Traducción de manuales: qué exigen las normas de la UE y cómo hacerlo bien antes de enero de 2027
La traducción de manuales consiste en entregar las instrucciones, la información de seguridad y las advertencias de un producto en la lengua que cada país de la UE exige para sus usuarios. Las normas europeas sobre productos crean la obligación y cada Estado miembro decide la lengua. En DEMA Solutions recomendamos a los fabricantes que la planifiquen como parte de la conformidad, sobre todo en el caso de las máquinas, porque el Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas se aplica a partir del 20 de enero de 2027.
Aviso: el Reglamento relativo a las máquinas se aplica a partir del 20 de enero de 2027. Desde esa fecha, el Reglamento (UE) 2023/1230 sustituye a la Directiva 2006/42/CE relativa a las máquinas para las máquinas que se introduzcan en el mercado de la UE. Las instrucciones de uso podrán facilitarse en formato digital, los usuarios podrán seguir solicitando una copia en papel y las instrucciones deberán estar en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por cada Estado miembro. Si sus máquinas se envían después de esa fecha, sus manuales traducidos tendrán que cumplir las nuevas normas. En nuestro artículo sobre lo que supone el Reglamento relativo a las máquinas para la documentación traducida analizamos el marco completo del marcado CE.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está pensada para las personas que llevan los manuales desde la oficina técnica hasta los usuarios en el extranjero: responsables de documentación técnica, redactores técnicos y responsables de localización, además de los directores de calidad, operaciones y compras que aprueban el presupuesto y asumen el riesgo. La mayoría trabaja para fabricantes de maquinaria y de equipos regulados, desde climatización y equipos de elevación hasta líneas de envasado, automatización y componentes ferroviarios, que venden en varios mercados europeos a la vez. Sus preguntas son prácticas: qué normas exigen un manual traducido, qué cambia en 2027, por qué algunas traducciones dan problemas sobre el terreno, qué determina el coste de cada edición y qué conviene preguntar a un proveedor.
Qué normas de la UE exigen instrucciones traducidas
La mayor parte de la legislación europea sobre productos sigue el mismo esquema. El fabricante debe facilitar las instrucciones y la información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por el Estado miembro en el que se comercializa el producto. Los importadores tienen la misma obligación, y los distribuidores deben comprobar que existe la versión lingüística correcta antes de vender. La obligación acompaña al producto en cada mercado, sea cual sea la lengua en la que se redactó la documentación.
Máquinas. Hoy se aplica la Directiva 2006/42/CE relativa a las máquinas, y a partir del 20 de enero de 2027 la sustituye el Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas. El artículo 10, apartado 7, del Reglamento exige que las instrucciones de uso, la información de seguridad y la información del anexo III estén en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por el Estado miembro de que se trate. Según el punto 1.7.1 del anexo III, las advertencias escritas en la propia máquina siguen la misma regla, y se prefieren los pictogramas cuando son eficaces. Conviene conocer una excepción limitada: el punto 1.7.4 permite facilitar las instrucciones de mantenimiento destinadas al personal especializado que actúa por mandato del fabricante o de su representante autorizado en una sola lengua oficial de la UE que esos técnicos entiendan. Las instrucciones para los operadores, los instaladores o el personal de mantenimiento del propio cliente no están cubiertas por ella.
Equipos eléctricos, CEM y equipos radioeléctricos. La Directiva 2014/35/UE de baja tensión (artículo 6, apartado 7) y la Directiva 2014/53/UE sobre equipos radioeléctricos (artículo 10, apartado 8) exigen las instrucciones y la información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los consumidores y otros usuarios finales, determinada por el Estado miembro de que se trate. La Directiva 2014/30/UE de compatibilidad electromagnética (artículo 7, apartado 7) aplica la misma regla a sus instrucciones e información de uso. Una misma máquina puede estar sujeta a varios de estos actos a la vez, por su armario de control o por un mando inalámbrico, y cada uno añade contenido que traducir.
Productos de consumo. El Reglamento (UE) 2023/988 relativo a la seguridad general de los productos (artículo 9, apartado 7) exige instrucciones claras e información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los consumidores, determinada por el Estado miembro en el que se vende el producto, salvo que el producto pueda utilizarse de forma segura sin ellas. Los avisos de retirada también deben estar disponibles en la lengua o lenguas de cada Estado miembro afectado. Los ordenadores, los teléfonos inteligentes y los terminales de autoservicio están sujetos además a otras normas, porque los requisitos de la Ley Europea de Accesibilidad regulan también cómo se presentan sus instrucciones y su información de producto.
Juguetes. La legislación europea sobre la seguridad de los juguetes exige las instrucciones y la información de seguridad en una lengua o lenguas fácilmente comprensibles para los consumidores, determinadas por el Estado miembro de que se trate.
Productos sanitarios. El Reglamento (UE) 2017/745 sobre los productos sanitarios (MDR) fija sus propias reglas para las etiquetas y las instrucciones de uso, y la lengua se decide país por país, a veces de forma distinta para usuarios profesionales y no profesionales. Por eso conviene comprobar en cada mercado qué documentos deben traducirse, y en nuestra página de soluciones lingüísticas para productos sanitarios explicamos cómo los gestionamos.
La regla práctica: si un producto se vende en un país, su manual de usuario debe estar disponible en la lengua que ese país exige. Algunos países exigen más de una lengua, las normas nacionales cambian y los distribuidores suelen pedir más de lo que marca la ley, así que una matriz de mercados y lenguas obligatorias, revisada cada vez que entra en un país nuevo, es la forma más segura de tenerlo todo bajo control.
Qué cambia para los manuales de usuario el 20 de enero de 2027
En el caso de las máquinas, el Reglamento cambia la forma de entregar las instrucciones, no la necesidad de traducirlas. Según el artículo 10, apartado 7, las instrucciones pueden facilitarse en formato digital si identifican claramente el modelo de producto. El fabricante debe indicar entonces cómo acceder a ellas, permitir que se impriman, se descarguen y se guarden en un dispositivo (también cuando están integradas en el software de la máquina) y mantenerlas en línea durante la vida útil prevista de la máquina y, como mínimo, diez años después de su introducción en el mercado.
El papel no desaparece. Si el usuario lo solicita en el momento de la compra, las instrucciones deben entregarse en papel, de forma gratuita, en el plazo de un mes. Cuando la máquina esté destinada a usuarios no profesionales, o estos puedan utilizarla de forma razonablemente previsible, la información de seguridad esencial para una puesta en servicio y un uso seguros debe entregarse siempre en papel.
Nada de esto elimina el requisito lingüístico: cada versión digital y cada copia en papel deben existir en todas las lenguas exigidas. Lo que cambia con la entrega digital es la visibilidad. Si el manual en línea en alemán se ha actualizado y el italiano no, los usuarios ven ambos. Y la edición que se entregó con una máquina debe seguir accesible en todas las lenguas mientras la máquina esté en servicio. A partir de 2027, el control de versiones importa más, no menos.
Qué incluye realmente la traducción de manuales
Tanto si en su empresa hablan de traducción de manuales de usuario como de traducción de manuales de instrucciones, el encargo rara vez se limita a un solo documento, y el error de planificación más habitual es traducir el manual y olvidar todo lo que lo rodea. Antes de pedir un presupuesto, enumere todo lo que leerá un usuario en ese mercado: las instrucciones de funcionamiento, instalación y mantenimiento; la información de seguridad, las advertencias y las indicaciones sobre riesgos residuales; las etiquetas y marcas del producto y de su embalaje; las guías de inicio rápido y los folletos; los textos de las pantallas y paneles de control a los que remite el manual; el texto de las ilustraciones, las llamadas y las vistas explosionadas; la declaración de conformidad cuando acompaña al producto; y las versiones digitales, ya sean ayuda en línea, PDF descargables o páginas a las que se accede con un código QR. Con esa lista preparada, una relación de lo que debe enviar para obtener un presupuesto preciso le ayudará a añadir los archivos, las memorias y las referencias que necesita un proveedor.
Estas piezas suelen proceder de departamentos distintos y se envían a traducir en momentos diferentes, a veces a proveedores diferentes. Así es como un usuario acaba leyendo «pulse RESET» en el manual mientras la pantalla muestra otra palabra, justo cuando más necesita que ambas coincidan.
Qué hace difícil la traducción de manuales técnicos
Un manual es un texto funcional: alguien lo seguirá con las herramientas en la mano, a veces cerca de un peligro. Cinco características concentran la mayor parte de la dificultad.
Cifras y unidades. Los pares de apriete, las presiones, las temperaturas, las holguras y los intervalos deben llegar intactos a la traducción. Los separadores decimales varían de una lengua a otra, y las unidades solo deben convertirse cuando lo pide el responsable del texto original, con una conversión comprobada por alguien que entienda la ingeniería. Estos errores son poco frecuentes, pero tienen consecuencias reales, y un revisor que lee pensando en el estilo es quien menos probabilidades tiene de detectarlos.
Advertencias. Una advertencia tiene una estructura deliberada: una palabra de señalización, el peligro, la consecuencia y la forma de evitarlo. Cada elemento debe conservar su peso, y la misma advertencia debe leerse de forma idéntica en el manual, en la máquina y en la etiqueta. Si se traduce de tres maneras ligeramente distintas, parecen tres advertencias diferentes.
Estructura. Pasos numerados, tablas, referencias cruzadas y, en los sistemas XML, módulos reutilizables y texto condicional para las variantes de la máquina. Una traducción que rompe una secuencia o una referencia cruzada hace que el manual sea más difícil de usar aunque cada frase sea correcta.
Ilustraciones con texto. Las vistas explosionadas, los esquemas eléctricos y las capturas de pantalla suelen llevar etiquetas incrustadas. En una imagen plana, ese texto hay que extraerlo, traducirlo y volver a colocarlo, o bien rehacer el dibujo. Las llamadas numeradas con una leyenda traducida resultan mucho más económicas a lo largo de la vida de un producto.
Referencias a la interfaz. Cada nombre de botón, ruta de menú o mensaje de pantalla que se cite debe coincidir con lo que el usuario ve en la máquina. Eso solo funciona si los textos de la interfaz y el manual comparten la misma terminología aprobada, idealmente con la interfaz traducida primero. Cómo organizarlo entre pantallas, textos de alarma y límites de caracteres es el tema de nuestra guía sobre la traducción de HMI y software para maquinaria.
Maquetación, formatos de archivo y autoedición
La mayor parte del coste y de los errores en la traducción de manuales se decide antes de empezar a traducir, en función del estado de los archivos originales.
Los archivos editables, como Word, InDesign, FrameMaker o DITA y otros formatos XML, pueden traducirse directamente y devolverse en el mismo formato, listos para publicar. Muchos fabricantes solo disponen de los PDF de sus manuales más antiguos. Un PDF se puede traducir, pero antes hay que convertirlo de nuevo en un archivo editable, que es precisamente lo que hace la preparación de archivos DTP. Los archivos originales siempre dan un resultado más rápido y más limpio.
El texto traducido suele ocupar más que el original. En maquetas de página fija, tablas y recuadros, esa expansión debe absorberse sin reducir el cuerpo de letra ni cortar texto, y las fuentes, los saltos de página y el índice deben revisarse en cada lengua. Ese es el trabajo de la maquetación multilingüe, que conviene hacer dentro de sus archivos originales. Redactar pensando en la traducción también ayuda: frases cortas, una instrucción por paso, un solo nombre por componente y nada de texto dentro de las imágenes reducen el coste y los errores en cada lengua que añada.
Una sola terminología para el manual, la interfaz y los recambios
Una línea de productos se describe en los manuales de funcionamiento y de servicio, en los textos de pantalla, en el catálogo de recambios y en el material de formación. Si se traducen por separado, el mismo componente acaba con varios nombres en cada lengua, un técnico no encuentra en el catálogo el término del manual y la corrección que hace un distribuidor en un documento nunca llega a los demás.
La solución es un glosario multilingüe de nombres de componentes, mandos, mensajes de pantalla y términos de seguridad, aprobado una sola vez por sus ingenieros o sus filiales y utilizado en todos los documentos. Nuestra guía para mantener la coherencia de la terminología técnica entre traductores y proveedores demuestra que da menos trabajo del que parece. En los grupos cuyas filiales o distribuidores revisan las traducciones, el glosario es también el lugar donde deben quedar sus comentarios, recogidos una vez en lugar de en cada revisión.
Versiones, revisiones e instrucciones digitales
Un manual de usuario se actualiza con cada cambio del producto, y cada actualización tiene que llegar a todas las lenguas. Aquí es donde se acumulan los costes y los errores cuando el proceso no está controlado.
Una memoria de traducción guarda cada frase que ya se ha traducido y aprobado. Cuando llega la siguiente edición, solo se traduce el contenido nuevo y modificado, y las frases sin cambios conservan su redacción aprobada. La memoria debe ser suya, en un formato portátil. Los contratos rara vez dicen a quién pertenece, por eso conviene aclarar desde el principio la propiedad de su memoria de traducción.
Un buen control de versiones se basa en unos pocos hábitos. Cada lengua lleva el mismo número de edición y la misma fecha que el original. Los cambios llegan a todas las lenguas antes del lanzamiento, no solo a los mercados principales. Las correcciones aprobadas por ingenieros o distribuidores actualizan la memoria y el glosario. Y en el caso de las máquinas, a partir de 2027 el manual descargable, la copia en papel y la versión integrada en el software deben corresponder a la misma edición, mientras las ediciones anteriores siguen disponibles para las máquinas que ya están en servicio.
Controles de calidad que importan en los manuales
La norma ISO 17100 exige que cada traducción sea revisada por un segundo lingüista cualificado, cotejándola con el original. En los manuales, ese revisor debe conocer el ámbito técnico, porque los errores que importan rara vez son gramaticales: un valor equivocado, un paso fuera de orden, un término que no coincide con la pantalla, una advertencia que ha perdido fuerza.
Los controles automáticos complementan la revisión comparando cifras, unidades, etiquetas y términos del glosario entre el original y la traducción. Una comprobación final en el documento maquetado detecta lo que solo aparece en la página, como celdas cortadas, referencias cruzadas erróneas o llamadas que faltan. Cuando sus ingenieros o distribuidores revisan, su aportación funciona mejor si se centra en la terminología y la exactitud técnica, y si queda registrada en el glosario en lugar de en comentarios sobre un único PDF.
¿Se puede usar la traducción automática en los manuales de usuario?
Para contenido recurrente con terminología estable, la traducción automática con posedición a cargo de un lingüista cualificado puede ser la vía adecuada, sobre todo si funciona con su propio glosario y su propia memoria aprobados. Para la información de seguridad, las advertencias y el contenido nuevo, es más seguro optar por una traducción realizada por personas o por una posedición completa con una segunda revisión. La traducción automática sin revisar nunca es aceptable en un manual del que dependen los usuarios. Qué contenido se presta a la posedición y cuál no lo explicamos en nuestra guía sobre la posedición de documentación técnica.
Qué determina el coste de la traducción de manuales
La tarifa por palabra es solo uno de los factores. El coste real de traducir un manual de producto depende de cuánto texto es realmente nuevo, del formato de archivo y del trabajo de maquetación, de las ilustraciones con texto, del número de lenguas y de cuánta terminología hay que crear desde cero.
A modo de ejemplo ilustrativo, piense en una nueva edición en la que la mayor parte del contenido no ha cambiado. Con una memoria de traducción limpia, solo se traducen por completo las frases nuevas y modificadas, y el resto se reutiliza y se comprueba. Sin memoria, o con una memoria dispersa entre antiguos proveedores, la edición se traduce en la práctica desde cero, en todas las lenguas, cada vez. Los departamentos de compras deberían comparar las ofertas por el coste total de cada edición, incluidos la reutilización, la maquetación y la revisión, y no solo por la tarifa.
Un proceso paso a paso para traducir un manual de usuario
Defina el alcance. A partir de su matriz de mercados y lenguas, enumere todos los documentos del conjunto y anote qué edición se va a traducir, qué edición anterior existe en cada lengua y las fechas de envío, incluidas las máquinas que se introduzcan en el mercado después del 20 de enero de 2027.
Prepare el original. Reúna archivos editables en lugar de PDF, congele el texto original y separe el texto de las imágenes. Si solo existen PDF, planifique la conversión como una fase propia.
Reúna sus recursos lingüísticos. Agrupe las memorias y los glosarios existentes, incluidos los que conservan antiguos proveedores, resuelva los términos contradictorios y confirme primero la terminología de la interfaz para que el manual pueda citarla con exactitud.
Traduzca y revise. Lingüistas especializados traducen, o poseditan una traducción automática controlada cuando el contenido lo permite, y un segundo lingüista cualificado revisa.
Compruebe y maquete. Ejecute los controles automáticos, maquete el manual en su formato original y revise después las páginas terminadas en cada lengua.
Publique a la vez y conserve las correcciones. Publique todas las lenguas de la edición al mismo tiempo, en todos los formatos, e incorpore las correcciones aprobadas a la memoria y al glosario.
Qué preguntar a un proveedor de traducción de manuales de usuario
Sobre el papel, los servicios de traducción de manuales de usuario se parecen mucho, así que las preguntas que haga antes de elegir proveedor son importantes. Estas son las que más revelan:
- ¿Pueden trabajar directamente en nuestros formatos (InDesign, FrameMaker, DITA o la salida de nuestro sistema de contenidos) y devolver archivos listos para publicar?
- ¿Quién revisa cada traducción y tiene experiencia con nuestro tipo de equipos?
- ¿Cómo comprueban las cifras, las unidades, las advertencias y las referencias a la interfaz?
- ¿A quién pertenecen la memoria de traducción y el glosario, y nos los entregarán en formatos portátiles?
- ¿Cómo informan de la reutilización de la memoria y cómo se refleja en el precio de cada edición?
- ¿Cómo gestionan las actualizaciones para que todas las lenguas sigan la misma edición?
- ¿Cómo recogen las correcciones de nuestros ingenieros o distribuidores para la próxima vez?
Si quiere ir más allá, encontrará una lista más amplia en diez preguntas para elegir una empresa de traducción técnica.
Cómo traduce DEMA Solutions los manuales de usuario
Traducimos manuales de usuario, de instalación y de mantenimiento para fabricantes, junto con la información de seguridad, las etiquetas, los textos de interfaz y las declaraciones que acompañan al producto. Nuestros servicios de traducción técnica siguen un proceso certificado según la norma ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción, y nuestros equipos en Italia, Serbia y España trabajan con lingüistas especializados en cada ámbito técnico. Esto es lo que significa para un proyecto de manuales:
- Su glosario y su memoria de traducción son lo primero: los creamos o los depuramos para que el manual coincida con la interfaz y con las ediciones anteriores.
- Controles sistemáticos de terminología, cifras, unidades, etiquetas y formato antes de la entrega.
- Maquetación a cargo de nuestro equipo interno de DTP en sus archivos originales, lista para imprimir o publicar en línea; el mismo equipo convierte los PDF en archivos editables cuando no existe el original.
- Sus recursos siguen siendo suyos: las correcciones aprobadas se incorporan a su memoria y a su glosario, que le entregamos en los formatos portátiles TMX y TBX, con informes transparentes sobre qué parte de cada edición se reutiliza.
Para un fabricante italiano de equipos industriales, cada máquina se envía con manuales de funcionamiento y mantenimiento, información de seguridad y textos de interfaz en la lengua de destino. Una memoria de traducción que reconoce el contenido repetido entre variantes de máquina, un glosario aprobado y los mismos lingüistas en las mismas familias de producto hacen que cada nuevo manual parta de lo que ya se ha aprobado. La historia completa se cuenta en el caso de éxito de un fabricante industrial.
Dónde encaja TUBE
Para los fabricantes que actualizan sus manuales con cada lanzamiento de producto, TUBE mantiene bajo su control la lengua de cada edición. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, cada traducción aprobada se guarda en una memoria que es suya y que puede exportar, y los informes de reutilización muestran qué parte de cada edición procede de contenido reutilizado.
Preguntas frecuentes
Para la mayoría de los productos regulados, sí. Las máquinas, los equipos eléctricos y radioeléctricos, los juguetes, los productos de consumo y los productos sanitarios deben ir acompañados de instrucciones e información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios del país de venta, según lo que decida ese Estado miembro.
Sí. A partir del 20 de enero de 2027, el artículo 10, apartado 7, del Reglamento (UE) 2023/1230 exige las instrucciones de uso y la información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por cada Estado miembro. Pueden facilitarse en formato digital, pero los usuarios pueden pedir una copia gratuita en papel en el momento de la compra, y la información de seguridad para usuarios no profesionales debe entregarse siempre en papel.
En la mayoría de los casos, sí. Según el Reglamento relativo a las máquinas, solo las instrucciones de mantenimiento destinadas al personal especializado que actúa por mandato del fabricante o de su representante autorizado pueden facilitarse en una sola lengua oficial de la UE que esos técnicos entiendan. Las instrucciones para el personal del propio cliente siguen la regla lingüística general.
Depende de la extensión, del número de lenguas, del formato de archivo, del trabajo de maquetación y de cuánto contenido ya está en su memoria de traducción. Las actualizaciones de un manual existente suelen ser mucho más rápidas que una primera edición, porque solo se traduce el contenido nuevo y modificado.
Un segundo lingüista cualificado debe revisar la traducción cotejándola con el original. Sus ingenieros o sus distribuidores locales son quienes mejor pueden aprobar la terminología, idealmente una sola vez en un glosario compartido y no en cada manual.
¿Qué diferencia hay entre la traducción de manuales de usuario y la traducción de manuales técnicos?
Los manuales de usuario están escritos para las personas que manejan el producto, por lo que la claridad y la información de seguridad son lo primero. Los manuales técnicos, como la documentación de servicio, están escritos para técnicos. Ambos necesitan una terminología coherente, cifras comprobadas y versiones controladas.
Prepare sus manuales para 2027
Si envía maquinaria u otros productos regulados a varios mercados de la UE, cuéntenos qué manuales y qué lenguas necesita. Revisaremos sus archivos, sus traducciones existentes y su calendario teniendo en cuenta el plazo del 20 de enero de 2027.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.