Documentos accesibles: cómo crear PDF accesibles para manuales, catálogos e informes en varios idiomas
Para crear documentos accesibles en PDF hay que dar al archivo una estructura oculta que las tecnologías de apoyo puedan leer: etiquetas para cada título, párrafo, lista, tabla e imagen, un orden de lectura lógico, texto alternativo, el idioma correcto y fuentes incrustadas y legibles, y después comprobarlo según PDF/UA (ISO 14289-1) y WCAG. DEMA Solutions lo integra en la documentación multilingüe, para que cada versión lingüística sea accesible.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está pensada para quienes son responsables de documentos, no de sitios web: responsables de documentación técnica que gestionan manuales de instrucciones, responsables de marketing que publican catálogos y folletos, y responsables de calidad o cumplimiento normativo a quienes se ha preguntado si los PDF de la empresa cumplen los requisitos de accesibilidad. La mayoría publica en varios idiomas, y la mayoría ha descubierto que marcar una opción de exportación no basta para obtener un archivo conforme.
Las preguntas son prácticas. ¿Qué norma se aplica? ¿Puede resolverse en Word o en InDesign? ¿Qué ocurre con la accesibilidad cuando un manual se traduce a ocho idiomas? ¿Y qué debe incluir una solicitud a un proveedor?
Qué es un PDF accesible y por qué "Guardar como PDF" no basta
Un PDF tiene dos capas. La visible es lo que percibe quien lee con la vista: texto, columnas, tablas e imágenes. Por debajo, un PDF accesible tiene una segunda capa, el árbol de etiquetas, que indica a las tecnologías de apoyo qué es cada elemento y en qué orden debe leerse. Un lector de pantalla o una línea braille no miran la página. Leen las etiquetas.
Si faltan las etiquetas, para ese software el documento es una imagen de texto. Si son incorrectas, el resultado puede ser peor: una página a dos columnas leída de lado a lado, una tabla anunciada como una serie de números sin relación, una advertencia de seguridad leída después del paso al que se refiere. Un PDF puede verse perfecto y ser inutilizable para quien no puede verlo.
Por eso «Guardar como PDF» rara vez basta. Los programas de ofimática y de maquetación pueden exportar PDF etiquetados, pero la exportación solo convierte lo que contiene el archivo fuente. Si los títulos se crearon aumentando el tamaño de letra, si las imágenes no tienen texto alternativo, si una tabla se dibujó con tabuladores y líneas, el PDF hereda cada uno de esos problemas. Aprender a crear documentos accesibles es, sobre todo, aprender a construir el archivo fuente para que la exportación tenga algo correcto que convertir.
Documentos accesibles PDF/UA: las normas PDF/UA, WCAG y UNE-EN 301 549
En cualquier conversación sobre accesibilidad PDF aparecen tres referencias.
PDF/UA es la norma internacional para archivos PDF accesibles, la ISO 14289. La parte 1, ISO 14289-1, es la versión con la que trabaja hoy la mayoría de las organizaciones; la parte 2 se publicó en 2024 para archivos basados en PDF 2.0. PDF/UA describe el archivo: todo el contenido significativo etiquetado con su función semántica correcta, el contenido decorativo marcado como artefacto, fuentes incrustadas y asignadas a Unicode, un título y un idioma declarado, y ningún ajuste de seguridad que bloquee las tecnologías de apoyo.
Las WCAG, las pautas de accesibilidad para el contenido web del W3C, describen contenidos accesibles, no un formato de archivo. La versión 2.1 es la que citan la mayoría de las normas europeas; la 2.2, publicada en 2023, añade criterios que afectan sobre todo al contenido web interactivo. Las WCAG plantean preguntas que PDF/UA no plantea: ¿el contraste es suficiente?, ¿se transmite información solo mediante el color?, ¿el texto de los enlaces tiene sentido?
La UNE-EN 301 549 es la norma europea de requisitos de accesibilidad para productos y servicios TIC. Su apartado sobre documentos no web aplica los criterios de conformidad de las WCAG a archivos como los PDF, y así es como las WCAG llegan a los documentos en la contratación pública y en la legislación europea de accesibilidad. Se prepara una revisión adaptada al European Accessibility Act.
La respuesta honesta a «¿PDF/UA o WCAG?» es, por tanto: ambas. PDF/UA comprueba que el archivo está construido para que lo lean las tecnologías de apoyo; las WCAG, a través de la UNE-EN 301 549, comprueban que el contenido sea perceptible, operable, comprensible y robusto. Un archivo puede superar una verificación PDF/UA y no cumplir las WCAG por el contraste, y un documento excelente no cumple ninguna de las dos si no está etiquetado. La parte comprensible depende también de cómo esté escrito el texto, y la ISO 24495-1 de lenguaje claro da un método para revisarlo.
Quién tiene que publicar PDF accesibles
En España, el sector público está obligado desde hace años a que los documentos de sus sitios web sean accesibles, conforme al Real Decreto 1112/2018, que traspone la Directiva de accesibilidad web y remite a la UNE-EN 301 549. Desde el 28 de junio de 2025 se aplica además la Directiva (UE) 2019/882, el European Accessibility Act, traspuesta por la Ley 11/2023, de 8 de mayo. Afecta a una lista definida de productos y servicios para consumidores, entre ellos ordenadores y teléfonos inteligentes, terminales de autoservicio, lectores electrónicos, servicios bancarios, comercio electrónico, libros electrónicos, servicios de transporte de viajeros y comunicaciones electrónicas. Para los productos incluidos, la información sobre el uso, incluidas las instrucciones y la información de seguridad, debe ser accesible. Hay exenciones, por ejemplo para las microempresas que prestan servicios.
La maquinaria puramente industrial vendida entre empresas queda en gran parte fuera de la Directiva. Aun así, muchos fabricantes reciben solicitudes de documentos accesibles: de compradores públicos que aplican la UNE-EN 301 549 en sus licitaciones, por políticas de grupo, de distribuidores que venden a consumidores o, sencillamente, porque el mismo manual sirve a usuarios profesionales y particulares. Si un documento concreto está legalmente incluido es una cuestión para su departamento jurídico o de cumplimiento. El trabajo técnico es el mismo en cualquier caso. Antes de plantear esa consulta, puede orientarse con nuestro análisis de la ley europea de accesibilidad para documentos, que repasa qué productos y servicios entran en su ámbito.
Qué hace accesible un PDF: los elementos que importan
Más que marcar una lista, conviene entender qué aporta cada requisito a quien lee, porque eso indica dónde es probable que fallen sus documentos.
Etiquetas y títulos. Cada contenido significativo necesita una etiqueta que describa su función: título, párrafo, lista, tabla, figura, enlace. Los títulos deben formar una jerarquía lógica sin niveles omitidos. En un manual de 200 páginas, los títulos son la forma en que se orienta quien usa un lector de pantalla.
Orden de lectura. El orden de las etiquetas debe seguir el orden lógico del contenido, no el orden en que se colocaron los objetos en la página. Las maquetaciones a varias columnas, los recuadros laterales, los cuadros de advertencia y los pies de imagen son donde más se rompe, y en documentación técnica una advertencia leída después del paso que debería preceder no es un problema estético.
Artefactos. Encabezados, pies de página, números de página y gráficos decorativos se marcan como artefactos para que se ignoren; si no, quien escucha oye el título y el número de página en cada página.
Texto alternativo. Cada imagen, esquema o gráfico informativo necesita un texto alternativo breve que transmita su significado en contexto. La foto de un panel de mando necesita una descripción de lo que el lector debe ver o hacer, no «imagen del panel». Los esquemas complejos pueden requerir una descripción más larga en el texto.
Tablas. Las celdas de encabezado se marcan como tales, con su ámbito, para que cada valor se lea con su fila y su columna. Las listas de recambios y las fichas técnicas son donde primero se pierde quien usa un lector de pantalla. Las tablas que solo sirven para maquetar no se etiquetan como tablas.
Idioma. El documento debe declarar su idioma principal, y los pasajes en otro idioma necesitan su propia etiqueta de idioma. Sin ella, un lector de pantalla lee un texto alemán con pronunciación española. En los documentos multilingües es uno de los ajustes que más se olvidan.
Fuentes, enlaces y metadatos. Las fuentes deben estar incrustadas y cada carácter asignado a Unicode, para que el texto pueda leerse en voz alta y buscarse. Los enlaces necesitan un texto significativo, los documentos largos marcadores que reflejen los títulos, y el archivo un título real que se muestre en lugar del nombre del archivo.
Formularios y color. Los campos de formulario necesitan nombres accesibles, instrucciones y un orden de tabulación lógico; un formulario de solicitud de asistencia que solo funciona con el ratón no es accesible. El texto necesita un contraste suficiente, y «sustituya las piezas marcadas en rojo» excluye a muchos lectores, con o sin tecnologías de apoyo.
Cómo hacer un PDF accesible desde el archivo fuente: Word, InDesign y FrameMaker
El PDF accesible más barato es el que se construye correctamente antes de exportarlo. Casi todos los requisitos anteriores pueden prepararse en la herramienta de autoría, y lo que queda después es verificar y rematar, no reconstruir.
En Word, eso significa estilos de título reales, listas y tablas nativas con una fila de encabezado definida, texto alternativo en cada imagen, título e idioma en las propiedades del archivo y la opción de exportación que crea un PDF etiquetado. Los documentos preparados así suelen necesitar solo correcciones limitadas, aunque los cuadros de texto y las imágenes flotantes siguen dando problemas.
En InDesign, donde nacen la mayoría de los catálogos y muchos manuales, los pasos clave son asignar los estilos de párrafo a etiquetas de exportación, definir el orden de lectura de la maquetación, añadir el texto alternativo en las opciones de exportación de los objetos, marcar los objetos decorativos como artefactos y fijar el idioma y el título antes de exportar. Las maquetaciones con muchos marcos de texto independientes requieren la mayor atención. Varias de las funciones de maquetación implicadas se tratan en nuestro artículo sobre las novedades del software de diseño para la maquetación multilingüe.
FrameMaker y otros entornos de autoría estructurada parten con ventaja: el contenido estructurado ya describe qué es cada elemento, de modo que la correspondencia con las etiquetas PDF se define una vez y se reutiliza en todos los manuales.
El principio es el mismo en los tres casos: la accesibilidad se diseña en las plantillas, los estilos y las reglas de producción, no se añade a archivos sueltos. Una plantilla que asigna bien estilos a etiquetas abarata cada documento futuro; una que no lo hace convierte cada documento futuro en un trabajo de remediación.
Remediar un PDF ya terminado
A veces no hay un archivo fuente utilizable: los archivos de maquetación se han perdido, el documento procede de terceros o es un archivo antiguo que aún debe publicarse. En ese caso, la estructura se añade al propio PDF. Se crean o corrigen las etiquetas, se reconstruye el orden de lectura, se marcan los artefactos, se redacta el texto alternativo, se reestructuran las tablas y se corrigen los metadatos, el idioma y los ajustes de seguridad.
Es un trabajo manual y especializado. El etiquetado automático ofrece un punto de partida, pero deduce la estructura a partir del diseño visual y se equivoca con frecuencia en títulos, tablas y orden de lectura. La remediación tiene además una debilidad estructural: se hace sobre un resultado final, así que cuando el documento se actualiza, las correcciones se pierden si no se trasladan al archivo fuente. Para los documentos que cambian con regularidad, como manuales, tarifas y catálogos, corregir el archivo fuente es casi siempre la mejor inversión. Para documentos de archivo estáticos, remediar directamente el PDF suele ser lo sensato.
Cómo verificar la accesibilidad de un PDF: pruebas automáticas y revisión manual
La verificación tiene dos mitades, y hacen falta las dos. Los verificadores automáticos, incluidos los validadores PDF/UA gratuitos, comprueban lo que un software puede medir: contenido etiquetado, fuentes incrustadas, título e idioma, encabezados de tabla, presencia de texto alternativo. Son rápidos, objetivos y detectan muchos errores.
Lo que no pueden juzgar es el significado. Un verificador confirma que una figura tiene texto alternativo, no que «figura 1» sea una descripción útil; que existen etiquetas, no que el orden de lectura tenga sentido. El Protocolo Matterhorn, el catálogo de condiciones de incumplimiento de PDF/UA de la PDF Association, separa las comprobaciones que puede hacer un software de las que requieren criterio humano, y una parte considerable pertenece al segundo grupo. Una lista práctica para la revisión manual incluye, como mínimo, estos puntos:
- Leer el documento con un lector de pantalla, o revisar el árbol de etiquetas y el orden de lectura, de principio a fin.
- Comprobar que títulos y marcadores coinciden con la estructura real.
- Escuchar las tablas principales y confirmar que cada valor se lee con sus encabezados.
- Leer en contexto el texto alternativo de cada imagen informativa.
- Comprobar el idioma del documento y cada cambio de idioma.
- Probar enlaces, campos de formulario y orden de tabulación solo con el teclado.
- Revisar el contraste y la información transmitida mediante el color.
Cuando reciba PDF accesibles de un proveedor, pida las pruebas de validación: el informe automático y un registro de las comprobaciones manuales. Un archivo sin ellas es una promesa, no un resultado.
Documentos multilingües: cada versión lingüística debe ser accesible
La accesibilidad no se transmite automáticamente con la traducción. Si el manual en español es accesible y las ocho traducciones se producen sustituyendo el texto y exportando de nuevo, cada nuevo PDF debe verificarse, y normalmente varias cosas se rompen.
El idioma del documento es el caso más frecuente: los archivos traducidos suelen conservar el ajuste del idioma de origen, y el lector de pantalla lee un texto polaco con pronunciación española. La expansión del texto altera la maquetación, los marcos se desbordan, el texto pasa a nuevos cuadros y un orden de lectura que era correcto en el original deja de serlo en la traducción. El texto alternativo se olvida con facilidad porque está oculto en las propiedades de los objetos, y queda en el idioma de origen si el proceso de traducción no lo extrae. Los marcadores, los títulos de los metadatos y los nombres de los campos tienen el mismo problema, y las fuentes que cubren el idioma de origen pueden carecer de caracteres de otros idiomas.
La solución es tratar la accesibilidad como parte de la cadena de producción multilingüe. El texto alternativo, los títulos, los marcadores y las etiquetas de los formularios se exportan para traducción junto con el texto visible. La terminología del texto alternativo sigue el mismo glosario aprobado que el manual, y por eso una gestión terminológica centralizada entre traductores y proveedores también importa aquí. La maquetación se adapta en los archivos fuente, a cargo de personas que conocen tanto el idioma como el etiquetado, que es el trabajo de la maquetación multilingüe. Y las comprobaciones se repiten sobre el archivo final en cada idioma de destino.
La preparación previa a la traducción también ayuda, porque unos archivos fuente limpios y bien estructurados son más baratos de traducir, maquetar y hacer accesibles; nuestro artículo sobre la preparación de archivos DTP antes de traducir explica en qué consiste. En los manuales de instrucciones de maquinaria, además, las disposiciones sobre instrucciones en formato digital del Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas hacen que los formatos digitales bien estructurados sean todavía más importantes a partir de 2027.
De qué depende el coste de los PDF accesibles
Un precio por página tiene poco sentido, porque el esfuerzo depende del documento y no de su extensión. Cuatro factores lo deciden casi todo.
El punto de partida. Un archivo fuente bien construido que solo necesita asignación de etiquetas y verificación cuesta una fracción de un PDF escaneado o aplanado que hay que reconstruir. La calidad del archivo fuente es el factor individual más importante.
La complejidad de la maquetación. Los catálogos a varias columnas, los gráficos superpuestos, los recuadros y las tablas densas añaden trabajo, sobre todo en el orden de lectura y la estructura de las tablas.
Imágenes y formularios. Un informe con cinco gráficos y un catálogo de recambios con cuatrocientas ilustraciones son proyectos distintos, porque un buen texto alternativo para imágenes técnicas exige conocimiento del producto. Los formularios rellenables requieren trabajo campo por campo.
Idiomas y actualizaciones. Cada versión lingüística necesita su propio remate y su propia verificación. A modo de ejemplo, un manual en seis idiomas que se actualiza dos veces al año no es un proyecto de remediación, sino doce al año, salvo que la accesibilidad viva en los archivos fuente y en el proceso de producción.
Hacerlo internamente o con un proveedor
Muchas empresas pueden resolver por sí mismas los documentos sencillos. Si su equipo elabora informes en Word, formar a los autores en el uso de estilos, texto alternativo y los ajustes de exportación correctos, junto con una verificación automática antes de publicar, resuelve buena parte del problema con un coste reducido.
El cálculo cambia con el volumen, la complejidad y los idiomas. Las maquetaciones complejas, las ilustraciones técnicas y los formularios requieren conocimientos específicos de etiquetado y tecnologías de apoyo. Un proveedor tiene más sentido cuando los documentos son complejos, multilingües o se actualizan a menudo, o cuando necesita pruebas documentadas para un cliente o un comprador público. Otro artículo de esta serie analiza estas opciones con más detalle.
Cómo preparar el encargo para un proveedor
Un buen encargo evita discusiones sobre qué significaba «accesible». Indique la norma de referencia (por ejemplo, PDF/UA-1 y WCAG 2.1 nivel AA, o los requisitos de una licitación concreta), los documentos y formatos, y si dispone de los archivos fuente editables. Enumere los idiomas y la frecuencia de actualización, y aclare si la estructura accesible debe incorporarse a las plantillas fuente o solo a los PDF entregados. Decida quién redacta o aprueba el texto alternativo de las imágenes técnicas, porque requiere conocer el producto, y qué pruebas de validación espera.
A cambio, pregunte al proveedor cómo revisa manualmente el orden de lectura y el texto alternativo, no solo qué validador utiliza; cómo trata los ajustes de idioma y los textos ocultos de las versiones traducidas; y cómo garantiza que una actualización no deshaga el trabajo. Las respuestas dicen más que un archivo de muestra, y el mismo razonamiento sirve para evaluar la calidad de un proveedor de traducción antes de contratarlo.
Cómo hace DEMA Solutions accesibles los PDF
Nuestro servicio de remediación de PDF y accesibilidad PDF/UA sigue la secuencia descrita en esta guía. Auditamos el PDF en cuanto a estructura, orden de lectura, contraste, tablas, imágenes, enlaces, formularios y metadatos; cuando procede, reconstruimos o corregimos el archivo fuente en Word o InDesign, y si no, corregimos directamente las etiquetas del PDF; añadimos títulos, listas, estructuras de tabla, texto alternativo, artefactos, ajustes de idioma y navegación; comprobamos el documento con herramientas de accesibilidad y revisamos cómo se presenta el contenido a las tecnologías de apoyo; y entregamos el archivo con las pruebas de validación acordadas.
La diferencia está en la conexión con la traducción y la maquetación. Nuestro equipo interno de DTP ya trabaja en los archivos fuente de manuales, catálogos e informes, de modo que la accesibilidad puede incorporarse durante la autoedición y maquetación en lugar de añadirse después, y en los proyectos multilingües las comprobaciones se repiten sobre el archivo final en cada idioma de destino. Las traducciones siguen nuestro proceso certificado según la ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción. Cuando los documentos también deben ser más fáciles de entender, nuestro servicio de lenguaje claro los reescribe para sus lectores, y nuestros servicios de accesibilidad y lenguaje inclusivo reúnen todo ello. Nuestros equipos trabajan en Italia, Serbia y España.
Dónde encaja TUBE
Para manuales y catálogos que se vuelven a publicar en varios idiomas con cada actualización, TUBE mantiene bajo su control el idioma de cada edición. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, cada traducción aprobada pasa a una memoria que es suya y que puede exportar, y el informe de aprovechamiento muestra qué parte de cada actualización procede de texto ya aprobado.
Preguntas frecuentes
Se construye el archivo fuente con títulos, listas, tablas y texto alternativo reales, un título y un idioma declarado, se exporta un PDF etiquetado, se corrigen donde haga falta las etiquetas, el orden de lectura y los artefactos, y se verifica con un validador PDF/UA y una revisión manual. Si no hay archivo fuente, la estructura se añade directamente al PDF.
PDF/UA (ISO 14289) es una norma técnica sobre el archivo PDF: etiquetas, artefactos, fuentes, metadatos e idioma. Las WCAG describen el contenido accesible en general, como el contraste o los enlaces significativos, y se aplican a los PDF en Europa a través de la UNE-EN 301 549. Normalmente hay que cumplir ambas.
No. Word puede exportar un PDF etiquetado, pero solo será tan accesible como el documento de partida. Los títulos creados con formato de letra, las imágenes sin texto alternativo y las tablas hechas con tabuladores pasan tal cual al PDF.
Solo en parte. Los verificadores comprueban condiciones medibles como etiquetas, fuentes, metadatos e idioma, pero no pueden juzgar si un texto alternativo es útil o si el orden de lectura tiene sentido. Siempre hace falta una revisión manual.
Si el documento debe ser accesible, sí. Cada PDF traducido tiene su propio ajuste de idioma, su orden de lectura, su texto alternativo y sus metadatos, y la traducción y la maquetación los alteran a menudo, así que cada versión debe verificarse por separado.
Los archivos fuente, siempre que el documento se vaya a actualizar o traducir, para que la estructura accesible pase a cada nueva versión. Remediar directamente el PDF es adecuado para documentos estáticos sin un archivo fuente utilizable.
La norma de referencia, los documentos y formatos, la disponibilidad de los archivos fuente, los idiomas, la frecuencia de actualización, quién aprueba el texto alternativo de las imágenes técnicas y las pruebas de validación que espera con cada entrega.
Haga accesibles sus documentos multilingües
Si sus manuales, catálogos o informes deben ser accesibles en varios idiomas, envíenos un documento de muestra e indíquenos en qué idiomas publica. Analizaremos su estructura, le explicaremos qué necesita para cumplir PDF/UA y WCAG y planificaremos el trabajo según su ciclo de traducción y actualización.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.
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