Bedienungsanleitung übersetzen: Was EU-Vorschriften verlangen und was sich im Januar 2027 ändert
Eine Bedienungsanleitung zu übersetzen heißt, Anweisungen, Sicherheitsinformationen und Warnhinweise in einer Sprache bereitzustellen, die Nutzer im jeweiligen Markt leicht verstehen, so wie es jeder EU-Mitgliedstaat festlegt. DEMA Solutions empfiehlt, dies als Teil der Konformität zu planen, besonders für Maschinen: Die Verordnung (EU) 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027.
Hinweis: Die Maschinenverordnung gilt ab dem 20. Januar 2027. Ab diesem Datum ersetzt die Verordnung (EU) 2023/1230 die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG für Maschinen, die in der EU in Verkehr gebracht werden. Die Betriebsanleitung darf digital bereitgestellt werden, Nutzer können weiterhin eine Papierfassung verlangen, und die Anleitung muss in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen. Wenn Ihre Maschinen nach diesem Datum ausgeliefert werden, müssen Ihre übersetzten Anleitungen die neuen Regeln erfüllen. Lesen Sie, was die Maschinenverordnung für Übersetzungen bedeutet.
Wann eine Bedienungsanleitung übersetzt werden muss
In der EU müssen Anleitungen und Sicherheitsinformationen eines Produkts die Nutzer in einer Sprache erreichen, die sie verstehen. Welche Regeln gelten, hängt vom Produkt ab:
- Maschinen. Heute die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ab dem 20. Januar 2027 die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und Konformitätserklärung müssen in der Sprache vorliegen, die das Land verlangt, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird.
- Verbraucherprodukte. Die Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit verlangt Anleitungen und Sicherheitsinformationen in einer für Verbraucher leicht verständlichen Sprache, die der Mitgliedstaat festlegt, in dem das Produkt verkauft wird.
- Elektrische Betriebsmittel, Funkanlagen, Spielzeug und andere regulierte Produkte. Die jeweiligen EU-Vorschriften enthalten ähnliche Sprachanforderungen für Anleitungen und Sicherheitsinformationen.
- Medizinprodukte. Die Medizinprodukteverordnung hat eigene Anforderungen an Kennzeichnung und Gebrauchsanweisung. Siehe unsere Übersetzungen für Medizinprodukte.
Die praktische Regel: Wird ein Produkt in einem Land verkauft, muss seine Bedienungsanleitung in der Sprache vorliegen, die dieses Land verlangt. Manche Länder verlangen mehr als eine Sprache, und Händler oder Kunden fordern oft mehr als das gesetzliche Minimum.
Was sich ab dem 20. Januar 2027 für Anleitungen ändert
Für Maschinen ändert die Maschinenverordnung, wie Anleitungen bereitgestellt werden dürfen, nicht, ob sie übersetzt werden müssen:
- Digitale Betriebsanleitung erlaubt. Die Betriebsanleitung darf in digitaler Form bereitgestellt werden, etwa als Download, auf den die Maschine oder die Verpackung verweist.
- Papier auf Verlangen. Verlangt der Nutzer es zum Zeitpunkt des Kaufs, stellt der Hersteller die Betriebsanleitung innerhalb eines Monats kostenlos in Papierform bereit.
- Mindestens zehn Jahre online. Digitale Anleitungen müssen druckbar und herunterladbar sein und während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online bleiben.
- Sicherheitsinformationen auf Papier für nichtprofessionelle Nutzer. Ist die Maschine für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt, müssen die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlichen Sicherheitsinformationen weiterhin auf Papier vorliegen.
- Die Sprache legt weiterhin jedes Land fest. Die Anleitung muss in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen. Digital ersetzt die Übersetzung nicht, es vervielfacht die Formate, die aktuell gehalten werden müssen.
Digitale Anleitungen erleichtern Korrekturen, machen aber Abweichungen sichtbar. Wird die deutsche Online-Anleitung aktualisiert und die italienische nicht, liegen beide gleichzeitig vor den Nutzern. Deshalb wird Änderungsverwaltung nach 2027 wichtiger, nicht unwichtiger.
Was zur Übersetzung einer Bedienungsanleitung gehört
Eine Bedienungsanleitung ist selten ein einzelnes Dokument. Erfassen Sie bei der Planung alles, was ein Nutzer im Zielmarkt liest:
- Die Anleitung selbst: Bedienung, Installation, Wartung, Fehlerbehebung
- Sicherheitsinformationen: Warnhinweise, Gefahrenhinweise, Restrisiken
- Schilder und Kennzeichnungen an Produkt und Verpackung
- Kurzanleitungen und Beilagen
- Texte der Bedienoberfläche, auf die die Anleitung verweist, etwa Displaymeldungen und Tastenbezeichnungen
- Abbildungen und Beschriftungen in Zeichnungen und Explosionsdarstellungen
- Die EU-Konformitätserklärung, wenn sie dem Produkt beiliegt
- Digitale Fassungen: Online-Hilfe, PDF-Downloads, per QR-Code verlinkte Seiten
Die Oberflächentexte verdienen besondere Aufmerksamkeit. Steht in der Anleitung „RESET drücken“ und zeigt das übersetzte Display ein anderes Wort, ist der Nutzer genau dann verloren, wenn er die Anleitung braucht.
Mit einer übersetzbaren Vorlage beginnen
Ein Großteil der Kosten und Fehler bei der Übersetzung von Bedienungsanleitungen entsteht, bevor die Übersetzung beginnt.
Senden Sie bearbeitbare Dateien. Word, InDesign, FrameMaker, DITA oder anderes XML lassen sich direkt übersetzen und im selben Format zurückliefern. Viele Hersteller haben nur PDFs. Auch ein PDF lässt sich übersetzen, muss aber zuerst in eine bearbeitbare Datei umgewandelt werden, und das ist ein zusätzlicher Schritt. Unsere Teams für Dateivorbereitung und DTP machen PDFs bearbeitbar, die Originaldatei ist aber immer besser.
Schreiben Sie übersetzungsgerecht. Kurze Sätze, eine Handlung pro Schritt, derselbe Begriff für dasselbe Bauteil. Ein über Jahre von mehreren Autoren geschriebener Ausgangstext enthält oft drei Namen für ein Teil, und jeder wird übersetzt.
Legen Sie zuerst die Terminologie fest. Ein freigegebenes Glossar für Bauteile, Bedienelemente und Warnhinweise in jeder Sprache hält die übersetzte Anleitung konsistent mit der Bedienoberfläche, dem Ersatzteilkatalog und der vorherigen Ausgabe. Siehe warum zentrales Terminologiemanagement die Übersetzung verändert.
Updates und neue Ausgaben: nur übersetzen, was sich geändert hat
Eine Bedienungsanleitung wird mit jeder Produktänderung aktualisiert, und jede Aktualisierung muss in jede Sprache. Hier häufen sich Kosten und Fehler, wenn der Prozess nicht gesteuert wird.
Mit einem Translation Memory wird jeder bereits übersetzte und freigegebene Satz gespeichert. Kommt die nächste Ausgabe, werden nur neue und geänderte Inhalte übersetzt, und unveränderte Sätze behalten genau ihren freigegebenen Wortlaut. Das Translation Memory sollte Ihnen gehören, damit Sie es mitnehmen können.
Gute Änderungsverwaltung für übersetzte Anleitungen bedeutet:
- Jede Sprache folgt derselben Ausgabe wie der Ausgangstext, mit klarer Ausgabenummer und Datum.
- Änderungen werden in allen Sprachen übersetzt, bevor die neue Ausgabe erscheint, nicht nur in den Hauptmarktsprachen.
- Freigegebene Korrekturen von Händlern oder Ingenieuren aktualisieren Translation Memory und Glossar, damit sie in der nächsten Ausgabe nicht verloren gehen.
- Digitale und gedruckte Fassung stimmen überein. Nach 2027 müssen die herunterladbare Anleitung und die vom Nutzer verlangte Papierfassung dieselbe Ausgabe sein.
Darf man Bedienungsanleitungen maschinell übersetzen?
Für wiederkehrende Inhalte mit stabiler Terminologie kann maschinelle Übersetzung mit Post-Editing durch einen qualifizierten Linguisten der richtige Weg sein. Für Sicherheitsinformationen, Warnhinweise und neue Inhalte ist eine Fachübersetzung oder ein vollständiges Post-Editing mit zweiter Prüfung sicherer. Ungeprüfte Maschinenausgabe ist für eine Anleitung, auf die sich Nutzer verlassen, nie akzeptabel. Siehe unser Post-Editing maschineller Übersetzungen.
Checkliste, bevor Sie eine Bedienungsanleitung übersetzen lassen
- Welche Märkte und Sprachen, einschließlich der Länder, die mehr als eine Sprache verlangen
- Welche Ausgabe übersetzt wird und welche frühere Ausgabe bereits übersetzt ist
- Bearbeitbare Ausgangsdateien oder PDFs, die zuerst umgewandelt werden müssen
- Freigegebenes Glossar und bestehendes Translation Memory, falls vorhanden
- Oberflächentexte und Schilder, auf die die Anleitung verweist
- Abbildungen mit zu übersetzendem Text
- Druck, PDF, online oder alles zusammen
- Wer auf Ihrer Seite prüft (Ingenieure, Händler, Niederlassungen) und wie deren Feedback erfasst wird
- Termin abhängig vom Liefertermin und bei Maschinen vom 20. Januar 2027
Wenn Sie Anbieter vergleichen, lesen Sie auch, wie Sie ein technisches Übersetzungsbüro auswählen.
Wie DEMA Solutions Bedienungsanleitungen übersetzt
Wir übersetzen Bedienungs-, Installations- und Wartungsanleitungen für Hersteller, zusammen mit Sicherheitsinformationen, Schildern, Oberflächentexten und Erklärungen, die dem Produkt beiliegen. Unsere technischen Übersetzungen folgen einem nach ISO 17100 zertifizierten Prozess, bei dem ein zweiter qualifizierter Linguist jede Übersetzung revidiert.
- Dokumentensatz vorbereiten: Märkte, Sprachen, Formate, frühere Ausgaben, vorhandenes Translation Memory und Glossar.
- Glossar und Translation Memory aufbauen oder bereinigen, damit die Anleitung zur Bedienoberfläche und zu früheren Ausgaben passt.
- Mit Fachlinguisten übersetzen, oder mit gesteuertem Post-Editing, wo der Inhalt es zulässt.
- Systematisch prüfen: Terminologie, Zahlen, Einheiten, Tags und Formatierung.
- Die übersetzte Anleitung setzen mit unserem internen DTP-Team, in Ihren Originaldateien, druckfertig oder für die Online-Veröffentlichung.
- Korrekturen bewahren: Freigegebene Änderungen fließen in Ihr Translation Memory und Glossar für die nächste Ausgabe.
Bei einem italienischen Hersteller von Industrieanlagen wird jede Maschine mit Betriebs- und Wartungsanleitungen, Sicherheitsinformationen und Oberflächentexten in der Sprache des Ziellandes ausgeliefert. Ein Translation Memory, das wiederkehrende Inhalte über Varianten erkennt, ein freigegebenes Glossar und dieselben Linguisten für dieselben Produktfamilien sorgen dafür, dass jede neue Anleitung auf bereits Freigegebenem aufbaut. Lesen Sie die Fallstudie.
„Wir arbeiten seit einigen Jahren bei der Übersetzung von Handbüchern mit DEMA zusammen: ein hervorragender Partner, professionell, schnell und effizient. Auch unsere muttersprachlichen Händler haben die Qualität und Genauigkeit der Übersetzungen gelobt.“
Michela R. · FMB S.r.l. · Italien
Wo TUBE ins Spiel kommt
Für Hersteller, die ihre Anleitungen mit jeder Produktversion aktualisieren, hält TUBE die Sprache jeder Ausgabe unter Ihrer Kontrolle. Ihr Glossar und Ihr Translation Memory steuern die maschinelle Übersetzung, jede freigegebene Übersetzung fließt in ein Translation Memory, das Ihnen gehört, und Leverage-Berichte zeigen, wie viel jeder Ausgabe aus Wiederverwendung stammt.
Häufige Fragen
Für die meisten regulierten Produkte ja. Anleitungen und Sicherheitsinformationen müssen in einer Sprache vorliegen, die Nutzer im Verkaufsland leicht verstehen, wie von diesem Mitgliedstaat festgelegt.
Ja. Ab dem 20. Januar 2027 muss die Betriebsanleitung in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen. Sie darf digital sein, Nutzer können aber eine Papierfassung verlangen.
Bei Maschinen darf die Betriebsanleitung digital bereitgestellt werden, Nutzer können beim Kauf aber eine Papierfassung verlangen, und Sicherheitsinformationen für nichtprofessionelle Nutzer müssen auf Papier vorliegen. Auch jede digitale Fassung muss übersetzt werden.
Das hängt von Umfang, Anzahl der Sprachen, Dateiformat und dem Anteil ab, der bereits im Translation Memory liegt. Updates einer bestehenden Anleitung gehen meist deutlich schneller als eine Erstausgabe, weil nur Neues und Geändertes übersetzt wird.
Ja, aber das PDF muss zuerst in eine bearbeitbare Datei umgewandelt und das Layout in jeder Sprache neu aufgebaut werden. Originaldateien wie Word, InDesign oder XML liefern schnellere und genauere Ergebnisse.
Ein zweiter qualifizierter Linguist sollte die Übersetzung mit dem Ausgangstext abgleichen. Ihre Ingenieure oder Händler vor Ort sind die Richtigen, um Terminologie freizugeben, am besten einmal im Glossar statt in jeder Anleitung.
Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet. Die Maschinenverordnung spricht von der Betriebsanleitung; für Verbraucherprodukte ist meist von Bedienungs- oder Gebrauchsanleitung die Rede. Die Übersetzungsanforderungen sind in beiden Fällen ähnlich: leicht verständliche Sprache, konsistente Terminologie, geprüfte Zahlen.
Machen Sie Ihre Anleitungen bereit für 2027
Wenn Sie Maschinen oder andere Produkte in mehrere EU-Märkte liefern, nennen Sie uns die Anleitungen und Sprachen, die Sie benötigen. Wir prüfen Ihre Dateien, Ihre bestehenden Übersetzungen und Ihren Zeitplan im Hinblick auf den 20. Januar 2027.
Wie können wir helfen?
Sagen Sie uns, was Sie brauchen, und wir melden uns mit passenden Lösungen bei Ihnen.