Traducció d'etiquetes per als mercats de la UE: què cal traduir a les etiquetes i als envasos, i com fer-ho bé
En quines llengües han d’estar les etiquetes i els envasos d’un producte per vendre’l a la UE? Normalment, en la llengua o les llengües oficials de cada estat membre on es ven, tal com ho decideixi aquell estat. La norma exacta depèn de la legislació que s’aplica al producte: el GPSR, el CLP, el Reglament de màquines, el MDR i d’altres. Una bona traducció d’etiquetes comença per aquí.
Una mateixa etiqueta ha de servir per a diversos estats membres?
Aquesta guia és per a les persones que donen el vistiplau a tot el que va a l’exterior d’un producte. Potser sou el product manager que prepara el llançament en sis països nous, la persona de compliment normatiu que ha de confirmar que cada advertiment és en la llengua correcta, el redactor tècnic responsable dels textos de seguretat o l’equip d’envasos i màrqueting que custodia els fitxers de disseny. En moltes empreses aquests perfils són en departaments diferents, i l’etiqueta és el lloc on tots coincideixen, sovint per primera vegada, poques setmanes abans de la producció.
Els sectors són diversos: fabricants de maquinària amb plaques de característiques i adhesius d’advertiment, fabricants d’equips HVAC i de material elèctric amb valors nominals i instruccions breus a les caixes, empreses que també venen productes de neteja o lubricants per a les seves màquines i qualsevol empresa que vengui a consumidors sota el Reglament (UE) 2023/988 relatiu a la seguretat general dels productes. L’etiquetatge dels aliments segueix una legislació pròpia i no el tractem aquí.
El que segueix és una visió pràctica, no assessorament jurídic. Els reglaments que comentem fixen el marc, però les obligacions concretes d’un producte depenen de la seva classificació, de les normes sectorials que li són aplicables i de les decisions de cada estat membre. El vostre equip de regulació, o un assessor extern, hauria de confirmar els requisits definitius abans d’alliberar els fitxers de disseny.
Què entenem per etiquetes i envasos
Quan un fabricant demana pressupost per a la traducció d’envasos, la primera feina sol ser aclarir què inclou realment la petició. «L’etiqueta» pot voler dir coses molt diferents, i els elements que s’obliden són justament els que després aturen un enviament o provoquen la queixa d’un distribuïdor. Un inventari complet sol incloure:
- plaques de característiques i plaques d’identificació al mateix producte, amb la designació del model, els valors elèctrics o de pressió, les dades del fabricant i, si escau, notes breus de seguretat;
- etiquetes d’advertiment i senyals de seguretat fixats a la màquina o a l’aparell, amb pictogrames o sense i amb text complementari;
- textos de l’envàs en caixes, blísters, bosses i fundes: nom del producte, contingut, indicacions de manipulació i emmagatzematge, consells de muntatge i missatges comercials;
- prospectes i fulls inclosos dins l’envàs, des d’una guia d’inici ràpid d’una pàgina fins a instruccions de seguretat impreses en un full plegat;
- marques de caixa i de transport, com ara instruccions de manipulació, informació de pes i límits d’apilament en caixes exteriors i caixes de fusta;
- etiquetes de perill dels productes químics, amb indicacions de perill, consells de prudència, paraules d’advertiment i dades del proveïdor;
- codis QR i adreces web curtes que porten a instruccions, declaracions o informació de seguretat en línia, juntament amb la línia de text que explica per a què serveix el codi.
Hi ha dos elements que passen desapercebuts amb facilitat. El primer és el text dins de les imatges, com un esquema de connexions amb els borns etiquetats: si el gràfic és pla, ningú no el tradueix tret que algú se n’adoni. El segon és el codi QR. El codi no s’ha de traduir, però la línia que l’acompanya sí, i també la pàgina que obre. Un codi que porta un usuari alemany a una pàgina només en anglès no resol el problema de la llengua, només el canvia de lloc.
Quines normes exigeixen traduir etiquetes i envasos
No hi ha cap llei de la UE que digui «traduïu totes les etiquetes a totes les llengües oficials». Cada norma de producte té la seva pròpia regla lingüística, i la majoria deixen la decisió final a l’estat membre on el producte es comercialitza. A la pràctica, la informació de seguretat ha d’estar en una llengua que l’usuari entengui, cosa que normalment vol dir la llengua o les llengües oficials del país de venda.
Productes de consum: el Reglament relatiu a la seguretat general dels productes. El Reglament (UE) 2023/988 relatiu a la seguretat general dels productes, conegut com a GPSR, s’aplica des del 13 de desembre de 2024 i ha substituït l’antiga Directiva de seguretat general dels productes. Exigeix als fabricants que els seus productes vagin acompanyats d’instruccions clares i d’informació de seguretat en una llengua fàcilment comprensible pels consumidors, determinada per l’estat membre en què el producte es comercialitza. Aquesta obligació no s’aplica quan el producte es pot fer servir de manera segura i segons l’ús previst sense aquestes instruccions. El GPSR també exigeix que el nom del fabricant, el seu nom comercial registrat o la seva marca registrada i una adreça postal i electrònica figurin al producte o, quan això no sigui possible, a l’envàs o en un document que l’acompanyi. Per a la venda en línia i altres vendes a distància, la mateixa oferta ha de mostrar les dades del fabricant i els advertiments o la informació de seguretat en una llengua que els consumidors entenguin fàcilment. Aquest darrer punt lliga l’envàs físic amb la fitxa de producte: els advertiments de la caixa i els de l’anunci en línia haurien de dir el mateix, un tema que tractem des del punt de vista de les dades de producte a la nostra guia sobre la traducció de catàlegs i botigues en línia. Diversos països afegeixen lleis lingüístiques nacionals a les normes de la UE, des de la Loi Toubon francesa fins a la llei de la llengua polonesa; la nostra taula de requisits lingüístics de la UE les resumeix mercat per mercat.
Productes químics: el Reglament CLP. Si subministreu productes de neteja, lubricants, refrigerants, adhesius o altres mescles perilloses juntament amb les vostres màquines, les seves etiquetes queden sota el Reglament CLP (CE) núm. 1272/2008, sobre classificació, etiquetatge i envasament de substàncies i mescles. La regla lingüística bàsica és senzilla: l’etiqueta s’ha de redactar en la llengua o les llengües oficials de l’estat membre on la substància o la mescla es comercialitza, tret que aquell estat membre disposi una altra cosa. L’etiqueta porta indicacions de perill, consells de prudència i una paraula d’advertiment, i aquests textos tenen formulacions normalitzades en cada llengua oficial de la UE, fixades al mateix reglament. Els traductors no els han de reformular: per a cada codi cal fer servir la frase oficial.
El CLP es va revisar mitjançant el Reglament (UE) 2024/2865, que va entrar en vigor el 10 de desembre de 2024. La revisió introdueix normes de format pensades per fer les etiquetes més llegibles, entre elles mides mínimes de lletra vinculades a la mida de l’envàs, estableix regles més clares per a les etiquetes desplegables i permet donar part de la informació complementària en format digital, mentre que la informació essencial sobre els perills es manté a l’etiqueta física. Des d’aleshores, la UE ha fet passos per ajornar i simplificar diverses de les noves obligacions d’etiquetatge, incloses les normes de format, de manera que el calendari ha canviat. Si veneu productes químics, pregunteu al vostre equip de regulació quina versió de les normes de format s’aplicarà en la data del vostre llançament abans de redissenyar l’etiqueta, perquè la resposta determina quantes llengües hi caben en un mateix envàs.
Màquines: el Reglament (UE) 2023/1230. El nou Reglament de màquines (UE) 2023/1230 s’aplica a partir del 20 de gener de 2027 i substitueix la Directiva de màquines. Manté el principi que les instruccions d’ús, la informació de seguretat i la informació que estableixen els seus annexos han d’estar en una llengua fàcilment comprensible pels usuaris, determinada per l’estat membre en qüestió, i aplica el mateix principi a la informació i els advertiments, escrits o verbals, que porta la mateixa màquina. El reglament també expressa una preferència per la informació i els advertiments en forma de símbols o pictogrames fàcilment comprensibles. Quan les instruccions es faciliten en format digital, el fabricant ha d’indicar a la màquina o, si no és possible, a l’envàs o en un document que l’acompanyi, com s’hi pot accedir. Aquesta indicació és un text més de l’etiqueta que cal traduir. Si voleu aprofundir en la part documental, el nostre article sobre el Reglament de màquines i la documentació traduïda a partir de gener de 2027 la desenvolupa amb detall, i la guia de traducció de manuals d’usuari i normes de la UE tracta les instruccions en si.
Productes sanitaris. Les etiquetes dels productes sanitaris segueixen el Reglament de productes sanitaris (MDR), que té la seva pròpia llista detallada de dades de l’etiqueta, símbols i regles lingüístiques fixades per cada estat membre. Si alguns dels vostres productes són productes sanitaris, trobareu el que demana el reglament a la nostra guia sobre els requisits d’etiquetatge del MDR i les llengües exigides.
Altres normes sectorials, per a equips elèctrics i radioelèctrics, joguines, equips a pressió i d’altres, hi afegeixen les seves pròpies regles, i alguns estats membres tenen lleis lingüístiques nacionals per a la informació al consumidor. Per això la resposta honesta a la pregunta «en quines llengües?» és «depèn del producte i del país», i per això la llista de mercats de destinació és el primer que necessita un equip de traducció.
L'espai és la limitació real
L’espai de l’etiqueta és fix, mentre que el text traduït sovint ocupa més que l’original. Tota la resta d’aquest apartat es desprèn d’aquesta frase.
Una placa de característiques té la mida de la màquina, un adhesiu d’advertiment té la mida de la superfície plana que hi ha al costat del perill, i el panell d’una caixa respon a un disseny que ja equilibra imatge, logotips i textos legals. Quan el text ha d’aparèixer en cinc o en quinze llengües, hi ha poques maneres de fer-hi lloc, i totes tenen un cost.
La primera decisió és entre etiquetes multilingües i etiquetes per país. Una sola etiqueta per a tota una regió vol dir una sola referència i cap risc que la caixa equivocada arribi al país equivocat, però també lletra petita, blocs de text llargs i un redisseny cada vegada que s’afegeix un mercat. Les etiquetes per país o per grup de països donen prou espai a cada llengua i mantenen l’envàs llegible, però multipliquen les versions dels fitxers de disseny, els codis d’article i les variants de magatzem. Molts fabricants acaben amb una combinació: una placa de característiques multilingüe al producte, que gairebé no canvia, i envasos o prospectes específics per llengua, que es poden canviar per a cada mercat.
Els pictogrames redueixen la quantitat de text, i tots els reglaments que hem vist els afavoreixen quan són clars. Un símbol normalitzat per a superfície calenta, perill elèctric o l’obligació de llegir les instruccions funciona a tots els països. Però un pictograma no substitueix el text quan les normes exigeixen text, i un símbol poc conegut sense cap explicació pot confondre més que no pas ajudar. Hi tornem a les preguntes freqüents.
Les abreviatures demanen prudència. Una abreviatura inventada per guanyar espai en una llengua pot no voler dir res en una altra, de manera que la decisió d’escurçar un terme perquè càpiga en un panell s’ha de prendre amb el traductor, no arreglar-la després al fitxer de maquetació.
La resposta pràctica és preveure l’espai per a la traducció ja en la fase de disseny. Si l’etiqueta original es dissenya amb l’àrea de text plena fins a la vora, totes les traduccions en desbordaran. Si el dissenyador reserva lloc per a la llengua més llarga prevista, o incorpora a la plantilla una àrea de text de reserva, el text traduït es pot col·locar sense reduir la lletra per sota d’una mida llegible. A l’article sobre maquetació multilingüe expliquem com les regles de maquetació, com l’ordre de les llengües, la mida mínima de lletra i els camps fixos, s’escriuen en una especificació de maquetació, així que aquí no les repetirem.
Què heu d'enviar i com es treballen els fitxers de disseny
Els fitxers de disseny d’envasos i etiquetes se solen crear amb Adobe Illustrator o InDesign. Per a la traducció, els fitxers més útils són aquests fitxers originals amb el text viu i editable, juntament amb les fonts tipogràfiques utilitzades i, en el cas dels envasos, la plantilla de troquel que indica on van els plecs, els talls i les zones d’encolat. Un PDF a punt per imprimir serveix com a referència visual, però és un mal punt de partida: cal extreure’n el text, que sovint perd l’estructura, i després tornar-lo a col·locar a mà. El text convertit en traçats, és a dir, quan les lletres s’han transformat en formes per a la impremta, no es pot extreure de cap manera.
A més dels fitxers de disseny, un equip de traducció necessita la llista de països i llengües de destinació, les traduccions existents d’aquests mateixos textos i una nota dels elements que no han de canviar mai, com ara codis d’article, codis de barres, marques de certificació o frases reglamentàries que ja heu validat. Si l’etiqueta es genera des d’una base de dades o un sistema d’etiquetatge en lloc d’un fitxer de disseny, una exportació dels camps de text amb la seva longitud màxima fa la mateixa funció.
Preparar bé aquests fitxers estalvia temps i diners a cada revisió posterior. L’article sobre la preparació de fitxers abans de la traducció explica per què uns fitxers originals nets mantenen neta la memòria de traducció, i la nostra guia per traduir fitxers d’InDesign i Illustrator sense refer la maquetació descriu el circuit tècnic d’anada i tornada.
Coherència amb el manual, la màquina i la fitxa en línia
Un advertiment d’una etiqueta normalment també apareix al manual, a l’HMI, a la guia d’inici ràpid i a la fitxa en línia. Si cada text es tradueix en un moment diferent i per persones diferents, el mateix perill acaba descrit de tres maneres lleugerament diferents, cosa que desconcerta els usuaris i planteja quina de les versions és la instrucció bona.
Per evitar-ho, cal tractar el text de l’etiqueta com una part més del vostre contingut tècnic i no com una feina de màrqueting a banda. Un glossari, o base terminològica, fixa el nom aprovat de cada component, funció i perill en cada llengua; la nostra pàgina sobre gestió terminològica i glossaris descriu com se’n crea un i com es manté al dia. Després, la memòria de traducció desa cada frase aprovada, de manera que quan un advertiment que ja existeix al manual apareix en una etiqueta nova, es reutilitza paraula per paraula en lloc de tornar-lo a traduir. El mateix val per als textos de pantalla: si la vostra màquina mostra «Aturada d’emergència activada» en català, l’adhesiu del costat del polsador hauria de fer servir exactament les mateixes paraules, un aspecte que desenvolupem a l’article sobre la traducció de software per a HMI i màquines.
Els noms de producte i les unitats demanen la mateixa disciplina. Decidiu aviat si els noms de model es tradueixen o es mantenen, deixeu-ho anotat al glossari i assegureu-vos que les unitats de l’etiqueta coincideixen amb les del manual: una pressió en bar a la caixa i en una altra unitat al manual genera trucades al servei d’assistència.
Errors habituals en la traducció d'etiquetes
La majoria dels problemes no venen de la traducció en si, sinó del procés que l’envolta.
El primer error és traduir a partir d’un PDF. Enviar el PDF de la impremta sembla més ràpid, però després algú ha de reconstruir l’etiqueta en cada llengua i comprovar que no s’hagi perdut res, i els salts de línia forçats acaben dins la traducció, cosa que redueix la reutilització la vegada següent.
El segon són els canvis d’última hora a l’original. Una afirmació es reformula o un advertiment s’allarga després de la traducció, però només al fitxer de disseny original. Si el canvi no torna a passar per traducció, les versions lingüístiques queden desfasades, sovint sense que ningú se n’adoni fins després d’imprimir.
El tercer són els separadors decimals i les unitats. L’anglès fa servir el punt decimal i la majoria de llengües europees continentals, inclòs el català, la coma, de manera que «1.5 kg» i «1,5 kg» són correctes cadascun en el seu context i erronis en l’altre. Els separadors de milers, els formats de data i les unitats de temperatura segueixen la mateixa lògica. En una placa de característiques o en una instrucció de dosificació, un separador mal posat no és una qüestió d’estil.
El quart és el text sense traduir dins de pictogrames o gràfics. Un símbol amb una paraula anglesa a dins, un esquema amb llegendes en anglès o una línia «Made in» integrada en un logotip sobreviuran a totes les rondes de traducció tret que algú els hagi inclòs a la llista de textos que cal traduir.
El cinquè, i el més greu, és l’advertiment escurçat perquè càpiga. Quan l’advertiment traduït és més llarg que l’espai disponible, la temptació és retallar-ne unes quantes paraules. Però treure una condició, un límit de temps o una negació pot canviar allò que se li diu a l’usuari que faci. Si un advertiment no hi cap, la solució és una decisió de maquetació o un original reformulat d’acord amb els responsables de seguretat, no pas una traducció més curta feta al fitxer de disseny.
El sisè són els codis de llengua i l’ordre de les llengües. Les etiquetes multilingües sovint marquen cada bloc amb un codi com DE, FR o IT, i és fàcil fer servir codis de país on calien codis de llengua, o barrejar-los. Bèlgica, Suïssa i Luxemburg tenen més d’una llengua, de manera que un codi de país no diu al lector quina llengua ve a continuació. Acordeu amb els vostres distribuïdors una convenció i un ordre coherents i apliqueu-los a totes les etiquetes.
Planificació i factors de cost de la traducció d'etiquetes i envasos
El cost i el termini d’un projecte de traducció d’envasos depenen menys del nombre de paraules que de com està organitzat el conjunt d’etiquetes.
El que més pesa és el nombre de referències i variants. Una gamma amb desenes de models, cadascun amb la seva caixa i la seva placa de característiques, genera molts fitxers amb molt de text compartit. Aquest text compartit és una bona notícia, perquè la memòria de traducció el reutilitza d’una etiqueta a l’altra: un advertiment que apareix en quaranta caixes es tradueix una vegada i després es col·loca quaranta vegades. Els equips que envien els fitxers d’etiquetes un per un, des de departaments diferents, perden part d’aquest avantatge, perquè ningú no veu les repeticions del conjunt.
El nombre de llengües multiplica la traducció i, sobretot, la feina de maquetació: cada versió lingüística de cada fitxer s’ha de muntar, comprovar i exportar per a impremta. Les rondes de proves són l’altra variable. L’aprovació interna, la revisió d’una filial local i la prova de la impremta requereixen temps en cada llengua, i els canvis tardans obliguen a repetir la feina de maquetació. Designar una sola persona per llengua que reculli els comentaris escurça el calendari més que cap altra mesura.
Com treballa DEMA Solutions la traducció d'etiquetes i envasos
DEMA Solutions ofereix solucions de tecnologia lingüística a fabricants, i per a nosaltres l’etiqueta és una peça més de la informació de producte, al costat del manual, el catàleg, la HMI i l’envàs. La traducció d’etiquetes segueix el nostre procés certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció, i com que cada client té la seva memòria i la seva base terminològica, l’advertiment de la capsa diu exactament el mateix que el del manual i el de la màquina.
La composició la fem a casa. L’equip dels nostres serveis de maquetació multilingüe (DTP) treballa sobre els fitxers originals d’Illustrator i InDesign, encaixa cada llengua en l’espai disponible i lliura fitxers a punt per a la impremta per a cada mercat; és la feina de Foliage Solutions, la nostra marca dedicada a la maquetació en diverses llengües. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya treballen alhora quan una gamma ha de sortir a diversos mercats el mateix dia, i la pàgina de solucions lingüístiques per a la indústria manufacturera amplia com treballem amb empreses industrials.
On encaixa TUBE
Una etiqueta canvia cada vegada que canvia el producte, i bona part del text es repeteix en tota la gamma. TUBE és la solució que lliga cada nova versió a les frases que ja heu aprovat: el glossari i la memòria de traducció guien la traducció automàtica, i com que es configura per a cada client i admet qualsevol tipus de fitxer, el text entra tal com el teniu. DEMA en prepara el glossari i la memòria, i pel vostre costat no cal integrar ni programar res.
Preguntes freqüents
Normalment, en la llengua o les llengües oficials de cada estat membre on es ven el producte, tal com ho decideixi aquell estat. La norma exacta depèn de la legislació aplicable al producte, com el GPSR per als productes de consum, el CLP per als productes químics perillosos, el Reglament de màquines o el MDR, i alguns països hi afegeixen normes nacionals. El vostre equip de regulació hauria de confirmar la llista per a cada mercat.
Sí, sempre que contingui totes les llengües exigides en cadascun d'aquests països i continuï sent llegible. El límit és l'espai: com més llengües hi ha en una etiqueta, més petit és el text i més costa de llegir. Molts fabricants combinen una etiqueta multilingüe al producte amb envasos o prospectes específics per llengua.
Redueixen la quantitat de text, i els reglaments afavoreixen els símbols clars. Però els advertiments i les instruccions continuen necessitant text en la llengua exigida allà on les normes ho demanen, i un símbol que l'usuari no reconeix necessita una explicació. Els pictogrames donen suport al text; no l'eliminen.
Els fitxers de disseny originals amb el text viu, normalment d'Illustrator o InDesign, amb les fonts tipogràfiques i, en el cas dels envasos, la plantilla de troquel. Afegiu-hi un PDF de referència, la llista de mercats de destinació i les traduccions existents o les frases reglamentàries ja aprovades.
Han d'aparèixer en la llengua exigida, però no s'han de traduir lliurement. El Reglament CLP preveu formulacions normalitzades per a les indicacions de perill i els consells de prudència en cada llengua oficial de la UE, i són aquestes frases oficials les que cal fer servir.
Traduint les etiquetes amb el mateix glossari i la mateixa memòria de traducció que el manual i la interfície de la màquina. Així, els advertiments aprovats es reutilitzen paraula per paraula allà on apareguin, i un canvi fet en un lloc es pot rastrejar fins a tots els altres llocs que afecta.
El nombre de referències i de fitxers de disseny, la quantitat de text que comparteixen, el nombre de llengües, la feina de maquetació en cada llengua i el nombre de rondes de proves. El text compartit dins d'una gamma es reutilitza des de la memòria, cosa que redueix l'esforç de traducció de cada etiqueta addicional.
Envieu-nos un joc d'etiquetes
La manera més ràpida de veure com quedarien traduïdes les vostres etiquetes és provar-ho amb una de real. Envieu-nos un joc d’etiquetes o un fitxer de disseny d’envàs amb la llista dels vostres mercats de destinació i us mostrarem què es pot reutilitzar de les traduccions que ja teniu, on l’espai anirà just i com es poden treballar els fitxers de disseny per a cada llengua.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.