Traducció de manuals d'usuari: què exigeixen les normes de la UE i com fer-ho bé abans del gener de 2027
La traducció de manuals d’usuari consisteix a lliurar les instruccions, la informació de seguretat i els avisos d’un producte en la llengua que cada país de la UE exigeix per als seus usuaris. Les normes de producte de la UE creen l’obligació i cada Estat membre tria la llengua. DEMA Solutions recomana als fabricants que la planifiquin com a part del compliment normatiu, sobretot per a la maquinària, perquè el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines s’aplica a partir del 20 de gener de 2027.
Avís: el Reglament de màquines s’aplica a partir del 20 de gener de 2027. A partir d’aquesta data, el Reglament (UE) 2023/1230 substitueix la Directiva 2006/42/CE relativa a les màquines per a la maquinària introduïda al mercat de la UE. Les instruccions d’ús es poden subministrar en format digital, els usuaris continuen podent demanar una còpia en paper i les instruccions han d’estar en una llengua que els usuaris puguin entendre fàcilment, determinada per cada Estat membre. Si les vostres màquines s’envien després d’aquesta data, els manuals traduïts han de complir les normes noves. El nostre article sobre què implica el Reglament de màquines per a la documentació traduïda tracta el marc CE més ampli.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que fan arribar els manuals des de l’oficina tècnica fins als usuaris d’altres països: responsables de documentació tècnica, redactors tècnics i responsables de localització, a més dels directors de qualitat, d’operacions i de compres que aproven el pressupost i assumeixen el risc. La majoria treballen per a fabricants de maquinària i d’equips regulats, des de climatització i equips d’elevació fins a línies d’envasament, automatització i components ferroviaris, que venen en diversos mercats europeus alhora. Les seves preguntes són pràctiques: quines normes exigeixen un manual traduït, què canvia el 2027, per què algunes traduccions causen problemes sobre el terreny, què determina el cost de cada edició i què cal preguntar a un proveïdor.
Quines normes de la UE exigeixen instruccions traduïdes
La majoria de la legislació de producte de la UE segueix el mateix patró. El fabricant ha de subministrar les instruccions i la informació de seguretat en una llengua que els usuaris puguin entendre fàcilment, determinada per l’Estat membre on el producte s’ofereix. Els importadors tenen la mateixa obligació, i els distribuïdors han de comprovar que hi ha la versió lingüística correcta abans de vendre. L’obligació segueix el producte a cada mercat, sigui quina sigui la llengua en què es va redactar la documentació.
Maquinària. Avui s’aplica la Directiva 2006/42/CE relativa a les màquines, i a partir del 20 de gener de 2027 en pren el relleu el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines. L’article 10, apartat 7, del Reglament exigeix que les instruccions d’ús, la informació de seguretat i la informació de l’annex III estiguin en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per l’Estat membre de què es tracti. Segons la secció 1.7.1 de l’annex III, els avisos escrits a la màquina mateixa segueixen la mateixa regla, i es prefereixen els pictogrames quan funcionen. Convé conèixer una excepció limitada: la secció 1.7.4 permet subministrar les instruccions de manteniment destinades a personal especialitzat amb mandat del fabricant o del seu representant autoritzat en una sola llengua oficial de la UE que aquests tècnics entenguin. Les instruccions per a operadors, instal·ladors o el personal de manteniment propi del client no hi queden incloses.
Equips elèctrics, CEM i equips radioelèctrics. La Directiva 2014/35/UE de baixa tensió (article 6, apartat 7) i la Directiva 2014/53/UE d’equips radioelèctrics (article 10, apartat 8) exigeixen les instruccions i la informació de seguretat en una llengua fàcilment comprensible per als consumidors i altres usuaris finals, determinada per l’Estat membre de què es tracti. La Directiva 2014/30/UE de compatibilitat electromagnètica (article 7, apartat 7) aplica la mateixa regla a les seves instruccions i a la informació d’ús. Una sola màquina pot quedar subjecta a diversos d’aquests actes alhora, pel quadre de control o per un comandament sense fil, i cadascun hi afegeix contingut per traduir.
Productes de consum. El Reglament (UE) 2023/988 relatiu a la seguretat general dels productes (article 9, apartat 7) exigeix instruccions i informació de seguretat clares en una llengua fàcilment comprensible per als consumidors, determinada per l’Estat membre on es ven el producte, tret que el producte es pugui fer servir de manera segura sense aquestes instruccions. Els avisos de retirada també han d’estar disponibles en la llengua o les llengües de cada Estat membre afectat. Els ordinadors, els telèfons intel·ligents i els terminals d’autoservei tenen normes addicionals, perquè els requisits de la Llei europea d’accessibilitat també regulen com es presenten les seves instruccions i la informació del producte.
Joguines. La legislació de la UE sobre seguretat de les joguines exigeix instruccions i informació de seguretat en una llengua o llengües fàcilment comprensibles per als consumidors, determinades per l’Estat membre de què es tracti.
Productes sanitaris. El Reglament sobre els productes sanitaris fixa les seves pròpies normes per a les etiquetes i les instruccions d’ús, i la llengua es decideix país per país, de vegades de manera diferent per als usuaris professionals i per als profans. La nostra guia sobre els requisits lingüístics del MDR enumera quins documents cal traduir i on, i la pàgina sobre la traducció de productes sanitaris mostra com els gestionem.
La regla pràctica: si un producte es ven en un país, el seu manual d’usuari ha d’estar disponible en la llengua que aquell país exigeix. Alguns països n’exigeixen més d’una, les normes nacionals canvien i els distribuïdors sovint demanen més del mínim legal, de manera que una matriu de mercats i llengües exigides, revisada cada vegada que entreu en un país nou, és la manera més segura de tenir-ho controlat.
Què canvia per als manuals d'usuari el 20 de gener de 2027
Per a la maquinària, el Reglament canvia la manera de lliurar les instruccions, no pas si cal traduir-les. Segons l’article 10, apartat 7, les instruccions es poden subministrar en format digital si identifiquen clarament el model del producte. Aleshores el fabricant ha d’indicar com s’hi accedeix, fer que es puguin imprimir, descarregar i desar en un dispositiu (també quan estan integrades al programari de la màquina) i mantenir-les en línia durant la vida útil prevista de la màquina i com a mínim deu anys després de la seva introducció al mercat.
El paper no desapareix. Si l’usuari ho demana en el moment de la compra, les instruccions s’han de subministrar en paper, de manera gratuïta, en el termini d’un mes. Quan la màquina està destinada a usuaris no professionals, o aquests la podrien fer servir de manera raonablement previsible, la informació de seguretat essencial per a una posada en marxa i un ús segurs ha d’estar sempre en paper.
Res d’això elimina el requisit lingüístic: cada versió digital i cada còpia en paper han d’existir en cada llengua exigida. El que canvia el format digital és la visibilitat. Si el manual en línia en alemany s’ha actualitzat i el manual en italià no, els usuaris veuen tots dos. I l’edició que es va enviar amb una màquina ha de continuar accessible en totes les llengües mentre la màquina estigui en servei. Després del 2027, el control de canvis importa més, no menys.
Què inclou realment la traducció d'un manual d'usuari
Tant si els vostres equips en diuen traducció de manuals d’usuari com de manuals d’instruccions, la feina poques vegades es limita a un sol document, i l’error de planificació més habitual és traduir el manual i oblidar el que l’envolta. Abans de demanar un pressupost, feu una llista de tot el que llegirà un usuari en aquell mercat: les instruccions de funcionament, d’instal·lació i de manteniment; la informació de seguretat, els avisos i les declaracions de risc residual; les etiquetes i marques del producte i del seu embalatge; les guies d’inici ràpid i els fullets; els textos d’interfície de pantalles i panells de control als quals fa referència el manual; el text de les il·lustracions, les crides i les vistes explosionades; la declaració de conformitat quan viatja amb el producte; i les versions digitals, ja siguin ajuda en línia, PDF descarregables o pàgines darrere d’un codi QR. Un cop teniu aquesta llista, us anirà bé fer servir una relació de què cal enviar per obtenir un pressupost precís per afegir-hi els fitxers, les memòries i les referències que necessita un proveïdor.
Aquestes peces solen venir de departaments diferents i s’envien a traduir en moments diferents, de vegades a proveïdors diferents. Així és com un usuari acaba llegint «premeu RESET» al manual mentre la pantalla mostra una altra paraula, just en el moment que més necessita que totes dues coincideixin.
Què fa difícil la traducció de manuals d'usuari
Un manual és un text funcional: algú el seguirà amb les eines a les mans, de vegades a prop d’un perill. Cinc característiques expliquen la major part de la dificultat.
Números i unitats. Els valors de parell de serratge, les pressions, les temperatures, els jocs i els intervals han de sobreviure exactament a la traducció. Els separadors decimals varien entre llengües, i les unitats només s’han de convertir quan ho demana el responsable de l’original, amb una conversió comprovada per algú que entengui l’enginyeria. Aquests errors són poc freqüents, però tenen conseqüències reals, i un revisor que llegeix per valorar l’estil és el que té menys probabilitats de detectar-los.
Avisos. Un avís té una estructura deliberada: una paraula de senyal, el perill, la conseqüència i com evitar-lo. Cada element ha de conservar el seu pes, i el mateix avís s’ha de llegir de manera idèntica al manual, a la màquina i a l’etiqueta. Traduït de tres maneres lleugerament diferents, sembla que siguin tres avisos diferents.
Estructura. Passos numerats, taules, referències creuades i, en els sistemes XML, mòduls reutilitzables i text condicional per a les variants de màquina. Una traducció que trenca una seqüència o una referència creuada fa el manual més difícil d’utilitzar encara que totes les frases siguin correctes.
Il·lustracions amb text. Les vistes explosionades, els esquemes elèctrics i les captures de pantalla sovint porten etiquetes incrustades. En una imatge plana, aquest text s’ha d’extreure, traduir i tornar a col·locar, o bé cal refer el dibuix. Les crides numerades amb una llegenda traduïda surten molt més econòmiques al llarg de la vida d’un producte.
Referències a la interfície. Cada nom de botó, ruta de menú o missatge de pantalla citat ha de coincidir amb el que l’usuari veu a la màquina. Això només funciona si les cadenes d’interfície i el manual comparteixen la mateixa terminologia aprovada, idealment amb la interfície traduïda primer. Com organitzar-ho entre pantalles, textos d’alarma i límits de caràcters és el tema de la nostra guia sobre la traducció d’HMI i programari per a maquinària.
Maquetació, formats de fitxer i autoedició
La major part del cost i dels errors de la traducció de manuals d’usuari es decideix abans de començar a traduir, segons l’estat dels fitxers originals.
Els fitxers editables, com ara Word, InDesign, FrameMaker o DITA i altres XML, es poden traduir directament i retornar en el mateix format, a punt per publicar. Molts fabricants només tenen PDF dels manuals més antics. Un PDF es pot traduir, però primer s’ha de tornar a convertir en un fitxer editable, que és el que fa la preparació de fitxers per a DTP. Els fitxers originals sempre donen un resultat més ràpid i més net.
El text traduït sol ocupar més que l’original. En maquetacions de pàgina fixes, taules i quadres de crides, aquesta expansió s’ha d’absorbir sense reduir el cos de lletra ni tallar text, i cal comprovar les fonts, els salts de pàgina i l’índex en cada llengua. Aquesta és la feina de l’autoedició multilingüe, que és millor fer dins dels vostres fitxers originals. Redactar pensant en la traducció també hi ajuda: frases curtes, una instrucció per pas, un nom per component i cap text dins de les imatges redueixen el cost i els errors en cada llengua que afegiu.
Una sola terminologia per al manual, la interfície i els recanvis
Una línia de producte es descriu als manuals de funcionament i de servei, als textos de pantalla, al catàleg de recanvis i al material de formació. Si es tradueixen per separat, el mateix component acaba amb diversos noms en cada llengua, un tècnic no troba al catàleg el terme del manual i la correcció d’un distribuïdor en un document no arriba mai als altres.
La solució és un glossari multilingüe de noms de components, comandaments, missatges de pantalla i termes de seguretat, aprovat una sola vegada pels vostres enginyers o filials i aplicat a tots els documents. La nostra guia per mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors i proveïdors demostra que és menys feina del que sembla. Per als grups les filials o distribuïdors dels quals tornen a revisar les traduccions, el glossari també és el lloc on han d’anar els seus comentaris, recollits una sola vegada en lloc de repetir-se a cada revisió.
Versions, revisions i instruccions digitals
Un manual d’usuari s’actualitza amb cada canvi de producte, i cada actualització ha d’arribar a totes les llengües. És aquí on s’acumulen els costos i els errors quan el procés no està controlat.
Una memòria de traducció desa cada frase que ja heu traduït i aprovat. Quan arriba l’edició següent, només es tradueix el contingut nou i modificat, i les frases que no han canviat conserven la redacció aprovada. La memòria us hauria de pertànyer, en un format portable. Els contractes poques vegades diuen de qui és, i per això val la pena deixar clara des del principi la propietat de la vostra memòria de traducció.
Un bon control de canvis es basa en uns quants hàbits. Cada llengua porta el mateix número d’edició i la mateixa data que l’original. Els canvis arriben a totes les llengües abans del llançament, no només als mercats principals. Les correccions aprovades pels enginyers o els distribuïdors actualitzen la memòria i el glossari. I, per a la maquinària a partir del 2027, el manual descarregable, la còpia en paper i la versió integrada al programari han de ser la mateixa edició, mentre que les edicions anteriors continuen disponibles per a les màquines que ja són en servei.
Els controls de qualitat que importen en els manuals
La norma ISO 17100 exigeix que un segon lingüista qualificat revisi cada traducció comparant-la amb l’original. En els manuals, aquest revisor hauria de conèixer el camp tècnic, perquè els errors que importen poques vegades són gramaticals: un valor erroni, un pas fora d’ordre, un terme que no coincideix amb la pantalla, un avís que ha perdut força.
Els controls automàtics complementen la revisió comparant números, unitats, etiquetes i termes del glossari entre l’original i la traducció. Una comprovació final en el document maquetat detecta el que només apareix a la pàgina, com ara cel·les truncades, referències creuades errònies i crides que falten. Quan revisen els vostres enginyers o distribuïdors, la seva aportació funciona millor si se centra en la terminologia i la precisió tècnica, i si queda registrada al glossari en lloc de quedar en comentaris sobre un sol PDF.
Es pot fer servir la traducció automàtica per als manuals d'usuari?
Per al contingut recurrent amb una terminologia estable, la traducció automàtica posteditada per un lingüista qualificat pot ser la via adequada, sobretot quan funciona amb el vostre propi glossari i la vostra memòria aprovats. Per a la informació de seguretat, els avisos i el contingut nou, és més segura la traducció humana o una postedició completa amb una segona comprovació. La traducció automàtica en brut no és mai acceptable en un manual del qual depenen els usuaris. Quins continguts es presten a la postedició i quins no s’explica a la nostra guia sobre la postedició de documentació tècnica.
Què determina el cost de la traducció de manuals d'usuari
La tarifa per paraula només és un dels factors. El cost real de la traducció d’un manual de producte depèn de quina part del text és realment nova, del format de fitxer i la feina de maquetació, de les il·lustracions amb text, del nombre de llengües i de quanta terminologia s’ha de crear des de zero.
Com a exemple il·lustratiu, penseu en una edició nova en què la major part del contingut no ha canviat. Amb una memòria de traducció neta, només es tradueixen del tot les frases noves i modificades, i la resta es reutilitza i es comprova. Sense memòria, o amb una de dispersa entre antics proveïdors, l’edició es tradueix pràcticament des de zero, en cada llengua i cada vegada. Els equips de compres haurien de comparar les ofertes pel cost total per edició, incloent-hi la reutilització, la maquetació i la revisió, i no només per la tarifa. El nostre article sobre què determina el cost de traduir manuals tècnics analitza cada factor amb detall.
Un procés pas a pas per traduir un manual d'usuari
Definiu l’abast. A partir de la vostra matriu de mercats i llengües, feu una llista de tots els documents del conjunt i anoteu quina edició es tradueix, quina edició anterior existeix en cada llengua i les dates d’enviament, incloses les de les màquines introduïdes al mercat després del 20 de gener de 2027.
Prepareu l’original. Recolliu fitxers editables en lloc de PDF, congeleu el text original i separeu el text de les imatges. Si només hi ha PDF, planifiqueu la conversió com un pas a part.
Reuniu els vostres actius lingüístics. Agrupeu les memòries i els glossaris existents, inclosos els que tenen antics proveïdors, resoleu els termes contradictoris i confirmeu primer la terminologia de la interfície perquè el manual la pugui citar exactament.
Traduïu i reviseu. Lingüistes especialitzats tradueixen, o postediten traducció automàtica controlada quan el contingut ho permet, i un segon lingüista qualificat revisa.
Comproveu i maqueteu. Executeu els controls automàtics, maqueteu el manual en el seu format original i després comproveu les pàgines acabades en cada llengua.
Publiqueu-ho tot alhora i conserveu les correccions. Publiqueu totes les llengües de l’edició a la vegada, en tots els formats, i incorporeu les correccions aprovades a la memòria i al glossari.
Què cal preguntar a un proveïdor de serveis de traducció de manuals d'usuari
Sobre el paper, els serveis de traducció de manuals d’usuari s’assemblen molt, de manera que les preguntes que feu abans de triar un proveïdor són importants. Aquestes són les que més revelen:
- Podeu treballar directament amb els nostres formats (InDesign, FrameMaker, DITA o la sortida del nostre sistema de continguts) i retornar fitxers a punt per publicar?
- Qui revisa cada traducció, i té experiència amb el nostre tipus d’equip?
- Com comproveu els números, les unitats, els avisos i les referències a la interfície?
- De qui són la memòria de traducció i el glossari, i ens els lliurareu en formats portables?
- Com informeu de la reutilització de la memòria, i com es reflecteix en el preu de cada edició?
- Com gestioneu les actualitzacions perquè totes les llengües segueixin la mateixa edició?
- Com es recullen les correccions dels nostres enginyers o distribuïdors per a la vegada següent?
Trobareu una llista de comprovació més àmplia a les deu preguntes per triar una empresa de traducció tècnica.
Com tradueix DEMA Solutions els manuals d'usuari
Traduïm manuals d’usuari, d’instal·lació i de manteniment per a fabricants, juntament amb la informació de seguretat, les etiquetes, els textos d’interfície i les declaracions que acompanyen el producte. Els nostres serveis de traducció tècnica segueixen un procés certificat segons la ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen amb lingüistes especialitzats en cada camp tècnic. Això és el que implica per a un projecte de manual:
- Primer, el vostre glossari i la vostra memòria de traducció, creats o depurats perquè el manual coincideixi amb la interfície i amb les edicions anteriors.
- Controls sistemàtics de terminologia, números, unitats, etiquetes i format abans del lliurament.
- Maquetació a càrrec del nostre equip propi de DTP als vostres fitxers originals, a punt per imprimir o publicar en línia; el mateix equip fa editables els PDF quan no hi ha cap original.
- Els vostres actius continuen sent vostres: les correccions aprovades s’incorporen a la vostra memòria i al vostre glossari, que us lliurem en formats portables TMX i TBX, amb informes transparents sobre quina part de cada edició es reutilitza.
Per a un fabricant italià d’equips industrials, cada màquina s’envia amb els manuals de funcionament i de manteniment, la informació de seguretat i els textos d’interfície en la llengua de destinació. Una memòria de traducció que reconeix el contingut repetit entre variants de màquina, un glossari aprovat i els mateixos lingüistes en les mateixes famílies de producte fan que cada manual nou parteixi del que ja s’ha aprovat. Podeu llegir la història completa al cas d’èxit del fabricant industrial.
On encaixa TUBE
Per als fabricants que actualitzen els manuals amb cada llançament de producte, TUBE manté sota el vostre control el llenguatge de cada edició. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i l’informe d’aprofitament mostra quina part de cada edició prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
Per a la majoria dels productes regulats, sí. La maquinària, els equips elèctrics i radioelèctrics, les joguines, els productes de consum i els productes sanitaris han d'anar acompanyats d'instruccions i informació de seguretat en una llengua que els usuaris del país de venda puguin entendre fàcilment, tal com decideixi aquell Estat membre.
Sí. A partir del 20 de gener de 2027, l'article 10, apartat 7, del Reglament (UE) 2023/1230 exigeix les instruccions d'ús i la informació de seguretat en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per cada Estat membre. Es poden subministrar en format digital, però els usuaris poden demanar una còpia en paper gratuïta en el moment de la compra, i la informació de seguretat per a usuaris no professionals ha d'estar sempre en paper.
En la majoria dels casos, sí. Segons el Reglament de màquines, només les instruccions de manteniment destinades a personal especialitzat amb mandat del fabricant o del seu representant autoritzat es poden subministrar en una sola llengua oficial de la UE que aquests tècnics entenguin. Les instruccions per al personal propi del client segueixen la regla lingüística general.
Depèn de l'extensió, del nombre de llengües, del format de fitxer, de la quantitat de feina de maquetació i de quanta part del contingut ja és a la vostra memòria de traducció. Les actualitzacions d'un manual existent solen ser molt més ràpides que una primera edició, perquè només es tradueix el contingut nou i modificat.
Un segon lingüista qualificat hauria de revisar la traducció comparant-la amb l'original. Els vostres enginyers o distribuïdors locals són els més indicats per aprovar la terminologia, idealment una sola vegada en un glossari compartit en lloc de fer-ho a cada manual.
Els manuals d'usuari s'escriuen per a les persones que fan funcionar el producte, de manera que la claredat i la informació de seguretat són el primer. Els manuals tècnics, com ara la documentació de servei, s'escriuen per a tècnics. Tots dos necessiten una terminologia coherent, números comprovats i versions controlades.
Prepareu els vostres manuals per al 2027
Si envieu maquinària o altres productes regulats a diversos mercats de la UE, digueu-nos quins manuals i quines llengües necessiteu. Revisarem els vostres fitxers, les traduccions existents i el vostre calendari en funció del termini del 20 de gener de 2027.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.