Linguaggio semplice o easy to read: quale serve al vostro pubblico?
Il linguaggio semplice rende chiara la versione principale di un testo per un pubblico ampio e segue la norma ISO 24495-1. L’easy to read, o lettura facile, è una versione separata e molto semplificata per persone con disabilità intellettiva o gravi difficoltà di lettura, scritta secondo linee guida dedicate e verificata dai lettori stessi. DEMA Solutions realizza entrambe le versioni, anche in più lingue.
A chi si rivolge questa guida
Questa guida è pensata per chi deve trasformare la frase “le nostre informazioni devono essere accessibili” in un incarico concreto: responsabili della comunicazione, della compliance e dell’informazione alla clientela, uffici del personale che pubblicano regolamenti e procedure, e i team di enti pubblici, multiutility, banche, assicurazioni e aziende manifatturiere che scrivono per il grande pubblico. Di solito qualcuno ha segnalato che un documento è troppo difficile, e ora bisogna decidere se riscrivere l’originale o affiancargli una versione semplificata.
I due approcci vengono spesso confusi, anche perché i nomi cambiano da lingua a lingua. In italiano il plain language si traduce con linguaggio chiaro o linguaggio semplice, mentre l’*easy to read* si chiama lettura facile, linguaggio facile da leggere o, sempre più spesso, semplicemente easy to read. In tedesco si distingue tra Einfache Sprache e Leichte Sprache, in spagnolo tra lenguaje claro e lectura fácil. In questa guida usiamo “linguaggio semplice” ed “easy to read” e segnaliamo dove i termini nazionali fanno la differenza.
Che cos'è il linguaggio semplice
Il linguaggio semplice è un modo di scrivere in cui formulazione, struttura e impaginazione sono così chiare che i destinatari trovano facilmente ciò che serve, lo capiscono e possono usare l’informazione. È, nella sostanza, la definizione della norma internazionale ISO 24495-1:2023, Plain language, Part 1: Governing principles and guidelines, che vale per qualsiasi lingua.
La norma si fonda su quattro principi. L’informazione deve essere pertinente, cioè dare ai lettori ciò che serve per il compito che hanno davanti senza nasconderlo tra i dettagli. Deve essere reperibile, con titoli, ordine e impaginazione che portano subito al punto giusto. Deve essere comprensibile, con frasi, termini e spiegazioni che non richiedono fatica inutile. E deve essere utilizzabile: chi legge può agire senza chiedere a qualcun altro che cosa significhi. Per vedere come ciascun principio si traduce in scelte concrete sui documenti aziendali, conviene partire da che cosa chiede la ISO 24495-1.
Due caratteristiche distinguono il linguaggio semplice dall’easy to read. La prima: di norma migliora la versione principale del documento, il contratto, la lettera o il regolamento che ricevono tutti, invece di crearne una seconda. La seconda: conserva tutto il contenuto necessario. Una polizza riscritta in linguaggio semplice contiene ancora ogni esclusione; la differenza è che il lettore la trova e la capisce. I termini tecnici possono restare, purché spiegati o inseriti in un contesto che ne chiarisca il senso. Per questo il linguaggio semplice funziona sia per un pubblico professionale sia per i consumatori.
In Italia il tema non è nuovo: la pubblica amministrazione ha da tempo direttive sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi. La norma ISO offre però per la prima volta un riferimento internazionale che anche le imprese possono citare in un capitolato.
Che cos'è l'easy to read
L’easy to read è una versione dell’informazione adattata in modo molto più profondo, perché persone con disabilità intellettiva, difficoltà di apprendimento o altre importanti difficoltà di lettura e comprensione possano capirla da sole. Per chi si chiede che cos’è l’easy to read, la risposta breve è questa: non un testo un po’ più corto, ma un metodo diverso, con regole proprie.
Il linguaggio easy to read segue convenzioni che in un normale documento aziendale sembrerebbero insolite. Ogni frase contiene una sola informazione. Si usano parole di tutti i giorni e, se una parola difficile è inevitabile, la si spiega. Ciò che il lettore non ha bisogno di sapere viene tolto: una versione easy to read è per scelta una selezione. Anche la grafica fa parte del metodo: carattere grande e leggibile, molto spazio, testo allineato a sinistra, ogni frase su una nuova riga, numeri scritti in cifre e immagini accanto al testo che spiegano.
La differenza più importante è che l’easy to read viene verificato da chi lo legge. Le linee guida europee di Inclusion Europe, Informazioni per tutti, disponibili anche in italiano, prevedono che le persone con disabilità intellettiva partecipino alla stesura e alla verifica del testo, e il logo europeo per la lettura facile è destinato solo ai documenti che seguono queste regole. Un testo non è easy to read perché chi lo scrive lo ritiene semplice; lo è quando persone del gruppo di riferimento hanno confermato di capirlo.
Linguaggio semplice ed easy to read: le differenze principali
Il modo più semplice per confrontarli è guardare a che cosa servono. Il linguaggio semplice è per chi sa leggere testi normali ma non dovrebbe faticare per farlo, cioè quasi tutti. L’easy to read è per chi trova troppo difficili anche i testi normali ben scritti.
| | Linguaggio semplice | Easy to read |
|—|—|—|
| Destinatari principali | Grande pubblico, clienti, dipendenti, persone di madrelingua diversa | Persone con disabilità intellettiva, difficoltà di apprendimento, demenza o afasia e altre con competenze di lettura molto limitate |
| Risultato | Di solito la versione principale, migliorata | Di solito una versione aggiuntiva e separata |
| Contenuto | Restano tutte le informazioni necessarie | Solo le informazioni essenziali, selezionate |
| Documenti di riferimento | ISO 24495-1:2023 | Linee guida di Inclusion Europe, ISO/IEC 23859:2023, norme nazionali come DIN SPEC 33429 e UNE 153101 EX |
| Verifica | Consigliata, con lettori tipici | Prevista: convalida da parte del gruppo di riferimento |
| Lunghezza | Simile o inferiore all’originale | Spesso più lunga per ogni concetto, ma con meno concetti |
Il confronto spiega anche perché le due soluzioni non sono in concorrenza. Molte organizzazioni hanno bisogno di entrambe: un documento principale in linguaggio semplice e una versione easy to read delle parti che contano di più per chi ha le difficoltà maggiori, come richiedere un servizio, che cosa comporta un contratto o che cosa fare in caso di emergenza.
Norme e linee guida easy to read
Per il linguaggio semplice il riferimento è ormai internazionale: la ISO 24495-1:2023 definisce principi e linee guida applicabili a ogni lingua. In Germania è stata recepita come DIN ISO 24495-1 e affiancata da una norma con regole specifiche per il tedesco.
Per l’easy to read esistono più livelli. Le linee guida easy to read di Inclusion Europe sono tradotte in molte lingue e restano la base comune europea, anche in Italia, dove non esiste una norma nazionale specifica. La ISO/IEC 23859:2023 fornisce requisiti e raccomandazioni indipendenti dalla lingua per rendere un testo scritto facile da leggere e da capire, compreso il processo di creazione, adattamento e valutazione. Alcuni paesi hanno documenti propri: in Germania la DIN SPEC 33429:2025-03 raccoglie raccomandazioni per scrivere, tradurre e impaginare testi e immagini in Leichte Sprache, compreso il coinvolgimento delle persone con difficoltà di apprendimento; in Spagna la UNE 153101:2018 EX contiene linee guida per elaborare documenti in lettura facile, e la UNE 153102:2018 EX è una guida per i validatori.
Sono documenti tecnici volontari, non leggi. Il loro valore pratico per chi acquista è chiaro: potete citarli in un capitolato o in una gara, e il fornitore può dimostrare come il suo lavoro li rispetta.
Chi ha bisogno di che cosa: i destinatari
Il linguaggio semplice aiuta quasi tutti, ma alcuni gruppi in particolare: clienti che leggono contratti e comunicazioni in momenti di stress, dipendenti che leggono procedure in una seconda lingua, persone anziane, persone con dislessia e professionisti che vogliono solo la risposta. Se pubblicate informazioni per la clientela, regolamenti o istruzioni per un pubblico ampio, il linguaggio semplice è la base.
L’easy to read si rivolge a un gruppo più ristretto con bisogni maggiori. Il nucleo sono le persone con disabilità intellettiva e difficoltà di apprendimento. Aiuta anche persone con demenza o afasia dopo un ictus, persone con competenze di lettura molto basse e alcune persone che stanno imparando l’italiano, anche se queste spesso si trovano bene con un buon testo in linguaggio semplice. Una domanda utile per decidere: tra i vostri destinatari ci sono persone che, anche davanti a un testo normale ben scritto, avrebbero bisogno di aiuto per capirlo? Se sì, e se l’informazione riguarda i loro diritti, la loro sicurezza, il loro denaro o l’accesso a un servizio, l’easy to read merita una valutazione seria.
Quando sono obbligatori o raccomandati
Non esiste un’unica regola europea che imponga a tutte le imprese il linguaggio semplice o l’easy to read, ma diversi quadri normativi vanno in quella direzione, e gli enti pubblici hanno gli obblighi più chiari.
Enti pubblici. In vari paesi europei la legge chiede alle amministrazioni di comunicare in modo comprensibile con le persone con disabilità. In Germania, per esempio, le autorità federali devono offrire spiegazioni in Leichte Sprache e i loro siti web devono presentare i contenuti principali anche in questa forma; in Spagna la Ley 6/2022 ha reso l’accessibilità cognitiva parte esplicita dell’accessibilità universale. In Italia gli enti pubblici sono vincolati ai principi di chiarezza degli atti e all’accessibilità dei servizi digitali, e chi lavora per committenti pubblici riceve sempre più spesso richieste di versioni semplificate.
European Accessibility Act. La direttiva (UE) 2019/882, recepita in Italia con il decreto legislativo 82/2022, chiede che le informazioni sui prodotti e servizi coperti siano comprensibili e percepibili. Per i servizi bancari ai consumatori fissa perfino un limite preciso: le informazioni non devono superare il livello B2 del Quadro comune europeo di riferimento per le lingue, di fatto un obbligo di linguaggio semplice. La nostra guida all’European Accessibility Act in Italia spiega quali aziende e quali documenti rientrano nell’ambito.
Informazioni al consumatore e privacy. Il GDPR chiede che le informazioni sul trattamento dei dati personali siano fornite in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. Il Codice del consumo prevede che le clausole proposte al consumatore per iscritto siano redatte in modo chiaro e comprensibile, e in caso di dubbio prevale l’interpretazione più favorevole al consumatore.
Informazioni di sicurezza. Le norme europee sui prodotti chiedono istruzioni e informazioni di sicurezza in una lingua facilmente comprensibile per i consumatori e gli altri utilizzatori finali. Non impongono l’easy to read, ma un’avvertenza che nessuno riesce a seguire non protegge né l’utente né il fabbricante: le istruzioni di sicurezza sono quindi ottime candidate al linguaggio semplice, e all’easy to read quando il prodotto è destinato a chi ne ha bisogno.
Risorse umane e comunicazione interna. Raramente il datore di lavoro è obbligato a pubblicare versioni easy to read, ma organici multilingue e obblighi di informazione su salute e sicurezza rendono le procedure in linguaggio semplice uno standard sensato.
Queste sono informazioni generali, non consulenza legale. Se un documento specifico sia soggetto a un obbligo dipende dal settore, dal paese e dai clienti.
Prima e dopo: esempi a scopo illustrativo
Le frasi che seguono sono inventate e servono solo a mostrare la differenza di livello. Non provengono da documenti reali.
Una comunicazione al cliente. Originale: “Ai sensi dell’art. 7.2 delle Condizioni Generali, il titolare del conto è tenuto a comunicare tempestivamente alla Società ogni variazione dell’indirizzo di residenza entro e non oltre trenta giorni, in difetto di che la Società declina ogni responsabilità per la corrispondenza inviata all’indirizzo in archivio.” Linguaggio semplice: “Se cambiate casa, comunicateci il nuovo indirizzo entro 30 giorni. Altrimenti le lettere inviate al vecchio indirizzo valgono comunque come consegnate.” Easy to read: “Avete cambiato casa? Diteci il vostro nuovo indirizzo. Avete 30 giorni di tempo. Se non ci dite il nuovo indirizzo, mandiamo le lettere al vecchio indirizzo.”
Un’istruzione di sicurezza. Originale: “Prima di procedere a qualsivoglia intervento di manutenzione, è tassativamente necessario scollegare l’apparecchio dalla rete di alimentazione elettrica al fine di prevenire il rischio di folgorazione.” Linguaggio semplice: “Staccate la spina prima di pulire o riparare l’apparecchio. Così evitate la scossa elettrica.” Easy to read: “Volete pulire la macchina? Prima staccate la spina. Poi potete pulire la macchina senza pericolo. Se la spina è attaccata, potete prendere la scossa.” Accanto al testo ci sarebbe un’immagine della spina che viene staccata.
Una procedura del personale. Originale: “Le richieste di ferie devono essere inoltrate mediante l’apposito portale con un preavviso non inferiore a dieci giorni lavorativi rispetto alla data di decorrenza, previa autorizzazione del responsabile.” Linguaggio semplice: “Chiedete le ferie sul portale del personale almeno 10 giorni lavorativi prima. Il vostro responsabile deve approvarle.” La versione easy to read spiegherebbe anche che cosa sono i giorni lavorativi e potrebbe mostrare la schermata del portale.
Notate che cosa cambia a ogni passaggio. Il linguaggio semplice conserva ogni informazione, compresa la conseguenza giuridica del primo esempio, e toglie solo gli ostacoli. L’easy to read decide che cosa il lettore deve sapere e lo spiega a piccoli passi, evitando costruzioni come il congiuntivo, il passivo e le frasi impersonali. Per questo di solito nasce come documento separato.
La verifica con i lettori
La verifica separa i progetti seri da quelli di facciata. Per il linguaggio semplice il criterio della norma è se i lettori riescono davvero a trovare, capire e usare l’informazione. In pratica si assegna a lettori tipici un compito, per esempio “scoprite che cosa succede se recedete in anticipo”, e si osserva dove esitano. Bastano poche sessioni per scoprire titoli che non rispondono alle domande dei lettori e condizioni fraintese.
Per l’easy to read la verifica fa parte della definizione. Validatori del gruppo di riferimento leggono la bozza, spesso con un facilitatore, e il testo viene rivisto finché non lo capiscono. Tenetene conto nei tempi e, nei progetti multilingue, cercate validatori che parlino ciascuna lingua di destinazione.
Come la traduzione interagisce con linguaggio semplice ed easy to read
La chiarezza non sopravvive automaticamente alla traduzione. Una frase inglese chiara, tradotta alla lettera, in italiano può diventare pesante, piena di nominalizzazioni e incisi, e ogni lingua ha le proprie convenzioni su che cosa suona semplice.
Per il linguaggio semplice l’ordine più efficiente è semplificare prima il testo di partenza e tradurre dopo. Un testo più chiaro ha meno ambiguità: i traduttori devono indovinare meno, la terminologia resta stabile e la revisione è più rapida. Le versioni tradotte vanno poi verificate rispetto ai principi del linguaggio semplice nella loro lingua, non solo per l’accuratezza. La coerenza dei termini conta, ed è il motivo per cui conviene impostare una gestione terminologica centralizzata tra lingue e fornitori prima della prima traduzione, mentre una guida di stile per la traduzione può fissare le scelte di linguaggio semplice per ogni lingua.
Per l’easy to read la traduzione diretta raramente è la strada giusta. Ogni lingua ha regole proprie: il tedesco, per esempio, divide le parole composte lunghe con un trattino o un punto mediano, mentre le linee guida italiane e spagnole affrontano altre difficoltà, come i tempi verbali e il congiuntivo. Conviene partire da un testo in linguaggio semplice, creare la versione easy to read in ciascuna lingua secondo le sue regole e farla convalidare da lettori di quella lingua. Le immagini si possono di solito condividere tra le lingue, ma il testo al loro interno va adattato.
L’ultimo passaggio è l’impaginazione, ed è importante. L’easy to read dipende da carattere, spaziature e posizione delle immagini, e un PDF pubblicato deve essere accessibile anche alle tecnologie assistive. La nostra guida all’accessibilità PDF copre la parte tecnica, dai tag all’ordine di lettura fino all’impostazione della lingua in ogni versione.
Costi e processo: da che cosa dipende l'impegno
Linguaggio semplice ed easy to read sono lavori di adattamento, non di traduzione: il costo dipende meno dal numero di parole e più da quanto deve cambiare. Un documento ben strutturato richiede una revisione, un testo giuridico o tecnico denso va prima ristrutturato. Riscrivere un regolamento in linguaggio semplice è un lavoro diverso dal creare una versione easy to read illustrata. La convalida aggiunge sessioni con i lettori e un ciclo di revisione, le immagini aggiungono lavoro grafico, impaginazione e PDF accessibile aggiungono DTP, e ogni lingua in più ripete adattamento e convalida, non solo la traduzione.
Il processo segue un percorso prevedibile: definire lettori e compiti; analizzare il testo di partenza e concordare il perimetro, compreso, per l’easy to read, quali contenuti restano; riscrivere o adattare; far verificare a un esperto della materia che nulla di importante sia andato perso o distorto; testare o convalidare con i lettori; infine impaginare, verificare l’accessibilità e produrre le altre lingue.
Due errori fanno lievitare i costi più di ogni altro. Il primo è commissionare un easy to read quando il vero problema è un testo di partenza mal strutturato, che una riscrittura in linguaggio semplice avrebbe risolto per la maggior parte dei lettori. Il secondo è tradurre un testo complesso in cinque lingue e poi semplificarlo cinque volte, invece di semplificarlo una volta sola.
Come scegliere: un breve percorso decisionale
Quando vi arriva un documento con la richiesta di “renderlo accessibile”, poche domande chiariscono la scelta.
- Chi deve poter usare il documento senza aiuto, e tra queste persone ci sono persone con disabilità intellettiva o competenze di lettura molto limitate?
- Una legge, un appalto pubblico o un cliente chiedono un formato preciso, come la lettura facile o un livello del Quadro comune europeo?
- Il documento deve restare completo per motivi legali o di sicurezza, oppure una versione selettiva può servire meglio alcuni lettori?
- Il documento verrà tradotto, e in quante lingue?
- Potete coinvolgere persone del gruppo di riferimento nei test o nella convalida?
Se il pubblico è ampio e il documento deve restare completo, la risposta è il linguaggio semplice. Se alcuni lettori hanno bisogno di aiuto anche davanti a un testo chiaro e l’informazione li riguarda direttamente, aggiungete una versione easy to read dei contenuti essenziali. Se il documento verrà tradotto, semplificate prima.
Che cosa chiedere a un fornitore
Alcune domande mostrano subito se un fornitore conosce davvero la differenza. Chiedete a quali norme o linee guida si attiene per ogni lingua e come lo dimostra. Chiedete chi convalida i testi easy to read e come vengono coinvolti i validatori in ciascuna lingua. Chiedete come garantisce che un testo giuridico o tecnico, dopo la semplificazione, sia ancora corretto, e chi lo approva. Chiedete se le versioni easy to read vengono ricreate in ogni lingua o tradotte, e come vengono gestite immagini e impaginazione. Infine chiedete come viene controllato il lavoro: valgono anche qui i criteri generali per il controllo qualità delle traduzioni.
Come DEMA Solutions vi aiuta con linguaggio semplice ed easy to read
DEMA Solutions offre entrambi i servizi all’interno delle sue soluzioni di linguaggio inclusivo e accessibilità. Il nostro servizio di linguaggio chiaro secondo la ISO 24495-1 segue i quattro principi della norma: individuiamo che cosa devono fare i lettori, riorganizziamo i contenuti intorno alle loro domande, riscriviamo, verifichiamo che i punti chiave e il passo successivo siano facili da trovare e, nei progetti multilingue, ricreiamo il risultato in ogni lingua invece di tradurre le parole in superficie. Quando i lettori hanno bisogno di un adattamento più forte, realizziamo versioni separate in lettura facile (easy to read), da opuscoli, lettere, moduli e istruzioni fino a pagine web e copioni audio e video: selezioniamo le informazioni essenziali, le riscriviamo, ridisegniamo la presentazione e, quando il progetto lo consente, le verifichiamo con rappresentanti del pubblico di riferimento o con organizzazioni del settore.
La nostra esperienza in progetti di linguaggio semplice e lettura facile nasce dall’azienda spagnola entrata in DEMA nel 2022, e il nostro team ha presentato questo lavoro alla conferenza GALA 2024 di Valencia. Poiché traduciamo e impaginiamo anche la documentazione, semplificazione, traduzione e DTP possono essere pianificate come un unico flusso: il nostro team DTP interno prepara i file finali, e i PDF accessibili possono essere prodotti con la rimediazione dei PDF secondo PDF/UA. Le traduzioni seguono un processo certificato ISO 17100, con un secondo linguista qualificato che revisiona ogni traduzione, e sono realizzate dai nostri team in Italia, Serbia e Spagna. I progetti che richiedono anche una scrittura inclusiva, per esempio nei materiali per il personale, possono essere combinati con le nostre soluzioni di linguaggio inclusivo.
Domande frequenti
Il linguaggio semplice rende chiara la versione principale di un documento per un pubblico ampio e conserva tutte le informazioni necessarie. L'easy to read crea una versione separata e molto semplificata delle informazioni essenziali per persone con disabilità intellettiva o gravi difficoltà di lettura, convalidata da lettori di quel gruppo.
È un modo di scrivere con frasi brevi, parole di uso comune, una sola informazione per frase, impaginazione chiara e immagini di supporto, pensato perché persone con disabilità intellettiva o competenze di lettura molto limitate capiscano un testo senza aiuto.
Sì, nella pratica entrambi traducono il plain language definito dalla ISO 24495-1. Il termine "linguaggio chiaro" è più diffuso negli ambiti normativi e istituzionali.
In Italia si fa riferimento soprattutto alle linee guida europee di Inclusion Europe, disponibili in italiano. A livello internazionale esiste la ISO/IEC 23859:2023, e alcuni paesi hanno documenti nazionali, come la DIN SPEC 33429 in Germania e la UNE 153101 EX in Spagna.
La convalida da parte di lettori del gruppo di riferimento è una parte centrale delle linee guida easy to read ed è prevista per l'uso del logo europeo. Per il linguaggio semplice non è richiesta una convalida formale, ma i test con lettori tipici sono vivamente consigliati.
Non esiste un obbligo generale, ma diverse norme chiedono un linguaggio chiaro e comprensibile, per esempio il GDPR per le informative privacy, il Codice del consumo per le clausole contrattuali e l'European Accessibility Act per i prodotti e servizi coperti.
Conviene ricrearlo in ogni lingua secondo le regole di quella lingua e farlo convalidare da lettori che la parlano. Partire da un testo in linguaggio semplice rende il lavoro molto più facile.
Informazioni facili da trovare, capire e usare
Non sapete se un documento ha bisogno di una riscrittura in linguaggio semplice, di una versione easy to read o di entrambe? Inviateci il documento e diteci chi deve leggerlo. Lo esamineremo, vi consiglieremo il livello di adattamento adatto e pianificheremo il lavoro in tutte le lingue che vi servono.
Come possiamo aiutarvi?
Abbiamo le risposte giuste alle vostre domande.