. Un revisor que comprueba la exactitud técnica del contenido, en lugar de corregir comas, aporta un valor real y tiene menos tendencia a introducir cambios de preferencia personal que rompen la coherencia. El modelo híbrido también deja la puerta abierta a la traducción interna allí donde de verdad funciona, como en documentos internos breves o en un idioma para el que cuenta con un compañero con formación.
Tres objeciones habituales, con su respuesta
«Nuestro personal habla el idioma.» Hablar un idioma y traducir documentación técnica son competencias distintas. Un compañero con fluidez puede leer un manual y entenderlo, pero traducirlo para un usuario que debe manejar una máquina con seguridad exige una terminología precisa, una redacción coherente, conocer los requisitos legales y, idealmente, traducir hacia la propia lengua materna. El personal bilingüe es muy valioso como revisor experto en la materia. Como único traductor y único revisor de instrucciones relevantes para la seguridad, asume un riesgo que la empresa quizá no ha aceptado de forma consciente.
«Externalizar hace que perdamos el conocimiento del producto.» Ocurre si el proveedor trabaja de forma aislada. No ocurre si el acuerdo está bien planteado. El conocimiento del producto se transmite a través del glosario, el material de referencia, las consultas resueltas y la memoria de traducción, que crecen con cada proyecto. Cuando sus expertos internos aprueban la terminología y revisan el contenido, su conocimiento se recoge una sola vez y se aplica a todos los idiomas, en lugar de vivir en la cabeza de una sola persona. Un buen socio hace más preguntas al principio, no menos, precisamente para que ese conocimiento quede por escrito.
«En casa sale más barato.» Parece más barato porque el coste se reparte entre salarios y retrasos en lugar de aparecer en una única factura. Cuando se cuentan las horas reales, el trabajo repetido, la maquetación y la segunda revisión que falta, la comparación suele cambiar, sobre todo con varios idiomas y actualizaciones frecuentes. La forma más justa de averiguarlo es pasar un documento real por los dos modelos y comparar el esfuerzo total y el resultado, no la tarifa por palabra.
Cómo pasar de la traducción interna a la externalización sin interrupciones
Es lógico que cambiar un proceso que ha funcionado durante años genere inquietud, y el cambio no tiene por qué hacerse de una sola vez. Una transición sensata suele seguir una breve secuencia:
- Reunir lo que ya existe: traducciones anteriores, listas terminológicas, preferencias de estilo y los archivos fuente de los manuales actuales.
- Convertirlo en recursos: alinear las traducciones anteriores en una memoria de traducción y extraer un primer glosario para que lo aprueben sus expertos.
- Empezar con un documento o un idioma, a ser posible una versión real que esté a punto de salir, manteniendo la revisión interna.
- Acordar los papeles: quién envía las solicitudes, quién aprueba los términos, quién revisa cada idioma y de cuánto tiempo dispone.
- Ampliar paso a paso a más idiomas y tipos de documento cuando los primeros proyectos funcionen con fluidez.
Los mismos principios valen cuando se pasa de un proveedor externo a otro: lo esencial es que la memoria y la terminología acompañen a la empresa en el traspaso. Y si compara socios por primera vez, merece la pena preparar una lista de preguntas sobre cualificaciones, revisión, maquetación y propiedad de los recursos antes de firmar.
Cómo trabaja DEMA Solutions con fabricantes que traducían internamente
Muchos de nuestros clientes llegan tras años de traducir en casa, así que partimos de lo que ya tienen y no de cero. Alineamos sus traducciones anteriores en una memoria de traducción, extraemos los términos clave para que los aprueben sus expertos y acordamos con usted quién revisa internamente cada idioma. Nuestros servicios de traducción técnica siguen un proceso certificado ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción, y nuestro equipo interno de DTP entrega cada manual en su formato original, maquetado y comprobado. Nuestros equipos en Italia, Serbia y España trabajan con lingüistas especializados en contenido técnico.
Usted tiene un único interlocutor comercial, su responsable de ventas, que trabaja en estrecha colaboración con un gestor de proyectos dedicado a su cuenta. Las solicitudes pueden seguir llegando por correo electrónico, como hoy, o a través de un espacio de SharePoint dedicado o de nuestro portal de clientes, donde un formulario de solicitud, un campo de notas para requisitos específicos y un indicador de urgencia conviven con el estado y los plazos actualizados de cada proyecto. Los clientes que envían sus solicitudes por correo reciben una confirmación del proyecto con la fecha de entrega acordada en cuanto se asigna el trabajo. Un cliente que envía manuales de InDesign casi a diario pasó de los adjuntos de correo al portal y ahora sube los archivos, sigue el avance y recoge las traducciones entregadas en un solo lugar. Si prefiere probar el proceso antes, puede enviar solicitudes de prueba sin encargar una traducción, y ofrecemos formación por videollamada o de forma presencial. Su memoria de traducción y su glosario siguen siendo suyos en todo momento y se le entregan en TMX y TBX.
El papel de TUBE
Para los fabricantes cuya documentación cambia con cada lanzamiento de producto, TUBE es la solución que mantiene eficiente cada actualización. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, cada traducción aprobada se incorpora a una memoria que es suya y que puede exportar, y los informes de aprovechamiento muestran qué parte de cada actualización procede de la reutilización. Cuándo basta una revisión ligera y cuándo hace falta una posedición completa de la traducción automática depende del tipo de documento y de su riesgo.
Preguntas frecuentes
La traducción interna puede funcionar con volúmenes bajos, un solo idioma de destino y personal con verdadera formación lingüística y tiempo disponible. Con varios idiomas, instrucciones sujetas a normativa, actualizaciones frecuentes o trabajo de maquetación, externalizar a un proveedor cualificado suele ser más seguro y eficiente, idealmente con expertos internos que aprueben la terminología y revisen el contenido.
No siempre. La traducción interna se paga en horas de personal, retrasos, trabajo repetido y maquetación, partidas que rara vez aparecen en una misma línea del presupuesto. Una comparación justa las tiene todas en cuenta y compara el esfuerzo total por documento, no solo la factura visible.
Entre otras cosas, traductores con cualificaciones documentadas que trabajen en su especialidad y la revisión de cada traducción por un segundo lingüista cualificado distinto del traductor. Muchas organizaciones internas no pueden aportar ese segundo lingüista.
No. El fabricante sigue siendo responsable de las instrucciones que acompañan a sus productos, las traduzca quien las traduzca. Un proceso documentado y certificado ayuda a demostrar cómo se elaboraron y comprobaron las traducciones.
La empresa cuyo contenido recogen. Asegúrese de que las memorias y los glosarios se entreguen en formatos portátiles como TMX y TBX, para poder utilizarlos con cualquier proveedor o internamente.
Sí, y suele ser lo recomendable. Los expertos internos son quienes mejor pueden aprobar los términos clave y comprobar la exactitud técnica, mientras el proveedor externo se ocupa de la traducción, la revisión, la gestión terminológica y la maquetación.
Empiece por reunir las traducciones y la terminología existentes, conviértalas en una memoria y un glosario, pruebe el proceso con un documento o un idioma reales manteniendo la revisión interna y amplíelo paso a paso cuando los papeles y los plazos estén claros.
Compare los dos modelos con un documento real
Si está valorando externalizar las traducciones frente a su proceso interno actual, la respuesta más clara la da un ejemplo real. Envíenos un documento que normalmente traduciría en casa, junto con las traducciones anteriores que tenga, y le mostraremos qué se puede reutilizar, cómo gestionaríamos la revisión y la maquetación y cómo sería el proceso para su equipo.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.