Traducció de manuals tècnics: d'on surt realment el cost i com reduir-lo sense perdre precisió
El cost de la traducció de manuals tècnics depèn menys de la tarifa per paraula que de quina part de cada manual pagueu dues vegades: contingut repetit que es torna a traduir, canvis d’última hora a l’original, PDF que es reconstrueixen a mà i termes que es discuteixen a la revisió. Els fabricants el redueixen reutilitzant la seva pròpia memòria i el seu glossari a cada versió. DEMA Solutions incorpora aquesta reutilització a cada projecte de manuals.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquesta guia és per a les persones que porten els manuals de l’oficina tècnica als mercats d’exportació: responsables de documentació tècnica i redactors tècnics que preparen l’original, responsables de compres que comparen pressupostos i directors d’operacions que volen saber per què la partida de traducció d’un projecte de màquina no s’acaba de reduir mai. La majoria treballen en fabricants d’equips que s’envien amb un bon gruix de documents, com ara manuals d’ús i d’instal·lació, manuals de manteniment, catàlegs de recanvis, textos d’HMI, advertiments de seguretat i expedients tècnics CE.
Les seves preguntes són pràctiques. Per què dos pressupostos per al mateix manual són tan diferents? Per què un manual amb pocs canvis costa gairebé tant com la primera edició? On podem estalviar sense posar en risc una instrucció de seguretat? Aquí no donem preus, perquè un preu just depèn dels vostres fitxers i del vostre historial, però expliquem com es construeix un pressupost perquè pugueu valorar qualsevol oferta pel vostre compte.
Com es construeix un pressupost de traducció de manuals tècnics
Un pressupost de traducció de documentació tècnica comença amb una anàlisi dels fitxers d’origen comparats amb la vostra memòria de traducció existent. L’anàlisi divideix el text en segments, normalment frases, i classifica cada segment en una categoria. Aquest desglossament, i no el recompte total de paraules, és el que determina el cost.
Les paraules noves són segments que mai no s’havien traduït per a vosaltres. Necessiten traducció i revisió completes, i constitueixen el gruix del preu.
Les coincidències parcials són segments semblants a alguna cosa ja traduïda: una frase en què només ha canviat un valor, el nom d’un component o l’ordre de les paraules. El lingüista parteix de la traducció anterior i l’edita, de manera que normalment es facturen a una tarifa reduïda que depèn del grau de coincidència.
Les coincidències exactes i les coincidències de context són segments ja traduïts i aprovats en el mateix context o en un de molt semblant. Encara s’han de comprovar en el seu lloc, perquè una frase correcta pot quedar en un context equivocat, però l’esforç és molt menor.
Les repeticions són segments que apareixen més d’una vegada dins dels fitxers que es pressuposten. Un advertiment repetit en quaranta pàgines es tradueix una sola vegada i es comprova allà on apareix.
A més de la feina lingüística, un pressupost pot incloure la gestió del projecte, la preparació de fitxers, l’autoedició, la feina terminològica i rondes de revisió addicionals.
Un exemple senzill de traducció de manuals de manteniment mostra per què és important. Imagineu-vos un manual de manteniment nou de 40.000 paraules per a una màquina que comparteix plataforma amb un model existent. Si l’anàlisi mostra que la meitat del text és una coincidència exacta o gairebé exacta del manual anterior i que una altra quarta part són repeticions internes, la part realment nova és d’unes 10.000 paraules. Un pressupost basat en aquesta anàlisi és molt diferent d’un que factura les 40.000 paraules a la tarifa completa, encara que tots dos facin servir la mateixa tarifa per paraula. Quan compareu ofertes, això és el primer que heu de mirar.
Per què la tarifa per paraula no és la xifra que cal comparar
Sovint es demana als equips de compres que comparin proveïdors per la tarifa per paraula, perquè és la xifra que cap en un full de càlcul. En els serveis de traducció de manuals tècnics, per si sola diu molt poc. Dos proveïdors amb la mateixa tarifa poden arribar a totals molt allunyats si un aplica completament la vostra memòria i l’altre tracta el manual com a text nou. Una tarifa més baixa també pot amagar costos que apareixen més tard: la maquetació pressupostada a part, les rondes de revisió facturades per hores o una conversió de PDF afegida a cada llengua.
Les preguntes més útils són sobre el cost total d’una versió. Quina part d’aquest manual es facturarà com a nova? Quin preu tenen les coincidències parcials i les repeticions? Qui reconstrueix la maquetació, i està inclosa en el preu? Què passa quan l’original canvia a mig projecte? De qui és la memòria de traducció al final, i us la podeu emportar? Les respostes converteixen una tarifa en una previsió, i val la pena fer-les a tots els proveïdors de la mateixa manera. El nostre article sobre com triar una empresa de traducció tècnica desenvolupa aquestes preguntes amb més detall.
Com influeix el format de l'original en el cost
La majoria de manuals arriben a traducció en PDF, perquè és el que l’oficina tècnica té més a mà. Però el format que envieu té un efecte directe en el cost i en el risc d’errors. A banda del format, una sol·licitud completa també necessita memòries, glossaris i material de referència, tot recollit a la nostra guia sobre què cal enviar a un proveïdor de traducció.
Word i altres formats editables són el cas més fàcil. El text es pot extreure netament, traduir amb la vostra memòria i tornar a col·locar en la mateixa estructura. Els estils, la numeració i les referències creuades es mantenen, i el fitxer traduït torna a punt per revisar.
Els fitxers d’InDesign i FrameMaker són orígens igual de bons quan el paquet original és complet, amb les fonts tipogràfiques i les imatges enllaçades. La traducció treballa directament sobre la capa de text, i l’autoedició s’ocupa dels ajustos que calen en cada llengua. Els llibres de FrameMaker amb molts capítols i text condicional necessiten algú que entengui com està construït el llibre, però la reutilització que permeten és excel·lent.
La sortida de DITA, XML i CCMS ofereix el millor aprofitament de tots quan està ben estructurada, perquè els temes es reutilitzen entre manuals per disseny i només cal traduir els temes que han canviat. La condició és que es respecti l’estructura: les etiquetes, els atributs i el contingut condicional han de tornar exactament com es van enviar.
El PDF és el cas car. Cal extreure’n el text, reconstruir el document en una maquetació editable i, només aleshores, traduir-lo i tornar-lo a maquetar en cada llengua. L’extracció pot partir les frases als salts de línia, cosa que redueix les coincidències de la memòria i confon l’anàlisi. Els PDF escanejats necessiten OCR abans de res.
Un PDF no és un carreró sense sortida. El nostre equip de DTP converteix habitualment PDF en fitxers editables abans que comenci la traducció, i el servei de preparació de fitxers DTP explica com funciona aquest pas. La qüestió és que es tracta d’un cost que pagueu en cada projecte si l’original editable no torna mai a les vostres mans. Quan se us lliura el fitxer reconstruït i es converteix en el vostre nou original de referència, l’edició següent pot partir d’un fitxer editable i el cost de conversió no es repeteix.
Autoedició i expansió del text
La maquetació és la part més subestimada del pressupost de traducció de documentació tècnica. El text traduït poques vegades té la mateixa longitud que l’original: les versions alemanya i italiana d’un manual en anglès sovint s’allarguen, i les etiquetes, les taules, les crides i les captures de pantalla d’HMI tenen un espai fix. Quan el text traduït es lliura solt, algú de la vostra empresa l’ha d’enganxar a la maquetació, arreglar les pàgines descompostes, escurçar les crides i comprovar que cada referència a una figura continuï apuntant al lloc correcte. Aquesta feina no es veu en un pressupost de traducció, però es nota en les hores del vostre equip i en els retards.
Mantenir l’autoedició multilingüe dins del mateix flux de treball que la traducció vol dir que la persona que ajusta la maquetació pot consultar al lingüista una etiqueta escurçada, que els salts de pàgina es comproven en cada llengua i que els manuals tornen a punt per imprimir o publicar. Així, problemes com ara text sense traduir dins de les imatges es detecten abans del lliurament, i no els descobreix un tècnic de servei a les instal·lacions del client.
Terminologia i revisió: el cost ocult de la incoherència
Una bona part del cost evitable en la traducció de manuals tècnics prové de les rondes de revisió. Els vostres enginyers, filials o distribuïdors retornen canvis, molts dels quals són preferències i no errors: una paraula diferent per al mateix component, o un nom que va canviar a l’original fa dues edicions. Cada ronda costa temps i endarrereix la versió.
El remei és decidir la terminologia una sola vegada. Un glossari multilingüe aprovat, amb els noms dels components, els termes de seguretat, les etiquetes d’HMI i els termes de procés, acordat amb els vostres experts i els vostres mercats, fa que el traductor apliqui el terme acordat i que el revisor el compari amb el glossari i no amb les seves preferències personals. La nostra guia sobre gestió de glossaris i coherència de les traduccions explica com crear-ne un i mantenir-lo viu. El mateix glossari hauria de servir per al manual, el catàleg de recanvis i els textos d’interfície, perquè un tècnic que llegeix un nom al manual i en veu un altre a la pantalla dubtarà just en el pitjor moment.
El cost dels canvis d'última hora a l'original
Els projectes de màquines poques vegades tanquen la documentació aviat. Els canvis de disseny arriben tard, un proveïdor de components canvia, una revisió de seguretat afegeix un advertiment, i el manual s’actualitza mentre la traducció ja està en marxa. La manera de gestionar-ho marca una gran diferència en el cost.
El patró car és enviar un manual nou complet cada vegada que canvia alguna cosa, de manera que cada nou enviament corre el risc de tractar-se com una feina nova. El patró eficient és treballar a nivell de segment: la nova versió s’analitza amb la memòria que ja conté la feina feta fins aleshores, els segments sense canvis es confirmen automàticament i només es tradueixen els segments modificats i els nous. Perquè funcioni, ajuda avisar el proveïdor des del principi que hi haurà canvis, enviar-los com a fitxers d’origen actualitzats en lloc de comentaris en un PDF i acordar una data límit a partir de la qual només s’incorporen els canvis crítics abans del llançament.
Resoldre-ho a l'origen: font única i llenguatge controlat
Alguns dels estalvis més grans es fan abans que comenci la traducció, en la manera com es redacta l’original. Quan diversos autors descriuen el mateix procediment amb paraules lleugerament diferents, la memòria no reconeix la segona versió, i la pagueu de nou en cada llengua. Aquesta mena de deriva en la redacció és habitual en empreses on els manuals han crescut durant molts anys i en moltes famílies de productes.
Hi ha dues pràctiques que ajuden. La redacció de font única (single-sourcing) consisteix a escriure el contingut una sola vegada i reutilitzar-lo allà on s’apliqui, mitjançant DITA o simplement amb una reutilització disciplinada de capítols, advertiments i procediments a Word o FrameMaker. El llenguatge controlat vol dir un terme per concepte, una acció per pas i una formulació coherent dels advertiments. Totes dues fan l’original més clar per a l’usuari final i augmenten la part de cada manual nou que ja és a la vostra memòria. Començar pels advertiments de seguretat i els procediments de manteniment recurrents ja es rendibilitza a la versió següent.
Què canvia al llarg de diverses revisions
La primera traducció d’un manual a una llengua nova és la més cara, perquè hi ha poc o res per reutilitzar. El que compta per al pressupost és el que passa després. Quan cada versió es tradueix amb una memòria que conté totes les frases aprovades de les versions anteriors, la proporció de contingut nou de cada actualització sol baixar, i el cost d’una actualització segueix la quantitat de canvis reals i no la mida del manual.
Això només funciona si es compleixen tres condicions. La memòria s’ha de mantenir, amb les correccions aprovades incorporades i no fetes només a la maquetació final. Ha de ser vostra, en un format portable, perquè la reutilització no depengui de continuar amb un mateix proveïdor; de qui és la vostra memòria de traducció és una qüestió que val la pena deixar resolta per escrit abans del primer projecte. I la reutilització ha de ser visible: un informe d’aprofitament per a cada feina, que mostri quina part prové de la memòria i quina és nova, permet a operacions i a compres veure si la tendència va en la bona direcció.
Quan encaixa la traducció automàtica amb postedició
La traducció automàtica pot reduir el temps i el cost d’alguns tipus de contingut tècnic, sempre que la controlin el vostre glossari i la vostra memòria i que un lingüista qualificat en postediti completament el resultat. Encaixa millor amb grans volums de text recurrent i ben estructurat amb una terminologia estable, com ara procediments de servei, documentació interna i algunes descripcions de recanvis. Encaixa menys amb contingut en què un error de traducció té conseqüències de seguretat o legals, amb productes nous la terminologia dels quals encara no s’ha acordat i amb passatges de to comercial dins d’un manual.
La sortida automàtica en brut no és adequada per a manuals que hagin de llegir clients, tècnics de servei o autoritats. El nostre article sobre la postedició de traducció automàtica analitza on se situa avui aquesta frontera.
On no heu de retallar
Alguns estalvis surten més cars més endavant. Els advertiments i les instruccions de seguretat han de ser correctes i coherents en totes les llengües, i el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines, que s’aplica a partir del 20 de gener de 2027, manté com a requisit legal que les instruccions estiguin en una llengua que l’usuari entengui; la nostra guia sobre el Reglament de màquines i la documentació traduïda explica què canvia. Les xifres, les unitats i les toleràncies mereixen la mateixa cura: una frase fluida amb un parell de serratge erroni és pitjor que una frase maldestra amb el valor correcte. I la revisió per part d’un segon lingüista qualificat no és el lloc on estalviar, perquè els errors que detecta són els més cars de corregir un cop el manual s’ha enviat. El nostre article sobre com comprovar la qualitat de la traducció abans de contractar un proveïdor explica com és una fase de revisió fiable.
Un error en un manual poques vegades costa només una frase retraduïda. Costa una reimpressió, un PDF corregit per a cada distribuïdor, una acceptació endarrerida a les instal·lacions del client o, en el pitjor dels casos, un incident.
Com reduir el cost de la traducció de manuals tècnics, pas a pas
Recollint tot el que hem vist en els apartats anteriors, aquesta és la seqüència que recomanem als fabricants que volen reduir el cost de cada versió sense posar en risc la precisió:
- Recopileu el que ja teniu. Reuniu les traduccions anteriors, les memòries existents i els glossaris de proveïdors anteriors, i feu-los alinear en una memòria que sigui vostra.
- Acordeu la terminologia una sola vegada. Creeu un glossari aprovat amb els vostres enginyers i mercats, començant pels components, els termes de seguretat i les etiquetes d’HMI.
- Envieu originals editables. Envieu fitxers de Word, InDesign, FrameMaker o XML en lloc de PDF i, si només existeix un PDF, feu-lo convertir una sola vegada i conserveu el resultat editable com el vostre nou original de referència.
- Demaneu un pressupost basat en una anàlisi. Compareu les ofertes pel desglossament de paraules noves, coincidències parcials i repeticions, i pel que s’inclou en maquetació i revisió.
- Planifiqueu els canvis. Acordeu com es gestionaran els canvis d’última hora a l’original i envieu les actualitzacions com a fitxers que s’analitzen amb la memòria, no com a feines noves completes.
- Mantingueu la maquetació dins del mateix flux de treball. Demaneu que els manuals traduïts es lliurin maquetats i comprovats pel que fa a l’expansió del text en cada llengua.
- Redacteu pensant en la reutilització. Introduïu la redacció de font única i el llenguatge controlat per als advertiments i els procediments recurrents, perquè cada manual nou en reutilitzi més.
- Seguiu l’aprofitament al llarg del temps. Demaneu un informe d’aprofitament per a cada feina i reviseu-ne la tendència amb compres i operacions una o dues vegades l’any.
Com gestiona DEMA Solutions els manuals tècnics
Treballem amb fabricants que tradueixen documentació de manera contínua, en Word, InDesign, FrameMaker, DITA i XML i, en molts casos, a partir de PDF que el nostre equip intern de DTP fa editables primer. Els nostres serveis de traducció tècnica segueixen un procés certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció; trobareu els detalls a la nostra pàgina de qualitat. Per a cada client mantenim una memòria de traducció dedicada i un glossari aprovat, que pertanyen al client i es conserven en formats portables, i informem de l’aprofitament amb transparència en cada feina perquè pugueu veure quina part de cada actualització prové de la reutilització. Els nostres equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya inclouen lingüistes especialitzats que es mantenen en les mateixes famílies de productes, gestors de projecte que coneixen el vostre cicle de llançaments i l’equip de DTP que lliura els manuals maquetats en totes les llengües.
Exemple: del risc a cada enviament a la rutina
Un dels nostres clients, un fabricant italià d’equips industrials, exporta la major part del que fabrica. Cada màquina s’envia amb manuals d’ús i de manteniment, informació de seguretat i textos d’interfície en la llengua del mercat de destinació. Les màquines noves sovint són configuracions d’una plataforma existent, i el contingut tècnic encara pot canviar poc abans de l’enviament.
Abans, cada comanda volia dir tornar a coordinar proveïdors de traducció i de maquetació i pagar per contingut ja traduït per a una variant anterior. Avui la documentació passa per un sol procés gestionat: un gestor de projecte dedicat, una memòria que reconeix el contingut que es repeteix entre variants, un glossari aprovat, els mateixos lingüistes en les mateixes famílies de productes, maquetació interna i una via definida per a les feines urgents. L’oficina ja no coordina proveïdors per a cada enviament, i cada manual nou és més eficient perquè una part més gran ja s’ha aprovat. Podeu llegir la història completa al cas d’èxit del fabricant industrial.
On encaixa TUBE
Per als fabricants amb un programa de documentació continu, TUBE fa que el cost de cada versió depengui del que és realment nou. El vostre glossari i la vostra memòria de traducció controlen la traducció automàtica, cada traducció aprovada s’incorpora a una memòria que és vostra i que podeu exportar, i els informes d’aprofitament mostren quina part de cada actualització prové de la reutilització.
Preguntes freqüents
Depèn de la llargada del manual, del nombre de llengües, del format de l'original, de la feina de maquetació i, sobretot, de quina part del text ja és a la vostra memòria de traducció. En una actualització, el cost principal és el contingut nou i el modificat. Demaneu un pressupost basat en una anàlisi dels vostres fitxers amb la vostra memòria, i no només una tarifa per paraula.
Normalment perquè no es van reutilitzar les traduccions anteriors: la memòria no estava disponible, l'original es va enviar en un PDF que es va extreure de manera diferent, o el text es va reescriure amb altres paraules fins i tot on el sentit no havia canviat. Una anàlisi amb la memòria adequada i un original coherent normalment mostren una part nova molt més petita.
L'original editable sempre que sigui possible: Word, el paquet original d'InDesign o FrameMaker amb les fonts tipogràfiques i les imatges, o els fitxers DITA i XML. Afegiu-hi les traduccions anteriors, el glossari si en teniu i el material de referència. Un PDF es pot convertir en un fitxer editable, però això afegeix un pas i és millor fer-ho una sola vegada i conservar el resultat com el vostre nou original de referència.
De l'empresa que ha pagat les traduccions. Una memòria que és vostra, en un format d'intercanvi estàndard, us permet reutilitzar la feina aprovada amb qualsevol proveïdor i protegeix els estalvis que heu acumulat al llarg de diverses versions.
Per al contingut recurrent i ben estructurat amb una terminologia estable, pot funcionar la traducció automàtica amb una postedició completa feta per un lingüista qualificat. La sortida automàtica en brut no és adequada per a manuals en què es basen clients o tècnics, i els advertiments de seguretat necessiten tota l'atenció humana.
Sí. A la UE, les instruccions de les màquines s'han de subministrar en una llengua acceptada pel país on s'utilitza la màquina, i el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines s'aplica a partir del 20 de gener de 2027. Altres normes sobre productes estableixen regles semblants per a les instruccions i la informació de seguretat.
Pagueu pel que és nou, no pel que ja és vostre
Si les traduccions dels vostres manuals costen més o menys el mateix a cada versió, és probable que una bona part d’aquest cost sigui feina repetida. Envieu-nos un manual recent i expliqueu-nos cada quant canvia, i us mostrarem quina part ja podrien cobrir les traduccions que teniu.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.