European Accessibility Act in Italia: si applica ai documenti della vostra azienda?
L’European Accessibility Act in Italia, recepito con il D.Lgs. 82/2022, riguarda prodotti e servizi specifici destinati ai consumatori, non tutte le aziende. Se producete o vendete computer, smartphone, terminali di pagamento o biglietterie automatiche, e-reader, oppure offrite ai consumatori servizi bancari, di e-commerce, e-book, telecomunicazioni o trasporto passeggeri, istruzioni, informazioni sul prodotto, siti web e PDF devono essere accessibili. DEMA Solutions vi aiuta a renderli accessibili in ogni lingua.
A chi si rivolge questa guida
Questo articolo è per chi deve trasformare una norma in un elenco di documenti da sistemare: responsabili compliance, qualità e documentazione tecnica, product manager e team marketing e web di aziende manifatturiere, e-commerce, banche e assicurazioni, editori e operatori di trasporto. Spesso c’è anche un collega commerciale che pone la domanda più semplice: “Ci riguarda davvero?”
Merita una risposta onesta, perché l’Atto europeo sull’accessibilità è più circoscritto di quanto suggeriscano molti riassunti. Il testo della direttiva (UE) 2019/882 è abbastanza breve da poter verificare ogni punto da soli. Questa guida è un’informazione generale e non costituisce consulenza legale.
Che cos'è l'European Accessibility Act e da quando si applica
L’European Accessibility Act (EAA) è la direttiva (UE) 2019/882 sui requisiti di accessibilità dei prodotti e dei servizi. Gli Stati membri dovevano recepirla entro il 28 giugno 2022 e le norme nazionali si applicano dal 28 giugno 2025. Da quella data, i prodotti rientranti nell’ambito immessi sul mercato UE e i servizi rientranti forniti ai consumatori devono rispettare i requisiti di accessibilità dell’allegato I della direttiva.
L’obiettivo è una base comune europea che estende gli obblighi di accessibilità alle imprese private per un elenco definito di prodotti e servizi di uso quotidiano. Trattandosi di una direttiva, gli obblighi arrivano alle aziende attraverso le leggi nazionali: in Italia il decreto legislativo 82/2022, in Germania il Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, in Spagna la Ley 11/2023. Il contenuto essenziale è lo stesso ovunque; cambiano autorità e sanzioni.
Chi è coinvolto: prodotti, servizi e ruoli degli operatori economici
La direttiva lavora con un elenco chiuso. L’articolo 2 indica i prodotti e i servizi interessati: se i vostri non compaiono, l’EAA non si applica, per quanto l’accessibilità resti una buona idea.
- Prodotti immessi sul mercato dopo il 28 giugno 2025: sistemi hardware informatici generici per consumatori e relativi sistemi operativi; terminali self-service come terminali di pagamento, sportelli automatici (ATM), macchine per l’emissione di biglietti, macchine per il check-in e terminali informativi interattivi; apparecchiature terminali con capacità informatiche interattive per consumatori, usate per servizi di comunicazione elettronica o per accedere a servizi di media audiovisivi, come smartphone, tablet e smart TV; lettori di libri elettronici (e-reader).
- Servizi forniti ai consumatori dopo il 28 giugno 2025: servizi di comunicazione elettronica; servizi che forniscono accesso a servizi di media audiovisivi; siti web, app, biglietti elettronici, informazioni di viaggio e terminali self-service dei servizi di trasporto passeggeri aereo, con autobus, ferroviario e per vie navigabili; servizi bancari per i consumatori; libri elettronici e relativi software dedicati; servizi di commercio elettronico.
Gli obblighi sono ripartiti tra gli operatori economici: fabbricante, mandatario, importatore, distributore e fornitore di servizi. Il fabbricante progetta il prodotto secondo i requisiti, redige la documentazione tecnica, emette la dichiarazione di conformità UE, appone la marcatura CE e fornisce istruzioni e informazioni di sicurezza in una lingua facilmente comprensibile per consumatori e altri utilizzatori finali, stabilita dallo Stato membro interessato. Importatori e distributori lo verificano prima di vendere, quindi istruzioni accessibili mancanti possono bloccare una spedizione. Il fornitore di servizi risponde dell’accessibilità del proprio servizio e delle informazioni che lo descrivono, anche quando una parte, ad esempio un’app, viene da terzi.
I requisiti dell'European Accessibility Act per documenti e informazioni
Molte analisi dell’EAA si concentrano sui siti web, ma gran parte dei requisiti dell’allegato I riguarda le informazioni: che cosa viene detto all’utente, in quale forma e se può davvero percepirlo e comprenderlo.
Informazioni sul prodotto stesso. Etichettatura, istruzioni e avvertenze presenti sul prodotto devono essere disponibili attraverso più di un canale sensoriale, comprensibili, percepibili e presentate con caratteri di dimensioni e forma adeguate, contrasto sufficiente e spaziatura regolabile.
Istruzioni non presenti sul prodotto. Le istruzioni per l’uso fornite attraverso il prodotto o con altri mezzi, come un sito web, devono essere pubblicamente disponibili al momento dell’immissione sul mercato e seguire gli stessi principi. Il contenuto deve essere in formati di testo utilizzabili per generare formati alternativi assistivi, i contenuti non testuali richiedono una presentazione alternativa e le istruzioni devono descrivere interfaccia utente, funzionalità e funzioni di accessibilità e il modo in cui il prodotto interagisce con i dispositivi assistivi. Un manuale pubblicato come PDF scansionato, fatto solo di immagini, non è più adatto per un prodotto rientrante.
Informazioni su un servizio. Il fornitore deve spiegare come funziona il servizio e, quando vengono usati prodotti per erogarlo, il collegamento con essi e le loro caratteristiche di accessibilità, secondo gli stessi principi. In base all’articolo 13 e all’allegato V deve inoltre descrivere come il servizio soddisfa i requisiti di accessibilità, nelle condizioni generali o in un documento equivalente, in forma scritta e orale e in modo accessibile.
Siti web, app e i documenti che contengono. Siti web, applicazioni online collegate e servizi per dispositivi mobili devono essere percepibili, utilizzabili, comprensibili e solidi. PDF, moduli e file d’ufficio pubblicati su un sito rientrante ne fanno parte: una scheda prodotto in un negozio online o il riepilogo di una polizza in un portale bancario devono funzionare con un lettore di schermo, non solo apparire corretti. Chi rinnova il proprio sito anche per queste ragioni può valutare nello stesso momento il costo della traduzione del sito web nelle altre lingue.
Requisiti settoriali. Per i servizi bancari ai consumatori le informazioni non devono superare il livello di complessità B2 (intermedio superiore) del Quadro comune europeo di riferimento per le lingue del Consiglio d’Europa: di fatto un requisito di linguaggio chiaro scritto nella legge. Gli e-book devono mantenere navigazione, struttura e ordine di lettura utilizzabili dalle tecnologie assistive.
La direttiva descrive risultati, non tecniche. Per tradurli in verifiche, WCAG e accessibilità secondo la direttiva UE 2019/882 vanno di pari passo: la maggior parte delle organizzazioni usa la norma europea EN 301 549, che incorpora le WCAG 2.1 livello AA, insieme a PDF/UA (ISO 14289) per i file PDF. Sul piano operativo, la nostra guida all’accessibilità PDF e allo standard PDF/UA mostra come applicare questi requisiti a manuali, cataloghi e report in ogni lingua.
Video, sottotitoli e didascalie
Il video è la parte dell’EAA che i team di documentazione dimenticano più facilmente. Tutorial, video di onboarding per le app bancarie e clip di installazione in una scheda e-commerce fanno parte di un servizio rientrante e, per essere percepibili, richiedono sottotitoli, come prevedono i criteri WCAG inclusi nella EN 301 549. I contenuti multimediali preregistrati pubblicati prima del 28 giugno 2025 sono esclusi dai requisiti per i siti web, quindi l’obbligo riguarda i contenuti nuovi e aggiornati. Per i servizi di media audiovisivi, i servizi di accesso come i sottotitoli per non udenti e ipoudenti devono essere trasmessi integralmente e con qualità adeguata. Se pubblicate video in più lingue, pianificate i sottotitoli SDH per persone sorde e ipoudenti insieme alle versioni tradotte, perché gli SDH riportano anche chi parla e i suoni rilevanti che una normale traccia di sottotitoli tradotti tralascia.
L'European Accessibility Act si applica alle aziende B2B?
È il punto su cui molte aziende ricevono indicazioni contrastanti, quindi conviene essere precisi. L’EAA è costruito attorno al consumatore: l’elenco dei prodotti parla di apparecchiature per consumatori, quello dei servizi di servizi forniti ai consumatori, e la direttiva definisce consumatore la persona fisica che agisce per fini estranei alla propria attività commerciale, imprenditoriale, artigianale o professionale.
Ne consegue che un costruttore di macchinari industriali che vende solo ad altre imprese è in genere fuori dall’European Accessibility Act. Una linea di confezionamento, un centro di lavoro CNC o un refrigeratore industriale non sono nell’elenco, e il loro manuale non diventa soggetto all’EAA perché è un PDF. Per queste macchine contano le norme di sicurezza dei prodotti, in particolare il nuovo regolamento macchine (UE) 2023/1230 e le sue regole sulle istruzioni tradotte, che si applica dal 20 gennaio 2027.
Il quadro per le aziende cambia in tre situazioni. Primo, alcuni prodotti venduti tra imprese rientrano perché li usano i consumatori: terminali di pagamento, ATM, biglietterie automatiche e chioschi per il check-in si vendono a banche, negozi e aeroporti, ma sono nell’elenco, quindi istruzioni e interfacce devono essere conformi. Secondo, un’azienda B2B può vendere anche ai privati, ad esempio con un negozio online di ricambi o accessori, che è un servizio di commercio elettronico. Terzo, i clienti soggetti all’obbligo, come banche od operatori di trasporto, chiedono spesso ai fornitori componenti, documentazione e contenuti accessibili, e gli acquirenti pubblici chiedono l’accessibilità nelle gare in base a norme sugli appalti distinte.
Verificate quindi i vostri prodotti rispetto all’articolo 2, controllate se qualche canale vende ai consumatori e leggete che cosa chiedono i contratti dei clienti. Se le tre risposte sono no, l’EAA non è la vostra priorità, anche se documenti accessibili restano una buona pratica. Chi produce dispositivi medici deve inoltre ricordare che valgono regole proprie per l’etichettatura e le istruzioni secondo l’MDR.
Esenzioni e limiti: microimprese, onere sproporzionato e contenuti precedenti
Le microimprese che forniscono servizi sono esentate. Una microimpresa occupa meno di 10 persone e ha un fatturato annuo o un totale di bilancio annuo non superiore a 2 milioni di euro. Se fornisce un servizio rientrante, ad esempio un piccolo negozio online, non deve rispettare i requisiti di accessibilità per quel servizio. Le microimprese che fabbricano o vendono prodotti rientranti non sono esentate, ma non devono documentare la valutazione dell’onere sproporzionato e ricevono indicazioni dalla Commissione e dagli Stati membri.
Onere sproporzionato e modifica fondamentale. In base all’articolo 14, un operatore economico può sostenere che un requisito specifico modificherebbe in modo fondamentale il prodotto o il servizio o imporrebbe un onere sproporzionato. Non è una deroga generale: la valutazione deve seguire i criteri dell’allegato VI ed essere documentata e, per i prodotti, va informata l’autorità di vigilanza del mercato. Il solo costo, senza quella valutazione, non è un’esenzione.
Contenuti pubblicati prima della scadenza. Per siti web e app la direttiva esclude i contenuti multimediali preregistrati e i formati di file per ufficio pubblicati prima del 28 giugno 2025, i contenuti di terzi né finanziati né sviluppati né controllati dall’azienda e gli archivi non aggiornati dopo quella data. Un vecchio PDF lasciato intatto in archivio può restare com’è; un PDF che rivedete o ripubblicate oggi è un contenuto nuovo.
Le leggi nazionali: Italia, Germania e Spagna
Italia. La direttiva è stata recepita con il decreto legislativo 27 maggio 2022, n. 82. L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) è l’autorità di vigilanza per i servizi rientranti, mentre i prodotti ricadono nella vigilanza del mercato. Il decreto è distinto dalla Legge Stanca (legge 4/2004), che disciplina l’accessibilità di siti e app delle pubbliche amministrazioni e di alcune grandi imprese private. Un’azienda può essere soggetta a una delle due norme, a entrambe o a nessuna, quindi conviene verificare ogni canale separatamente.
Germania. Il Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) e il relativo regolamento attuativo (BFSGV) recepiscono la direttiva. Il BFSG esenta le microimprese che forniscono servizi, prevede sanzioni fino a 100.000 euro per le violazioni più gravi e consente ai servizi di usare prodotti già in uso fino al 27 giugno 2030. Per i terminali self-service già in funzione la Germania ha fissato un massimo di quindici anni dalla messa in servizio, meno dei venti consentiti dalla direttiva. Lo applicano le autorità di vigilanza del mercato dei Länder, e consumatori e associazioni possono chiedere loro di intervenire.
Spagna. La Ley 11/2023, dell’8 maggio, recepisce la direttiva con lo stesso ambito e la stessa data del 28 giugno 2025, all’interno del quadro spagnolo sui diritti delle persone con disabilità, che regola anche ispezioni e sanzioni.
Scadenze, periodi transitori e sanzioni
Dal 28 giugno 2025 i nuovi prodotti rientranti devono essere conformi quando vengono immessi sul mercato e i servizi rientranti quando vengono forniti. I fornitori di servizi possono continuare a usare fino al 28 giugno 2030 i prodotti già impiegati legittimamente prima di quella data; i contratti di servizio conclusi prima possono proseguire senza modifiche fino alla scadenza, per non più di cinque anni; gli Stati membri possono consentire ai terminali self-service esistenti di restare in uso fino a vent’anni dalla loro messa in servizio. Questi periodi riguardano l’hardware con cui si eroga un servizio, non la documentazione: nuove istruzioni, contenuti web e PDF rientrano già nei requisiti.
L’articolo 30 chiede a ogni Stato membro sanzioni effettive, proporzionate e dissuasive, per questo gli importi variano da Paese a Paese. La Germania fissa un tetto di 100.000 euro per le violazioni più gravi e ovunque le autorità possono imporre azioni correttive o il ritiro dei prodotti non conformi. Per la maggior parte delle aziende il rischio concreto non è tanto la sanzione quanto un prodotto bloccato, una gara persa o un cliente che non riesce a usare ciò che vendete.
European Accessibility Act e PDF: che cosa serve a un documento accessibile
L’EAA non nomina i PDF, ma qualsiasi PDF che contenga informazioni su un prodotto o servizio rientrante deve rispettare gli stessi principi: struttura taggata con ruoli corretti per titoli, elenchi e tabelle; ordine di lettura coerente con quello visivo; testi alternativi per immagini e schemi; lingua del documento definita; link e segnalibri significativi; contrasto sufficiente; impostazioni di sicurezza che non blocchino le tecnologie assistive.
Niente di tutto questo si vede sulla pagina stampata, ed è per questo che documenti perfetti all’apparenza spesso non superano una verifica di accessibilità. Un PDF esportato senza attenzione a stili e tag di solito richiede la rimediazione PDF secondo PDF/UA prima di funzionare con un lettore di schermo. Nella documentazione multilingue ogni versione linguistica è un file a sé, con tag, ordine di lettura e lingua propri, e uno schema tradotto può perdere il testo alternativo: l’accessibilità va verificata sul file finale in ogni lingua.
Un percorso pratico di conformità per i vostri documenti
Le aziende che gestiscono bene questo tema lo trattano come un progetto di documentazione con un inventario chiaro. In pratica, il percorso ha sei tappe.
Definite l’ambito prima di toccare un file. Confrontate ogni prodotto e servizio con l’articolo 2 e, per ciascuno che rientra, annotate i Paesi in cui viene venduto e la legge nazionale applicabile. Otterrete un elenco breve e difendibile invece di un progetto aziendale senza confini.
Costruite un inventario dei documenti. Per ogni elemento rientrante elencate ciò che gli utenti ricevono: etichette e avvertenze, istruzioni, guide rapide, schede prodotto, condizioni generali, le informazioni di accessibilità dell’allegato V, lettere ai clienti, e-book, moduli e video, con formato, file sorgente e lingue.
Stabilite le priorità per impatto e frequenza di modifica. Partite da ciò che serve per usare il prodotto o il servizio in sicurezza, poi dai documenti che cambiano spesso. I contenuti nuovi e rivisti devono essere conformi da subito, quindi sistemate il processo di produzione prima dell’archivio.
Correggete la sorgente, non solo il risultato. Il punto più economico in cui costruire l’accessibilità è il file sorgente: stili di titolo corretti, tabelle vere, testi alternativi scritti una volta e tradotti con il resto. Il nostro articolo sul DTP multilingue per le traduzioni dei documenti spiega perché questo approccio ripaga in ogni lingua.
Rendete accessibile anche il linguaggio. Le istruzioni devono essere comprensibili e alcuni pubblici hanno bisogno di versioni semplificate. Una riscrittura in linguaggio chiaro secondo la ISO 24495-1 aiuta il pubblico generale, mentre le versioni Easy-to-Read servono a persone con disabilità cognitive o di apprendimento.
Verificate, documentate e ripetete. Controllate ogni file rispetto ai requisiti concordati in ogni lingua, conservate le evidenze e inserite le verifiche nel processo di modifica, così ogni revisione è accessibile quando viene pubblicata. Valgono qui i principi generali della traduzione dei manuali per i mercati UE: le versioni linguistiche escono insieme e restano allineate.
Cosa chiedere a un fornitore
Poche domande distinguono un fornitore che conosce l’accessibilità da uno che lancia un controllo automatico e rimanda un report. Chiedete rispetto a quali norme verifica e quali evidenze consegna; se corregge i file sorgente o si limita al PDF finale; come gestisce testi alternativi, tabelle e ordine di lettura nelle versioni tradotte; se una persona controlla il risultato con le tecnologie assistive; e come i file accessibili restano allineati quando i documenti vengono aggiornati. Le domande più generali della nostra guida al controllo qualità delle traduzioni prima di scegliere un fornitore valgono anche in questo caso.
Come DEMA Solutions vi aiuta a rendere accessibili i documenti
La conformità all’European Accessibility Act per i documenti raramente è un solo servizio. I nostri servizi di accessibilità e linguaggio inclusivo coprono le barriere di cui si occupa la direttiva: rimediazione PDF verificata secondo i requisiti PDF/UA e WCAG, versioni in linguaggio chiaro ed Easy-to-Read, sottotitoli SDH e sottotitolazione multilingue per i vostri video.
Poiché traduciamo e impaginiamo anche la documentazione, l’accessibilità può essere integrata nella produzione invece di essere aggiunta dopo. Il nostro team DTP interno lavora sui file sorgente originali e nei progetti multilingue le verifiche di accessibilità vengono ripetute sul file finale in ogni lingua. La traduzione segue un processo certificato ISO 17100, con un secondo linguista qualificato che rivede ogni traduzione, svolto dai nostri team in Italia, Serbia e Spagna. Rendiamo accessibili e verifichiamo i documenti secondo i requisiti concordati con voi; se un prodotto o servizio rientri giuridicamente nell’ambito è una domanda per il vostro consulente legale.
Domande frequenti
I requisiti sono nell'allegato I della direttiva (UE) 2019/882. I prodotti rientranti richiedono etichettatura, istruzioni e avvertenze percepibili, comprensibili e disponibili attraverso più di un canale sensoriale. I servizi rientranti richiedono informazioni accessibili e siti, app e documenti percepibili, utilizzabili, comprensibili e solidi.
Il decreto legislativo 82/2022 si applica dal 28 giugno 2025. I prodotti immessi sul mercato e i servizi forniti ai consumatori dopo quella data devono essere conformi, con periodi transitori per i prodotti già usati per erogare servizi.
In genere no, se l'azienda vende solo ad altre imprese prodotti non compresi nell'elenco dell'articolo 2. Si applica invece ai produttori B2B di prodotti rientranti, come terminali di pagamento, ATM e biglietterie automatiche, e a qualsiasi azienda che fornisca ai consumatori un servizio rientrante, come l'e-commerce.
Le microimprese con meno di 10 dipendenti e un fatturato o totale di bilancio non superiore a 2 milioni di euro sono esentate per i servizi che forniscono. Quelle che fabbricano o vendono prodotti rientranti devono comunque rispettare i requisiti.
Sì, i PDF con informazioni su un prodotto o servizio rientrante, o pubblicati su un sito o un'app rientranti dopo il 28 giugno 2025. Sono esclusi i file per ufficio pubblicati prima di quella data e i contenuti d'archivio non più aggiornati.
I video preregistrati pubblicati su siti e app rientranti dopo il 28 giugno 2025 dovrebbero avere sottotitoli. I sottotitoli per non udenti e ipoudenti riportano anche chi parla e i suoni rilevanti.
Ogni Stato membro stabilisce le proprie sanzioni, che devono essere effettive, proporzionate e dissuasive. In Italia la vigilanza sui servizi spetta ad AgID; in Germania il BFSG prevede fino a 100.000 euro per le violazioni più gravi. Le autorità possono anche imporre azioni correttive o il ritiro dei prodotti non conformi.
Documenti accessibili in ogni lingua
Se i vostri prodotti o servizi rientrano nell’European Accessibility Act, o i vostri clienti vi chiedono documentazione accessibile, diteci quali documenti e quali lingue volete rendere accessibili. Esamineremo un campione, vi spiegheremo che cosa cambiare e pianificheremo il lavoro sul vostro processo di pubblicazione.
Come possiamo aiutarvi?
Abbiamo le risposte giuste alle vostre domande.