Übersetzungsprozess für Hersteller: Wie Sie Übersetzungen nicht mehr per E-Mail und Tabelle steuern
Der Übersetzungsprozess ist der Weg, den ein Dokument von der Anfrage bis zur fertigen, freigegebenen Datei in jeder benötigten Sprache nimmt. Die meisten Hersteller steuern ihn noch per E-Mail und Tabelle, und das kostet mehr an Koordination als an Übersetzung. Ein gesteuerter Prozess bietet einen Anfrageweg, Ihr eigenes Glossar und Translation Memory in jedem Auftrag und klaren Status. DEMA Solutions übernimmt diesen Prozess für Hersteller.
Für wen dieser Leitfaden ist
Dieser Beitrag richtet sich an die Menschen, die mehrsprachige Dokumentation in einem Industrieunternehmen in Bewegung halten: Leiter der technischen Dokumentation, technische Redakteure, Lokalisierungsverantwortliche und die Verantwortlichen aus Einkauf und Operations, die Dienstleister und Budget freigeben. Die meisten arbeiten bei Herstellern regulierter Anlagen wie Klima- und Lüftungstechnik, Hebezeugen, Verpackungsmaschinen oder Automatisierungslinien.
Ihre Dokumente sind Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge, HMI-Texte, technische Unterlagen für die CE-Kennzeichnung, EU-Konformitätserklärungen, Warnhinweise und Schulungsmaterial, in Word, InDesign, FrameMaker oder DITA/XML. Viele arbeiten in einer internationalen Gruppe, in der die Zentrale einheitliche Terminologie erwartet und Tochtergesellschaften oder Händler jede Übersetzung prüfen. Ihre Fragen sind praktisch: Warum wird jede Anfrage zu zwanzig E-Mails, warum bezahlen wir die Sätze vom letzten Jahr noch einmal, und wer hat die aktuelle Version? Die folgenden Abschnitte nehmen den Übersetzungsprozess Schritt für Schritt auseinander. Wer dafür eine Software anschaffen möchte, findet im Vergleich zwischen einem Übersetzungsmanagementsystem und einem betreuten Workflow eine Entscheidungshilfe.
Was ein Übersetzungsprozess von Anfang bis Ende umfasst
Wer „Übersetzung“ sagt, meint meist den Moment, in dem ein Linguist eine Sprache in eine andere überträgt. In einem Industrieunternehmen ist dieser Moment nur ein kleiner Teil der Arbeit. Der vollständige Übersetzungsworkflow beginnt früher und endet später.
Er beginnt, wenn ein Dokument in einer anderen Sprache gebraucht wird: Eine Maschine geht nach Polen, oder eine Anleitung wird nach einer Konstruktionsänderung überarbeitet. Jemand sammelt die Ausgangsdateien, legt Sprachen und Termin fest und fragt ein Angebot an. Die Dateien werden vorbereitet, frühere Übersetzungen und freigegebene Begriffe werden angewendet, neuer Text wird übersetzt und revidiert, Rückfragen zum Ausgangstext werden beantwortet, und das Ergebnis wird wieder gesetzt. Danach folgen die Prüfung durch einen Ingenieur, eine Tochtergesellschaft oder einen Händler, Korrekturen, Enddateien, Archivierung und eine Rechnung, die mit dem Angebot abgeglichen werden muss.
Jeder dieser Schritte hat einen Verantwortlichen, eine Übergabe und eine Stelle, an der er hängen bleiben kann. In einem guten Prozess werden die Übergaben einmal festgelegt und wiederholen sich ohne Aufwand. In einem E-Mail-Prozess werden sie bei jedem Auftrag neu erfunden, und deshalb geht es bei der Steuerung des Übersetzungsprozesses weniger um Übersetzung als um die Schritte drumherum.
Warum E-Mail und Tabellen nicht mehr reichen
In den meisten Industrieunternehmen kommen Übersetzungsanfragen von denen, die die Dokumentation schreiben: Leiterinnen und Leiter der technischen Dokumentation und die Technischen Redakteure, die die Anleitungen verantworten. Gelegentlich bestellen auch Einkauf oder Marketing Übersetzungen, die meisten Anfragen beginnen aber im technischen Büro. Die Dateien gehen meist per E-Mail hinaus, größere Pakete über einen Firmenserver, SharePoint oder einen Download-Link, und wer die Dateien schickt, legt auch den Termin fest.
Die E-Mail selbst ist nicht das Problem. Die meisten Hersteller verschicken ihre Übersetzungsdateien bis heute so, und für ein einzelnes Dokument funktioniert das gut: Eine Datei geht raus, ein Angebot kommt zurück, der Status liegt im Postfach. Die Probleme beginnen, wenn sich dieses Muster für jede Anleitung, jede Sprache und jede Revision wiederholt, verteilt auf mehrere Personen mit eigenen Mailverläufen.
In langen Mailverläufen gehen Dateien verloren. Besteht ein Auftrag aus Dutzenden Anhängen, wird leicht einer beim Versand vergessen oder beim Speichern auf der anderen Seite übersehen. Das fällt erst auf, wenn in der Übersetzung ein Kapitel fehlt.
Anfragen kommen aus mehreren Abteilungen. Wenn technisches Büro, Einkauf und Marketing Übersetzungen getrennt bestellen, manchmal bei verschiedenen Dienstleistern, sieht niemand das Gesamtvolumen oder kann es planen.
Jeder Auftrag beginnt bei null. Inhalte, die für die letzte Ausgabe übersetzt wurden, werden erneut angeboten, weil frühere Übersetzungen nicht wiederverwendet wurden oder bei einem anderen Anbieter liegen. Derselbe Warnhinweis in einer Familie von zehn Maschinen wird womöglich zehnmal bezahlt.
Begriffe werden bei jedem Auftrag neu entschieden. Dasselbe Bauteil heißt in der Anleitung so, auf dem HMI anders und im Ersatzteilkatalog noch einmal anders. Servicetechniker merken es zuerst, dann die Kunden.
Versionen laufen auseinander. Die Ausgangsanleitung ändert sich, nachdem die Dateien schon verschickt sind. Ein korrigiertes Kapitel wird per E-Mail nachgereicht, eine zweite Korrektur folgt, und am Ende weiß niemand sicher, auf welcher Version die deutsche oder französische Übersetzung beruht.
Status heißt: noch eine E-Mail. Ob ein Auftrag im Plan liegt, erfährt man nur durch Nachfragen. Eine Dokumentationsleiterin, die vor einer Auslieferung drei Dienstleistern hinterhertelefoniert, betreibt Projektmanagement von Hand, und die Zeit dafür steht in keinem Budget.
Die direkten Kosten eines Übersetzungsprozesses per E-Mail liegen selten in der Übersetzung selbst. Sie liegen in den Stunden für Koordination, in der Nacharbeit durch nicht passende Versionen und uneinheitliche Begriffe und im Risiko, dass eine fehlende Sprachfassung eine CE-gekennzeichnete Maschine am Werkstor festhält.
Ein Anfrageweg statt paralleler Mailverläufe
Die erste Änderung ist zugleich die einfachste: ein einziger Eingang. Alle Anfragen laufen auf Ihrer Seite über eine Person oder eine Adresse und erreichen auf Seite des Dienstleisters einen Ansprechpartner. Dieser Ansprechpartner sollte ein Projektmanager sein, der Ihre Produkte, Dateiformate und Prüfer kennt, damit eine Anfrage nicht jedes Mal ein neues Briefing braucht.
Ein einziger Eingang schafft einen Ort, an dem Volumen, Termine und Sprachen sichtbar sind, und er macht Eilaufträge beherrschbar. Wenn ein Auftrag spät abgeschlossen wird und der Liefertermin trotzdem steht, gibt es einen vereinbarten Weg statt eines Gefallens: wer einen Auftrag als dringend einstufen darf, was dafür nötig ist und wie schnell er bearbeitet wird.
Die Anfrage selbst sollte standardisiert sein. Zehn Zeilen reichen meist: die Dateien, Zielsprachen und Märkte, der Verwendungszweck (Kundendokumentation, interne Schulung, regulatorische Einreichung), der Termin, das verfügbare Referenzmaterial und wer das Ergebnis freigibt. Eine so formulierte Anfrage braucht selten eine Rückfrage, und die Antwort auf „Was haben wir eigentlich bestellt?“ liegt immer an einer Stelle.
Dateivorbereitung: Schicken Sie die Dateien, aus denen Ihre Dokumente entstehen
Die meisten Reibungen in Übersetzungsprojekten entstehen durch die Dateien, nicht durch die Sprache. Ein PDF muss extrahiert, übersetzt und von Hand wieder aufgebaut werden. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und hinterlässt ein Dokument, das sich schwer aktualisieren lässt. Schicken Sie stattdessen die bearbeitbare Quelle: die Word-Datei, das InDesign-Paket mit Verknüpfungen und Schriften, das FrameMaker-Buch, die DITA-Map oder den XML-Export aus Ihrem Redaktionssystem. Übersetzt wird nur der Text, Tags und Struktur bleiben geschützt, und die Datei geht direkt zurück in Ihre Redaktionsumgebung, ohne zerbrochene Querverweise oder verlorenen bedingten Text.
Manchmal gibt es wirklich nur ein PDF, typischerweise bei älteren Anleitungen oder Zulieferdokumentation. Das ist keine Katastrophe, sollte aber als eigener Schritt geplant und nicht als Überraschung entdeckt werden. Wie wir damit umgehen, beschreibt unser Beitrag zur DTP-Dateivorbereitung für Übersetzungen: Das Dokument wird einmal in eine bearbeitbare Datei überführt, damit jede künftige Revision den normalen Weg gehen kann.
Zwei weitere Gewohnheiten sparen in dieser Phase viel Nacharbeit. Markieren Sie vor Auftragsbeginn, was nie übersetzt werden darf (Teilenummern, Softwareparameter, Steckerbezeichnungen, Produktnamen), und teilen Sie dem Dienstleister mit, welche Kapitel sich seit der letzten Version geändert haben. Beides verringert das zu übersetzende Volumen und das Fehlerrisiko in Text, der genau so hätte bleiben sollen, wie er war. Für Betriebs- und Bedienungsanleitungen fasst unser Leitfaden zum Übersetzen von Bedienungsanleitungen die übrigen Vorbereitungen und die EU-Anforderungen zusammen.
Rückfragen ohne E-Mail-Pingpong
Gute Linguisten stellen Fragen: Ein Satz lässt sich zweifach lesen, eine Abkürzung ist nicht erklärt, ein Wert wirkt falsch. In einem E-Mail-Prozess kommen diese Fragen einzeln und warten auf einen vielbeschäftigten Ingenieur. Die Übersetzung stockt, oder der Linguist rät.
Ein gesteuerter Prozess behandelt Rückfragen als Teil des Ablaufs. Der Projektmanager sammelt die Fragen aus allen Sprachen, streicht jene, deren Antwort aus dem Glossar oder früheren Aufträgen bereits bekannt ist, und schickt Ihnen eine konsolidierte Liste mit klarer Frist. Die Antworten werden festgehalten, damit dieselbe Frage nie zweimal gestellt wird, von keinem Linguisten und in keiner Sprache. Ein Nebeneffekt: Mehrdeutige Sätze, die einen Übersetzer verwirren, verwirren oft auch einen Servicetechniker, und wer sie im Ausgangstext bereinigt, verbessert jede Sprache auf einmal.
Terminologie und Translation Memory im Prozess
Zwei sprachliche Werte entscheiden darüber, ob ein Prozess mit der Zeit günstiger und schneller wird oder bei jedem Auftrag neu anfängt.
Der erste ist das Glossar: die freigegebene Benennung für jedes Bauteil, jede Funktion und jeden Warnhinweis in jeder Sprache, einmal von Ihren Konstrukteuren und Tochtergesellschaften freigegeben und in jedem Auftrag angewendet, damit Anleitung, HMI, Ersatzteilkatalog und Schulungsmaterial dieselbe Sprache sprechen. Wie Sie es aufbauen und aktuell halten, erklärt unser Beitrag über zentrales Terminologiemanagement über Übersetzer und Dienstleister hinweg.
Der zweite ist das Translation Memory: jeder freigegebene Satz mit seiner Übersetzung gespeichert, sodass identische oder ähnliche Sätze im nächsten Dokument wiederverwendet werden. Bei Anleitungen, die Text über eine Produktfamilie hinweg teilen, entsteht hier der größte Teil der langfristigen Einsparung, allerdings nur, wenn der Speicher Ihnen gehört, in einem portablen Format, das Sie zu jedem Dienstleister mitnehmen können. Klären Sie diese Eigentumsfrage deshalb vertraglich, bevor der Speicher wächst.
Diese beiden Werte machen auch die Automatisierung im Übersetzungsworkflow sicher. Maschinelle Übersetzung kann wiederkehrende technische Inhalte beschleunigen, aber nur, wenn Ihre freigegebenen Begriffe und früheren Übersetzungen sie steuern und ein qualifizierter Linguist das Ergebnis nachbearbeitet und prüft. Wann dieser Ansatz trägt und wann nicht, beschreibt unsere Seite zum Post-Editing maschineller Übersetzungen.
Prüfung durch Tochtergesellschaften und Händler ohne Engpass
In internationalen Gruppen prüfen oft Menschen Übersetzungen, deren eigentliche Aufgabe eine andere ist, etwa ein Serviceingenieur in der deutschen Tochtergesellschaft oder ein Vertriebsleiter beim spanischen Händler. Ihr Wissen ist wertvoll, ihre Verfügbarkeit nicht garantiert.
Drei Gewohnheiten halten diese Prüfung nützlich, ohne die Freigabe zu blockieren. Erstens: Vereinbaren Sie den Umfang. Prüfer kontrollieren technische Richtigkeit und freigegebene Terminologie, nicht ihren persönlichen Stil. Zweitens: Geben Sie jedem Prüfer eine Frist und eine Standardregel. Kommen bis zum vereinbarten Datum keine Anmerkungen, wird die Übersetzung freigegeben. Drittens: Führen Sie Änderungen in den Prozess zurück statt in die Datei. Bevorzugt ein Prüfer einen anderen Begriff, gehört die Änderung ins Glossar, einmal freigegeben und überall angewendet, und nicht in ein einzelnes PDF, wo sie wieder vergessen wird.
Nimmt das Glossar die Vorlieben der Prüfer auf, werden die Prüfrunden kürzer, und die Tochtergesellschaften lernen, der Terminologie zu vertrauen. Für Gruppen, die parallel mit mehreren Sprachdienstleistern arbeiten, beschreibt unser Beitrag über die Zusammenarbeit mit mehreren Übersetzungsdienstleistern und Märkten dieselbe Logik im Detail.
Versionskontrolle und Änderungsmanagement
Technische Dokumentation ist nie fertig. Eine Konstruktionsänderung, eine neue Sicherheitsanforderung oder Rückmeldungen aus dem Feld ändern den Ausgangstext, und jede Sprachfassung muss folgen. Der Grundsatz lautet: Übersetzen Sie Änderungen, nicht Dokumente. Wird eine Anleitung überarbeitet, werden nur neue und geänderte Sätze übersetzt; der Rest wird vom Translation Memory erkannt und bleibt genau so, wie er freigegeben wurde.
Das verlangt auch auf Ihrer Seite Disziplin. Frieren Sie den Ausgangstext ein, bevor er in die Übersetzung geht, oder vereinbaren Sie, wie mit späten Änderungen umgegangen wird. Geben Sie jeder Ausgangsversion eine Kennung und sorgen Sie dafür, dass jede übersetzte Datei dieselbe trägt. Und geben Sie alle Sprachen gemeinsam frei, wenn die Dokumente sicherheitsrelevant sind oder zu den technischen Unterlagen für die CE-Kennzeichnung gehören, damit kein Markt eine Anleitung erhält, die eine Revision zurückliegt. Ein Versionsprotokoll, das der Projektmanager führt und mit Ihnen teilt, beantwortet die Frage „Aus welcher Quelle wurde das übersetzt?“, ohne dass jemand Postfächer durchsuchen muss.
Rücklieferung in Ihre Redaktionswerkzeuge
Eine Übersetzung ist erst fertig, wenn sie wieder in dem Format vorliegt, aus dem Sie veröffentlichen: Word-Dateien auf der Unternehmensvorlage, InDesign-Dokumente, die ins Layout passen, FrameMaker-Bücher, die fehlerfrei generieren, und DITA oder XML, das validiert und sauber importiert. Das übliche Problem ist die Textausdehnung, denn übersetzter Text ist oft länger als der Ausgangstext, während Tabellen, Legenden und HMI-Texte festen Platz haben. Sie muss in den Originaldateien gelöst werden, nicht durch Schrift, die so klein wird, dass niemand sie mehr lesen kann. Das ist die Aufgabe des mehrsprachigen Desktop Publishing, und es gehört in den Prozess hinein, nicht dahinter. Übernimmt dasselbe Team Satz und Übersetzung, löst eine Korrektur in einer Sprache keine neue Runde E-Mails zwischen zwei Dienstleistern aus.
Statustransparenz und die Steuerung von Übersetzungsprojekten
Dokumentationsleiter brauchen kein Dashboard um seiner selbst willen. Sie müssen wissen, ohne nachzufragen, ob die italienische, deutsche und französische Fassung einer Anleitung fertig sind, bevor die Maschine ausgeliefert wird. Genau das bedeutet professionelle Steuerung von Übersetzungsprojekten aus Kundensicht: Jemand verantwortet den Zeitplan, meldet Risiken früh und berichtet über den Stand, bevor Sie nachhaken müssen. In der Praxis heißt das eine gemeinsame Übersicht der offenen Aufträge, kurze Statusmeldungen an vereinbarten Punkten und eine frühe Warnung, wenn späte Änderungen am Ausgangstext oder offene Rückfragen einen Termin gefährden.
Kosten, Wiederverwendung und Zeit messen
Operations- und Einkaufsleiter stellen eine andere Frage: Zahlen wir den richtigen Betrag, und sinkt er, während unsere Inhalte reifen? Die Schlüsselgröße ist die Leverage: welcher Anteil jedes neuen Auftrags bereits ganz oder teilweise durch Ihr Translation Memory abgedeckt ist und deshalb günstiger oder gar nicht berechnet wird. Ein einfaches Beispiel zeigt, warum das zählt. Angenommen, ein Servicehandbuch mit 40.000 Wörtern wird überarbeitet und nur 4.000 Wörter sind neu oder geändert. Mit einem funktionierenden Speicher ist der Auftrag im Kern eine Übersetzung von 4.000 Wörtern plus eine Prüfung des Rests. Ohne Speicher wird er erneut mit 40.000 Wörtern angeboten. Der größte Teil der Kostenunterschiede zwischen Anbietern entsteht hier, nicht beim Wortpreis.
Über die Leverage hinaus zeigen vier Zahlen, ob Ihr Übersetzungsprozess gesund ist:
- Zeit von der Anfrage bis zum fertig gesetzten Dokument, nicht nur die Übersetzungszeit.
- Prüfrunden pro Dokument mit Ihren Ingenieuren, Tochtergesellschaften oder Händlern. Weniger Runden bedeuten meist bessere Terminologie.
- Wiederverwendung pro Ausgabe, die mit Ihrem Speicher wachsen sollte.
- Interne Stunden für Koordination, auch als grobe monatliche Schätzung.
Verbessern sich diese Zahlen über einige Ausgaben nicht, erfüllt der Prozess seine Aufgabe nicht, ganz gleich, wer ihn betreibt.
Brauchen Sie ein Translation Management System?
Viele Teams, die ihren Übersetzungsprozess verbessern wollen, stoßen auf Software in Form eines Translation Management System, und es ist eine sinnvolle Option, die man prüfen sollte. Solche Software bündelt Anfragen, Dateien, Translation Memory und Status an einem Ort. Sie funktioniert gut in Unternehmen mit einer Lokalisierungsabteilung, die sie betreuen kann: konfigurieren, die Anbindungen an die Redaktionswerkzeuge pflegen, interne Anwender schulen und Linguisten oder Dienstleister darüber steuern.
Für die meisten mittelständischen Hersteller sieht das Bild anders aus. Übersetzungen betreuen technische Redakteure, deren Hauptaufgabe die Ausgangsdokumente sind; Software bringt eine Lizenz, ein Einführungsprojekt und einen internen Verantwortlichen mit sich, und Linguisten, Revisoren und DTP-Fachleute brauchen Sie trotzdem. Die Alternative ist ein gesteuerter Prozess, bei dem ein Sprachdienstleister den Ablauf übernimmt und Ihre Teams Dateien schicken und fertige Dokumente zurückbekommen. Die entscheidende Frage lautet: Haben Sie Menschen, deren Aufgabe es ist, Übersetzungen zu steuern, oder Menschen, die Übersetzungen brauchen, die ohne sie laufen? Wer noch abwägt, ob Übersetzungen überhaupt im Haus bleiben sollen, findet im Vergleich Übersetzungen auslagern oder intern übersetzen die Kriterien für beide Modelle.
Schritt für Schritt vom heutigen Ablauf zum neuen Prozess
Sie müssen nicht alles auf einmal ändern. Hersteller, denen der Wechsel gelingt, gehen meist in einer festen Reihenfolge vor.
Bestand erfassen. Halten Sie fest, wer Übersetzungen anfragt, für welche Dokumente, Sprachen und Dienstleister, und bitten Sie Ihre aktuellen Anbieter, Ihre Translation Memories und Glossare in Standardformaten zu exportieren.
Eingang und Anfragevorlage festlegen. Entscheiden Sie, wer auf Ihrer Seite Anfragen schickt, und vereinbaren Sie die Zehn-Zeilen-Anfrage.
Mit einer Dokumentfamilie beginnen. Bringen Sie zuerst die Anleitungen einer Maschinenbaureihe mit regelmäßigen Revisionen in den neuen Prozess, mit sauberen, bearbeitbaren Dateien und einem Glossar, das mit Ihren Konstrukteuren und den wichtigsten Prüfern der Tochtergesellschaften abgestimmt ist.
Messen und ausweiten. Vergleichen Sie nach zwei oder drei Ausgaben die vier Zahlen oben mit dem Stand davor und nehmen Sie dann die nächste Produktfamilie, die HMI-Texte, den Ersatzteilkatalog und das Schulungsmaterial hinzu.
Prüfen Sie im Zuge dieser Umstellung auch Ihre Dienstleister, finden Sie die entscheidenden Kriterien in unserem Leitfaden zur Auswahl eines technischen Übersetzungsbüros.
Wie DEMA Solutions den Übersetzungsprozess für Hersteller übernimmt
Wenn Sie mit uns arbeiten, haben Sie einen kaufmännischen Ansprechpartner, Ihren Sales Manager, der eng mit einem festen Projektmanager zusammenarbeitet: Er kennt Ihre Dateien, bündelt Rückfragen zu einer Liste und führt das Versionsprotokoll. Anfragen können weiter per E-Mail kommen oder über einen eigenen SharePoint-Bereich mit persönlichem Login. Viele Kunden nutzen lieber unser Kundenportal: Ein Anfrageformular erfasst alle nötigen Projektangaben, ein Notizfeld nimmt besondere Anforderungen auf, eilige Aufträge lassen sich für eine bevorzugte Lieferung markieren, und Status und aktualisierte Termine jeder Übersetzung sind ohne E-Mail sichtbar. Wer lieber bei der E-Mail bleibt, erhält eine Projektbestätigung, sobald der Auftrag an Übersetzer oder DTP-Spezialisten vergeben ist, mit allen Projektdetails und dem vereinbarten Liefertermin.
Ihr Translation Memory und Ihr Glossar werden in jedem Auftrag angewendet und gehören Ihnen, in portablen Formaten. Unsere technischen Übersetzungen folgen einem nach ISO 17100 zertifizierten Prozess, in dem ein zweiter qualifizierter Linguist jede Übersetzung revidiert; die Einzelheiten stehen auf der Seite Unsere Qualität. Unser eigenes DTP-Team liefert die Dateien in ihren Originalformaten Word, InDesign, FrameMaker oder XML zurück, bereit zur Veröffentlichung. Unsere Teams in Italien, Serbien und Spanien arbeiten als eines, und das Leverage-Reporting zeigt, welcher Anteil jedes Auftrags aus Wiederverwendung stammt.
So arbeiten wir mit einem italienischen Hersteller industrieller Anlagen, der den größten Teil seiner Produktion exportiert. Früher mussten technisches Büro und Vertrieb für jede Auslieferung Übersetzungs- und Satzdienstleister koordinieren. Heute gelangt die Dokumentation über einen gesteuerten Prozess von der Ausgangsdatei zu fertig gesetzten, mehrsprachigen Dokumenten. Die Einzelheiten beschreibt unsere Fallstudie zur technischen Dokumentation eines Industrieherstellers.
Ein anderer Kunde schickt uns fast täglich InDesign-Anleitungen. Früher hängte er alle Dateien an E-Mails an. Seit dem Wechsel ins Portal, das viel mehr Platz zum Hochladen und Teilen großer Dateien bietet, läuft die Arbeit schneller und reibungsloser. Bei so häufigen Anfragen macht es den ganzen Ablauf deutlich effizienter, im Portal direkt zu sehen, wann jede Übersetzung geliefert wurde.
Eine eingespielte Arbeitsweise zu ändern, kann abschrecken, auch wenn der neue Weg einfach ist. Am ersten Tag muss sich nichts ändern: Sie können Anfragen weiter per E-Mail schicken, und wenn Sie das Portal ausprobieren möchten, senden Sie eine oder mehrere Testanfragen, ohne eine Übersetzung zu beauftragen, und besprechen die Erfahrung anschließend mit uns. Wir bieten außerdem Schulungen per Videocall oder vor Ort an, damit Ihr Team gut startet.
Die Rolle von TUBE
Für Hersteller mit laufendem Dokumentationsprogramm verändert TUBE, unsere Lösung für kontinuierliche Übersetzung, den Ausgangspunkt jedes Auftrags. Ihr Glossar und Ihr Translation Memory steuern die maschinelle Übersetzung, sodass freigegebene Begriffe und bereits übersetzte Inhalte vorliegen, bevor ein Linguist beginnt. Jede freigegebene Übersetzung fließt in einen Speicher, der Ihnen gehört und den Sie exportieren können, und das Leverage-Reporting zeigt, welcher Anteil jedes Updates aus Wiederverwendung stammt.
Häufige Fragen
Die Abfolge von Schritten, die ein Dokument von der Übersetzungsanfrage zur fertigen Datei in jeder Zielsprache führt: Ausgangsdateien vorbereiten, vorhandene Übersetzungen und freigegebene Begriffe anwenden, übersetzen, revidieren, Rückfragen beantworten, setzen, prüfen und liefern.
Das hängt davon ab, wer in Ihrem Unternehmen Übersetzungen betreut. Software dieser Art lohnt sich, wenn ein Lokalisierungsteam sie konfigurieren und pflegen kann. Kümmern sich Menschen um Übersetzungen, deren Hauptaufgabe eine andere ist, nimmt ein gesteuerter Prozess meist mehr interne Arbeit ab als neue Software.
Nicht bei Dokumenten mit sicherheitstechnischem oder regulatorischem Gewicht. Automatisierung kann Dateihandling, die Wiederverwendung früherer Übersetzungen und die maschinelle Übersetzung wiederkehrender Inhalte beschleunigen, doch Warnhinweise, Anweisungen und alles in den technischen Unterlagen für die CE-Kennzeichnung brauchen weiterhin einen qualifizierten Linguisten und eine zweite Prüfung.
Mit einem Anfrageweg und einer Standardanfrage, bearbeitbaren Ausgangsdateien, Translation Memory und Glossar in jedem Auftrag, gebündelten Rückfragen in einer Liste und vorab vereinbarten Regeln für Eilaufträge und späte Änderungen am Ausgangstext.
Vereinbaren Sie einen klaren Umfang (technische Richtigkeit und Terminologie, nicht Stil), geben Sie den Prüfern eine Frist mit Freigabe, falls keine Anmerkungen kommen, und übernehmen Sie ihre Terminologievorlieben ins gemeinsame Glossar, damit dieselbe Korrektur nie zweimal nötig ist.
Ja. Entscheidend ist, dass Ihr Translation Memory und Ihr Glossar Ihnen gehören, in portablen Formaten vorliegen und in jedem Auftrag genutzt werden, ganz gleich, wer die Arbeit macht.
Schluss mit der Koordination per E-Mail
Verbringt Ihr technisches Büro mehr Zeit damit, Übersetzungen, Versionen und Status hinterherzulaufen, als es sollte, beschreiben Sie uns, wie Ihre Übersetzungsanfragen heute ablaufen. Wir sehen uns Ihre Dokumente, Formate und Sprachen an und zeigen Ihnen, was ein gesteuerter Prozess verändern würde.
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