Presupuesto de traducción de un manual técnico: qué enviar a su proveedor
Para obtener un presupuesto de traducción fiable de un manual técnico, envíe los archivos de origen editables, las traducciones anteriores o las memorias de traducción que tenga, su glosario y sus normas de estilo, el material de referencia y las imágenes, los idiomas y mercados de destino, el contexto normativo, el plazo y el plan de actualizaciones, quién revisa la traducción en su empresa y los formatos en los que espera recibirla. DEMA Solutions elabora sus presupuestos exactamente a partir de este paquete.
A quién va dirigida esta guía
Esta guía es para la persona que está a punto de pulsar «enviar»: un responsable de documentación técnica, un redactor técnico, un coordinador de localización o un comprador del departamento de compras de un fabricante de maquinaria, sistemas de climatización, equipos de elevación, automatización o plantas de proceso. Tiene usted un nuevo manual de instrucciones, un manual de mantenimiento revisado o un catálogo de recambios, y lo necesita en varios idiomas, a ser posible sin una semana de preguntas y respuestas antes de que alguien pueda darle un precio. Qué documentos suele traducir un fabricante, de las fichas técnicas a los catálogos de recambios, se explica en nuestra guía de traducción para fabricantes.
El objetivo es sencillo: conseguir a la primera un presupuesto de traducción en el que pueda confiar. Cuanto más completa sea su primera solicitud, más preciso será el presupuesto, menos sorpresas habrá en la factura y menos trabajo tendrá usted una vez iniciado el proyecto. Los apartados siguientes explican qué incluir, por qué importa cada elemento y qué hacer cuando no lo tiene.
Por qué la solicitud determina el presupuesto de traducción
El presupuesto de traducción de un manual técnico no es solo un recuento de palabras multiplicado por una tarifa. Un proveedor riguroso tiene que responder a varias preguntas antes de que la cifra signifique algo. ¿Qué parte del texto ya se ha traducido y aprobado? ¿Qué partes se repiten entre capítulos y variantes de producto? ¿Se pueden procesar los archivos directamente o hay que reconstruirlos antes? ¿Qué términos ha fijado el cliente y cuáles están abiertos? ¿Quién da la aprobación final y cuántas rondas de revisión se prevén? ¿En qué formato debe entregarse el manual traducido?
Cuando la solicitud deja estas preguntas sin respuesta, el proveedor tiene tres opciones. Puede preguntarle a usted, lo que cuesta días. Puede ponerse en lo peor y añadir un margen de seguridad, lo que le cuesta dinero. O puede ponerse en lo mejor y presupuestar a la baja, lo que suele acabar en cargos adicionales, plazos incumplidos o una traducción que ignora la terminología que usted ya pagó por aprobar. Ninguno de estos es un buen comienzo. Una solicitud completa elimina las conjeturas, y por eso es la forma más sencilla de reducir costes, errores y plazos en un proyecto de manuales.
Qué enviar: la lista breve
Si solo va a leer un apartado, que sea este. Preparar los documentos para traducir consiste, sobre todo, en reunir lo que ya existe. Una solicitud completa para un manual técnico contiene:
- Archivos de origen editables en el formato en el que se redactó el manual, con las imágenes y los archivos vinculados.
- Traducciones anteriores del mismo manual o de manuales relacionados, y cualquier memoria de traducción que ya sea suya.
- Su glosario y las normas de estilo que tenga para los idiomas de destino.
- Material de referencia: ediciones anteriores, fotos del producto, planos, los textos de la interfaz de usuario.
- Idiomas y mercados de destino, incluidas las variantes por país.
- El contexto normativo, como el Reglamento de máquinas o el MDR.
- El plazo y el plan de actualizaciones: una única publicación o un documento que cambiará con regularidad.
- Quién revisa internamente cada idioma y de cuánto tiempo dispone.
- Qué espera recibir: formatos, nombres de archivo, PDF, salida impresa o en línea.
Cada elemento se explica a continuación, junto con lo que le permite ahorrar.
Cómo envíe el paquete importa menos que lo que contiene. La mayoría de los fabricantes siguen enviando las solicitudes de traducción por correo electrónico, y para la mayoría de los encargos funciona bien. El único riesgo real aparece con los encargos grandes repartidos en decenas de adjuntos: un archivo se queda fuera al enviar el correo, o se pasa por alto al guardar los adjuntos, y la falta solo se nota cuando a la traducción le falta un capítulo. Para paquetes grandes es más seguro un servidor de la empresa, SharePoint o un enlace de transferencia de archivos, y una breve lista de los archivos incluidos en la solicitud permite al proveedor confirmar que ha llegado todo.
Archivos de origen: primero los formatos editables, el PDF si es lo único que tiene
El archivo de origen es donde empieza la mayor parte del coste evitable. Los manuales técnicos suelen redactarse en Word, InDesign o FrameMaker, o en DITA u otro XML exportado desde un sistema de gestión de contenidos. Si envía los archivos originales, el texto puede extraerse, traducirse con su memoria y su glosario y volver a insertarse en la misma maquetación. Las frases repetidas se reconocen automáticamente, el texto de tablas y llamadas se queda donde debe y el manual traducido vuelve en el formato que su equipo ya mantiene.
Envíe el paquete completo, no solo el documento principal. En InDesign eso significa la carpeta empaquetada con las fuentes y las imágenes vinculadas; en FrameMaker, el archivo de libro y todos los capítulos; en XML, el mapa completo con los temas a los que hace referencia. Los vínculos que faltan son uno de los motivos más habituales por los que un proyecto se detiene el primer día.
Un PDF es otra cosa. Es una imagen de la maquetación, no el documento en sí. El texto puede extraerse, pero las tablas se rompen, las frases quedan partidas entre líneas, las llamadas pierden su anclaje y cada página tiene que reconstruirse en el idioma de destino. Nuestro equipo interno de DTP puede convertir los PDF en archivos editables cuando no hay alternativa, y en nuestra explicación de cómo funciona la preparación de archivos DTP se detalla lo que implica. Funciona, pero añade un paso, añade coste, y el archivo reconstruido nunca será del todo igual que el original. Si el archivo editable existe en algún lugar de la empresa, en manos de un antiguo redactor, de un diseñador externo o de una filial, merece la pena encontrarlo antes de pedir el presupuesto.
Lo mismo ocurre con el texto dentro de las imágenes. Las etiquetas de advertencia, los planos anotados y las capturas de pantalla con textos de interfaz solo se traducen de forma económica si se dispone del arte final editable o del origen de la captura. De lo contrario, alguien tiene que recrear la imagen, y eso debe figurar en el presupuesto y en el calendario desde el principio.
Traducciones anteriores y memorias de traducción existentes
Casi ningún manual técnico es completamente nuevo. Una máquina nueva comparte capítulos con su predecesora, las instrucciones de seguridad se reutilizan en toda la gama y los procedimientos de mantenimiento solo cambian donde cambia el hardware. Si esas partes ya se tradujeron, no debería pagar por traducirlas de nuevo.
El mejor caso es una memoria de traducción que ya sea suya, exportada en un formato portátil como TMX, junto con un archivo de terminología en TBX. Envíela con la solicitud y el proveedor podrá analizar el nuevo manual con ella y mostrarle exactamente cuánto está ya aprobado, cuánto es similar y cuánto es nuevo. Ese análisis es lo que hace que un presupuesto sea justo, y es la razón por la que ser propietario de su memoria de traducción importa tanto cuando cambia de proveedor o incorpora otros nuevos.
Si no tiene memoria, las traducciones anteriores también ayudan. Las ediciones anteriores del mismo manual en los idiomas de destino, junto con el original del que se tradujeron, pueden alinearse para crear una memoria antes de que empiece el proyecto, un proceso que describimos en nuestra página sobre la alineación de memorias de traducción. El resultado es que su nuevo manual reutiliza la redacción que sus clientes, sus técnicos de servicio y sus filiales ya conocen, en lugar de introducir una segunda forma de decir lo mismo.
Una advertencia: indique a su proveedor en qué traducciones anteriores confía. Si una versión anterior recibió críticas de un distribuidor o nunca se revisó como es debido, dígalo, para que se utilice como referencia y no se reutilice automáticamente.
Glosario, terminología y normas de estilo
La terminología es lo que decide el éxito o el fracaso de un manual técnico. Un componente que se llama de una manera en el manual, de otra en la placa de la máquina y de una tercera en el catálogo de recambios confunde a los técnicos y genera llamadas al servicio de asistencia. Si su empresa tiene términos aprobados para los componentes principales, las funciones, los avisos de seguridad y los elementos de la interfaz, envíelos, aunque solo existan en una hoja de cálculo o en una lista dentro de un correo.
Un glosario ayuda tanto al presupuesto como a la calidad. Indica al proveedor cuánto trabajo terminológico está ya hecho y evita el tipo de comentario de revisión más caro: el que pide cambiar un término en todo el documento cuando la traducción ya está terminada. En nuestro artículo sobre cómo mantener la coherencia de la terminología técnica entre traductores y proveedores explicamos cómo se crea y se mantiene un glosario.
Las normas de estilo son la otra mitad. ¿Se dirige al usuario directamente o de forma impersonal? ¿Se convierten las unidades o se mantienen? ¿Cómo se estructuran las advertencias, qué separador decimal se usa, se traducen los nombres de producto? Unas pocas páginas que respondan a estas preguntas ahorran muchas rondas de revisión, y una guía de estilo para la traducción es el lugar donde guardar las respuestas para cada idioma.
Material de referencia, imágenes y el propio producto
Los traductores de manuales técnicos trabajan mejor cuando entienden lo que describe el texto. El material de referencia lo hace posible sin preguntas continuas. Resultan útiles la edición anterior del manual, los despieces, las fotos del producto, un vídeo breve de la máquina en funcionamiento, los textos del HMI o del software a los que se refiere el manual y la lista de recambios. Si el manual describe un panel de mandos, las etiquetas exactas de ese panel deben coincidir con el texto, así que envíe las cadenas de la interfaz o las capturas de pantalla junto con el manual.
Este material no se traduce ni entra en el recuento de palabras, pero acorta el proyecto. Las preguntas que de otro modo volverían a sus ingenieros pueden resolverse con los documentos, y la traducción se ajustará al producto real y no a una suposición sobre él.
Idiomas y mercados de destino
Los idiomas parecen obvios hasta que dejan de serlo. El portugués de Portugal y el de Brasil, el francés de Francia y el de Canadá, el español de España y el de Latinoamérica difieren en terminología y convenciones, y un manual pensado para uno puede no ser aceptable en el otro. Suiza, Bélgica y Austria plantean sus propias cuestiones. Indique los países, no solo los idiomas.
El mercado también le dice al proveedor qué más debe respetar el manual: unidades, formatos de fecha y de número, convenciones eléctricas y de seguridad locales y las normas lingüísticas de cada país. Si unos idiomas se necesitan ahora y otros más adelante, dígalo, porque eso influye en cómo se preparan la memoria, el glosario y la maquetación para la primera fase.
Contexto normativo: Reglamento de máquinas, MDR y otras normas de producto
Las instrucciones de los productos regulados forman parte del cumplimiento normativo, no solo de la comunicación. El Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas, que se aplica a partir del 20 de enero de 2027, exige instrucciones en una lengua fácilmente comprensible para los usuarios, determinada por el Estado miembro en el que se comercializa la máquina, y permite instrucciones en formato digital en determinadas condiciones, con una versión en papel disponible gratuitamente si se solicita. Nuestro artículo sobre lo que exige el Reglamento de máquinas para las instrucciones traducidas entra en el detalle. Si su equipo es además un producto sanitario, el Reglamento (UE) 2017/745 sobre los productos sanitarios (MDR) añade sus propias reglas sobre etiquetas, instrucciones de uso e idiomas.
Indique a su proveedor qué legislación se aplica y qué documentos entran en el alcance: instrucciones, advertencias de seguridad, la declaración UE de conformidad, etiquetas, material de formación. Esto condiciona el proceso. El contenido de seguridad justifica una revisión más estricta, las frases reutilizadas de la memoria merecen una segunda comprobación en los proyectos delicados, y el proveedor necesita saber qué elementos, como las referencias a normas o los números de modelo, no deben cambiar nunca. Cómo se aplican estas reglas en el conjunto de la legislación de producto de la UE es uno de los temas de nuestra guía más amplia sobre la traducción de manuales.
Plazos, calendarios de lanzamiento y actualizaciones
Un plazo es más útil cuando viene con contexto. ¿La fecha la fija una feria, el envío de una máquina o una auditoría de certificación? ¿Se pueden entregar los idiomas por fases? ¿El original seguirá cambiando después de enviarlo? Un manual enviado «casi definitivo» y revisado después dos veces durante la traducción cuesta más que uno enviado unos días más tarde en su versión final, porque cada cambio tiene que localizarse, traducirse y maquetarse de nuevo en todos los idiomas.
Indique también a su proveedor si se trata de un encargo puntual o de la primera edición de un documento que se actualizará con cada lanzamiento de producto. Un manual recurrente se prepara de otra manera: la memoria y el glosario se construyen para reutilizarse, las estructuras de archivo se mantienen estables y cada actualización se presupuesta sobre el contenido modificado y no sobre el documento completo. Ahí es donde, con el tiempo, se consigue el verdadero ahorro en el coste de traducción de los manuales técnicos.
Quién revisa en su empresa
Muchos manuales se revisan internamente antes de publicarse, a menudo una filial, un distribuidor o un ingeniero bilingüe. Esa revisión es valiosa, pero necesita planificación. Indique quién revisa cada idioma (basta con el puesto, no hace falta el nombre), de cuánto tiempo dispone, y acuerde si corrige directamente los archivos o envía comentarios. Un revisor que ve el glosario antes de que empiece la traducción puede aprobar los términos una sola vez; un revisor que solo lo ve al final tiende a reescribir, y esos cambios preferenciales tienen que conciliarse después con la memoria.
Si para algunos idiomas nadie revisa internamente, dígalo también. Así el proveedor sabe que su propia revisión, a cargo de un segundo lingüista cualificado, es el control final, algo que conviene saber cuando se comparan ofertas.
Qué espera recibir: entrega de archivos y formatos
El último elemento es el que más a menudo se olvida: ¿qué debe llegar exactamente al final? Una entrega limpia significa que el manual traducido vuelve en una forma que su equipo puede usar sin retrabajo. Sea concreto en cuanto a:
- Formatos: el mismo formato de redacción que el original, más PDF listos para imprenta o interactivos cuando se necesiten.
- Nombres de archivo y estructura de carpetas que encajen en su sistema de gestión documental o de gestión de contenidos.
- Recursos lingüísticos: la memoria de traducción y el glosario actualizados en formatos portátiles.
- Controles de maquetación: quién verifica los saltos de página, las tablas, las imágenes y las referencias cruzadas en cada idioma.
La expansión del texto importa aquí. El texto traducido suele ocupar más que el original, de modo que una maquetación que funciona en italiano o en inglés puede desbordarse en alemán o en francés. Resolverlo en los archivos originales es tarea de la autoedición multilingüe, y debe formar parte del presupuesto, no ser una sorpresa después de la entrega.
Tres objeciones habituales, con respuesta
«Solo tenemos PDF.» Entonces envíe los PDF y dígalo claramente en la solicitud. Un buen proveedor le dirá qué se puede extraer, qué hay que reconstruir y cuánto tiempo y coste añade. Al mismo tiempo, pregunte internamente si el original sigue existiendo: puede tenerlo un diseñador, un antiguo redactor técnico o la empresa matriz. Incluso unos archivos de origen parciales, como el texto en Word sin la maquetación, reducen el trabajo de reconstrucción.
«No tenemos glosario.» Es habitual, y no es motivo para esperar. Envíe lo que exista, como una lista de los componentes principales, los textos del HMI o el catálogo de recambios, y pida al proveedor que extraiga los términos principales del manual antes de traducir. Sus expertos aprueban entonces una lista breve una sola vez, en lugar de corregir términos en cada capítulo más adelante. El glosario resultante es suyo y sirve para todos los proyectos futuros.
«Todavía no sabemos los idiomas de destino.» Pida un presupuesto para los idiomas de los que está seguro y una cifra orientativa por cada idioma adicional, basada en el mismo análisis. La preparación de los archivos, la memoria y la terminología es en gran medida la misma sean cuales sean los idiomas, de modo que la primera fase sienta las bases para el resto. Indique al proveedor qué mercados se están valorando, para no tener que replantear más adelante las decisiones de maquetación y terminología.
Cómo comparar los presupuestos que reciba
Cuando las solicitudes están completas, las ofertas pasan a ser comparables. Fíjese en cómo trata cada proveedor el contenido repetido y el ya traducido, si la maquetación y la preparación de archivos están incluidas o se presupuestan aparte, si un segundo lingüista revisa cada traducción, cómo se gestionan las dudas terminológicas y qué recibe usted al final, incluidas la memoria y el glosario. Una tarifa baja que ignora sus traducciones existentes o excluye la maquetación rara vez es el total más bajo. Antes de decidir, y sobre todo antes de solicitar presupuesto a una empresa de traducción nueva, conviene repasar las preguntas que recoge nuestra guía para elegir una empresa de traducción técnica.
Cómo gestiona DEMA Solutions la solicitud de un nuevo manual
Cuando llega un manual, empezamos analizando los archivos en lugar de contar palabras. Comprobamos el formato de origen y el contenido vinculado, cotejamos el texto con la memoria que nos envíe y le mostramos cuánto es nuevo, similar o ya aprobado, para que el presupuesto de traducción refleje la reutilización real. Si tiene traducciones anteriores pero no memoria, podemos alinearlas primero. Si solo tiene PDF, nuestro equipo interno de DTP los convierte en editables, y le explicamos de antemano lo que eso supone.
Puede solicitar un presupuesto de traducción de la forma en que su equipo ya trabaja: por correo electrónico, a través de un espacio de SharePoint dedicado con su propio acceso privado o a través de nuestro portal de clientes. En el portal, un formulario de solicitud recoge la información enumerada arriba, un campo de notas permite indicar cualquier requisito específico, los encargos urgentes pueden marcarse para una entrega prioritaria y usted puede seguir el estado y los plazos actualizados de cada traducción. Si prefiere el correo electrónico, recibirá una confirmación del proyecto con todos los detalles y la fecha de entrega acordada en cuanto el encargo se asigne a los traductores o a los especialistas en DTP. En ambos casos tiene un único contacto comercial, su responsable de ventas, que trabaja junto a un gestor de proyectos dedicado.
La terminología se acuerda antes de traducir, a partir de su glosario o de una lista de términos extraída del manual para que sus expertos la aprueben. Nuestro proceso está certificado conforme a la norma ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción, y en los proyectos delicados las traducciones reutilizadas se vuelven a comprobar en lugar de aceptarse automáticamente. Nuestros equipos en Italia, Serbia y España trabajan con lingüistas especializados en contenido técnico, y el manual traducido vuelve en su formato original, maquetado y revisado. Su memoria de traducción y su glosario siguen siendo suyos y se entregan en formatos portátiles (TMX y TBX), y cada actualización muestra con transparencia cuánto procede de la reutilización.
Dónde encaja TUBE
Para los fabricantes cuyos manuales cambian con cada lanzamiento de producto, TUBE es la solución que mantiene la eficiencia de cada actualización. Su glosario y su memoria de traducción controlan la traducción automática, cada traducción aprobada se incorpora a una memoria que es suya y que puede exportar, y los informes de aprovechamiento muestran cuánto de cada actualización procede de texto que usted ya ha aprobado.
Preguntas frecuentes
¿Qué archivos e información debemos enviar para obtener un presupuesto preciso de un manual técnico?
Envíe los archivos de origen editables con sus imágenes y vínculos, las traducciones anteriores o las memorias de traducción, su glosario y sus normas de estilo, el material de referencia, los idiomas y países de destino, la normativa aplicable, el plazo y el plan de actualizaciones, quién revisa la traducción internamente y los formatos que necesita recibir. Cada elemento que falta retrasa el presupuesto o le añade un margen de seguridad.
Sí, pero normalmente cuesta más y lleva más tiempo. Hay que extraer el texto y reconstruir la maquetación en cada idioma, porque un PDF no es el documento editable. Los archivos de origen editables, como Word, InDesign, FrameMaker o XML, dan un resultado más limpio y permiten reutilizar automáticamente el contenido repetido.
Porque el contenido reutilizado no debería pagarse dos veces. Las traducciones anteriores o una memoria de traducción permiten al proveedor identificar las frases ya aprobadas, lo que reduce el coste, acorta el calendario y mantiene la redacción que sus usuarios ya conocen.
No. Un glosario ayuda, pero si no lo tiene, pida que se extraigan los términos clave del manual y que sus expertos los aprueben antes de empezar la traducción. Así se evitan cambios terminológicos tardíos en todo el documento.
El suficiente para que un traductor entienda el producto: la edición anterior, planos o fotos, los textos de la interfaz y la lista de recambios suelen bastar. El material de referencia no se cuenta en el presupuesto, pero reduce las preguntas y los errores.
Solicite un presupuesto para los idiomas confirmados y un precio orientativo por cada idioma adicional. La preparación de archivos y el trabajo de memoria y terminología son en gran parte comunes, de modo que los idiomas posteriores se apoyan en la primera fase.
El manual traducido en el mismo formato que el original, con la maquetación revisada, más los PDF que necesite, nombres de archivo que encajen en sus sistemas y la memoria de traducción y el glosario actualizados en formatos portátiles, para que pueda reutilizarlos con cualquier proveedor.
Envíenos su manual y reciba un presupuesto que se mantiene
Si está preparando un manual para traducir y quiere un presupuesto que tenga en cuenta sus traducciones existentes, sus formatos y sus mercados, envíenos sus archivos y los idiomas que necesita. Los analizaremos y le diremos qué puede reutilizar antes de que se comprometa a nada.
¿Cómo podemos ayudarle?
Cuéntenos qué necesita y le responderemos con las soluciones adecuadas.