Terminologia tècnica coherent entre traductors, proveïdors i filials: una guia per a fabricants
Un fabricant manté coherent la seva terminologia tècnica entre traductors i proveïdors quan decideix una sola vegada cada terme important, el registra en un glossari multilingüe aprovat i de la seva propietat, i fa que cada proveïdor, cada filial i cada motor de traducció automàtica apliqui aquest glossari en cada encàrrec. DEMA Solutions crea aquests glossaris a partir de la vostra documentació existent, els fa aprovar pels vostres experts i els aplica en cada projecte.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia està pensada per a qui viu les conseqüències d’una terminologia que es dispersa: responsables de documentació tècnica, redactors tècnics, responsables de localització i responsables de qualitat de fabricants de maquinària, sistemes de climatització, equips d’elevació i manutenció, línies d’envasament, automatització i components ferroviaris. També s’adreça a la filial italiana o alemanya d’un grup internacional, on la matriu espera els mateixos termes a tot arreu i les filials o els distribuïdors locals tornen a revisar cada traducció abans de publicar-la.
Respon preguntes pràctiques: per què el mateix component té tres noms, què ha de contenir un glossari, qui l’aprova, com es crea a partir dels manuals existents, com s’aconsegueix que tots els proveïdors i motors de traducció automàtica l’utilitzin i com se sap si funciona.
Per què es dispersa la terminologia tècnica
La terminologia rarament es dispersa per una mala decisió. Es dispersa perquè moltes persones prenen decisions raonables de manera independent, en moments diferents i sense una referència comuna.
Comença en el text original. Els manuals redactats al llarg dels anys per diferents redactors tècnics, enginyers i responsables de producte acumulen sinònims. Un autor escriu «tauler de control», un altre «panell d’operador», un tercer «HMI», i el servei tècnic en diu simplement «la pantalla». Cada traductor reprodueix fidelment la diferència i, en alguns idiomes, hi afegeix una variant pròpia.
Diversos proveïdors prenen decisions paral·leles. El manual d’instruccions va a un proveïdor, el catàleg de recanvis a un altre i el material de formació a un traductor autònom. Cadascun tria una traducció raonable per a «vàlvula limitadora de pressió», i cada tria és diferent. Cap no és incorrecta per si sola; juntes produeixen una documentació que es contradiu a si mateixa.
Filials i distribuïdors adapten la redacció. Un distribuïdor a Alemanya troba un terme que els seus tècnics no fan servir i el canvia localment. El canvi no torna mai a la seu central, de manera que l’edició següent reintrodueix el terme antic i el distribuïdor el torna a corregir.
Els textos de l’HMI i els manuals viuen en mons separats. L’equip d’enginyeria extreu les cadenes de la interfície del firmware, es tradueixen amb presses abans d’un llançament i no es comparen mai amb el manual. L’operador llegeix una paraula a la pantalla i una altra a les instruccions.
Les generacions de producte canvien els noms. Es redissenya un component o es canvia el nom d’una funció i, sense un registre de quin terme en va substituir quin, el nom antic i el nou conviuen durant anys.
En un sol document ningú no se n’adona. Se n’adonen els tècnics, els distribuïdors i els clients quan llegeixen el manual, la interfície i la llista de recanvis l’un al costat de l’altre.
Quant costa una terminologia incoherent
El primer cost és el temps de revisió. Cada incoherència es converteix en una pregunta d’un enginyer o d’una filial i en una altra ronda de correccions abans de la publicació, fins que la revisió esdevé el coll d’ampolla de tot el procés documental.
El segon cost és el risc. Les advertències de seguretat, les instruccions de manteniment i la informació sobre riscos residuals només funcionen si l’operador reconeix el component o l’acció que es descriu. Si el manual diu una cosa i la pantalla de la màquina una altra, la instrucció és més difícil de seguir i, amb el Reglament de màquines (UE) 2023/1230 aplicable a partir del 20 de gener de 2027, el manual d’instruccions i la informació de seguretat en la llengua de l’usuari són una qüestió de conformitat, a més d’usabilitat. El nostre article sobre què implica el Reglament de màquines per a les instruccions traduïdes explica en detall la part documental.
El tercer cost és econòmic i s’amaga a la memòria de traducció. Quan la mateixa frase apareix amb dos termes diferents, la memòria la tracta com dues frases diferents: a cada actualització es reutilitza menys text i cal traduir, i pagar, més. És un efecte fàcil de subestimar i un dels factors principals del que costa realment traduir manuals tècnics. La traducció automàtica hi afegeix un quart cost: sense els vostres termes aprovats, un motor tria una traducció genèrica, i la setmana següent en pot triar una altra.
Què conté realment un glossari tècnic o una base terminològica
Sovint s’imagina un glossari tècnic com un full de càlcul de dues columnes: terme original a l’esquerra i traducció a la dreta. És un començament, però no n’hi ha prou per aturar la dispersió, perquè no diu al traductor quan ha d’utilitzar el terme, què significa ni quines alternatives estan prohibides. Una base terminològica operativa, la versió estructurada del glossari que s’utilitza dins de les eines de traducció, registra diverses dades per a cada concepte.
- El terme aprovat en cada idioma i, quan un mercat realment ho necessita, una variant local aprovada amb el motiu registrat.
- Els termes prohibits o obsolets: els sinònims i noms antics que no s’han d’utilitzar, perquè els controls els puguin assenyalar.
- Una definició i el context: una descripció breu, una frase d’exemple i, per als components, una referència al plànol o al número de peça, perquè el traductor sàpiga a quin «suport» o «protector» es refereix.
- Notes d’ús: si el terme apareix a l’HMI amb un límit de caràcters, si és un nom de producte que no es tradueix mai, com s’escriuen les unitats i les abreviatures.
- Estat i responsable: proposat, aprovat o obsolet, qui el va aprovar i quan, perquè tothom sàpiga de quines entrades es pot refiar.
L’estructura importa més que el programari. El que fa útil un glossari és que cada entrada descrigui un sol concepte, tingui el seu propi historial d’aprovació i es pugui exportar en un format estàndard com el TBX (TermBase eXchange), el format ISO d’intercanvi terminològic, o en un full de càlcul net. Això és el que li permet passar d’un proveïdor a un altre i sobreviure a un canvi d’eines.
Un glossari també és diferent d’una memòria de traducció, i calen tots dos. El glossari regeix els termes individuals; la memòria emmagatzema frases senceres aprovades per reutilitzar-les. El glossari manté estable «vàlvula limitadora de pressió», mentre que la memòria evita que la frase que l’envolta es torni a traduir cada vegada. Saber de qui és la vostra memòria de traducció importa exactament pel mateix motiu que ser propietaris del vostre glossari.
Com crear un glossari a partir dels vostres documents
La majoria de fabricants no han de començar de zero. La seva terminologia ja existeix, repartida entre manuals originals, traduccions anteriors, bases de dades de recanvis i fitxers de la interfície. La feina consisteix a reunir-la, resoldre les contradiccions i aconseguir que el resultat s’aprovi.
El primer pas és l’extracció. Un terminòleg o un lingüista tècnic amb experiència fa l’extracció terminològica sobre els vostres documents originals i les traduccions existents, i la combina amb les llistes de peces, els fitxers de cadenes de l’HMI i les llistes de termes que ja mantinguin els enginyers. El resultat és una llista de candidats, ordenada per freqüència i criticitat: noms de components, funcions, termes de seguretat, modes de funcionament, alarmes, unitats i noms de producte.
Després arriba la resolució de conflictes. Per a cada candidat es comparen les traduccions existents. Si una traducció predomina i és correcta, es converteix en la proposta. Si competeixen tres variants, el lingüista consulta les normes, l’ús als vostres mercats i els vostres documents més recents, i en proposa una amb una justificació breu. Quan hi ha traduccions però no una memòria alineada, alinear els antics documents d’origen i de destinació sol ser la manera més ràpida de recuperar-les, que és precisament la funció de l’alineació de memòries de traducció.
L’abast és l’última decisió d’aquesta fase. Un primer glossari no necessita cada paraula dels vostres manuals. Uns quants centenars de conceptes ben triats, que cobreixin seguretat, components principals, modes de funcionament i etiquetes de l’HMI, aporten la major part del benefici. La resta d’entrades es poden afegir projecte a projecte, a mesura que els traductors consulten termes nous.
Aprovació: enginyeria, afers regulatoris i filials
Un glossari només té l’autoritat de les persones que l’aproven. Els lingüistes poden proposar i investigar; no haurien de tenir l’última paraula sobre com anomena un component la vostra empresa.
L’aprovació funciona millor quan es reparteix per competències. Els enginyers o responsables de producte confirmen els termes originals i l’exactitud tècnica: és aquest el nom correcte de la peça, i el sinònim obsolet és realment incorrecte? El personal d’afers regulatoris o de qualitat confirma la terminologia de seguretat i les formulacions que han de coincidir amb normes o textos legals. Les filials, els distribuïdors o els tècnics de cada país confirmen que el terme de destinació és el que el seu mercat fa servir de debò.
La presentació decideix si l’aprovació triga una setmana o no arriba mai. Cada proposta hauria d’arribar amb la definició, una frase de context, els documents on apareix i les variants en competència, perquè els revisors decideixin en lloc d’investigar. Convé treballar amb lots petits, amb una data límit i una regla sobre què passa si no arriba resposta.
Aplicar el glossari en la traducció i en la traducció automàtica
Un glossari enviat a un proveïdor com a fitxer adjunt sol quedar oblidat al segon projecte. Per mantenir la coherència terminològica ha d’estar integrat en el flux de treball dels traductors, de manera que els termes aprovats apareguin automàticament en traduir cada segment i els controls automàtics assenyalin qualsevol text de destinació que faci servir un terme prohibit o n’ometi un d’aprovat.
Aquests controls necessiten una decisió humana al darrere. Un terme assenyalat no sempre és un error: l’original pot fer servir una paraula amb un altre sentit, o la gramàtica pot exigir una altra forma. Per això és important la fase de revisió. En un procés ISO 17100, un segon lingüista qualificat revisa cada traducció respecte a l’original, i la terminologia és un dels aspectes que comprova. La nostra guia sobre com comprovar la qualitat d’un proveïdor abans de contractar-lo recull les preguntes que revelen si un proveïdor treballa realment així.
La traducció automàtica fa que hi hagi més en joc. Un motor genèric no sap res dels vostres productes, així que tria el terme estadísticament més comú, que sovint no és l’aprovat. Quan la traducció automàtica està controlada pel vostre glossari i la vostra memòria de traducció, els termes aprovats s’apliquen des del primer esborrany, i els posteditors dediquen el temps al significat i a la claredat en lloc de reparar la terminologia. Que aquest enfocament sigui adequat per a un tipus de document depèn del contingut, del risc i de l’ús que es farà del text.
Terminologia per a textos de l'HMI i recanvis
Les interfícies i els catàlegs de recanvis mereixen una atenció especial, perquè és on la incoherència es veu més i costa més.
Les cadenes de l’HMI són breus, no tenen context i estan limitades pel nombre de caràcters, de manera que un terme que encaixa en un manual pot no cabre en un botó o en una línia d’alarma. El glossari hauria de registrar la forma abreujada aprovada per a la interfície al costat de la forma completa, i el manual hauria de referir-se a la pantalla amb exactament les paraules que veu l’operador. Qui tradueix les cadenes de la interfície necessita el glossari, la longitud màxima de cada cadena i, si és possible, captures de pantalla; sense això, el resultat són etiquetes tallades i abreviatures improvisades.
Els catàlegs de recanvis sovint es generen des d’un sistema ERP o PLM, amb descripcions redactades per compres o logística en lloc de per redactors tècnics. Tendeixen a seguir les seves pròpies convencions de denominació, que després xoquen amb el manual de servei. Incorporar les descripcions de les peces al mateix glossari, almenys per als components que apareixen a les instruccions de manteniment, permet al tècnic relacionar la peça del manual amb la del catàleg i demanar la correcta.
Alinear la terminologia en un grup i les seves filials
En un grup amb diverses plantes de producció, filials comercials o empreses adquirides, els problemes de terminologia es multipliquen. Cada entitat pot tenir el seu propi glossari, el seu propi proveïdor i els seus propis costums, i després d’una adquisició és habitual que hi hagi dos noms per a la mateixa línia de producte.
El model que funciona és un únic glossari central amb les variants locals registrades a dins, no glossaris separats per país. La seu central és propietària dels conceptes i dels termes originals. Cada filial és responsable d’aprovar el seu idioma, amb dret a proposar una variant de mercat quan hi ha un motiu real, com un terme regional que fan servir els clients o una formulació prescrita per una norma nacional. Un cop aprovada i registrada, la variant es fa servir a tot aquell mercat, i les filials deixen de modificar les traduccions pel seu compte.
Això només funciona si les filials poden consultar el glossari, proposar canvis per un canal acordat i rebre resposta. Quan els revisors locals tenen la sensació que les seves aportacions es perden, tornen a corregir les traduccions a mà.
Mantenir la terminologia al llarg de les generacions de producte
Un glossari que no es manté es converteix en una altra font d’incoherència. Els productes canvien, els components canvien de nom, arriben noves línies de producte, i cada canvi hauria d’arribar al glossari abans que als documents.
La disciplina més senzilla és vincular la terminologia a la gestió de canvis d’enginyeria. Quan es canvia el nom d’un component o se n’introdueix un de nou, la sol·licitud de canvi inclou el terme: el nou nom original, si l’antic queda obsolet i quins documents es veuen afectats. Primer s’actualitza el glossari, després les traduccions, i les entrades obsoletes es queden a la base terminològica, marcades com a tals, perquè els controls automàtics detectin qualsevol nom antic que sobrevisqui en una frase reutilitzada.
Les consultes dels traductors són l’altra font d’actualitzacions: cada resposta a «què vol dir aquest terme?» s’hauria de convertir en una entrada. Una revisió breu a cada llançament important de producte evita que s’acumulin propostes sense aprovar.
Com mesurar la coherència terminològica
La coherència és més fàcil de gestionar quan es fa visible. No hi ha una puntuació única, però diversos senyals indiquen si el glossari funciona.
Els controls terminològics automàtics de cada lliurament mostren quants termes aprovats s’han omès o quants termes prohibits han aparegut, i si aquesta xifra baixa amb el temps. El nombre i el tipus de comentaris de revisió d’enginyers i filials són un segon senyal: quan la terminologia està sota control, els comentaris passen de «terme incorrecte» a qüestions reals de significat. Les consultes dels traductors per projecte indiquen on el glossari encara té llacunes. Finalment, la reutilització de la memòria de traducció en les actualitzacions és una mesura indirecta, perquè una terminologia coherent a l’original i a la traducció permet que una part més gran de cada nova edició provingui de text ja aprovat. Demanar al vostre proveïdor informes transparents de reutilització fa visible aquesta tendència tant per a compres com per a l’equip de documentació.
Pas a pas cap a una terminologia tècnica coherent
Comenceu amb una auditoria. Compareu el manual, els textos de l’HMI i el catàleg de recanvis d’una família de productes en dos o tres idiomes, i anoteu els conceptes que apareixen amb més d’un nom. Aquesta llista és alhora el vostre argument econòmic i el vostre primer conjunt de termes candidats.
Definiu l’abast i els responsables. Decidiu quins tipus de contingut i quins idiomes van primer, qui és responsable dels termes originals i qui aprova cada idioma de destinació, i en quin termini.
Extreure, proposar, aprovar. Encarregueu a un lingüista tècnic l’extracció i l’anàlisi dels candidats, i envieu a cada revisor només els termes que és competent per valorar, amb el context necessari per decidir ràpidament.
Connecteu-lo a cada encàrrec. Cada proveïdor, cada traductor intern i cada motor de traducció automàtica fa servir el glossari aprovat dins del flux de treball, amb controls automàtics i revisió humana. Els vostres redactors tècnics reben els termes originals preferits i els sinònims prohibits, de manera que els continguts nous deixen de crear variants.
Manteniu i mesureu. Vinculeu el glossari a la gestió de canvis d’enginyeria, convertiu les consultes dels traductors en entrades i seguiu els senyals descrits més amunt.
Diversos proveïdors, un sol glossari
Molts fabricants treballen amb més d’un proveïdor de traducció, per decisió pròpia o per història. Un glossari de traducció de la vostra propietat, en un format portable, és el que els manté coherents. Doneu a cada proveïdor el mateix glossari aprovat i la mateixa memòria de traducció, exigiu que tots dos s’apliquin a les seves eines en cada encàrrec, i la coherència deixa de dependre de qui fa la feina. Un proveïdor nou, o un traductor nou en un proveïdor existent, parteix aleshores de la vostra terminologia i no de la seva.
Coordinar diversos proveïdors planteja reptes propis, que tractem en el nostre article sobre com gestionen les organitzacions la traducció amb diversos proveïdors i mercats. Quan avalueu un proveïdor nou, pregunteu-li com aplica el vostre glossari en cada encàrrec, com gestiona els termes que no pot resoldre i si al final us retorna la base terminològica en TBX. Les respostes a aquestes tres preguntes, juntament amb la manera com revisa i documenta el procés, diuen molt de com treballarà amb la vostra documentació.
Com manté DEMA Solutions la coherència terminològica
Partim del que ja teniu: la vostra documentació original, traduccions anteriors, llistes de peces i les llistes de termes que mantinguin els vostres enginyers. Els nostres lingüistes extreuen els termes clau, resolen les variants en conflicte i preparen propostes amb definicions i context, perquè els vostres enginyers, el personal d’afers regulatoris i les filials les puguin aprovar ràpidament. El procés es descriu en detall a la pàgina del nostre servei de gestió terminològica.
Un cop aprovat, el glossari s’aplica en cada projecte juntament amb la vostra memòria de traducció i s’actualitza a mesura que evolucionen els vostres productes. El nostre procés està certificat segons la ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i en els projectes sensibles les traduccions reutilitzades es tornen a comprovar. El glossari i la memòria són vostres i es lliuren en TBX i TMX, així que funcionen amb qualsevol proveïdor. El nostre equip intern de DTP treballa els manuals i els catàlegs en els formats originals, i els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya s’ocupen de les mateixes famílies de productes al llarg del temps.
Un dels nostres clients de traducció per al sector manufacturer, un fabricant italià d’equips industrials, envia cada màquina amb manuals, informació de seguretat i textos de la interfície en la llengua del mercat de destinació. Un glossari aprovat pel client manté alineats els noms de components i processos entre manuals, textos de la interfície i documentació de recanvis, al llarg d’anys d’edicions. La història completa és al nostre cas d’èxit d’un fabricant industrial.
El paper de TUBE
A TUBE, el vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, de manera que els vostres termes aprovats s’apliquen des del primer esborrany en lloc del terme que prefereixi un motor genèric. Cada traducció aprovada passa a una memòria de la vostra propietat que podeu exportar, i els informes de reutilització mostren quina part de cada actualització prové de text que ja heu aprovat.
Preguntes freqüents
Els dos termes sovint es fan servir com a sinònims. Un glossari sol ser una llista de termes aprovats amb les seves traduccions, mentre que una base terminològica és una base de dades estructurada que s'utilitza dins de les eines de traducció, amb definicions, context, termes prohibits, estat i historial d'aprovació per a cada concepte.
Els enginyers o responsables de producte per als termes originals i l'exactitud tècnica, el personal d'afers regulatoris o de qualitat per a les formulacions de seguretat, i les filials, els distribuïdors o els tècnics de cada país per a l'ús a cada mercat. Els lingüistes investiguen i proposen; els vostres experts decideixen.
Sent propietaris d'un únic glossari aprovat i una única memòria de traducció, lliurant-los tots dos a cada proveïdor en un format portable i exigint que s'apliquin dins de les eines de traducció en cada encàrrec, amb controls automàtics i revisió per part d'un segon lingüista.
Només si està configurada per fer-ho. Els motors genèrics trien els seus propis termes. Quan la traducció automàtica està controlada pel vostre glossari i la vostra memòria de traducció, els termes aprovats s'apliquen des del primer esborrany i la postedició es pot centrar en el significat en lloc de la terminologia.
Sí. El manual s'hauria de referir a la interfície amb exactament les paraules que veu l'operador. Com que les cadenes de la interfície sovint tenen límits de caràcters, el glossari hauria de registrar una forma abreujada aprovada al costat del terme complet.
Cada vegada que es canvia el nom d'un component o se n'introdueix un de nou, idealment com a part de la gestió de canvis d'enginyeria, i amb una revisió periòdica a cada llançament important de producte. Els termes obsolets s'haurien de quedar a la base terminològica, marcats com a tals, perquè els controls els puguin detectar.
Un component, un nom, en tots els idiomes
Si la mateixa peça té noms diferents als vostres manuals, a la interfície i al catàleg de recanvis, aquest és el punt de partida. Envieu-nos alguns dels vostres documents i us mostrarem on es dispersa la vostra terminologia, i com un glossari aprovat la tornaria a alinear.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.