Pressupost de traducció d'un manual tècnic: què heu d'enviar al vostre proveïdor
Per obtenir un pressupost de traducció acurat d’un manual tècnic, envieu els fitxers d’origen editables, les traduccions anteriors o les memòries de traducció, el glossari i les normes d’estil, el material de referència i les imatges, les llengües i els mercats de destinació, el context normatiu, el termini i el pla d’actualitzacions, qui revisa la traducció a la vostra empresa i els formats que espereu rebre. DEMA Solutions elabora el pressupost a partir d’aquest mateix paquet.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a la persona que està a punt de prémer el botó d’enviar: un responsable de documentació tècnica, un redactor tècnic, un coordinador de localització o un comprador del departament de compres d’un fabricant de maquinària, sistemes de climatització, equips d’elevació, automatització o plantes de procés. Teniu un manual d’ús nou, un manual de manteniment revisat o un catàleg de recanvis, i el necessiteu en diverses llengües, idealment sense una setmana de preguntes amunt i avall abans que algú us pugui donar un preu.
L’objectiu és senzill: aconseguir al primer intent un pressupost de traducció en què pugueu confiar. Com més completa sigui la primera sol·licitud de traducció, més precís serà el pressupost, menys sorpreses hi haurà a la factura i menys feina tindreu un cop comenci el projecte. Els apartats següents expliquen què cal incloure, per què importa cada element i què podeu fer quan no el teniu.
Per què la sol·licitud condiciona el pressupost de traducció
El pressupost de traducció d’un manual tècnic no és només un recompte de paraules multiplicat per una tarifa. Un proveïdor rigorós ha de respondre unes quantes preguntes abans que la xifra tingui sentit. Quina part del text ja s’ha traduït i aprovat? Quines parts es repeteixen entre capítols i variants de producte? Es poden processar els fitxers directament o cal que algú els reconstrueixi primer? Quins termes fixa el client i quins queden oberts? Qui dona el vistiplau final i quantes rondes de revisió es preveuen? En quin format s’ha de lliurar el manual traduït?
Quan la sol·licitud deixa aquestes preguntes obertes, el proveïdor té tres opcions. Pot preguntar-vos-ho, i això costa dies. Pot posar-se en el pitjor dels casos i afegir-hi un marge de seguretat, i això us costa diners. O pot posar-se en el millor dels casos i pressupostar a la baixa, cosa que sol acabar en càrrecs addicionals, terminis incomplerts o una traducció que no té en compte la terminologia que ja vau pagar per aprovar. Cap d’aquestes opcions és un bon començament. Una sol·licitud completa elimina les suposicions, i per això és la manera més senzilla de reduir el cost, els errors i els terminis d’un projecte de manual.
Què cal enviar: la llista resumida
Si només llegiu un apartat, que sigui aquest. Preparar els documents per traduir consisteix sobretot a reunir el que ja existeix. Una sol·licitud completa per a un manual tècnic inclou:
- Fitxers d’origen editables en el format en què es va redactar el manual, amb les imatges i els fitxers vinculats.
- Traduccions anteriors del mateix manual o de manuals relacionats, i qualsevol memòria de traducció que ja tingueu.
- El vostre glossari i les normes d’estil per a les llengües de destinació.
- Material de referència: edicions anteriors, fotografies del producte, plànols, els textos de la interfície d’usuari.
- Llengües i mercats de destinació, incloses les variants de cada país.
- El context normatiu, com ara el Reglament de màquines o el Reglament de productes sanitaris (MDR).
- El termini i el pla d’actualitzacions: una sola edició o un document que canviarà periòdicament.
- Qui revisa internament, en cada llengua, i de quant de temps disposa.
- Què espereu rebre: formats, noms de fitxer, PDF, sortida impresa o en línia.
Cada element s’explica a continuació, juntament amb el que us estalvia.
Com envieu el paquet importa menys que el que conté. La majoria de fabricants encara envien les sol·licituds de traducció per correu electrònic, i per a la majoria d’encàrrecs funciona bé. L’únic risc real apareix en els encàrrecs grans repartits en desenes d’adjunts: un fitxer es queda fora quan s’envia el correu, o passa per alt quan es desen els adjunts, i el buit només es descobreix quan falta un capítol a la traducció. Per a paquets grans és més segur fer servir un servidor de l’empresa, SharePoint o un enllaç de transferència de fitxers, i una llista breu dels fitxers inclosos a la sol·licitud permet al proveïdor confirmar que ho ha rebut tot.
Fitxers d'origen: primer els formats editables, el PDF només si no hi ha res més
El fitxer d’origen és on comença la major part del cost evitable. Els manuals tècnics se solen redactar en Word, InDesign, FrameMaker o en DITA o un altre XML exportat d’un sistema de gestió de continguts. Si envieu els fitxers originals, el text es pot extreure, traduir amb la vostra memòria i el vostre glossari i tornar a inserir en la mateixa maquetació. Les frases repetides es reconeixen automàticament, el text de les taules i de les crides es queda on ha d’estar i el manual traduït torna en el format que el vostre equip ja manté.
Envieu el paquet complet, no només el document principal. Per a InDesign, això vol dir la carpeta empaquetada amb les fonts i les imatges vinculades; per a FrameMaker, el fitxer de llibre i tots els capítols; per a XML, el mapa complet amb els temes als quals fa referència. Els vincles que falten són un dels motius més habituals pels quals un projecte s’atura el primer dia.
Un PDF és una altra cosa. És una imatge de la maquetació, no el document en si. Se’n pot extreure el text, però les taules es trenquen, les frases queden partides entre línies, les crides perden l’ancoratge i cal reconstruir cada pàgina en la llengua de destinació. El nostre equip intern de DTP pot convertir els PDF en fitxers editables quan no hi ha cap alternativa, i en la nostra explicació de com funciona la preparació de fitxers DTP trobareu què implica. Funciona, però afegeix un pas, afegeix cost i el fitxer reconstruït mai no serà ben bé igual que l’original. Si el fitxer d’origen editable existeix en algun lloc de l’empresa, en mans d’un antic redactor, d’un dissenyador extern o d’una filial, val la pena trobar-lo abans de demanar el pressupost.
El mateix passa amb el text dins de les imatges. Les etiquetes d’advertència, els plànols anotats i les captures de pantalla amb text de la interfície només es poden traduir a un cost raonable si es disposa de l’original gràfic editable o de l’origen de la captura. Si no, algú ha de tornar a crear la imatge, i això ha de constar al pressupost i al calendari des del principi.
Traduccions anteriors i memòries de traducció existents
Gairebé cap manual tècnic és del tot nou. Una màquina nova comparteix capítols amb la seva predecessora, les instruccions de seguretat es reutilitzen en tota la gamma i els procediments de manteniment només canvien allà on canvia el maquinari. Si aquestes parts ja es van traduir, no les hauríeu de pagar de nou.
El millor dels casos és una memòria de traducció que ja sigui vostra, exportada en un format portable com el TMX, juntament amb un fitxer terminològic en TBX. Envieu-la amb la sol·licitud i el proveïdor podrà analitzar el manual nou amb aquesta memòria i mostrar-vos exactament quina part ja està aprovada, quina és semblant i quina és nova. Aquesta anàlisi és el que fa que un pressupost sigui just, i és el motiu pel qual ser propietaris de la vostra memòria de traducció és tan important quan canvieu de proveïdor o n’hi afegiu de nous.
Si no teniu cap memòria, les traduccions anteriors també ajuden. Les edicions anteriors del mateix manual en les llengües de destinació, amb l’original del qual es van traduir, es poden alinear per crear una memòria abans que comenci el projecte, tal com expliquem a la pàgina sobre l’alineació de memòries de traducció. El resultat és que el manual nou reutilitza la redacció que els vostres clients, tècnics de servei i filials ja coneixen, en lloc d’introduir una segona manera de dir el mateix.
Una precaució: digueu al proveïdor de quines traduccions anteriors us en refieu. Si una versió anterior va rebre crítiques d’un distribuïdor o no es va revisar mai com cal, feu-ho saber, perquè s’utilitzi com a referència i no es reutilitzi automàticament.
Glossari, terminologia i normes d'estil
La terminologia és on els manuals tècnics triomfen o fracassen. Un component que es diu d’una manera al manual, d’una altra a l’etiqueta de la màquina i d’una tercera al catàleg de recanvis confon els tècnics i genera trucades al servei d’assistència. Si la vostra empresa té termes aprovats per als components clau, les funcions, els avisos de seguretat i els elements de la interfície, envieu-los, encara que només existeixin en un full de càlcul o en una llista dins d’un correu.
Un glossari ajuda tant al pressupost com a la qualitat. Indica al proveïdor quanta feina terminològica ja està feta i evita el tipus de comentari de revisió més car: el que demana canviar un terme a tot arreu un cop acabada la traducció. Com es construeix i es manté un glossari ho expliquem en el nostre article sobre com mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors i proveïdors.
Les normes d’estil en són l’altra meitat. Us adreceu a l’usuari directament o de manera impersonal? Es converteixen les unitats o es mantenen? Com s’estructuren les advertències, quin separador decimal s’utilitza, es tradueixen els noms de producte? Unes quantes pàgines que responguin aquestes preguntes estalvien moltes rondes de revisió, i una guia d’estil de traducció és el lloc on desar les respostes per a cada llengua.
Material de referència, imatges i el mateix producte
Els traductors de manuals tècnics treballen millor quan entenen què descriu el text. El material de referència ho fa possible sense preguntes repetides. Són útils l’edició anterior del manual, els plànols en explosió, les fotografies del producte, un vídeo breu de la màquina en funcionament, els textos de l’HMI o del programari als quals fa referència el manual i la llista de recanvis. Si el manual descriu un panell de control, les etiquetes exactes d’aquest panell han de coincidir amb el text, de manera que cal enviar les cadenes de la interfície o captures de pantalla juntament amb el manual.
Aquest material no es tradueix ni compta en el recompte de paraules, però escurça el projecte. Les preguntes que altrament tornarien als vostres enginyers es poden respondre a partir dels documents, i la traducció s’ajustarà al producte real i no a una suposició.
Llengües i mercats de destinació
Les llengües semblen evidents fins que deixen de ser-ho. El portuguès de Portugal i el del Brasil, el francès de França i el del Canadà, l’espanyol d’Espanya i el de l’Amèrica Llatina es diferencien en terminologia i convencions, i un manual pensat per a un mercat pot no ser acceptable a l’altre. Suïssa, Bèlgica i Àustria plantegen qüestions pròpies. Indiqueu els països, no només les llengües.
El mercat també indica al proveïdor què més ha de respectar el manual: unitats, formats de data i de nombre, convencions elèctriques i de seguretat locals i les normes lingüístiques de cada país. Si algunes llengües les necessiteu ara i d’altres més endavant, digueu-ho, perquè això afecta com es preparen la memòria, el glossari i la maquetació per a la primera onada.
Context normatiu: Reglament de màquines, MDR i altres normes de producte
Les instruccions dels productes regulats formen part del compliment normatiu, no només de la comunicació. El Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines, aplicable a partir del 20 de gener de 2027, exigeix que les instruccions estiguin redactades en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per l’Estat membre on es comercialitza la màquina, i permet les instruccions en format digital en unes condicions definides, amb una versió en paper disponible gratuïtament a petició. El nostre article sobre què exigeix el Reglament de màquines per a les instruccions traduïdes n’entra en detall. Si el vostre equip també és un producte sanitari, el Reglament de productes sanitaris (MDR) hi afegeix normes pròpies sobre etiquetes, instruccions d’ús i llengües, resumides en la nostra guia sobre els requisits d’etiquetatge del MDR.
Digueu al proveïdor quina legislació s’aplica i quins documents hi entren: instruccions, advertències de seguretat, la declaració UE de conformitat, etiquetes, material de formació. Això condiciona el procés. El contingut de seguretat justifica una revisió més estricta, les frases reutilitzades de la memòria mereixen una segona comprovació en els projectes sensibles i el proveïdor ha de saber quins elements, com les referències a normes o els números de model, no han de canviar mai. La nostra guia general sobre la traducció de manuals d’usuari explica com s’apliquen aquestes normes en el conjunt de la legislació europea de productes.
Terminis, plans de llançament i actualitzacions
Un termini és més útil quan va acompanyat de context. La data la fixa una fira, l’enviament d’una màquina o una auditoria de certificació? Es poden lliurar les llengües per fases? L’original encara canviarà després d’enviar-lo? Un manual enviat «gairebé definitiu» i revisat dues vegades durant la traducció costa més que un d’enviat uns dies més tard en la versió final, perquè cada canvi s’ha de seguir, traduir i tornar a maquetar en totes les llengües.
Digueu també al proveïdor si es tracta d’un encàrrec puntual o de la primera edició d’un document que s’actualitzarà amb cada llançament de producte. Un manual recurrent es planteja de manera diferent: la memòria i el glossari es construeixen per ser reutilitzats, les estructures de fitxers es mantenen estables i cada actualització es pressuposta sobre el contingut modificat i no sobre tot el document. D’aquí surt, amb el temps, l’estalvi real en el cost de traducció de manuals tècnics.
Qui revisa a la vostra empresa
Molts manuals es revisen internament abans de publicar-los, sovint per part d’una filial, un distribuïdor o un enginyer bilingüe. Aquesta revisió és valuosa, però cal planificar-la. Indiqueu qui revisa cada llengua (n’hi ha prou amb el càrrec, no cal cap nom), de quant de temps disposa, i acordeu si corregeix directament els fitxers o envia comentaris. Un revisor que veu el glossari abans que comenci la traducció pot aprovar els termes d’una vegada; un revisor que només el veu al final tendeix a reescriure, i aquests canvis de preferència després s’han de conciliar amb la memòria.
Si en algunes llengües ningú no revisa internament, digueu-ho també. Així el proveïdor sap que la seva pròpia revisió per part d’un segon lingüista qualificat és el control final, cosa que convé tenir present quan compareu ofertes.
Què espereu rebre: lliurament de fitxers i formats
L’últim element és el que més sovint s’oblida: què ha d’arribar exactament al final? Un lliurament net vol dir que el manual traduït torna en una forma que el vostre equip pot fer servir sense retocs. Concreteu:
- Formats: el mateix format de redacció que l’original, més PDF a punt per imprimir o interactius quan calgui.
- Noms de fitxer i estructura de carpetes que s’ajustin al vostre sistema de gestió documental o de continguts.
- Actius lingüístics: la memòria de traducció i el glossari actualitzats en formats portables.
- Comprovacions de maquetació: qui verifica els salts de pàgina, les taules, les imatges i les referències creuades en cada llengua.
Aquí l’expansió del text és important. El text traduït sovint és més llarg que l’original, de manera que una maquetació que funciona en italià o en anglès pot desbordar-se en alemany o en francès. Resoldre-ho en els fitxers originals és la feina de l’autoedició multilingüe, i ha de formar part del pressupost, no ser una sorpresa després del lliurament.
Tres objeccions habituals, i les respostes
«Només tenim PDF.» Doncs envieu els PDF i indiqueu-ho clarament a la sol·licitud. Un bon proveïdor us dirà què se’n pot extreure, què cal reconstruir i què suposa això en temps i en cost. Alhora, pregunteu internament si l’original encara existeix: un dissenyador, un antic redactor tècnic o la casa matriu el poden tenir. Fins i tot uns fitxers d’origen parcials, com el text en Word sense la maquetació, redueixen la feina de reconstrucció.
«No tenim glossari.» És habitual, i no és cap motiu per esperar. Envieu el que tingueu, com una llista dels components clau, els textos de l’HMI o el catàleg de recanvis, i demaneu al proveïdor que extregui els termes principals del manual abans de traduir. Els vostres experts aproven una llista breu una sola vegada, en lloc de corregir termes a cada capítol més endavant. El glossari resultant és vostre i serveix per a tots els projectes futurs.
«Encara no sabem les llengües de destinació.» Demaneu un pressupost per a les llengües que teniu clares i una xifra orientativa per cada llengua addicional, basada en la mateixa anàlisi. La preparació dels fitxers, de la memòria i de la terminologia és en bona part la mateixa sigui quina sigui la llengua, de manera que la primera onada posa els fonaments de la resta. Digueu al proveïdor quins mercats esteu valorant, perquè les decisions de maquetació i terminologia no s’hagin de replantejar després.
Com comparar els pressupostos que rebeu
Quan les sol·licituds són completes, les ofertes passen a ser comparables. Fixeu-vos en com tracta cada proveïdor el contingut repetit i el ja traduït, si la maquetació i la preparació de fitxers estan incloses o es pressuposten a part, si un segon lingüista revisa totes les traduccions, com es gestionen els dubtes terminològics i què rebeu al final, inclosos la memòria i el glossari. Una tarifa baixa que no té en compte les traduccions que ja teniu, o que exclou la maquetació, poques vegades és el total més baix. La nostra guia per triar una empresa de traducció tècnica recull les preguntes que val la pena fer abans de decidir.
Com gestiona DEMA Solutions una sol·licitud de manual nova
Quan arriba un manual, comencem analitzant els fitxers en lloc de comptar paraules. Comprovem el format d’origen i el contingut vinculat, contrastem el text amb qualsevol memòria que ens envieu i us mostrem quina part és nova, semblant o ja aprovada, perquè el pressupost de traducció reflecteixi la reutilització real. Si teniu traduccions anteriors però no cap memòria, primer les podem alinear. Si només teniu PDF, el nostre equip intern de DTP els converteix en editables, i us expliquem d’entrada què implica.
Podeu enviar una sol·licitud tal com el vostre equip ja treballa: per correu electrònic, a través d’un espai de SharePoint dedicat amb el vostre propi accés privat o a través del nostre portal de clients. Al portal, un formulari de sol·licitud recull la informació que hem enumerat, un camp de notes conté els requisits específics, els encàrrecs urgents es poden marcar per a lliurament prioritari i podeu seguir l’estat i els terminis actualitzats de cada traducció. Si preferiu el correu, rebeu una confirmació del projecte amb tots els detalls i la data de lliurament acordada tan bon punt l’encàrrec s’assigna als traductors o als especialistes de DTP. En tots dos casos teniu un únic contacte comercial, el vostre responsable comercial, que treballa amb un gestor de projectes dedicat.
La terminologia s’acorda abans de traduir, a partir del vostre glossari o d’una llista de termes extreta del manual perquè els vostres experts l’aprovin. El nostre procés té la certificació ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i en els projectes sensibles les traduccions reutilitzades es tornen a comprovar en lloc d’acceptar-se automàticament. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen amb lingüistes especialitzats en contingut tècnic, i el manual traduït torna en el format original, maquetat i revisat. La vostra memòria de traducció i el vostre glossari continuen sent vostres, lliurats en formats portables (TMX i TBX), i cada actualització mostra amb transparència quina part prové de la reutilització.
On encaixa TUBE
Per als fabricants amb manuals que canvien amb cada llançament de producte, TUBE és la solució que manté eficient cada actualització. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada actualització prové de text que ja heu aprovat.
Preguntes freqüents
Envieu els fitxers d'origen editables amb les imatges i els vincles, les traduccions anteriors o les memòries de traducció, el glossari i les normes d'estil, el material de referència, les llengües i els països de destinació, la normativa aplicable, el termini i el pla d'actualitzacions, qui revisa la traducció internament i els formats que necessiteu rebre. Cada element que falta endarrereix el pressupost o hi afegeix un marge de seguretat.
Sí, però normalment costa més i triga més. Cal extreure el text i reconstruir la maquetació en cada llengua, perquè un PDF no és el document editable. Els fitxers d'origen editables, com Word, InDesign, FrameMaker o XML, donen un resultat més net i permeten reutilitzar automàticament el contingut repetit.
Perquè el contingut reutilitzat no s'hauria de pagar dues vegades. Les traduccions anteriors o una memòria de traducció permeten al proveïdor identificar les frases ja aprovades, cosa que redueix el cost, escurça el calendari i manté la redacció que els vostres usuaris ja coneixen.
No. Un glossari ajuda, però si no en teniu, demaneu que s'extreguin els termes clau del manual i que els aprovin els vostres experts abans que comenci la traducció. Així s'eviten canvis terminològics d'última hora en tot el document.
Prou perquè un traductor entengui el producte: l'edició anterior, plànols o fotografies, els textos de la interfície i la llista de recanvis solen ser suficients. El material de referència no es compta al pressupost, però redueix les preguntes i els errors.
Demaneu un pressupost per a les llengües confirmades i un preu orientatiu per cada llengua addicional. La preparació de fitxers, la memòria i la feina terminològica són en bona part compartides, de manera que les llengües posteriors aprofiten la base de la primera onada.
El manual traduït en el mateix format que l'original, amb la maquetació revisada, més els PDF que necessiteu, noms de fitxer que s'ajustin als vostres sistemes i la memòria de traducció i el glossari actualitzats en formats portables, perquè els pugueu reutilitzar amb qualsevol proveïdor.
Envieu-nos el vostre manual i obtingueu un pressupost que es mantingui
Si esteu preparant un manual per traduir i voleu un pressupost que tingui en compte les vostres traduccions existents, els vostres formats i els vostres mercats, envieu-nos els fitxers i les llengües que necessiteu. Els analitzarem i us direm què podeu reutilitzar abans que us comprometeu a res.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.