Com triar una empresa de traducció tècnica: 10 preguntes que els fabricants haurien de fer
Per triar una empresa de traducció tècnica, comproveu com manté idèntics la terminologia, els números i les unitats entre idiomes i versions, si treballa amb els vostres formats de fitxer originals i si el glossari i la memòria de traducció continuen sent vostres. DEMA Solutions recomana verificar aquests punts amb una prova pilot breu abans de comparar preus, perquè són els que determinen el cost de cada manual futur.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que conviuen amb la decisió: responsables de documentació tècnica i de localització, redactors tècnics i els directors de compres i d’operacions que signen el contracte, en fabricants d’equips complexos com ara climatització, elevació, maquinària d’envasament i de procés, automatització o ferroviari que exporten a molts mercats.
El detonant sol ser un mercat o una línia de producte nous, l’arribada del Reglament de màquines, un proveïdor que ha lliurat terminologia incoherent o fitxers amb retard massa vegades, la pressió per reduir costos sense afegir risc, o una adquisició que ha deixat el grup amb diversos proveïdors i diversos noms per al mateix component. Les preguntes següents serveixen per a tots aquests casos.
Per què triar una empresa de traducció tècnica és diferent per als fabricants
Un fullet mal traduït us costa una mica de credibilitat. Un manual mal traduït us pot costar una retirada del mercat, un expedient tècnic rebutjat o un tècnic ferit. Per això la manera habitual de comprar traducció, comparar el preu per paraula de tres pressupostos, funciona malament per a la documentació tècnica.
Tres característiques del contingut tècnic canvien la decisió de compra. La primera és la repetició: el mateix component, el mateix avís i el mateix procediment apareixen en desenes de manuals, catàlegs i textos d’HMI, i sovint les màquines noves són variants d’una plataforma existent. Un proveïdor que reutilitza bé el contingut aprovat es torna més econòmic i més coherent cada any; un que no ho fa comença de zero cada vegada.
La segona és la normativa. Les instruccions, la informació de seguretat i les declaracions de conformitat han d’estar en la llengua de l’usuari, i l’obligació recau en vosaltres com a fabricants, no en el vostre proveïdor. En una reclamació per responsabilitat, ningú no preguntarà quin proveïdor va traduir el parell de serratge equivocat.
La tercera són els fitxers. El contingut tècnic viu en DITA i altres formats XML, sortides de CCMS, FrameMaker, InDesign, Word i fitxers de recursos de programari. Un proveïdor que no hi pot treballar us retorna el problema, i algú del vostre equip acaba copiant, enganxant i tornant a maquetar text.
Tant si cerqueu una agència de traducció tècnica com una empresa de traducció tècnica o serveis de traducció d’enginyeria, esteu comprant el mateix: un procés que mantingui el llenguatge tècnic sota control entre idiomes, proveïdors i anys.
Proveïdor generalista o especialista?
La majoria dels proveïdors diran que sí a un manual. La diferència entre un generalista i un especialista es veu amb el temps, no en el primer pressupost. Un proveïdor generalista tradueix una barreja àmplia de continguts i assigna lingüistes segons la disponibilitat. Per a un document puntual, això pot funcionar. Per a un conjunt de documentació que s’actualitza cada pocs mesos, els punts febles apareixen de seguida: traductors diferents a cada versió, cap terminologia aprovada, memòries que es conserven però no es mantenen, i una maquetació subcontractada o que us toca fer a vosaltres. El pressupost més barat per al primer manual sovint correspon al proveïdor més car en arribar al cinquè.
Un especialista en traducció d’enginyeria organitza la feina al voltant del vostre producte, no de la comanda. Els mateixos lingüistes continuen amb les mateixes famílies de producte, la terminologia s’aprova una vegada i s’aplica, la memòria es manté, els números i les unitats es comproven de manera sistemàtica i la maquetació es fa als vostres fitxers originals. La tarifa per paraula pot ser semblant o una mica més alta, però el cost per versió baixa a mesura que creix la reutilització i desapareixen les correccions.
Els grups amb diverses marques i plantes sovint acaben amb tots dos tipus de proveïdor alhora. Si és el vostre cas, el nostre article sobre com gestionen les grans organitzacions la traducció amb diversos proveïdors i mercats explica quan convé consolidar i quan diversos proveïdors poden treballar en paral·lel.
Les 10 preguntes que cal fer a una empresa de traducció tècnica
Feu cada pregunta en una reunió, no només en un qüestionari, i demaneu proves com ara un informe de mostra o un extracte de glossari. Les respostes per escrit tendeixen a sonar idèntiques; és en les preguntes de seguiment on es veuen les diferències.
1. Com manteniu idèntica la terminologia entre idiomes i versions?
Demaneu que us mostrin com viatja el nom d’un component des del vostre glossari fins a un manual traduït. Una bona resposta descriu un glossari multilingüe aprovat que tots els traductors han de seguir, controls automàtics que assenyalen qualsevol desviació abans del lliurament i una via senzilla perquè els vostres enginyers o filials aprovin els termes nous una sola vegada, no en cada projecte. El proveïdor també hauria d’explicar com tracta els termes prohibits o obsolets.
El senyal d’alerta és «els nostres traductors són experts». L’expertesa sense un glossari compartit continua produint tres noms per a la mateixa vàlvula. La manera de fer-ho bé es desenvolupa a la nostra guia per mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors, proveïdors i mercats.
2. Com comproveu els números, les unitats i les toleràncies?
Els números són on les traduccions tècniques fallen en silenci. Un separador decimal, un valor de parell de serratge o una unitat convertida quan no calia es llegeixen perfectament i, tot i així, són erronis. Una bona resposta esmenta els controls automàtics que comparen cada número, unitat i etiqueta entre l’original i la traducció, i fa responsable del resultat un revisor qualificat. També inclou les regles acordades amb vosaltres per endavant, com ara si les unitats s’han de convertir mai.
Un senyal d’alerta és qualsevol resposta que es basi només en una «correcció acurada». Qui llegeix per valorar la fluïdesa no s’adonarà que 0,5 mm s’ha convertit en 5 mm.
3. De qui són la memòria de traducció i el glossari, i els podem exportar?
Cada frase que pagueu per traduir queda desada en una memòria de traducció. Si aquesta memòria es queda al proveïdor, també s’hi queda la vostra inversió. Una bona resposta és breu i per escrit: la memòria i el glossari són vostres, en formats estàndard exportables com TMX i TBX, disponibles en qualsevol moment i, a petició, en acabar el contracte.
Un senyal d’alerta és la vacil·lació, una tarifa per exportar-los o l’oferta d’enviar-vos «els fitxers traduïts» en lloc de la memòria. N’expliquem la lògica comercial al nostre article sobre a qui pertany la vostra memòria de traducció.
4. Podeu treballar amb els nostres formats de fitxer originals?
Pregunteu quins formats gestiona directament el proveïdor: DITA i altres XML, exportacions de CCMS, FrameMaker, InDesign, Word, cadenes de programari i fitxers de recursos de microprogramari, i què passa amb les etiquetes, el text condicional i les referències creuades en el camí de tornada. Una bona resposta inclou una prova amb un dels vostres fitxers reals i una comprovació abans del lliurament, perquè el fitxer s’obri, es compili i es publiqui sense reparacions manuals. Si el vostre original és un PDF escanejat o bloquejat, pregunteu si el proveïdor el pot fer editable primer.
El senyal d’alerta és la petició d’enviar-ho tot en Word, o un lliurament que el vostre equip ha de reconstruir. Cada pas manual entre el vostre fitxer i la traducció afegeix cost i errors.
5. Qui maqueta el manual traduït?
El text traduït ocupa més o menys que l’original, i les crides dels dibuixos explosionats, les taules i els quadres d’avís hi han de cabre. Una bona resposta és un equip propi d’autoedició multilingüe que treballa als vostres fitxers de maquetació originals, amb una comprovació visual final feta per un parlant nadiu.
El senyal d’alerta és un tercer proveïdor per a la maquetació, a qui heu de donar instruccions i coordinar vosaltres mateixos, o un text traduït lliurat en una taula perquè el vostre equip l’enganxi.
6. Com decidiu entre traducció humana i traducció automàtica?
Avui la majoria de la traducció tècnica fa servir la traducció automàtica en algun punt. La qüestió és com es controla. Una bona resposta explica quins continguts passen per postedició i quins continuen en mans humanes, qui pren aquesta decisió i com el motor queda limitat pel vostre glossari i la vostra memòria. Els capítols de seguretat i els documents per a un organisme notificat no s’haurien de tractar com una llista de recanvis.
El senyal d’alerta és qualsevol dels dos extrems: un proveïdor que es nega a parlar de traducció automàtica, o un que la fa servir a tot arreu sense dir-vos-ho. La nostra guia sobre quan n’hi ha prou amb la postedició de traducció automàtica repassa la decisió tipus de document per tipus de document.
7. Qui revisa la traducció, i amb què la compara?
Revisar vol dir que un segon lingüista qualificat compara la traducció amb l’original, frase per frase, no que algú llegeixi el text traduït per valorar-ne la fluïdesa. Una bona resposta confirma la revisió de cada document, esmenta la norma que segueix el procés (la ISO 17100 és la referència per als serveis de traducció) i explica com les reclamacions retornen al glossari i a la memòria.
Un senyal d’alerta és la revisió oferta com a extra opcional, o una certificació que només cobreix el sistema de gestió de l’empresa i no el seu procés de traducció. El conjunt complet de preguntes sobre qualitat és a la nostra guia per comprovar la qualitat d’un proveïdor de traducció abans de contractar-lo.
8. Com us fan arribar els comentaris els nostres enginyers i filials?
Els vostres enginyers, filials i distribuïdors coneixen el producte millor que qualsevol traductor. Una bona resposta descriu una revisió en context, un responsable clar per a cada idioma i unes correccions que, un cop aprovades, actualitzen el glossari i la memòria dins d’un termini acordat.
El senyal d’alerta són els comentaris per correu electrònic sobre un PDF anotat que desapareix després del projecte. Aleshores caldrà tornar a fer la mateixa correcció, i la vostra filial italiana o el vostre distribuïdor alemany aviat deixaran d’enviar-la.
9. Quins documents traduïu per al compliment normatiu, i en coneixeu els requisits?
Demaneu al proveïdor que descrigui els documents que tradueix per al marcatge CE i el mercat de la UE: instruccions d’ús, manuals d’instal·lació i de manteniment, avisos i etiquetes de seguretat, declaracions de conformitat i les parts de l’expedient tècnic que pot demanar una autoritat de vigilància del mercat. Una bona resposta demostra que coneix què canvia amb el Reglament de màquines i us pregunta a quins mercats envieu abans que li ho digueu. Si fabriqueu productes sanitaris, també us interessarà com qualificar el proveïdor dins del vostre sistema de qualitat, tema que tractem a la guia de traducció mèdica.
El senyal d’alerta és un proveïdor que tracta una declaració de conformitat com qualsevol altra pàgina. Abans d’aquesta conversa, us anirà bé saber què exigeixen les normes de la UE per a la traducció de manuals d’usuari, així podreu jutjar la resposta.
10. Tindrem una sola persona de contacte que conegui els nostres productes?
La traducció tècnica funciona millor quan el mateix gestor de projectes i els mateixos lingüistes treballen en les mateixes famílies de producte any rere any. Una bona resposta us diu qui serà la vostra persona de contacte, explica com es mantenen els lingüistes en el vostre compte i descriu què passa quan el contingut arriba dos dies abans de l’enviament.
El senyal d’alerta és una bústia compartida i un gestor de projectes diferent cada vegada. Passareu la primera hora de cada projecte explicant el que ja vau explicar l’última vegada.
Com fer una prova pilot
Les respostes en una reunió us diuen com pensa un proveïdor; una prova pilot us diu com treballa. Feu-la petita, real i comparable: un capítol d’un manual actual o un lot de cadenes d’interfície, en un o dos idiomes que pugueu comprovar internament, en el format de fitxer original.
Trieu una mostra que contingui el que sol fallar: un avís de seguretat, una taula de dades tècniques amb unitats i toleràncies, referències creuades, termes que la vostra empresa fa servir a la seva manera i una part de contingut ja traduït, perquè pugueu veure com es gestiona la reutilització. Envieu-hi el vostre glossari i la vostra memòria existents, i doneu a tots els proveïdors les mateixes instruccions i el mateix termini.
Després, avalueu el que us arriba en quatre nivells. El fitxer: s’obre, es compila o es publica sense reparacions? La precisió: demaneu a un revisor de confiança, idealment una filial o un distribuïdor, que comprovi la terminologia, els números i el sentit respecte a l’original, i que compti els errors que importarien a un tècnic, no les preferències d’estil. El procés: el proveïdor va fer preguntes, va assenyalar ambigüitats en el vostre original i va informar de què provenia de la memòria? I el vostre temps: un proveïdor que ha necessitat tres rondes d’aclariments per a cinc pàgines en necessitarà més per a tres-centes.
Acordeu per endavant si la prova pilot es paga o no, i que el contingut traduït i qualsevol memòria creada us pertanyen en tots dos casos.
Com comparar pressupostos: l'aprofitament, no la tarifa per paraula
Dos pressupostos amb tarifes per paraula diferents no són comparables si no sabeu quina part del text compta cada proveïdor com a nova. Els proveïdors analitzen la documentació tècnica amb una memòria de traducció i la classifiquen en coincidències exactes, coincidències parcials (fuzzy), repeticions i text nou, i cadascuna es factura de manera diferent. Aquesta anàlisi, sovint anomenada aprofitament o leverage, determina el cost real molt més que la tarifa de referència.
Imagineu, com a exemple, dos proveïdors que pressuposten el mateix manual. El proveïdor A té la tarifa més baixa però no té accés a les vostres traduccions anteriors, de manera que tot el text compta com a nou. El proveïdor B té una tarifa més alta però treballa amb la vostra memòria, i l’anàlisi mostra que la meitat del manual ja està traduïda. Fins i tot abans de tenir en compte el temps que el vostre equip dedica a corregir incoherències, és probable que el proveïdor B costi menys en aquest manual i en cada revisió posterior.
Quan compareu pressupostos, demaneu a tots els proveïdors que analitzin els mateixos fitxers amb la mateixa memòria i que mostrin el desglossament per categoria de coincidència amb la tarifa aplicada a cadascuna. Pregunteu si les coincidències exactes es continuen comprovant en context, sobretot en el contingut de seguretat, i què es factura per maquetació i preparació de fitxers. El nostre article sobre què determina realment el cost de traduir manuals tècnics repassa cada factor de cost amb més detall.
Què hauria de demanar per escrit el departament de compres
Unes quantes clàusules contractuals us protegeixen molt més que un descompte. Demaneu una confirmació per escrit que les memòries de traducció, els glossaris i les bases terminològiques us pertanyen i que us els lliuraran en TMX i TBX a petició i en acabar la relació. Demaneu l’abast de la certificació (ISO 17100 per al procés de traducció), una descripció de la fase de revisió, un acord de confidencialitat que cobreixi els plànols i els productes encara no presentats, i normes de tractament de dades, incloent-hi si el vostre contingut es pot fer servir per entrenar algun motor extern de traducció automàtica.
Afegiu-hi els elements que fan visibles els costos al llarg del temps: tarifes per idioma i per categoria de coincidència, càrrecs de maquetació, imports mínims i recàrrecs d’urgència, i un informe periòdic d’aprofitament que mostri quina part de cada comanda prové de la reutilització. Els directors d’operacions i de qualitat també voldran compromisos de terminis de lliurament, un procediment de reclamacions i una persona de contacte designada per a l’escalat. Res d’això és inusual, i un proveïdor que s’hi resisteix us està dient alguna cosa.
Incorporació: partir de les vostres memòries i glossaris existents
El primer projecte amb un proveïdor nou no hauria de començar de zero. La majoria dels fabricants ja tenen molt de llenguatge aprovat: memòries de proveïdors anteriors, glossaris en fulls de càlcul, manuals traduïts en PDF o InDesign. Una bona incorporació importa les memòries, elimina duplicats i traduccions contradictòries i consolida els glossaris en una única base terminològica aprovada, amb els vostres enginyers o filials confirmant els termes més importants. Quan teniu traduccions anteriors però cap memòria, els documents originals i traduïts es poden alinear per reconstruir-ne una, que és la feina de l’alineació de memòries de traducció. Una guia d’estil breu, que reculli decisions com ara les formes de tractament, les convencions d’unitats i la redacció dels avisos, evita que es facin les mateixes preguntes en cada projecte.
La incorporació hauria de costar al vostre equip unes poques hores, dedicades sobretot a decisions terminològiques que només podeu prendre vosaltres. Si us demanen que torneu a donar instruccions a cada comanda, és que no s’ha fet.
Canviar de proveïdor sense alterar els llançaments
Canviar d’empresa de traducció tècnica sembla arriscat quan hi ha un llançament a prop, i per això molts fabricants es queden massa temps amb un proveïdor que ja no els convé. Planifiqueu el canvi en funció del vostre calendari de llançaments. Comenceu demanant al proveïdor actual les vostres memòries i glossaris en TMX i TBX, idealment abans d’anunciar el canvi. Feu la prova pilot amb contingut d’una família de producte que no s’hagi d’enviar aviat i, després, traspasseu una línia de producte o un grup d’idiomes cada vegada, en lloc de fer-ho tot de cop. Mantingueu el proveïdor anterior en la feina que ja està en curs fins que la lliuri, perquè cap projecte no quedi partit a mitges. Acordeu amb el proveïdor nou com es mostrarà en els primers pressupostos l’aprofitament de la vostra memòria existent, perquè pugueu comprovar immediatament que no pagueu de nou per contingut que ja és vostre. Trobareu un pla més complet, des de la revisió del contracte fins a la prova pilot, a la nostra guia per canviar de proveïdor de traducció sense perdre la memòria.
El termini del Reglament de màquines
El Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines s’aplica a partir del 20 de gener de 2027 i substitueix la Directiva 2006/42/CE relativa a les màquines. Per als equips de documentació comporta alhora una oportunitat i una càrrega de feina. Les instruccions es poden subministrar en format digital, però l’usuari pot demanar una còpia en paper gratuïta en el moment de la compra, i quan la màquina està destinada a usuaris no professionals, o és raonablement previsible que la facin servir, la informació de seguretat essencial per posar-la en servei i utilitzar-la de manera segura s’ha de proporcionar en paper. Les instruccions continuen havent d’estar en una llengua fàcilment comprensible per als usuaris, determinada per cada Estat membre on la màquina es comercialitza.
Molts fabricants revisaran manuals, apartats de seguretat i declaracions de conformitat abans d’aquesta data, cosa que crearà pics de traducció en diversos idiomes alhora. Un proveïdor triat l’últim trimestre abans del termini estarà aprenent els vostres productes mentre vosaltres intenteu fer els enviaments. El nostre article sobre la traducció i el compliment documental del Reglament de màquines 2023/1230 explica què canvia per a les instruccions i com planificar la feina.
Com treballa DEMA Solutions amb els fabricants
Fa més de 20 anys que traduïm documentació tècnica per a fabricants, amb equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya. Els nostres serveis de traducció tècnica segueixen un procés certificat segons la ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i cobreixen els documents que acompanyen una màquina: manuals d’usuari i de manteniment, instruccions d’instal·lació, procediments de seguretat, declaracions de conformitat, catàlegs de recanvis i textos d’interfície.
La nostra manera de treballar respon a les preguntes anteriors:
- Primer, la terminologia i la memòria. Abans de començar a traduir, creem o depurem el vostre glossari i la vostra memòria de traducció, perquè cada versió comenci amb llenguatge aprovat.
- La via adequada per a cada document. Traductors especialitzats o postedició controlada de traducció automàtica, segons el risc, el volum i l’ús.
- Controls sistemàtics de terminologia, números, etiquetes i format, amb revisors humans responsables del sentit, i amb les traduccions reutilitzades comprovades de nou en els projectes sensibles.
- Els vostres formats, la nostra maquetació. Treballem en DITA, S1000D, XML, FrameMaker, InDesign i Word, i el nostre equip propi de DTP maqueta els fitxers traduïts. Si només teniu PDF, els podem fer editables.
- Els vostres actius. La memòria de traducció, els glossaris i les bases terminològiques continuen sent vostres, en TMX i TBX, amb informes d’aprofitament transparents a cada comanda.
Un dels nostres clients, un fabricant italià d’equips industrials, exporta la major part del que produeix, i sovint les màquines noves són configuracions d’una plataforma existent. Avui la seva documentació passa per un únic procés gestionat: un gestor de projectes dedicat, una memòria de traducció que reconeix el contingut repetit entre variants de màquina, un glossari aprovat per als noms dels components, els mateixos lingüistes especialitzats en les mateixes famílies de producte i la maquetació a càrrec del nostre equip de DTP. Podeu llegir la història completa al nostre cas d’èxit sobre documentació tècnica per a un fabricant industrial.
On encaixa TUBE
Per als fabricants que tradueixen de manera contínua, TUBE és la nostra solució per mantenir el llenguatge tècnic sota el vostre control. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i l’informe d’aprofitament mostra quina part de cada versió prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
Tradueix documents com ara manuals, especificacions tècniques, informació de seguretat, catàlegs i textos de programari, amb traductors especialitzats, gestió terminològica, memòria de traducció i controls de qualitat, i normalment lliura el resultat en el format de fitxer original, a punt per publicar.
Els dos termes es fan servir indistintament en les cerques i al mercat. El que importa no és l'etiqueta sinó el procés: el control terminològic, la reutilització de la memòria, la revisió per part d'un segon lingüista i la capacitat de treballar amb els vostres formats de fitxer.
La traducció de contingut d'enginyeria com ara especificacions, plànols, càlculs, informes d'assaig i expedients tècnics. S'hi apliquen els mateixos criteris de selecció: traductors especialitzats en la matèria, terminologia aprovada i controls sistemàtics de números i unitats.
Demaneu a tots els proveïdors que analitzin els mateixos fitxers amb la mateixa memòria de traducció i que mostrin el desglossament per categoria de coincidència i la tarifa aplicada a cadascuna. La tarifa per paraula per si sola enganya, perquè la reutilització i les correccions canvien el cost real al llarg de diverses versions.
Sí, si la memòria de traducció i el glossari són vostres i els podeu exportar en formats estàndard. Demaneu-los tots dos abans del canvi, perquè el proveïdor nou comenci a partir del vostre contingut aprovat. Si només hi ha documents traduïts, es poden alinear amb l'original per reconstruir una memòria.
Per al contingut complex, el coneixement de la matèria és important. A la pràctica, un glossari aprovat, els mateixos lingüistes en les vostres famílies de producte i un segon revisor qualificat fan més per la precisió que la formació de qualsevol traductor individual.
Compareu-nos amb el vostre proveïdor actual
Si esteu triant una empresa de traducció tècnica, o us pregunteu si l’actual encara us convé, envieu-nos un dels vostres manuals perquè el revisem. Us direm com en gestionaríem la terminologia, els formats i la memòria, i què implica això per a la vostra propera versió.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.