Ley europea de accesibilidad: ¿se aplica a los documentos de su empresa?
La ley europea de accesibilidad, transpuesta en España por la Ley 11/2023, afecta a productos y servicios concretos para consumidores, no a todas las empresas. Si fabrica o vende ordenadores, smartphones, terminales de pago o de venta de billetes, lectores electrónicos, o presta a consumidores servicios bancarios, de comercio electrónico, libros electrónicos, telecomunicaciones o transporte de viajeros, sus instrucciones, información de producto, webs y PDF deben ser accesibles. DEMA Solutions le ayuda a hacerlos accesibles en cada idioma.
A quién va dirigida esta guía
Este artículo es para quienes deben convertir una norma en una lista de documentos que corregir: responsables de cumplimiento, calidad y documentación técnica, product managers y equipos de marketing y web de fabricantes, comercio electrónico, banca y seguros, editoriales y transporte. La pregunta de partida suele ser sencilla: «¿Esto nos afecta?» Merece una respuesta honesta, porque la norma es más limitada de lo que sugieren muchos resúmenes. El texto de la Directiva (UE) 2019/882 es lo bastante breve como para comprobar usted mismo cualquier punto. Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico.
Qué es la European Accessibility Act y desde cuándo se aplica
La European Accessibility Act (EAA), o Acta Europea de Accesibilidad, es la Directiva (UE) 2019/882 sobre los requisitos de accesibilidad de los productos y servicios. Los Estados miembros debían transponerla antes del 28 de junio de 2022, y las normas nacionales se aplican desde el 28 de junio de 2025. Desde entonces, los productos incluidos que se introducen en el mercado de la UE y los servicios incluidos que se prestan a consumidores deben cumplir los requisitos de accesibilidad del anexo I de la Directiva.
El objetivo es una base común europea que extiende las obligaciones de accesibilidad a las empresas privadas para una lista definida de productos y servicios de uso diario. Al ser una directiva, llega a las empresas a través de leyes nacionales: en España la Ley 11/2023, de 8 de mayo; en Italia el Decreto Legislativo 82/2022; en Alemania la Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. El contenido esencial es el mismo; cambian las autoridades y las sanciones.
Quién está obligado: productos, servicios y operadores económicos
La norma funciona con una lista cerrada. El artículo 2 indica los productos y servicios incluidos: si los suyos no figuran en ella, la ley no se les aplica, por muy buena idea que sea la accesibilidad.
- Productos introducidos en el mercado después del 28 de junio de 2025: sistemas de hardware informático de uso general para consumidores y sus sistemas operativos; terminales de autoservicio como terminales de pago, cajeros automáticos, máquinas expendedoras de billetes, máquinas de facturación y terminales interactivos de información; equipos terminales de consumo con capacidad informática interactiva utilizados para servicios de comunicaciones electrónicas o para acceder a servicios de comunicación audiovisual, como smartphones, tabletas y televisores inteligentes; y lectores electrónicos.
- Servicios prestados a consumidores después del 28 de junio de 2025: servicios de comunicaciones electrónicas; servicios que dan acceso a servicios de comunicación audiovisual; sitios web, aplicaciones, billetes electrónicos, información de viaje y terminales de autoservicio del transporte de viajeros aéreo, en autobús, ferroviario y por vías navegables; servicios bancarios para consumidores; libros electrónicos y programas dedicados; y comercio electrónico.
Las obligaciones se reparten entre los operadores económicos: fabricante, representante autorizado, importador, distribuidor y prestador de servicios. El fabricante diseña el producto conforme a los requisitos, elabora la documentación técnica, emite la declaración UE de conformidad, coloca el marcado CE y facilita instrucciones e información de seguridad en una lengua fácilmente comprensible para consumidores y otros usuarios finales, determinada por el Estado miembro. Importadores y distribuidores lo comprueban antes de vender, de modo que la falta de instrucciones accesibles puede bloquear un envío. El prestador de servicios responde de la accesibilidad de su servicio y de la información sobre él, aunque una parte, como una aplicación, proceda de terceros.
Requisitos de la ley europea de accesibilidad para documentos e información
Muchos análisis se centran en las webs, pero buena parte de los requisitos del anexo I trata de información: qué se le dice al usuario, en qué forma y si realmente puede percibirlo y comprenderlo.
Información en el propio producto. El etiquetado, las instrucciones y las advertencias del producto deben estar disponibles por más de un canal sensorial, ser comprensibles y perceptibles, y usar fuentes de tamaño y forma adecuados, con contraste suficiente y espaciado ajustable.
Instrucciones fuera del producto. Las instrucciones de uso facilitadas por otros medios, como una web, deben estar a disposición del público al introducir el producto en el mercado, en formatos de texto que permitan generar formatos alternativos de apoyo, con presentación alternativa del contenido no textual, y describir la interfaz, las funciones de accesibilidad y la interacción con dispositivos de apoyo. Un manual publicado como PDF escaneado, solo con imágenes, ya no sirve para un producto incluido.
Información sobre un servicio. El prestador debe explicar cómo funciona el servicio y, cuando se usan productos para prestarlo, su relación con ellos y sus características de accesibilidad, con los mismos principios. Según el artículo 13 y el anexo V de la Directiva, también debe describir cómo cumple el servicio los requisitos, en sus condiciones generales o un documento equivalente, por escrito y oralmente y de forma accesible.
Webs, aplicaciones y los documentos que contienen. Los sitios web, las aplicaciones en línea relacionadas y los servicios para dispositivos móviles deben ser perceptibles, operables, comprensibles y robustos. Los PDF, formularios y archivos ofimáticos de una web incluida forman parte de ella: una ficha de producto en una tienda online o el resumen de una póliza en un portal bancario deben funcionar con un lector de pantalla, no solo verse bien.
Requisitos sectoriales. En los servicios bancarios para consumidores, la información no debe superar el nivel de complejidad B2 (intermedio alto) del Marco Común Europeo de Referencia para las Lenguas del Consejo de Europa, en la práctica una obligación de lenguaje claro escrita en la ley. Los libros electrónicos deben mantener navegación, estructura y orden de lectura utilizables por las tecnologías de apoyo.
La norma describe resultados, no técnicas. Para convertirlos en comprobaciones, la mayoría de las organizaciones utiliza la norma europea EN 301 549, que incorpora las WCAG 2.1 nivel AA, junto con PDF/UA (ISO 14289) para los archivos PDF.
Vídeos, subtítulos y subtitulado para personas sordas
El vídeo es lo que más fácilmente olvidan los equipos de documentación. Tutoriales, vídeos de bienvenida de una app bancaria y clips de instalación en una tienda online forman parte de un servicio incluido y necesitan subtítulos, como prevén los criterios WCAG de la EN 301 549. Los vídeos grabados publicados antes del 28 de junio de 2025 están excluidos, así que la obligación afecta al contenido nuevo y actualizado. En los servicios de comunicación audiovisual, los servicios de acceso como el subtitulado para personas sordas deben además transmitirse íntegramente y con calidad adecuada. Si publica vídeos en varios idiomas, planifique el subtitulado para personas sordas y con discapacidad auditiva (SPS) junto con las versiones traducidas, porque incluye también quién habla y los sonidos relevantes que una pista de subtítulos traducidos omite.
¿Se aplica la European Accessibility Act a las empresas B2B?
Sobre la European Accessibility Act en B2B circulan respuestas contradictorias, así que conviene precisar. La norma gira en torno al consumidor: la lista de productos habla de equipos de consumo, la de servicios de servicios prestados a consumidores, y la Directiva define consumidor como la persona física que actúa con fines ajenos a su actividad comercial, empresarial, artesanal o profesional.
Por eso, un fabricante de maquinaria industrial que vende solo a otras empresas queda, en general, fuera de la ley europea de accesibilidad. Una línea de envasado, un centro de mecanizado CNC o una enfriadora industrial no están en la lista, y su manual no queda sujeto a la norma por ser un PDF. Para esa maquinaria cuentan las normas de seguridad de producto, en particular el Reglamento de máquinas (UE) 2023/1230 y sus reglas sobre instrucciones traducidas, aplicable desde el 20 de enero de 2027.
El panorama cambia en tres situaciones. Primero, algunos productos vendidos entre empresas están incluidos porque los usan consumidores: terminales de pago, cajeros, máquinas de billetes y quioscos de facturación se venden a bancos, comercios y aeropuertos, pero figuran en la lista, así que sus instrucciones e interfaces deben cumplir. Segundo, una empresa B2B puede vender también a particulares, por ejemplo con una tienda online de recambios o accesorios, que es un servicio de comercio electrónico. Tercero, los clientes obligados, como bancos u operadores de transporte, suelen exigir a sus proveedores componentes, documentación y contenidos accesibles, y los compradores públicos piden accesibilidad en las licitaciones según sus propias normas de contratación.
Compruebe, por tanto, sus productos frente al artículo 2, si algún canal vende a consumidores y qué piden los contratos de sus clientes. Si las tres respuestas son no, la norma no es su prioridad, aunque los documentos accesibles sigan siendo una buena práctica.
Exenciones y límites: microempresas, carga desproporcionada y contenidos anteriores
Las microempresas que prestan servicios están exentas. Una microempresa ocupa a menos de 10 personas y tiene un volumen de negocios anual o un balance general anual que no supera los 2 millones de euros. Si presta un servicio incluido, por ejemplo una pequeña tienda online, no tiene que cumplir los requisitos de accesibilidad de ese servicio. Las microempresas que fabrican o venden productos incluidos no están exentas, aunque no tienen que documentar la evaluación de carga desproporcionada y reciben orientaciones de la Comisión y de los Estados miembros.
Carga desproporcionada y modificación fundamental. Según el artículo 14, un operador económico puede alegar que un requisito concreto modificaría de forma fundamental el producto o servicio o le impondría una carga desproporcionada. No es una exención general: la evaluación debe seguir los criterios del anexo VI y documentarse, y en el caso de los productos hay que informar a la autoridad de vigilancia del mercado. El coste por sí solo, sin esa evaluación, no exime.
Contenidos publicados antes de la fecha límite. En webs y aplicaciones, la Directiva excluye los contenidos multimedia grabados y los formatos de archivo ofimáticos publicados antes del 28 de junio de 2025, los contenidos de terceros que la empresa no financia, desarrolla ni controla, y los archivos que no se actualizan después de esa fecha. Un PDF antiguo que sigue intacto en un archivo puede quedarse como está; un PDF que revise o vuelva a publicar hoy es contenido nuevo.
Las leyes nacionales: España, Italia y Alemania
España. La Ley 11/2023, de 8 de mayo, transpone la Directiva con el mismo ámbito de productos y servicios y la misma fecha del 28 de junio de 2025. Sus reglas de accesibilidad se integran en el marco español sobre los derechos de las personas con discapacidad, que regula también la inspección y las sanciones. Si busca la Ley 11/2023, tenga en cuenta que existe una ley autonómica de Aragón con el mismo número y un contenido distinto.
Italia. La Directiva se transpuso con el Decreto Legislativo de 27 de mayo de 2022, n.º 82. La Agencia para la Italia Digital (AgID) supervisa los servicios incluidos y los productos quedan sujetos a la vigilancia del mercado. Es una norma distinta de la Legge Stanca, que regula la accesibilidad de webs y aplicaciones de las administraciones públicas y de algunas grandes empresas privadas.
Alemania. La Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) y su reglamento de desarrollo transponen la Directiva. Exime a las microempresas que prestan servicios, prevé multas de hasta 100.000 euros para las infracciones más graves y permite a los servicios usar productos ya en uso hasta el 27 de junio de 2030. Para los terminales de autoservicio ya instalados, Alemania fijó un máximo de quince años desde su puesta en servicio, menos de los veinte que permite la Directiva.
Plazos, periodos transitorios y sanciones
Desde el 28 de junio de 2025, los nuevos productos incluidos deben cumplir al introducirse en el mercado y los servicios incluidos al prestarse. Los prestadores pueden seguir usando hasta el 28 de junio de 2030 los productos que usaban legalmente antes de esa fecha; los contratos de servicios celebrados antes pueden continuar sin cambios hasta su vencimiento, durante un máximo de cinco años; y los Estados miembros pueden permitir que los terminales de autoservicio existentes sigan en uso hasta veinte años después de su puesta en servicio. Estos periodos afectan al hardware con el que se presta un servicio, no a su documentación: las nuevas instrucciones, contenidos web y PDF ya están sujetos a los requisitos.
El artículo 30 exige sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias, cuya cuantía varía por país, y las autoridades pueden exigir medidas correctoras o la retirada de productos no conformes. Para la mayoría de las empresas, el riesgo práctico no es tanto la multa como un producto bloqueado, una licitación perdida o un cliente que no puede usar lo que usted vende.
Ley europea de accesibilidad y PDF: qué necesita un documento accesible
La norma no menciona los PDF, pero cualquier PDF con información sobre un producto o servicio incluido debe cumplir los mismos principios: estructura etiquetada con funciones correctas para títulos, listas y tablas; orden de lectura que coincida con el visual; texto alternativo para imágenes y esquemas; idioma del documento definido; enlaces y marcadores significativos; contraste suficiente; y ajustes de seguridad que no bloqueen las tecnologías de apoyo. Llevar estos principios a manuales y catálogos traducidos tiene sus propias trampas, que tratamos en la guía sobre documentos accesibles en PDF para equipos de documentación.
Nada de esto se ve en la página impresa, y por eso documentos perfectos a la vista suelen fallar una comprobación de accesibilidad. Un PDF exportado sin cuidar estilos ni etiquetas suele necesitar una remediación de PDF conforme a PDF/UA antes de funcionar con un lector de pantalla. En la documentación multilingüe, cada versión es un archivo distinto con sus propias etiquetas, orden de lectura e idioma, y un esquema traducido puede perder su texto alternativo: la accesibilidad debe comprobarse en el archivo final de cada idioma.
Un camino práctico de cumplimiento para sus documentos
Las empresas que lo resuelven bien lo tratan como un proyecto de documentación en seis etapas.
Delimite el ámbito antes de tocar un archivo. Compare cada producto y servicio con el artículo 2 y anote, para cada elemento incluido, los países donde se vende y la ley aplicable.
Haga un inventario de documentos. Para cada elemento incluido, enumere lo que recibe el usuario: etiquetas y advertencias, instrucciones, guías rápidas, fichas de producto, condiciones generales, la información de accesibilidad del anexo V, cartas a clientes, libros electrónicos, formularios y vídeos, con formato, archivos fuente e idiomas.
Priorice por impacto y frecuencia de cambio. Empiece por lo necesario para usar el producto o servicio con seguridad y siga con los documentos que cambian a menudo. El contenido nuevo y revisado debe cumplir desde el primer día, así que corrija el proceso de producción antes que el archivo histórico.
Corrija la fuente, no solo el resultado. El lugar más barato para construir la accesibilidad es el archivo fuente: estilos de título correctos, tablas reales, textos alternativos escritos una vez y traducidos con el resto. Nuestro artículo sobre maquetación multilingüe explica por qué compensa en cada idioma, y una guía de estilo para la traducción fija cómo se redactan textos alternativos y avisos en todas las versiones.
Haga accesible también el lenguaje. Las instrucciones deben ser comprensibles y algunos públicos necesitan versiones simplificadas. Un texto en lenguaje claro según la ISO 24495-1 ayuda al público general, mientras que las versiones de lectura fácil sirven a personas con discapacidad cognitiva o dificultades de aprendizaje.
Compruebe, documente y repita. Verifique cada archivo en cada idioma frente a los requisitos acordados, conserve las evidencias e integre las comprobaciones en su proceso de cambios para que cada revisión sea accesible al publicarse. Mantener la terminología técnica coherente entre idiomas y proveedores evita que la interfaz, el manual y la web llamen de forma distinta a la misma función.
Qué preguntar a un proveedor
Unas pocas preguntas distinguen al proveedor que entiende la accesibilidad del que lanza un comprobador automático y devuelve un informe. Pregunte con qué normas comprueba y qué evidencias entrega; si corrige los archivos fuente o solo el PDF final; cómo trata textos alternativos, tablas y orden de lectura en las versiones traducidas; si una persona revisa el resultado con tecnologías de apoyo; y cómo se mantienen al día los archivos accesibles cuando se actualizan sus documentos. Las preguntas más generales de nuestra guía sobre el control de calidad de la traducción antes de elegir proveedor también sirven aquí.
Cómo le ayuda DEMA Solutions a hacer accesibles sus documentos
Cumplir la ley europea de accesibilidad en los documentos rara vez es un único servicio. Nuestros servicios de accesibilidad y lenguaje inclusivo cubren las barreras de las que se ocupa la norma: remediación de PDF comprobada frente a los requisitos de PDF/UA y WCAG, versiones en lenguaje claro y lectura fácil, y subtitulado para personas sordas y subtitulación multilingüe para sus vídeos.
Como también traducimos y maquetamos documentación, la accesibilidad puede integrarse en la producción en lugar de añadirse después. Nuestro equipo interno de DTP trabaja en los archivos fuente originales y, en los proyectos multilingües, las comprobaciones de accesibilidad se repiten en el archivo final de cada idioma. La traducción sigue un proceso certificado ISO 17100, con un segundo lingüista cualificado que revisa cada traducción, a cargo de nuestros equipos en Italia, Serbia y España. Remediamos y comprobamos los documentos según los requisitos acordados con usted; si un producto o servicio está jurídicamente incluido es una cuestión para su asesor legal.
Preguntas frecuentes
Los requisitos están en el anexo I de la Directiva (UE) 2019/882. Los productos incluidos necesitan etiquetado, instrucciones y advertencias perceptibles, comprensibles y disponibles por más de un canal sensorial. Los servicios incluidos necesitan información accesible y webs, aplicaciones y documentos perceptibles, operables, comprensibles y robustos.
Sus requisitos de accesibilidad para productos y servicios se aplican desde el 28 de junio de 2025. Los productos introducidos en el mercado y los servicios prestados a consumidores después de esa fecha deben cumplir, con periodos transitorios para los productos ya utilizados para prestar servicios.
En general no, si la empresa vende solo a otras empresas productos que no figuran en el artículo 2. Sí se aplica a los fabricantes B2B de productos incluidos, como terminales de pago, cajeros y máquinas de billetes, y a cualquier empresa que preste a consumidores un servicio incluido, como el comercio electrónico.
Las microempresas con menos de 10 empleados y un volumen de negocios o balance de hasta 2 millones de euros están exentas en los servicios que prestan. Las que fabrican o venden productos incluidos deben cumplir igualmente.
Sí, si contienen información sobre un producto o servicio incluido o se publican en una web o aplicación incluida después del 28 de junio de 2025. Quedan excluidos los archivos ofimáticos publicados antes de esa fecha y los contenidos de archivo que ya no se actualizan.
Los vídeos grabados publicados en webs y aplicaciones incluidas después del 28 de junio de 2025 deberían tener subtítulos. El subtitulado para personas sordas incluye además quién habla y los sonidos relevantes.
Cada Estado miembro fija sus sanciones, que deben ser efectivas, proporcionadas y disuasorias. En España se aplica el régimen de infracciones y sanciones en materia de derechos de las personas con discapacidad; en Alemania, la BFSG prevé hasta 100.000 euros en los casos más graves. Las autoridades también pueden exigir medidas correctoras o la retirada de productos.
Documentos accesibles en cada idioma
Si sus productos o servicios están incluidos en la ley europea de accesibilidad, o sus clientes le piden documentación accesible, indíquenos qué documentos e idiomas quiere hacer accesibles. Revisaremos una muestra, le explicaremos qué hay que cambiar y planificaremos el trabajo en torno a su proceso de publicación.
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