Canviar de proveïdor de traducció: què cal comprovar abans del canvi i com conservar la memòria de traducció
Abans de canviar de proveïdor de traducció, comproveu què diu el contracte sobre la propietat i, abans d’anunciar el canvi, demaneu al proveïdor actual les vostres memòries de traducció en TMX i els glossaris en TBX. Obriu els fitxers per confirmar que són complets, consolideu les memòries que tenen proveïdors diferents i feu una prova pilot abans de traspassar la feina real. A DEMA Solutions, les memòries i els glossaris sempre pertanyen al client.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que porten el canvi des de la decisió fins al dia a dia: responsables de documentació tècnica i de localització, redactors tècnics i els directors de compres, operacions i qualitat que signen el contracte, en fabricants de maquinària, sistemes de climatització, equips d’elevació i manipulació, línies d’envasament i de procés, automatització o material ferroviari. També s’adreça a les empreses que formen part de grups internacionals, en què la casa matriu vol un únic conjunt de termes a tot arreu i les filials detecten qualsevol incoherència.
Si encara esteu decidint amb qui treballar, la nostra guia sobre com triar una empresa de traducció tècnica recull les preguntes que cal fer. Aquest article comença on acaba aquell. Ja heu decidit canviar de proveïdor de traducció, o hi esteu a prop, i ho voleu fer sense perdre traduccions aprovades, sense endarrerir un llançament i sense desconcertar les persones que revisen els vostres manuals en altres països.
Per què els fabricants canvien de proveïdor de traducció, i per què esperen massa
Els motius poques vegades són espectaculars. Un proveïdor que funcionava bé per a uns quants fullets comença a tenir dificultats quan el volum passa a ser manuals d’ús, catàlegs de recanvis i cadenes de la interfície per a una gamma de productes que creix. La terminologia va derivant d’una edició a l’altra, es converteix una unitat que no s’havia de convertir, una filial es queixa per tercera vegada del mateix terme o els fitxers lliurats necessiten hores de reparació abans de poder-los publicar. De vegades el detonant és estructural: una adquisició porta un segon proveïdor al grup, un mercat nou necessita llengües que el proveïdor actual no cobreix bé, o el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines, aplicable a partir del 20 de gener de 2027, fa que molts manuals s’hagin de revisar i traduir en uns mateixos pocs mesos.
La majoria d’empreses, tot i així, esperen més del compte. El proveïdor actual coneix els productes, els fitxers són en algun lloc dels seus sistemes i ningú no està segur de què es perdria amb el canvi. Aquesta incertesa és raonable, però també és un senyal que el control dels vostres propis actius lingüístics ha anat passant a mans d’un altre. Un canvi ben planificat és sobretot una qüestió d’ordre: primer assegureu el que és vostre, després poseu a prova el proveïdor nou amb contingut real i traspasseu la feina per fases.
Què hi ha realment en joc quan canvieu
Hi ha tres coses que passen d’un proveïdor al següent si el canvi es gestiona bé, i totes tres es perden si no és així.
La primera és la memòria de traducció: cada frase que la vostra empresa ha pagat per traduir i aprovar, desada amb la seva traducció. És el motiu pel qual les actualitzacions d’un manual costen menys que la primera edició i pel qual una advertència de seguretat es llegeix igual a tots els documents. Sense la memòria, el proveïdor nou comença de zero, els vostres costos augmenten durant mesos i la coherència torna a començar.
La segona és la terminologia: el glossari de noms de components aprovats, termes de procés i alternatives prohibides, juntament amb les moltes petites decisions que mai no van arribar al glossari però que viuen al cap dels lingüistes que han treballat amb el vostre compte.
La tercera és la continuïtat de la feina en curs: encàrrecs a mig fer, actualitzacions promeses per al mes vinent, un catàleg pendent de maquetació. Un canvi que no té en compte el calendari crea un buit justament quan toca un llançament.
Qui és el propietari de la memòria, i què hauria de dir-ne un bon acord, és el tema del nostre article sobre qui és el propietari de la vostra memòria de traducció. Aquí ens centrem en com recuperar-la i posar-la a treballar amb un proveïdor nou.
La llista de comprovació abans de canviar de proveïdor de traducció
Els passos següents segueixen l’ordre que més us protegeix. Cap d’ells requereix un gran projecte, i la majoria es poden fer en paral·lel a la feina de traducció habitual.
Llegiu el contracte abans de dir res
Comenceu per la documentació: l’acord marc, les condicions generals adjuntes a les ofertes, les condicions de les comandes i l’acord de tractament de dades. Busqueu-hi quatre coses. Què diu el contracte sobre la propietat de les memòries de traducció, els glossaris i el contingut traduït. Si hi ha un termini de preavís, un volum mínim o una clàusula d’exclusivitat. Si s’hi esmenten les exportacions i amb quin cost. I què ha de fer el proveïdor amb les vostres dades i fitxers quan s’acabi la relació.
Molts contractes no diuen res sobre les memòries, i això no equival a dir que pertanyen al proveïdor. Si la redacció no és clara o hi ha molt en joc, demaneu al vostre equip jurídic que el llegeixi abans de sol·licitar res. Conèixer la vostra posició fa que la conversa següent sigui breu i basada en fets.
Demaneu primer les memòries de traducció i els glossaris
Sol·liciteu les exportacions abans d’anunciar el canvi, mentre la relació encara és rutinària. Demaneu un fitxer TMX per combinació lingüística, o un de multilingüe, que contingui tot el vostre contingut i res més, i el glossari en TBX o en un full de càlcul estructurat amb definicions i termes prohibits. Demaneu també qualsevol guia d’estil, registre de consultes o llista de termes que no s’han de traduir. Feu la sol·licitud per escrit i mantingueu-la senzilla: demaneu les vostres pròpies dades en formats estàndard.
La majoria de proveïdors hi col·laboren quan la sol·licitud és clara. Demanar-ho aviat també us diu una cosa útil sobre el proveïdor que deixeu: una exportació que arriba ràpidament i completa és un bon indici que el traspàs anirà bé.
Comproveu què heu rebut
Un fitxer TMX pot ser vàlid i alhora incomplet. Obriu-lo en un segon entorn, o demaneu al proveïdor nou que l’analitzi, i comproveu que les combinacions lingüístiques són les correctes, que el nombre de segments és plausible per als anys de feina que representa, que les etiquetes de format dels vostres fitxers de FrameMaker, InDesign o XML s’han conservat i que no hi ha contingut d’altres clients barrejat. Compareu el glossari amb els termes que els vostres enginyers fan servir realment. Si falta alguna cosa, torneu-ho a demanar ara, mentre el proveïdor encara treballa per a vosaltres.
Reuniu tota la resta del que fa funcionar les vostres traduccions
La memòria i el glossari són el nucli del traspàs, però hi ha altre material que estalvia setmanes de redescobriment. Un paquet complet sol incloure:
- Memòries de traducció en TMX i glossaris en TBX o en un full de càlcul estructurat, per llengua
- La guia d’estil i qualsevol instrucció del client, com ara la forma de tractament, les convencions d’unitats i el format de les advertències
- Registres de consultes, perquè no es tornin a plantejar decisions ja preses
- Material de referència: els darrers manuals, catàlegs i cadenes de la interfície traduïts i aprovats
- Recursos de maquetació: plantilles, fonts amb llicència a nom vostre i qualsevol fitxer d’origen ja preparat
- Una llista dels encàrrecs oberts, amb el seu estat i la data de lliurament prevista
Planifiqueu tenint en compte el calendari de llançaments
Feu una llista de tots els encàrrecs en curs i de tots els llançaments previstos en els propers mesos. Deixeu que el proveïdor sortint acabi el que ha començat, perquè cap document quedi repartit entre dos proveïdors a mig camí, i trieu una línia de producte tranquil·la o un sol grup de llengües per als primers encàrrecs amb el nou. Si s’acosta una revisió important, per exemple manuals que s’estan reelaborant abans que s’apliqui el Reglament de màquines, decidiu si és millor fer-la abans del canvi o després, però no al mig. El nostre article sobre el Reglament de màquines i la documentació traduïda explica què canvia per a les instruccions i per què molts fabricants estan planificant pics de revisió.
Quan les memòries estan repartides entre diversos proveïdors
Molts fabricants descobreixen durant el canvi que no hi ha una única memòria per traspassar. N’hi ha una al proveïdor actual, una altra al proveïdor de fa cinc anys, una a la filial alemanya o espanyola, una heretada d’una empresa adquirida i una carpeta de manuals traduïts en PDF i Word que mai no van entrar en cap memòria.
Traslladar tot això al proveïdor nou tal com està trasllada també el problema. La mateixa frase apareixerà amb tres traduccions diferents, els termes antics tornaran a sortir a través de les coincidències i l’aprofitament seguirà sent baix perquè el proveïdor nou no pot saber quina versió és l’aprovada. El canvi és el millor moment per resoldre-ho, perquè igualment s’han de reunir totes les fonts.
Consolidar vol dir fusionar les memòries en una de mestra per combinació lingüística, eliminar els duplicats i resoldre les traduccions contradictòries d’acord amb un glossari aprovat, en lloc de quedar-se simplement amb la més recent. Les traduccions que només existeixen com a documents es poden aparellar amb els seus fitxers d’origen per crear contingut nou per a la memòria, que és la feina de l’alineació de memòries de traducció. Quan hi intervenen diversos proveïdors i filials, les qüestions de governança, com qui aprova els termes i quin proveïdor treballa amb quin contingut, les tractem en el nostre article sobre la gestió de la traducció amb diversos proveïdors i mercats.
Mantenir estable la terminologia durant el canvi
Els lectors dels vostres manuals no haurien de notar que heu canviat de proveïdor de traducció. El risc és més alt els primers mesos, quan els lingüistes nous es troben per primera vegada amb els noms dels vostres productes i les decisions no escrites del proveïdor anterior ja no hi són per guiar-los.
La solució és fer explícites aquestes decisions abans del primer encàrrec. Reviseu el glossari amb les persones que coneixen el producte i afegiu-hi els termes que donen problemes: components amb noms semblants, passos de procés que la vostra empresa descriu a la seva manera i termes que les filials han corregit en el passat. Marqueu els termes prohibits i obsolets, no només els preferits. Si no teniu cap glossari, la memòria consolidada és una bona font per crear-ne un, perquè mostra com s’ha traduït realment cada terme. El mètode s’explica en el nostre article sobre com mantenir coherent la terminologia tècnica entre traductors i proveïdors.
Una guia d’estil breu fa el mateix per a les decisions que no afecten paraules soltes: tractament formal o informal, com es formulen les advertències, si les unitats es converteixen alguna vegada, com s’escriuen els noms de producte. Es redacta en una tarda i evita que es faci la mateixa pregunta a cada projecte. El nostre text sobre per què una guia d’estil de traducció fa coherent el contingut mostra què cal incloure-hi.
La incorporació del proveïdor nou i el risc del primer encàrrec
La incorporació és el moment en què un proveïdor nou converteix els vostres actius en una configuració operativa: importa les memòries, carrega el glossari, llegeix la guia d’estil, prepara els vostres tipus de fitxer i assigna lingüistes a les vostres famílies de producte. Quant triga depèn del que lliureu. Una memòria neta, un glossari aprovat i fitxers de referència reals la fan ràpida; memòries disperses, cap glossari i PDF escanejats la fan més lenta, perquè primer cal fer aquesta feina.
El primer encàrrec és el més arriscat de qualsevol canvi. La memòria encara no s’ha provat amb el vostre contingut nou, els lingüistes llegeixen la vostra documentació per primera vegada i la preparació de fitxers encara no s’ha demostrat amb els vostres formats. Tres decisions redueixen aquest risc. Trieu un primer encàrrec real però no crític, com una actualització en lloc d’un manual de llançament. Demaneu al proveïdor nou que us mostri l’anàlisi d’aquest encàrrec amb la vostra memòria abans de començar, perquè pugueu veure que les vostres traduccions existents es reutilitzen. I preveieu temps perquè el vostre revisor comprovi el resultat abans de publicar-lo.
La gestió dels fitxers mereix una atenció a part. Si els vostres fitxers d’origen necessiten preparació abans de traduir, o si hi ha documents antics que només existeixen en PDF, el proveïdor nou us ho hauria de dir al principi, no quan arribi el primer lliurament. En el nostre article sobre la preparació de fitxers DTP per a la traducció expliquem com funciona aquesta preparació.
Pregunteu també com arribaran les sol·licituds al proveïdor nou. Les persones que envien fitxers no haurien d’aprendre un sistema nou el primer dia. Un bon proveïdor accepta les sol·licituds tal com el vostre equip ja treballa, normalment per correu electrònic, i ofereix qualsevol novetat, com un portal de clients, com una opció que podeu provar abans de dependre’n.
Feu una prova pilot abans de traspassar la feina real
Una prova pilot respon les preguntes que una reunió no pot respondre. Trieu una mostra d’entre mil i dues mil paraules d’un document actual, en una llengua que pugueu revisar internament i en el seu format de fitxer original. Incloeu-hi el contingut que sol fallar: una advertència de seguretat, una taula de dades tècniques amb unitats i toleràncies, referències creuades, termes que la vostra empresa fa servir a la seva manera i una mica de text que ja existeixi a la vostra memòria.
Envieu la memòria i el glossari amb la mostra i valoreu el resultat en quatre nivells: si el fitxer s’obre i es publica sense reparacions, si la terminologia i les xifres coincideixen amb l’original i amb el glossari, si el proveïdor ha fet preguntes assenyades i ha informat de què provenia de la memòria, i quant del vostre propi temps ha requerit la prova. Acordeu per endavant si la prova pilot es paga i que, en qualsevol cas, la traducció i qualsevol memòria creada són vostres.
Informeu les filials, els distribuïdors i els revisors
Les persones que revisen les vostres traduccions en altres països formen part del canvi, encara que no formin part del contracte. Una filial a Alemanya o un distribuïdor a Espanya que ha passat anys corregint la feina del proveïdor anterior jutjarà ràpidament el nou, i un canvi terminològic del qual no se’ls ha informat semblarà un error.
Informeu-los abans del primer lliurament: qui és el proveïdor nou, quines llengües i quins productes es traspassen i quan, i com han d’enviar les correccions. Assigneu a cada llengua un revisor concret i acordeu que les correccions aprovades s’incorporin al glossari i a la memòria en lloc de quedar-se en un correu. Els revisors que veuen aplicades les seves correccions al document següent continuen implicats; els que veuen el mateix error dues vegades deixen d’enviar comentaris.
Comprovar la qualitat del proveïdor nou durant els primers mesos
Una prova pilot mostra com treballa un proveïdor amb una mostra; els primers mesos mostren com treballa amb la pressió normal. Acordeu per endavant com es mesurarà la qualitat, perquè la conversa es basi en fets i no en impressions. Les mesures útils són senzilles: errors detectats pels vostres revisors, classificats per gravetat, comptant la terminologia, les xifres i el sentit per separat de l’estil; fitxers lliurats a temps i utilitzables sense reparacions; i aprofitament de cada encàrrec comparat amb el que hauria de donar la memòria.
Pregunteu com controla la qualitat el procés del mateix proveïdor: si un segon lingüista qualificat revisa totes les traduccions, quines comprovacions automàtiques es fan sobre xifres, etiquetes i terminologia, i com es reflecteixen les reclamacions al glossari i a la memòria. Trobareu totes les preguntes a la nostra guia sobre com avaluar la qualitat d’un proveïdor de traducció. Reviseu els resultats conjuntament després dels primers encàrrecs, i de nou al cap d’uns mesos, quan encara hi ha temps per ajustar coses.
Tres objeccions, i les respostes
«Canviar és massa arriscat amb un llançament a tocar.» És arriscat quan tot es mou alhora. Les exportacions assegurades, una prova pilot amb contingut no crític i un traspàs per fases, per línia de producte o grup de llengües, mantenen el risc baix, i el proveïdor sortint acaba els encàrrecs que ja ha començat. Quedar-se amb un proveïdor que ja no s’ajusta a les vostres necessitats també és un risc; simplement es veu menys.
«El proveïdor anterior no ens donarà els fitxers.» A la pràctica, la majoria de proveïdors lliuren les memòries quan se’ls demanen de manera clara i aviat, per escrit i en formats estàndard. Si el contracte no en diu res, la propietat és una qüestió per al vostre equip jurídic, no un motiu per rendir-se. I si de debò no es pot recuperar una memòria, els documents traduïts i aprovats que ja teniu es poden alinear amb els seus originals per reconstruir-ne bona part.
«La incorporació durarà mesos.» El temps d’incorporació depèn de l’estat dels vostres actius, no de la bona voluntat del proveïdor. Unes exportacions netes, un glossari aprovat i fitxers de referència reals l’escurcen; les memòries disperses l’allarguen perquè primer cal consolidar-les. Aquesta consolidació val la pena igualment, i només s’ha de fer una vegada.
Com gestiona DEMA Solutions un canvi de proveïdor
Quan un fabricant ens confia els seus serveis de traducció tècnica, partim de les memòries i els glossaris que ja té en lloc de substituir-los. Analitzem el que rebeu del proveïdor anterior, us diem amb franquesa en quin estat es troba i, quan les memòries estan repartides entre diversos proveïdors o només existeixen com a documents traduïts, les consolidem i les alineem en una de mestra per combinació lingüística.
Des del primer projecte, la vostra memòria de traducció i el vostre glossari són vostres i us els lliurem en TMX i TBX sempre que ho demaneu, fins i tot si algun dia decidiu deixar-nos. El nostre procés té la certificació ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, tal com expliquem a la nostra pàgina sobre qualitat. L’aprofitament s’informa amb transparència en cada encàrrec, de manera que des del primer pressupost podeu veure que no torneu a pagar contingut que ja vau aprovar. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen amb les mateixes memòries i els mateixos glossaris, de manera que la coherència no depèn de qui s’ocupa d’una llengua determinada.
En l’aspecte pràctic, teniu un únic contacte comercial, el vostre responsable comercial, que treballa amb un gestor de projectes dedicat que coneix els vostres fitxers i productes. Les sol·licituds poden continuar arribant per correu electrònic, com amb el proveïdor anterior, o a través d’un espai de SharePoint dedicat o del nostre portal de clients, on podeu marcar els encàrrecs urgents i seguir l’estat i els terminis de cada traducció. Si voleu provar el portal abans de canviar res, podeu enviar una o més sol·licituds de prova sense encarregar cap traducció i comentar-ne l’experiència amb nosaltres, i oferim formació per videotrucada o presencial.
On encaixa TUBE
Per als fabricants que tradueixen documentació de manera contínua, TUBE és la nostra solució per mantenir aquest control després del canvi. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada actualització prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
Comproveu què diu el contracte sobre la propietat de les memòries de traducció i els glossaris, els terminis de preavís i les exportacions. Demaneu les memòries en TMX i els glossaris en TBX abans d'anunciar el canvi, obriu-los per confirmar que són complets, feu una llista dels encàrrecs en curs i feu una prova pilot amb el proveïdor nou amb contingut real abans de traspassar la feina en curs.
Demaneu al proveïdor actual una exportació en TMX de tot el vostre contingut, per combinació lingüística, juntament amb el glossari, i comproveu els fitxers en un segon entorn. Lliureu-los al proveïdor nou abans del primer encàrrec i demaneu-li una anàlisi que mostri quina part del contingut nou ja cobreix la memòria.
Depèn del que digui el contracte. Una memòria es construeix a partir del vostre propi contingut original, per la qual cosa moltes empreses la consideren seva, però si l'acord no en diu res la situació és menys clara. Comproveu la redacció, impliqueu-hi el vostre equip jurídic si cal i, en els acords futurs, establiu explícitament la propietat i les condicions d'exportació.
Feu una sol·licitud clara i per escrit de les vostres dades en formats estàndard i comproveu la vostra posició contractual. Si tot i així la memòria no es pot recuperar, els documents traduïts i aprovats que teniu es poden alinear amb els seus fitxers d'origen per reconstruir-ne una gran part.
Reuniu les exportacions en TMX de totes les fonts, aproveu un glossari mestre i després fusioneu-les en una memòria per combinació lingüística, eliminant els duplicats i resolent les traduccions contradictòries d'acord amb el glossari. Els documents que mai no es van desar en una memòria es poden alinear amb els seus originals.
Sí. Una prova pilot petita amb un document real, en el seu format original i en una llengua que pugueu revisar, mostra com gestiona el proveïdor la vostra terminologia, les xifres, els fitxers i la memòria abans que en depengui cap llançament.
Sí. Digueu-los quines llengües i quins productes es traspassen i quan, assigneu a cada llengua un revisor concret i acordeu com arriben les correccions al glossari i a la memòria. Els revisors informats amb antelació jutgen el proveïdor nou a partir de fets i no de sorpreses.
Planifiqueu el canvi amb nosaltres
Si esteu pensant a canviar de proveïdor de traducció, o voleu saber què valen les vostres memòries i glossaris actuals abans de decidir, expliqueu-nos què traduïu i qui té els vostres fitxers avui. Revisarem els vostres actius i us proposarem un pla de canvi que s’ajusti al vostre calendari de llançaments.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.