Documents accessibles: com crear PDF accessibles per a manuals, catàlegs i informes en diversos idiomes
Per crear documents accessibles en PDF cal donar al fitxer una estructura oculta que les tecnologies de suport puguin llegir: etiquetes per a cada títol, paràgraf, llista, taula i imatge, un ordre de lectura lògic, text alternatiu, l’idioma correcte i fonts incrustades i llegibles, i després comprovar-ho segons PDF/UA (ISO 14289-1) i les WCAG. DEMA Solutions ho integra en la documentació multilingüe, perquè cada versió lingüística sigui accessible.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia està pensada per a qui és responsable de documents, no de llocs web: responsables de documentació tècnica que gestionen manuals d’instruccions, responsables de màrqueting que publiquen catàlegs i fullets, i responsables de qualitat o de compliment normatiu a qui han preguntat si els PDF de l’empresa compleixen els requisits d’accessibilitat. La majoria publiquen en diversos idiomes, i la majoria han descobert que marcar una opció d’exportació no basta per obtenir un fitxer conforme.
Les preguntes són pràctiques. Quina norma s’hi aplica? Es pot resoldre a Word o a InDesign? Què passa amb l’accessibilitat quan un manual es tradueix a vuit idiomes? I què ha d’incloure una sol·licitud a un proveïdor?
Què és un PDF accessible i per què "Desa com a PDF" no basta
Un PDF té dues capes. La visible és el que percep qui llegeix amb la vista: text, columnes, taules i imatges. Per sota, un PDF accessible té una segona capa, l’arbre d’etiquetes, que indica a les tecnologies de suport què és cada element i en quin ordre s’ha de llegir. Un lector de pantalla o una línia braille no miren la pàgina. Llegeixen les etiquetes.
Si falten les etiquetes, per a aquest programari el document és una imatge de text. Si són incorrectes, el resultat pot ser pitjor: una pàgina a dues columnes llegida d’un costat a l’altre, una taula anunciada com una sèrie de números sense relació, una advertència de seguretat llegida després del pas a què es refereix. Un PDF pot semblar perfecte i ser inservible per a qui no el pot veure.
Per això «Desa com a PDF» rarament és suficient. Els programes d’ofimàtica i de maquetació poden exportar PDF etiquetats, però l’exportació només converteix el que conté el fitxer font. Si els títols s’han creat augmentant la mida de la lletra, si les imatges no tenen text alternatiu, si una taula s’ha dibuixat amb tabuladors i línies, el PDF hereta cadascun d’aquests problemes. Aprendre a crear documents accessibles és, sobretot, aprendre a construir el fitxer font perquè l’exportació tingui alguna cosa correcta per convertir.
Documents accessibles PDF/UA: les normes PDF/UA, WCAG i UNE-EN 301 549
En qualsevol conversa sobre accessibilitat PDF apareixen tres referències.
PDF/UA és la norma internacional per a fitxers PDF accessibles, la ISO 14289. La part 1, ISO 14289-1, és la versió amb què treballa avui la majoria de les organitzacions; la part 2 es va publicar el 2024 per a fitxers basats en PDF 2.0. PDF/UA descriu el fitxer: tot el contingut significatiu etiquetat amb la funció semàntica correcta, el contingut decoratiu marcat com a artefacte, fonts incrustades i assignades a Unicode, un títol i un idioma declarat, i cap paràmetre de seguretat que bloquegi les tecnologies de suport.
Les WCAG, les pautes d’accessibilitat per al contingut web del W3C, descriuen continguts accessibles, no un format de fitxer. La versió 2.1 és la que citen la majoria de les normes europees; la 2.2, publicada el 2023, afegeix criteris que afecten sobretot el contingut web interactiu. Les WCAG plantegen preguntes que PDF/UA no planteja: el contrast és suficient? Es transmet informació només amb el color? El text dels enllaços té sentit?
La UNE-EN 301 549 és la norma europea de requisits d’accessibilitat per a productes i serveis TIC. El seu apartat sobre documents no web aplica els criteris de conformitat de les WCAG a fitxers com els PDF, i és així com les WCAG arriben als documents en la contractació pública i en la legislació europea d’accessibilitat. Se n’està preparant una revisió adaptada a l’European Accessibility Act.
La resposta honesta a «PDF/UA o WCAG?» és, per tant: totes dues. PDF/UA comprova que el fitxer està construït perquè el llegeixin les tecnologies de suport; les WCAG, a través de la UNE-EN 301 549, comproven que el contingut sigui perceptible, operable, comprensible i robust. Un fitxer pot superar una verificació PDF/UA i no complir les WCAG pel contrast, i un document excel·lent no compleix cap de les dues si no està etiquetat. La part comprensible també depèn de com està escrit el text, i la ISO 24495-1 de llenguatge planer ofereix un mètode per revisar-lo.
Qui ha de publicar PDF accessibles
A Espanya, el sector públic està obligat des de fa anys a fer accessibles els documents dels seus llocs web, d’acord amb el Reial decret 1112/2018, que transposa la Directiva d’accessibilitat web i remet a la UNE-EN 301 549. Des del 28 de juny de 2025 s’aplica, a més, la Directiva (UE) 2019/882, l’European Accessibility Act, transposada per la Llei 11/2023, de 8 de maig. Afecta una llista definida de productes i serveis per a consumidors, entre els quals hi ha ordinadors i telèfons intel·ligents, terminals d’autoservei, lectors electrònics, serveis bancaris, comerç electrònic, llibres electrònics, serveis de transport de viatgers i comunicacions electròniques. Per als productes inclosos, la informació sobre l’ús, incloses les instruccions i la informació de seguretat, ha de ser accessible. Hi ha exempcions, per exemple per a les microempreses que presten serveis.
La maquinària purament industrial venuda entre empreses queda en gran part fora de la Directiva. Tot i així, molts fabricants reben sol·licituds de documents accessibles: de compradors públics que apliquen la UNE-EN 301 549 a les seves licitacions, per polítiques de grup, de distribuïdors que venen a consumidors o, simplement, perquè el mateix manual serveix usuaris professionals i particulars. Si un document concret hi està legalment inclòs és una qüestió per al vostre departament jurídic o de compliment. La feina tècnica és la mateixa en qualsevol cas. Abans de plantejar aquesta consulta, us podeu orientar amb la nostra anàlisi de la llei europea d’accessibilitat per a documents, que repassa quins productes i serveis entren en el seu àmbit.
Què fa accessible un PDF: els elements que importen
Més que marcar caselles d’una llista, convé entendre què aporta cada requisit a qui llegeix, perquè això indica on és probable que fallin els vostres documents.
Etiquetes i títols. Cada contingut significatiu necessita una etiqueta que en descrigui la funció: títol, paràgraf, llista, taula, figura, enllaç. Els títols han de formar una jerarquia lògica sense nivells omesos. En un manual de 200 pàgines, els títols són la manera com s’orienta qui fa servir un lector de pantalla.
Ordre de lectura. L’ordre de les etiquetes ha de seguir l’ordre lògic del contingut, no l’ordre en què es van col·locar els objectes a la pàgina. Les maquetacions a diverses columnes, els requadres laterals, els quadres d’advertència i els peus d’imatge són on més es trenca, i en documentació tècnica una advertència llegida després del pas que hauria de precedir no és un problema estètic.
Artefactes. Les capçaleres, els peus de pàgina, els números de pàgina i els gràfics decoratius es marquen com a artefactes perquè s’ignorin; si no, qui escolta sent el títol i el número de pàgina a cada pàgina.
Text alternatiu. Cada imatge, esquema o gràfic informatiu necessita un text alternatiu breu que en transmeti el significat en context. La foto d’un tauler de comandament necessita una descripció del que el lector ha de veure o fer, no «imatge del tauler». Els esquemes complexos poden requerir una descripció més llarga en el text.
Taules. Les cel·les de capçalera es marquen com a tals, amb el seu àmbit, perquè cada valor es llegeixi amb la seva fila i la seva columna. Les llistes de recanvis i les fitxes tècniques són on primer es perd qui fa servir un lector de pantalla. Les taules que només serveixen per maquetar no s’etiqueten com a taules.
Idioma. El document ha de declarar el seu idioma principal, i els passatges en un altre idioma necessiten la seva pròpia etiqueta d’idioma. Sense aquesta etiqueta, un lector de pantalla llegeix un text alemany amb pronúncia catalana. En els documents multilingües és un dels paràmetres que més s’obliden.
Fonts, enllaços i metadades. Les fonts han d’estar incrustades i cada caràcter assignat a Unicode, perquè el text es pugui llegir en veu alta i cercar. Els enllaços necessiten un text significatiu, els documents llargs, marcadors que reflecteixin els títols, i el fitxer, un títol real que es mostri en lloc del nom del fitxer.
Formularis i color. Els camps de formulari necessiten noms accessibles, instruccions i un ordre de tabulació lògic; un formulari de sol·licitud d’assistència que només funciona amb el ratolí no és accessible. El text necessita prou contrast, i «substituïu les peces marcades en vermell» exclou molts lectors, amb tecnologies de suport o sense.
Com fer un PDF accessible des del fitxer font: Word, InDesign i FrameMaker
El PDF accessible més econòmic és el que es construeix correctament abans d’exportar-lo. Gairebé tots els requisits anteriors es poden preparar a l’aplicació d’autoria, i el que queda després és verificar i polir, no reconstruir.
A Word, això vol dir estils de títol reals, llistes i taules natives amb una fila de capçalera definida, text alternatiu a cada imatge, títol i idioma a les propietats del fitxer i l’opció d’exportació que crea un PDF etiquetat. Els documents preparats així solen necessitar només correccions limitades, tot i que els quadres de text i les imatges flotants continuen donant problemes.
A InDesign, on neixen la majoria dels catàlegs i molts manuals, els passos clau són assignar els estils de paràgraf a etiquetes d’exportació, definir l’ordre de lectura de la maquetació, afegir el text alternatiu a les opcions d’exportació dels objectes, marcar els objectes decoratius com a artefactes i fixar l’idioma i el títol abans d’exportar. Les maquetacions amb molts marcs de text independents són les que requereixen més atenció. Diverses de les funcions de maquetació implicades es tracten al nostre article sobre les novetats del programari de disseny per a la maquetació multilingüe.
FrameMaker i altres entorns d’autoria estructurada parteixen amb avantatge: el contingut estructurat ja descriu què és cada element, de manera que la correspondència amb les etiquetes PDF es defineix una vegada i es reutilitza en tots els manuals.
El principi és el mateix en els tres casos: l’accessibilitat es dissenya a les plantilles, els estils i les regles de producció, no s’afegeix a fitxers solts. Una plantilla que assigna bé estils a etiquetes abarateix cada document futur; una que no ho fa converteix cada document futur en una feina de remediació.
Remediar un PDF ja acabat
De vegades no hi ha cap fitxer font utilitzable: els fitxers de maquetació s’han perdut, el document prové de tercers o és un fitxer antic que encara s’ha de publicar. En aquest cas, l’estructura s’afegeix al mateix PDF. Es creen o es corregeixen les etiquetes, es reconstrueix l’ordre de lectura, es marquen els artefactes, es redacta el text alternatiu, es reestructuren les taules i es corregeixen les metadades, l’idioma i els paràmetres de seguretat.
És una feina manual i especialitzada. L’etiquetatge automàtic ofereix un punt de partida, però dedueix l’estructura a partir del disseny visual i s’equivoca sovint amb els títols, les taules i l’ordre de lectura. La remediació té, a més, una debilitat estructural: es fa sobre un resultat final, de manera que quan el document s’actualitza, les correccions es perden si no es traslladen al fitxer font. Per als documents que canvien regularment, com ara manuals, tarifes i catàlegs, corregir el fitxer font és gairebé sempre la millor inversió. Per als documents d’arxiu estàtics, remediar directament el PDF sol ser el més assenyat.
Com verificar l'accessibilitat d'un PDF: proves automàtiques i revisió manual
La verificació té dues meitats, i calen totes dues. Els verificadors automàtics, inclosos els validadors PDF/UA gratuïts, comproven el que un programari pot mesurar: contingut etiquetat, fonts incrustades, títol i idioma, capçaleres de taula, presència de text alternatiu. Són ràpids, objectius i detecten molts errors.
El que no poden jutjar és el significat. Un verificador confirma que una figura té text alternatiu, no que «figura 1» sigui una descripció útil; que hi ha etiquetes, no que l’ordre de lectura tingui sentit. El Protocol Matterhorn, el catàleg de condicions d’incompliment de PDF/UA de la PDF Association, separa les comprovacions que pot fer un programari de les que requereixen criteri humà, i una part considerable pertany al segon grup. Una llista pràctica per a la revisió manual inclou, com a mínim, aquests punts:
- Llegir el document amb un lector de pantalla, o revisar l’arbre d’etiquetes i l’ordre de lectura, de principi a fi.
- Comprovar que els títols i els marcadors coincideixen amb l’estructura real.
- Escoltar les taules principals i confirmar que cada valor es llegeix amb les seves capçaleres.
- Llegir en context el text alternatiu de cada imatge informativa.
- Comprovar l’idioma del document i cada canvi d’idioma.
- Provar enllaços, camps de formulari i ordre de tabulació només amb el teclat.
- Revisar el contrast i la informació que es transmet amb el color.
Quan rebeu PDF accessibles d’un proveïdor, demaneu-ne les proves de validació: l’informe automàtic i un registre de les comprovacions manuals. Un fitxer sense aquestes proves és una promesa, no un resultat.
Documents multilingües: cada versió lingüística ha de ser accessible
L’accessibilitat no es transmet automàticament amb la traducció. Si el manual original és accessible i les vuit traduccions es produeixen substituint el text i tornant a exportar, cada nou PDF s’ha de verificar, i normalment s’hi trenquen diverses coses.
L’idioma del document és el cas més freqüent: els fitxers traduïts solen conservar el paràmetre de l’idioma d’origen, i el lector de pantalla llegeix un text polonès amb la pronúncia de l’idioma d’origen. L’expansió del text altera la maquetació, els marcs es desborden, el text passa a quadres nous i un ordre de lectura que era correcte a l’original deixa de ser-ho a la traducció. El text alternatiu s’oblida amb facilitat perquè està amagat a les propietats dels objectes, i queda en l’idioma d’origen si el procés de traducció no l’extreu. Els marcadors, els títols de les metadades i els noms dels camps tenen el mateix problema, i les fonts que cobreixen l’idioma d’origen poden no tenir els caràcters d’altres idiomes.
La solució és tractar l’accessibilitat com a part de la cadena de producció multilingüe. El text alternatiu, els títols, els marcadors i les etiquetes dels formularis s’exporten per traduir juntament amb el text visible. La terminologia del text alternatiu segueix el mateix glossari aprovat que el manual, i per això una gestió terminològica centralitzada entre traductors i proveïdors també hi és important. La maquetació s’adapta als fitxers font, a càrrec de persones que coneixen tant l’idioma com l’etiquetatge, que és la feina de l’autoedició multilingüe. I les comprovacions es repeteixen sobre el fitxer final en cada idioma de destinació.
La preparació prèvia a la traducció també hi ajuda, perquè uns fitxers font nets i ben estructurats són més econòmics de traduir, maquetar i fer accessibles; el nostre article sobre la preparació de fitxers DTP abans de traduir explica en què consisteix. En els manuals d’instruccions de maquinària, a més, les disposicions sobre instruccions en format digital del Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines fan que els formats digitals ben estructurats siguin encara més importants a partir del 2027.
De què depèn el cost dels PDF accessibles
Un preu per pàgina té poc sentit, perquè l’esforç depèn del document i no de la seva extensió. Quatre factors ho decideixen gairebé tot.
El punt de partida. Un fitxer font ben construït que només necessita assignació d’etiquetes i verificació costa una fracció d’un PDF escanejat o aplanat que s’ha de reconstruir. La qualitat del fitxer font és el factor individual més important.
La complexitat de la maquetació. Els catàlegs a diverses columnes, els gràfics superposats, els requadres i les taules denses hi afegeixen feina, sobretot en l’ordre de lectura i l’estructura de les taules.
Imatges i formularis. Un informe amb cinc gràfics i un catàleg de recanvis amb quatre-centes il·lustracions són projectes diferents, perquè un bon text alternatiu per a imatges tècniques exigeix conèixer el producte. Els formularis emplenables requereixen feina camp per camp.
Idiomes i actualitzacions. Cada versió lingüística necessita el seu propi poliment i la seva pròpia verificació. Per exemple, un manual en sis idiomes que s’actualitza dues vegades l’any no és un projecte de remediació, sinó dotze l’any, tret que l’accessibilitat visqui als fitxers font i al procés de producció.
Fer-ho internament o amb un proveïdor
Moltes empreses poden resoldre pel seu compte els documents senzills. Si el vostre equip elabora informes a Word, formar els autors en l’ús d’estils, text alternatiu i els paràmetres d’exportació correctes, juntament amb una verificació automàtica abans de publicar, resol bona part del problema amb un cost reduït.
El càlcul canvia amb el volum, la complexitat i els idiomes. Les maquetacions complexes, les il·lustracions tècniques i els formularis requereixen coneixements específics d’etiquetatge i de tecnologies de suport. Un proveïdor té més sentit quan els documents són complexos, multilingües o s’actualitzen sovint, o quan necessiteu proves documentades per a un client o un comprador públic. Un altre article d’aquesta sèrie analitza aquestes opcions amb més detall.
Com preparar l'encàrrec per a un proveïdor
Un bon encàrrec evita discussions sobre què volia dir «accessible». Indiqueu la norma de referència (per exemple, PDF/UA-1 i WCAG 2.1 nivell AA, o els requisits d’una licitació concreta), els documents i els formats, i si disposeu dels fitxers font editables. Enumereu els idiomes i la freqüència d’actualització, i aclariu si l’estructura accessible s’ha d’incorporar a les plantilles font o només als PDF lliurats. Decidiu qui redacta o aprova el text alternatiu de les imatges tècniques, perquè cal conèixer el producte, i quines proves de validació espereu.
A canvi, pregunteu al proveïdor com revisa manualment l’ordre de lectura i el text alternatiu, no només quin validador utilitza; com tracta els paràmetres d’idioma i els textos ocults de les versions traduïdes; i com garanteix que una actualització no desfaci la feina. Les respostes diuen més que un fitxer de mostra, i el mateix raonament serveix per avaluar la qualitat d’un proveïdor de traducció abans de contractar-lo.
Com fa DEMA Solutions accessibles els PDF
El nostre servei de remediació de PDF i accessibilitat PDF/UA segueix la seqüència descrita en aquesta guia. Auditem el PDF pel que fa a estructura, ordre de lectura, contrast, taules, imatges, enllaços, formularis i metadades; quan escau, reconstruïm o corregim el fitxer font a Word o InDesign, i si no, corregim directament les etiquetes del PDF; afegim títols, llistes, estructures de taula, text alternatiu, artefactes, paràmetres d’idioma i navegació; comprovem el document amb aplicacions de verificació d’accessibilitat i revisem com es presenta el contingut a les tecnologies de suport; i lliurem el fitxer amb les proves de validació acordades.
La diferència és la connexió amb la traducció i la maquetació. El nostre equip intern de DTP ja treballa en els fitxers font de manuals, catàlegs i informes, de manera que l’accessibilitat es pot incorporar durant l’autoedició i maquetació en lloc d’afegir-la després, i en els projectes multilingües les comprovacions es repeteixen sobre el fitxer final en cada idioma de destinació. Les traduccions segueixen el nostre procés certificat segons la ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció. Quan els documents també han de ser més fàcils d’entendre, el nostre servei de llenguatge planer els reescriu per als vostres lectors, i els nostres serveis d’accessibilitat i llenguatge inclusiu ho reuneixen tot. Els nostres equips treballen a Itàlia, Sèrbia i Espanya.
On encaixa TUBE
Per a manuals i catàlegs que es tornen a publicar en diversos idiomes amb cada actualització, TUBE manté sota el vostre control l’idioma de cada edició. El seu glossari i la seva memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada passa a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i l’informe d’aprofitament mostra quina part de cada actualització prové de text ja aprovat.
Preguntes freqüents
Es construeix el fitxer font amb títols, llistes, taules i text alternatiu reals, un títol i un idioma declarat, s'exporta un PDF etiquetat, es corregeixen allà on cal les etiquetes, l'ordre de lectura i els artefactes, i es verifica amb un validador PDF/UA i una revisió manual. Si no hi ha fitxer font, l'estructura s'afegeix directament al PDF.
PDF/UA (ISO 14289) és una norma tècnica sobre el fitxer PDF: etiquetes, artefactes, fonts, metadades i idioma. Les WCAG descriuen el contingut accessible en general, com el contrast o els enllaços significatius, i s'apliquen als PDF a Europa a través de la UNE-EN 301 549. Normalment cal complir totes dues.
No. Word pot exportar un PDF etiquetat, però només serà tan accessible com el document de partida. Els títols creats amb format de lletra, les imatges sense text alternatiu i les taules fetes amb tabuladors passen tal qual al PDF.
Només en part. Els verificadors comproven condicions mesurables com les etiquetes, les fonts, les metadades i l'idioma, però no poden jutjar si un text alternatiu és útil o si l'ordre de lectura té sentit. Sempre cal una revisió manual.
Si el document ha de ser accessible, sí. Cada PDF traduït té el seu propi paràmetre d'idioma, el seu ordre de lectura, el seu text alternatiu i les seves metadades, i la traducció i la maquetació sovint els alteren, així que cada versió s'ha de verificar per separat.
Els fitxers font, sempre que el document s'hagi d'actualitzar o traduir, perquè l'estructura accessible passi a cada nova versió. Remediar directament el PDF és adequat per a documents estàtics sense un fitxer font utilitzable.
La norma de referència, els documents i els formats, la disponibilitat dels fitxers font, els idiomes, la freqüència d'actualització, qui aprova el text alternatiu de les imatges tècniques i les proves de validació que espereu amb cada lliurament.
Feu accessibles els vostres documents multilingües
Si els vostres manuals, catàlegs o informes han de ser accessibles en diversos idiomes, envieu-nos un document de mostra i digueu-nos en quins idiomes publiqueu. N’analitzarem l’estructura, us explicarem què necessiteu per complir PDF/UA i WCAG i planificarem la feina segons el vostre cicle de traducció i actualització.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.