Preparació de fitxers per a la traducció: com la traducció DTP manté neta la vostra memòria de traducció i redueix costos
La traducció DTP comença abans de traduir una sola frase, amb la preparació de fitxers per a la traducció. Aquesta fase converteix PDF, escanejos i maquetacions antigues en fitxers d’origen nets i editables, elimina frases trencades, salts de línia forçats i etiquetes sobreres, i planifica amb antelació les fonts i l’expansió del text. L’equip intern de DTP de DEMA Solutions prepara cada fitxer d’aquesta manera: la traducció treballa amb frases senceres, la vostra memòria de traducció es manté neta i cada nova versió costa menys.
Quan us convé preparar els fitxers abans d'enviar-los a traduir?
Aquest article està pensat per a qui envia documents a traduir i després conviu amb el que torna: responsables de documentació tècnica, redactors tècnics, responsables de localització i els companys de compres que aproven les factures. La majoria treballa en empreses fabricants els manuals, catàlegs de recanvis i fullets de les quals es creen amb InDesign, FrameMaker, Word o XML, sovint al costat de PDF dels quals ja ningú no troba els fitxers d’origen. Les seves preguntes són pràctiques: per què les maquetacions tornen malmeses, per què cada versió costa gairebé tant com la primera, què cal enviar i quant dura la preparació. Els equips de formació es troben amb un problema molt semblant amb els fitxers de cursos creats amb eines d’autor, que tractem en una guia específica sobre localització d’e-learning.
Què vol dir la preparació de fitxers per a la traducció en el DTP
Tot document traduït passa per tres fases: es prepara el fitxer d’origen, es tradueix el text i es torna a maquetar el fitxer traduït en cada llengua. La major part de l’atenció se centra en les dues últimes, perquè són les que veu el lector. Tanmateix, és la primera la que decideix amb quina fluïdesa, i amb quin cost, avança tota la resta.
La preparació de fitxers, que de vegades s’anomena preprocessament o pretraducció, consisteix a deixar un fitxer d’origen a punt per a les eines de traducció que el llegiran. Un especialista en DTP treballa en l’aplicació original i elimina tot allò que confondria aquestes eines: salts de línia forçats, frases repartides entre marcs de text diferents, estils incoherents, text ocult o desbordat, guionatge manual i text dins d’imatges o convertit en contorns. Quan l’única font és un PDF o un escaneig, la preparació comença reconstruint un fitxer editable.
Per al lector, el fitxer acabat té el mateix aspecte. Per a una eina de traducció és un altre document: frases senceres i coherents que es tradueixen una vegada i es reutilitzen durant anys, és a dir, fitxers llestos per traduir. Per això la preparació de fitxers per a la traducció forma part del projecte i no és un extra opcional que s’hi afegeix a banda.
Per què la preparació decideix la qualitat, el cost i la reutilització de la memòria
Les eines de traducció divideixen un document en segments, normalment frases, i desen cada segment traduït a la vostra memòria de traducció juntament amb el text d’origen. Quan la mateixa frase torna a aparèixer, en la revisió següent o en el manual d’una màquina semblant, la memòria proposa la traducció ja aprovada. Aquest és el mecanisme que abarateix el contingut repetit, i depèn completament que els segments siguin correctes.
Una frase trencada es converteix en dues mitges frases a la memòria. Un salt de línia al mig d’una frase fa que l’eina tracti cada meitat com un segment independent. El traductor veu fragments sense context, cosa que afavoreix errors just on canvia l’ordre de les paraules, i tots dos fragments es desen com si fossin complets. Quan la frase apareix sencera al manual següent, la memòria no la reconeix i la torneu a pagar.
Petites diferències de format converteixen les coincidències exactes en parcials. Una paraula en negreta en una versió i no en una altra, o una etiqueta d’estil de més, fan que la memòria vegi dos segments diferents, i un lingüista ha d’editar un text que ja estava aprovat.
Les etiquetes es multipliquen i els errors arriben al darrere. Cada canvi d’estil o modificació de caràcter innecessaris es converteix en una etiqueta que el traductor ha de col·locar correctament. Les etiquetes alenteixen la traducció, i una de mal col·locada pot trencar una referència creuada o fer perdre la negreta d’una paraula d’advertiment.
El text que mai no arriba a la memòria es gestiona a mà cada vegada. El text dins d’imatges o convertit en contorns és invisible per a les eines de traducció, de manera que a cada versió es tradueix fora de la memòria.
En un sol document, cada problema és petit. Al llarg d’anys de versions, decideixen quant contingut es reutilitza i quant es torna a pagar. Per això ser propietaris de la vostra memòria de traducció només rendeix plenament quan els segments que conté són nets: una memòria plena de fragments és un actiu que us pertany però que no podeu aprofitar bé.
Per què els fitxers arriben sense preparar
Els fitxers que s’envien a traduir poques vegades estan preparats, i gairebé mai expressament. Molts responsables de documentació donen per fet que un fitxer que es veu perfecte imprès pot anar a traducció tal com és, sense saber que una eina de traducció llegeix l’estructura del fitxer i no la seva aparença. Els terminis empenyen a enviar fitxers sense revisar, i els problemes apareixen després, multiplicats pel nombre de llengües. Les maquetacions creades amb InDesign, FrameMaker o Illustrator requereixen coneixements especialitzats per preparar-les, i quan falten, la preparació s’omet. Ometre-la sembla més barat en un projecte, però costa més en correccions i reutilització perduda en els següents, i és precisament un dels factors que més encareixen la traducció de manuals tècnics.
Partir de PDF, escanejos i fitxers antics
El punt de partida més difícil és un document que només existeix com a PDF o escaneig, i és força habitual: un manual els fitxers de maquetació del qual es van perdre en canviar de proveïdor, o un catàleg heretat amb una adquisició. Un PDF és un format d’impressió que desa el text com a línies posicionades, no com a frases contínues, de manera que una eina de traducció que el llegeix directament només hi veu fragments trencats. Un escaneig no conté text, només una imatge del text.
En els escanejos, el primer pas és el reconeixement òptic de caràcters (OCR), que converteix la imatge en caràcters reals. L’OCR mai no tanca la feina. Els documents tècnics són plens de referències de peces, unitats, toleràncies i símbols, i és justament aquí on l’OCR falla: una l minúscula es converteix en un 1, desapareix el símbol de grau, una coma decimal es transforma en punt. Cal revisar el text reconegut amb l’original i, després, reconstruir l’estructura: paràgrafs reals en lloc de línies soltes, taules reals, estils per a títols, advertiments i peus de figura, i gràfics separats del text. En els PDF amb text, aquest es pot extreure, però la maquetació s’ha de reconstruir igualment perquè pugui refluir quan la traducció sigui més llarga. La reconstrucció requereix temps, i els fitxers de maquetació originals, si existeixen en algun lloc, sempre donen un resultat millor i més econòmic, així que val la pena demanar-los primer al proveïdor anterior o a l’estudi de disseny.
La reconstrucció té un segon avantatge. Si existeixen traduccions antigues del document, el fitxer d’origen net i aquestes traduccions es poden aparellar frase per frase, i l’alineació de traduccions anteriors en una memòria de traducció recupera una feina que ja vau pagar.
Què implica la preparació, format per format
Cada format té els seus costums i els seus paranys. El principi és el mateix, frases senceres i un reflux previsible del text, però la feina que hi ha al darrere canvia.
InDesign. La majoria de fullets i catàlegs i molts manuals es creen amb InDesign, cosa que fa de la traducció d’InDesign la feina de DTP més freqüent. Preparar-los vol dir enllaçar els articles en lloc de deixar-los en marcs separats, eliminar salts de línia forçats i guionatge manual, convertir les columnes fetes amb tabuladors en taules reals, substituir els formats locals per estils i revisar el text desbordat o ocult. Les fonts i els vincles que falten es resolen abans d’exportar res.
FrameMaker. Els manuals extensos sovint viuen en llibres de FrameMaker amb text condicional, variables, referències creuades i marcadors. La preparació comprova quines condicions es tradueixen, que les variables s’utilitzin i no s’escriguin a mà, i que les referències creuades sobrevisquin al procés d’anada i tornada. Una referència creuada trencada a l’origen es converteix en una referència trencada en cada llengua.
Illustrator. Els esquemes i les vistes explosionades sovint contenen text convertit en contorns, que cal recrear com a text editable, i etiquetes formades per línies soltes que cal unir perquè cada etiqueta sigui un sol segment. El text dins d’imatges de mapa de bits s’ha de recrear, o bé cal lliurar la imatge per capes.
Word. Els fitxers de Word semblen senzills i sovint són els més desordenats: control de canvis, text ocult, quadres de text flotants i paràgrafs construïts amb espais i salts de línia. Preparar-los vol dir resoldre les revisions, aplicar estils i eliminar els espaiats fets amb paràgrafs buits.
XML i DITA. El contingut estructurat ja està separat de la maquetació, però les eines de traducció continuen necessitant saber quins elements són traduïbles, com es comporten els elements en línia i com encaixen els temes reutilitzats i les referències de contingut. Aquí la preparació és sobretot configuració i proves, perquè la publicació funcioni en totes les llengües abans que comenci la traducció.
Plànols CAD amb crides. Els plànols i els esquemes elèctrics contenen crides, notes i textos del caixetí en objectes de text, atributs de bloc o anotacions. La preparació extreu només el que s’ha de traduir, bloqueja les referències d’identificació i els números de peça, i planifica on hi cabrà un text més llarg en un plànol que no es pot moure.
Els problemes més comuns que corregim
Tant si el fitxer d’origen és un manual com un catàleg de recanvis o un fullet, sempre tornen els mateixos problemes.
Soroll tipogràfic
Els espais dobles, els sagnats fets amb espais i els caràcters solts semblen inofensius a la pantalla, però influeixen en com se segmenta el text i en com reflueix quan una llengua més llarga substitueix la d’origen.
Frases trencades
Els salts de línia forçats al mig d’una frase la divideixen en dos segments. Són la causa principal de contaminació de la memòria, perquè cap de les dues meitats no tornarà a coincidir mai amb la frase completa.
Partició de mots incorrecta
El guionatge manual parteix les paraules, de manera que l’eina hi veu dues paraules diferents. La partició automàtica manté les paraules senceres i permet que cada llengua segueixi les seves pròpies regles.
Salts de pàgina i de marc incorrectes
Un salt de pàgina o de marc dins d’una frase la reparteix entre dos blocs de text, cosa que afavoreix les omissions i impedeix que la frase traduïda reflueixi correctament.
Taules i columnes amb tabuladors
Les taules amb cel·les combinades i marques de paràgraf dins de les cel·les es desalineen tan bon punt el text canvia de longitud, i les columnes fetes amb tabuladors converteixen cada línia en un sol segment que barreja diverses cel·les, de manera que el traductor no sap on acaba un valor. El text en imatges i contorns s’ha de recrear com a text editable, i el text carregat d’etiquetes s’ha de netejar i tornar a estils perquè les etiquetes aportin significat en lloc de soroll.
Fonts, alfabets i expansió del text
Hi ha dues qüestions de maquetació que cal resoldre abans de la traducció, no després: funcionaran les fonts en totes les llengües de destinació? I on anirà el text addicional?
Moltes tipografies corporatives cobreixen les llengües de l’Europa occidental, però no el joc de caràcters complet de les llengües de l’Europa central i oriental, i encara menys el ciríl·lic, el grec, el xinès o l’àrab. Un caràcter que falta apareix com un quadre buit o se substitueix en silenci per una altra font, cosa fàcil de passar per alt en un manual llarg. Per això la preparació inclou comprovar cada font amb cada llengua de destinació, acordar substituts compatibles amb la marca i confirmar les llicències. Les llengües que s’escriuen de dreta a esquerra necessiten alguna cosa més que una font: les pàgines s’emmirallen i les taules i la numeració canvien de sentit.
A més, el text traduït sovint és força més llarg que el d’origen, i algunes llengües formen substantius compostos molt llargs que no es divideixen fàcilment. En un manual de text continu, l’expansió afegeix pàgines. En un espai fix, com una etiqueta, una cel·la de taula o una crida en un plànol, el text senzillament no hi cap. La solució ha de ser al fitxer d’origen: marcs amb espai per créixer, taules que admeten salts de línia i regles acordades sobre quan es pot reduir el cos de lletra i quan no, sobretot en els advertiments de seguretat. Planificar-ho una vegada a la plantilla estalvia correccions en cada llengua, i per això l’autoedició multilingüe és una disciplina pròpia.
Què cal enviar amb els vostres fitxers
El més útil que podeu fer és enviar el paquet adequat des del principi, perquè cada element que falta costa una ronda de preguntes més endavant.
- Els fitxers natius, no només el PDF: el paquet d’InDesign, el llibre complet de FrameMaker, el mapa XML o DITA amb tots els temes referenciats.
- Fonts i imatges, o les dades de llicència, per poder reproduir la maquetació amb exactitud.
- Un PDF final del document d’origen per comparar.
- El vostre glossari, memòria de traducció i guia d’estil, si en teniu.
- Indicacions sobre el que no s’ha de traduir: referències de peces, noms comercials, textos de la interfície.
- Detalls de sortida: impressió o digital, i si el nombre de pàgines pot canviar.
Si falta alguna cosa, digueu-ho al principi. Una guia d’estil per a la traducció i un glossari revisat es poden elaborar durant el primer projecte, i el resultat es reutilitzarà en tots els següents.
Quant dura la preparació de fitxers, i per què
El temps de preparació depèn molt més de l’estat del fitxer que de la seva extensió. Un document d’InDesign ben construït, amb articles enllaçats i estils coherents, es revisa i s’allibera ràpidament. Un document de la mateixa mida muntat durant anys per diversos autors, amb salts de línia a cada pàgina i text en imatges, requereix molt més temps. El que més pesa és el format de partida, ja que un escaneig necessita OCR, revisió i una reconstrucció completa. Els gràfics amb text incrustat, els llibres complexos de FrameMaker o la reutilització en DITA, l’extracció des de CAD i les fonts que falten afegeixen temps.
El que molts clients no veuen és que la preparació és, en bona part, una inversió única. Un cop net el fitxer i configurada la seva plantilla, la revisió següent parteix d’un fitxer ja preparat i l’esforç baixa de manera notable. Convé valorar-la no com un cost addicional en aquest projecte, sinó com el motiu pel qual els següents costaran menys.
Controls de qualitat després de la preparació i després de la maquetació
La preparació es controla dues vegades. Abans de la traducció, el fitxer preparat es compara pàgina per pàgina amb l’original, amb una atenció especial a taules, advertiments i xifres, i una exportació de prova confirma que l’eina de traducció hi veu frases senceres i la quantitat de text prevista.
Després de la composició, una segona ronda busca els problemes que només apareixen al fitxer final: text desbordat o tallat, salts de línia incorrectes, caràcters que falten o s’han substituït, partició de mots errònia per a la llengua, referències creuades trencades i imatges que encara mostren el text d’origen. Després, un lingüista revisa les pàgines finals, perquè una frase correcta a l’eina de traducció pot quedar tallada o fora de lloc a la pàgina. Els advertiments de seguretat mereixen una passada pròpia: un advertiment comprimit fins a fer-se il·legible és una responsabilitat, no un problema de format.
Pas a pas: un projecte de traducció DTP des del fitxer fins a la maquetació final
Un projecte ben gestionat comença amb una avaluació dels fitxers d’origen: l’equip de DTP obre els fitxers natius, enumera les fonts i els vincles que falten, identifica els problemes descrits i estima la feina. Tot el que afecta el disseny, com convertir columnes amb tabuladors en taules, s’acorda abans amb vosaltres. A continuació ve la preparació en el format natiu: neteja, reconstrucció on calgui, configuració de la plantilla per a l’expansió i comprovació de les fonts amb les llengües de destinació, i després una exportació de prova.
La traducció es fa sobre segments nets, amb la vostra memòria i el vostre glossari actius des de la primera frase: les coincidències exactes tornen on el contingut no ha canviat i els lingüistes dediquen el seu temps al que és realment nou. Un segon lingüista qualificat revisa cada traducció. El text torna després a la maquetació per a la composició en cada llengua, dins de les regles d’expansió acordades al principi. El projecte acaba amb els controls finals i el lliurament dels fitxers natius traduïts, els PDF i la memòria actualitzada, de manera que la propera versió parteix d’una posició millor que aquesta.
Preguntes per a un proveïdor de traducció DTP
La manera com un proveïdor parla de la preparació de fitxers diu molt. Pregunteu si el DTP es fa internament i si el fa el mateix equip que maqueta les traduccions, quins formats natius gestiona cada dia, què revisa abans de la traducció i després de la maquetació, i si rebreu els fitxers natius traduïts i la memòria actualitzada en un format portable o només els PDF. Un pressupost amb una simple tarifa per paraula i cap comentari sobre l’estat dels vostres fitxers vol dir que els problemes es resoldran més endavant, a càrrec vostre. La mateixa lògica de coherència s’aplica quan diversos proveïdors comparteixen el vostre contingut, i en aquest cas una gestió terminològica centralitzada esdevé imprescindible.
Com gestiona DEMA Solutions la traducció DTP
En tots els projectes de DTP del nostre equip intern, la preparació de fitxers hi va inclosa: no és un extra que s’hagi de demanar. L’equip, que treballa amb Foliage Solutions, la marca de DEMA per a l’autoedició multilingüe, opera en els formats natius que hem descrit i reconstrueix en format editable els PDF i els escanejos quan no hi ha fitxer d’origen. La traducció passa pel nostre procés certificat ISO 17100, en què un segon lingüista qualificat revisa cada traducció, i el mateix equip de DTP compon cada llengua i revisa els fitxers finals. Només us demanem els originals i els requisits de marca o d’estil, i us consultem únicament quan una decisió toca el disseny; com que traducció i DTP van junts, la maquetació torna llesta per fer-la servir.
Els fitxers preparats i els segments nets són vostres, igual que la memòria i el glossari, que us lliurem en TMX i TBX perquè la versió següent comenci amb contingut net, la faci qui la faci. Tant si prepareu documentació per a mercats nous com si us heu d’ajustar als requisits del Reglament de màquines sobre les instruccions traduïdes, obligatoris a partir del 20 de gener de 2027, els nostres serveis d’autoedició us acompanyen del fitxer d’origen a la maquetació acabada.
On encaixa TUBE
Uns fitxers ben preparats donen frases senceres i netes, i és això el que fa funcionar la reutilització. Amb la solució TUBE, aquestes frases passen a la vostra memòria, que juntament amb el glossari orienta la traducció automàtica en un procés gestionat per IA, i a la versió següent l’informe d’aprofitament us mostra quina part del text ja estava aprovada gràcies a una preparació ben feta des del principi.
Preguntes freqüents
La traducció DTP, també anomenada traducció amb autoedició, combina la traducció amb la feina de maquetació. Es prepara el fitxer d'origen, es tradueix el text i el document traduït es torna a maquetar amb el seu disseny original, a punt per imprimir o publicar en cada llengua.
És la feina que es fa sobre un fitxer d'origen abans de traduir-lo: fer-lo editable si és un PDF o un escaneig, corregir frases trencades, salts de línia forçats, guionatge manual i formats incoherents, recrear el text de les imatges i comprovar les fonts i l'espai per a un text més llarg, de manera que les eines de traducció llegeixin frases senceres i coherents.
Els fitxers nets generen segments nets a la memòria de traducció. Així, en documents posteriors les frases es reconeixen com a coincidències exactes en lloc de tornar-se a traduir o editar, i hi ha menys feina de format i correcció en cada llengua.
Sí, però primer s'ha de convertir en un fitxer editable, amb OCR per a les pàgines escanejades, una revisió acurada de xifres i símbols i una maquetació reconstruïda. Els fitxers de maquetació originals, quan es poden localitzar, sempre donen un resultat millor i més econòmic.
Normalment perquè el fitxer d'origen no es va preparar per a la traducció ni per a l'expansió del text. Els salts de línia manuals, les columnes fetes amb tabuladors, els marcs fixos i les fonts que falten semblen correctes a l'original i es trenquen tan bon punt el text canvia de longitud o de joc de caràcters.
No. La preparació es fa una sola vegada sobre el fitxer d'origen i en surten beneficiades totes les llengües de destinació. La feina específica de cada llengua, com les fonts per a altres alfabets o l'emmirallament de les llengües de dreta a esquerra, es planifica durant la preparació i s'executa durant la composició.
Envieu-nos un fitxer abans de la vostra propera traducció
Si els vostres documents tornen de la traducció amb problemes de maquetació, o si cada versió sembla costar tant com la primera, la causa pot ser als fitxers. Envieu-nos un fitxer de mostra i el nostre equip de DTP us dirà quina preparació necessita i quant us estalviaria en les versions següents.
Descàrrega GRATUÏTA: llista de verificació per a projectes d’autoedició (DTP)
Utilitzeu aquesta breu autoavaluació per detectar mancances en el vostre procés de maquetació: veureu on baixa la qualitat, d’on vénen els retards i com reduir costos en la gestió de documents multilingües. La llista està disponible en anglès.
Descàrrega GRATUÏTA: llista de verificació per a projectes d’autoedició (DTP)
Utilitzeu aquesta breu autoavaluació per detectar mancances en el vostre procés de maquetació: veureu on baixa la qualitat, d’on vénen els retards i com reduir costos en la gestió de documents multilingües. La llista està disponible en anglès.
