Cómo elegir una agencia de traducción técnica: 10 preguntas que todo fabricante debería hacer
Para elegir una agencia de traducción técnica, compruebe cómo mantiene idénticos la terminología, las cifras y las unidades entre idiomas y entre versiones, si trabaja en sus formatos de archivo originales y si el glosario y la memoria de traducción siguen siendo suyos. En DEMA Solutions recomendamos verificar estos puntos con una breve prueba piloto antes de comparar precios, porque son los que determinan lo que le costará cada manual futuro.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía está pensada para quienes conviven con la decisión: responsables de documentación técnica y de localización, redactores técnicos y los directores de compras y de operaciones que firman el contrato, en fabricantes de equipos complejos como climatización (HVAC), elevación, maquinaria de envasado y de proceso, automatización o ferrocarril que exportan a muchos mercados. Si todavía está definiendo qué documentos necesita su empresa en otros idiomas, nuestra guía de traducción para fabricantes los repasa uno por uno.
El detonante suele ser un mercado o una línea de producto nuevos, la llegada del Reglamento de máquinas, un proveedor que ha entregado terminología incoherente o archivos con retraso demasiadas veces, la presión para reducir costes sin asumir más riesgos, o una adquisición que ha dejado al grupo con varios proveedores y varios nombres para el mismo componente. Las preguntas que siguen sirven para todos estos casos.
Por qué elegir una agencia de traducción técnica es distinto para un fabricante
Un folleto mal traducido le cuesta algo de credibilidad. Un manual mal traducido puede costarle una retirada de producto, un expediente técnico rechazado o un técnico herido. Por eso la forma habitual de comprar traducción, comparar el precio por palabra de tres presupuestos, funciona mal con la documentación técnica.
Hay tres rasgos del contenido técnico que cambian la decisión de compra. El primero es la repetición: el mismo componente, la misma advertencia y el mismo procedimiento aparecen en decenas de manuales, catálogos y textos de interfaz (HMI), y las máquinas nuevas suelen ser variantes de una plataforma existente. Un proveedor que reutiliza bien el contenido aprobado resulta más económico y más coherente cada año; uno que no lo hace empieza de cero cada vez.
El segundo es la normativa. Las instrucciones, la información de seguridad y las declaraciones de conformidad deben estar en la lengua del usuario, y esa obligación recae en usted como fabricante, no en su proveedor. Ante una reclamación por responsabilidad, nadie preguntará qué proveedor tradujo mal el par de apriete.
El tercero son los archivos. El contenido técnico vive en DITA y otros formatos XML, en salidas de sistemas CCMS, en FrameMaker, InDesign, Word y archivos de recursos de software. Un proveedor que no sabe trabajar con ellos le devuelve el problema, y alguien de su equipo acaba copiando, pegando y volviendo a maquetar el texto.
Tanto si busca una agencia de traducciones técnicas como una empresa de traducción técnica o un servicio de traducción técnica para ingeniería, lo que está comprando es lo mismo: un proceso que mantenga el lenguaje técnico bajo control entre idiomas, proveedores y años.
¿Proveedor generalista o especializado?
Casi cualquier proveedor aceptará traducir un manual. La diferencia entre un generalista y un especialista se ve con el tiempo, no en el primer presupuesto. Un proveedor generalista traduce contenidos muy variados y asigna a los lingüistas según su disponibilidad. Para un documento puntual puede funcionar. Para una documentación que se actualiza cada pocos meses, los puntos débiles aparecen enseguida: traductores distintos en cada versión, ninguna terminología aprobada, memorias que se guardan pero no se mantienen y una maquetación subcontratada o que queda en sus manos. El presupuesto más barato del primer manual suele corresponder al proveedor más caro en el quinto.
Un especialista en traducción para ingeniería organiza el trabajo en torno a su producto, no en torno al pedido. Los mismos lingüistas se quedan en las mismas familias de producto, la terminología se aprueba una sola vez y se aplica siempre, la memoria se mantiene, las cifras y las unidades se comprueban de forma sistemática y la maquetación se hace en sus archivos originales. La tarifa por palabra puede ser parecida o algo más alta, pero el coste por versión baja a medida que aumenta la reutilización y desaparecen las correcciones.
Los grupos con varias marcas y plantas suelen acabar con ambos tipos de proveedor a la vez. Si es su caso, nuestro artículo sobre cómo gestionan las grandes organizaciones la traducción con varios proveedores y mercados explica cuándo conviene consolidar y cuándo varios proveedores pueden convivir.
Las 10 preguntas que debe hacer a una agencia de traducción técnica
Haga cada pregunta en una reunión, no solo en un cuestionario, y pida pruebas, como un informe de muestra o un extracto del glosario. Las respuestas por escrito tienden a parecerse mucho; es en las repreguntas donde se ven las diferencias.
### 1. ¿Cómo mantienen la terminología idéntica entre idiomas y versiones?
Pida que le muestren cómo pasa el nombre de un componente de su glosario a un manual traducido. Una buena respuesta describe un glosario multilingüe aprobado que todos los traductores deben seguir, controles automáticos que señalan cualquier desviación antes de la entrega y una vía sencilla para que sus ingenieros o filiales aprueben los términos nuevos una sola vez, no en cada proyecto. El proveedor también debería explicar cómo trata los términos prohibidos u obsoletos.
La señal de alerta es la frase «nuestros traductores son expertos». La experiencia sin un glosario compartido sigue produciendo tres nombres para la misma válvula. La forma de hacerlo bien se explica en nuestra guía para mantener coherente la terminología técnica entre traductores, proveedores y mercados.
### 2. ¿Cómo comprueban las cifras, las unidades y las tolerancias?
Las cifras son el punto donde las traducciones técnicas fallan sin hacer ruido. Un separador decimal, un par de apriete o una unidad convertida cuando no debía se leen perfectamente y aun así son erróneos. Una buena respuesta menciona los controles automáticos que comparan cada cifra, unidad y etiqueta entre el original y la traducción, y asigna la responsabilidad del resultado a un revisor cualificado. También incluye reglas acordadas con usted de antemano, por ejemplo si las unidades se convierten en algún caso.
Es una señal de alerta cualquier respuesta que se apoye únicamente en una «revisión cuidadosa». Quien lee para comprobar la fluidez no se dará cuenta de que 0,5 mm se ha convertido en 5 mm.
### 3. ¿De quién son la memoria de traducción y el glosario, y podemos exportarlos?
Cada frase que paga por traducir queda guardada en una memoria de traducción. Si esa memoria se queda con el proveedor, su inversión también. Una buena respuesta es breve y por escrito: la memoria y el glosario son suyos, en formatos estándar exportables como TMX y TBX, disponibles en cualquier momento y a petición al final del contrato.
Son señales de alerta las dudas, una tarifa por la exportación o la oferta de enviarle «los archivos traducidos» en lugar de la memoria. Explicamos la lógica comercial en nuestro artículo sobre a quién pertenece su memoria de traducción.
### 4. ¿Pueden trabajar en nuestros formatos de archivo originales?
Pregunte qué formatos maneja directamente el proveedor, DITA y otros XML, exportaciones de CCMS, FrameMaker, InDesign, Word, cadenas de software y archivos de recursos de firmware, y qué ocurre con las etiquetas, el texto condicional y las referencias cruzadas a la vuelta. Una buena respuesta incluye una prueba con uno de sus archivos reales y una comprobación antes de la entrega, para que el archivo se abra, se compile y se publique sin reparaciones manuales. Si su original es un PDF escaneado o bloqueado, pregunte si el proveedor puede convertirlo antes en editable.
La señal de alerta es que le pidan enviarlo todo en Word, o una entrega que su equipo tiene que reconstruir. Cada paso manual entre su archivo y la traducción añade costes y errores.
### 5. ¿Quién maqueta el manual traducido?
El texto traducido ocupa más o menos que el original, y las llamadas de los despieces, las tablas y los recuadros de advertencia tienen que encajar. Una buena respuesta es un equipo interno de maquetación multilingüe que trabaja en sus archivos de maquetación originales, con una revisión visual final a cargo de un hablante nativo.
La señal de alerta es un tercer proveedor de maquetación al que usted mismo tiene que informar y coordinar, o un texto traducido entregado en una tabla para que su equipo lo pegue.
### 6. ¿Cómo deciden entre traducción humana y traducción automática?
Hoy casi toda la traducción técnica incluye traducción automática en algún punto. La cuestión es cómo se controla. Una buena respuesta explica qué contenidos pasan por posedición y cuáles siguen en manos de traductores, quién toma esa decisión y cómo se condiciona el motor con su glosario y su memoria. Los capítulos de seguridad y los documentos destinados a un organismo notificado no deberían tratarse como una lista de recambios.
La señal de alerta es cualquiera de los dos extremos: un proveedor que se niega a hablar de traducción automática o uno que la usa en todo sin decírselo. Nuestra guía sobre cuándo es suficiente la posedición de traducción automática repasa la decisión tipo de documento por tipo de documento.
### 7. ¿Quién revisa la traducción, y con qué referencia?
Revisar significa que un segundo lingüista cualificado compara la traducción con el original, frase por frase, no que alguien lea el texto traducido para comprobar que suena bien. Una buena respuesta confirma la revisión en todos los documentos, indica la norma que sigue el proceso (la norma ISO 17100 es la referencia para los servicios de traducción) y explica cómo las reclamaciones se incorporan al glosario y a la memoria.
Es una señal de alerta que la revisión se ofrezca como un extra opcional, o que una supuesta empresa de traducción certificada lo esté solo en su sistema de gestión y no en su proceso de traducción. El conjunto completo de preguntas sobre calidad está en nuestra guía para comprobar la calidad de un proveedor de traducción antes de contratarlo.
### 8. ¿Cómo nos hacen llegar sus comentarios nuestros ingenieros y filiales?
Sus ingenieros, filiales y distribuidores conocen el producto mejor que cualquier traductor. Una buena respuesta describe una revisión en contexto, un responsable claro para cada idioma y correcciones que, una vez aprobadas, actualizan el glosario y la memoria en un plazo acordado.
La señal de alerta son los comentarios por correo electrónico sobre un PDF anotado que desaparece al terminar el proyecto. La misma corrección volverá a ser necesaria, y su filial italiana o su distribuidor alemán pronto dejarán de enviarla.
### 9. ¿Qué documentos traducen por motivos de conformidad, y conocen los requisitos?
Pida al proveedor que describa los documentos que traduce para el marcado CE y el mercado de la UE: instrucciones de uso, manuales de instalación y mantenimiento, advertencias y etiquetas de seguridad, declaraciones de conformidad y las partes del expediente técnico que puede solicitar una autoridad de vigilancia del mercado. Una buena respuesta demuestra que conoce lo que cambia con el Reglamento de máquinas y pregunta a qué mercados exporta antes de que usted se lo diga.
La señal de alerta es un proveedor que trata una declaración de conformidad como cualquier otra página. Antes de esa conversación le será útil saber qué exigen las normas de la UE para la traducción de manuales de usuario, para poder valorar la respuesta.
### 10. ¿Tendremos un único interlocutor que conozca nuestros productos?
La traducción técnica funciona mejor cuando el mismo gestor de proyectos y los mismos lingüistas trabajan en las mismas familias de producto año tras año. Una buena respuesta le da el nombre de su interlocutor, explica cómo se mantiene a los lingüistas en su cuenta y describe qué ocurre cuando el contenido llega dos días antes del envío.
La señal de alerta es un buzón compartido y un gestor de proyectos distinto cada vez. Pasará la primera hora de cada proyecto explicando lo que ya explicó la vez anterior.
Cómo organizar una prueba piloto
Las respuestas en una reunión le dicen cómo piensa un proveedor; una prueba piloto le dice cómo trabaja. Debe ser pequeña, real y comparable: un capítulo de un manual actual o un lote de cadenas de interfaz, en uno o dos idiomas que pueda revisar internamente, en el formato de archivo original. Una prueba piloto es también la forma más justa de comparar la externalización de las traducciones con su proceso interno actual antes de comprometerse con una u otra opción.
Elija una muestra que contenga lo que suele salir mal: una advertencia de seguridad, una tabla de datos técnicos con unidades y tolerancias, referencias cruzadas, términos que su empresa usa a su manera y algo de contenido ya traducido para ver cómo se gestiona la reutilización. Envíela junto con su glosario y su memoria actuales, y dé a todos los proveedores las mismas instrucciones y el mismo plazo.
Después evalúe lo que reciba en cuatro niveles. El archivo: ¿se abre, se compila o se publica sin reparaciones? La exactitud: pida a un revisor de confianza, idealmente una filial o un distribuidor, que compruebe la terminología, las cifras y el sentido frente al original, contando los errores que importarían a un técnico y no las preferencias de estilo. El proceso: ¿hizo preguntas el proveedor, señaló ambigüedades en su original e informó de lo que procedía de la memoria? Y su tiempo: un proveedor que necesitó tres rondas de aclaraciones para cinco páginas necesitará más para trescientas.
Acuerde de antemano si la prueba piloto es remunerada o no, y que el contenido traducido y cualquier memoria creada le pertenecen en ambos casos.
Cómo comparar presupuestos: la reutilización, no la tarifa por palabra
Dos presupuestos con tarifas por palabra distintas no son comparables si no sabe cuánto texto considera nuevo cada proveedor. Los proveedores analizan la documentación técnica frente a una memoria de traducción y la clasifican en coincidencias exactas, coincidencias parciales (fuzzy), repeticiones y texto nuevo, y cada categoría se factura de forma distinta. Ese análisis, que a menudo se denomina aprovechamiento o leverage, determina el coste real mucho más que la tarifa de referencia.
Imagine, a modo de ejemplo, dos proveedores que presupuestan el mismo manual. El proveedor A tiene la tarifa más baja, pero no tiene acceso a sus traducciones anteriores, así que todo el texto se cuenta como nuevo. El proveedor B tiene una tarifa más alta, pero trabaja con su memoria, y el análisis muestra que la mitad del manual ya está traducida. Incluso antes de tener en cuenta el tiempo que su equipo dedica a corregir incoherencias, lo más probable es que el proveedor B cueste menos en este manual y en cada revisión posterior.
Al comparar presupuestos, pida a todos los proveedores que analicen los mismos archivos frente a la misma memoria y que muestren el desglose por categoría de coincidencia con la tarifa aplicada a cada una. Pregunte si las coincidencias exactas se siguen revisando en contexto, sobre todo en el contenido de seguridad, y cuánto se cobra por la maquetación y la preparación de archivos. Cada uno de los factores que determinan de verdad el coste de traducir manuales técnicos merece el mismo examen detallado.
Qué debe pedir por escrito el departamento de compras
Unas pocas cláusulas contractuales le protegen mucho más que un descuento. Pida confirmación por escrito de que las memorias de traducción, los glosarios y las bases terminológicas le pertenecen y de que se le entregarán en TMX y TBX cuando lo solicite y al final de la relación. Pida el alcance de la certificación (norma ISO 17100 para el proceso de traducción), una descripción de la fase de revisión, un acuerdo de confidencialidad que cubra planos y productos aún no lanzados, y las reglas de tratamiento de datos, incluido si su contenido puede utilizarse para entrenar algún motor externo de traducción automática.
Añada los elementos que hacen visibles los costes a lo largo del tiempo: tarifas por idioma y por categoría de coincidencia, costes de maquetación, mínimos y recargos por urgencia, y un informe periódico de aprovechamiento que muestre qué parte de cada pedido procede de la reutilización. Los directores de operaciones y de calidad querrán además compromisos de plazos de entrega, un procedimiento de reclamaciones y un contacto de escalado con nombre y apellidos. Nada de esto es inusual, y un proveedor que se resiste le está diciendo algo.
Puesta en marcha: partir de sus memorias y glosarios actuales
El primer proyecto con un nuevo proveedor no debería empezar de cero. La mayoría de los fabricantes ya disponen de mucho lenguaje aprobado: memorias de proveedores anteriores, glosarios en hojas de cálculo, manuales traducidos en PDF o InDesign. Una buena puesta en marcha importa las memorias, elimina duplicados y traducciones contradictorias y consolida los glosarios en una única base terminológica aprobada, con sus ingenieros o filiales confirmando los términos más importantes. Cuando existen traducciones anteriores pero no hay memoria, los documentos originales y traducidos pueden alinearse para reconstruirla, que es la función de la alineación de memorias de traducción. Una breve guía de estilo, que recoja decisiones como el tratamiento del lector, las convenciones de unidades y la redacción de las advertencias, evita que se repitan las mismas preguntas en cada proyecto.
La puesta en marcha debería costar a su equipo unas pocas horas, dedicadas sobre todo a decisiones terminológicas que solo usted puede tomar. Si le piden que vuelva a dar instrucciones en cada pedido, es que no se hizo.
Cambiar de proveedor sin interrumpir los lanzamientos
Cambiar de empresa de traducción técnica parece arriesgado cuando hay un lanzamiento en puertas, y por eso muchos fabricantes se quedan demasiado tiempo con un proveedor que ya no encaja. Planifique el cambio en función de su calendario de lanzamientos. Empiece por solicitar sus memorias y glosarios al proveedor actual en TMX y TBX, a ser posible antes de anunciar el cambio. Haga la prueba piloto con contenido de una familia de producto que no esté a punto de salir al mercado y, después, traslade una línea de producto o un grupo de idiomas cada vez, en lugar de todo a la vez. Mantenga al proveedor anterior en los trabajos ya en curso hasta que los entregue, para que ningún proyecto quede dividido a mitad de camino. Acuerde con el nuevo proveedor cómo se reflejará el aprovechamiento de su memoria actual en los primeros presupuestos, para comprobar de inmediato que no vuelve a pagar por contenido que ya es suyo. Un plan completo para cambiar de proveedor de traducción sin perder su memoria va desde la revisión del contrato hasta la prueba piloto.
El plazo del Reglamento de máquinas
El Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas se aplica a partir del 20 de enero de 2027 y sustituye a la Directiva 2006/42/CE relativa a las máquinas. Para los equipos de documentación supone a la vez una oportunidad y una carga de trabajo. Las instrucciones pueden facilitarse en formato digital, pero el usuario puede pedir una copia en papel gratuita en el momento de la compra, y cuando la máquina esté destinada a usuarios no profesionales, o quepa esperar razonablemente que la utilicen, la información de seguridad esencial para su puesta en servicio y su uso seguro debe proporcionarse en papel. Las instrucciones siguen teniendo que estar en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por cada Estado miembro en el que se comercialice la máquina.
Muchos fabricantes revisarán manuales, secciones de seguridad y declaraciones de conformidad antes de esa fecha, lo que generará picos de traducción en varios idiomas a la vez. Un proveedor elegido en el último trimestre antes del plazo estará aprendiendo sus productos mientras usted intenta enviarlos. Nuestro artículo sobre la traducción y la conformidad documental con el Reglamento de máquinas 2023/1230 expone qué cambia para las instrucciones y cómo planificar el trabajo.
Cómo trabaja DEMA Solutions con los fabricantes
Traducimos documentación técnica para fabricantes desde hace más de 20 años, con nuestros equipos en Italia, Serbia y España. Nuestros servicios de traducción técnica siguen un proceso certificado según la norma ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción, y abarcan los documentos que acompañan a una máquina: manuales de usuario y de mantenimiento, instrucciones de instalación, procedimientos de seguridad, declaraciones de conformidad, catálogos de recambios y textos de interfaz.
Nuestra forma de trabajar responde a las preguntas anteriores:
- Primero, terminología y memoria. Antes de empezar a traducir, creamos o depuramos su glosario y su memoria de traducción, para que cada versión parta de un lenguaje aprobado.
- La vía adecuada para cada documento. Traductores especializados o posedición controlada de traducción automática, según el riesgo, el volumen y el uso.
- Controles sistemáticos de terminología, cifras, etiquetas y formato, con revisores humanos responsables del sentido, y traducciones reutilizadas que se vuelven a revisar en los proyectos sensibles.
- Sus formatos, nuestra maquetación. Trabajamos en DITA, S1000D, XML, FrameMaker, InDesign y Word, y nuestro equipo interno de maquetación prepara los archivos traducidos. Si solo dispone de PDF, podemos convertirlos en editables.
- Sus activos. La memoria de traducción, los glosarios y las bases terminológicas siguen siendo suyos, en TMX y TBX, con informes transparentes de aprovechamiento en cada pedido.
Uno de nuestros clientes, un fabricante italiano de equipos industriales, exporta la mayor parte de lo que produce, y sus máquinas nuevas suelen ser configuraciones de una plataforma existente. Hoy su documentación pasa por un único proceso gestionado: un gestor de proyectos dedicado, una memoria de traducción que reconoce el contenido repetido entre variantes de máquina, un glosario aprobado para los nombres de los componentes, los mismos lingüistas especializados en las mismas familias de producto y la maquetación a cargo de nuestro equipo. La historia completa está en nuestro caso de éxito sobre documentación técnica para un fabricante industrial.
Qué papel tiene TUBE
Para los fabricantes que traducen de forma continua, TUBE es nuestra solución para mantener el lenguaje técnico bajo su control. Su glosario y su memoria de traducción guían la traducción automática, cada traducción aprobada se incorpora a una memoria que es suya y que puede exportar, y los informes de aprovechamiento muestran qué parte de cada versión procede de la reutilización.
Preguntas frecuentes
Traduce documentos como manuales, especificaciones técnicas, información de seguridad, catálogos y textos de software, con traductores especializados, gestión terminológica, memoria de traducción y controles de calidad, y normalmente entrega el resultado en el formato de archivo original, listo para publicar.
Ambos términos se usan indistintamente en las búsquedas y en el mercado. Lo que importa no es la etiqueta, sino el proceso: control terminológico, reutilización de la memoria, revisión por un segundo lingüista y capacidad de trabajar en sus formatos de archivo.
La traducción de contenidos de ingeniería como especificaciones, planos, cálculos, informes de ensayo y expedientes técnicos. Se aplican los mismos criterios de selección: traductores especializados en la materia, terminología aprobada y controles sistemáticos de cifras y unidades.
Pida a todos los proveedores que analicen los mismos archivos frente a la misma memoria de traducción y que muestren el desglose por categoría de coincidencia y la tarifa aplicada a cada una. La tarifa por palabra por sí sola es engañosa, porque la reutilización y las correcciones cambian el coste real a lo largo de varias versiones.
Sí, si la memoria de traducción y el glosario son suyos y puede exportarlos en formatos estándar. Solicite ambos antes del cambio, para que el nuevo proveedor parta de su contenido aprobado. Si solo existen documentos traducidos, pueden alinearse con el original para reconstruir una memoria.
En los contenidos complejos, el conocimiento de la materia importa. En la práctica, un glosario aprobado, los mismos lingüistas en sus familias de producto y un segundo revisor cualificado aportan más a la exactitud que la formación de un traductor concreto.
Compárenos con su proveedor actual
Si está eligiendo una agencia de traducción técnica, o se pregunta si la actual sigue siendo la adecuada, envíenos uno de sus manuales para que lo analicemos. Le diremos cómo trataríamos su terminología, sus formatos y su memoria, y qué supondría para su próxima versión.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.