Traduccions per a empreses: què tradueix una empresa exportadora, departament per departament, i com organitzar-ho
Les traduccions per a empreses no són un servei únic: una empresa manufacturera que exporta tradueix manuals, documents de conformitat, ofertes, catàlegs de recanvis, contractes, el lloc web i interfícies de programari, i cada cosa té requisits diferents. DEMA Solutions ajuda aquestes empreses a reunir totes les traduccions en un sol procés, amb un glossari i una memòria de traducció que continuen sent propietat del client.
A qui s'adreça aquesta guia
Aquest article està escrit per a les persones que, en una empresa manufacturera mitjana, gestionen les traduccions sense que sigui la seva feina principal: el responsable de documentació tècnica, el responsable de qualitat que ha de lliurar la declaració de conformitat en cinc llengües, el departament de compres que rep factures de proveïdors diferents, el director d’operacions que voldria saber quant es gasta realment. Val especialment per a qui fabrica màquines i instal·lacions complexes i per a les filials a Espanya de grups internacionals que han d’alinear la terminologia amb la de la casa matriu.
Les preguntes són pràctiques: què es tradueix realment, quins documents no es poden equivocar i com s’organitza tot plegat sense crear un departament de traducció.
Per què les traduccions empresarials només esdevenen un problema quan l'empresa creix
Al principi, les traduccions són esporàdiques. Cal un catàleg en anglès per a una fira, un manual en alemany per a un client important, un contracte en francès per a un distribuïdor nou. Qui ho necessita se n’ocupa, amb el proveïdor que coneix o que li ha recomanat un company, i el resultat gairebé sempre és acceptable perquè els volums són petits i els documents, pocs. Tot i així, un sol acord amb un distribuïdor ja mereix atenció, perquè la traducció de contractes planteja preguntes concretes sobre quina versió lingüística preval.
Després l’empresa creix. Els mercats passen a ser deu o quinze, les famílies de producte es multipliquen, cada màquina s’envia amb documentació en la llengua del client i cada modificació de projecte comporta una actualització en totes les llengües. En aquest punt, les traduccions empresarials deixen de ser un cost ocasional i es converteixen en un flux continu que travessa l’oficina tècnica, qualitat, el departament comercial, màrqueting, el servei postvenda i l’administració.
El problema és que l’organització continua sent la dels primers temps: cada departament tradueix pel seu compte, amb els seus proveïdors, i ningú no veu el conjunt. D’aquí neixen costos duplicats, incoherències terminològiques i un esforç de coordinació que recau en persones que haurien de fer altres coses.
Què tradueix una empresa exportadora, departament per departament
Les traduccions per a empreses exportadores es reparteixen de manera desigual: alguns departaments generen grans volums repetitius, d’altres pocs documents d’alt risc i d’altres textos breus en què compta l’efecte sobre el lector. Mirar-los un per un mostra on calen competències específiques i on es pot estalviar.
Oficina tècnica
És el departament que més tradueix i aquell en què un error pesa més. Els manuals d’ús, instal·lació i manteniment solen representar la part més gran del volum total, i per a les màquines que es venen a la Unió Europea han d’estar disponibles en la llengua que exigeix el país on la màquina es comercialitza. Les regles generals, i com canvien d’un país a un altre, es resumeixen a la nostra guia sobre la traducció de manuals segons la normativa de la UE.
Al costat dels manuals hi ha les advertències de seguretat, les etiquetes i els marcatges de la màquina, els plànols amb text, les fitxes tècniques i les especificacions per als clients. Són textos breus però densos: un parell de serratge, una tensió, una unitat de mesura o una advertència mal traduïts poden provocar un accident, una aturada de la instal·lació o una reclamació. Per això, en la traducció tècnica industrial hi ha dues coses que compten més que cap altra: una terminologia aprovada i controls sistemàtics de números, unitats i referències creuades. És la feina de les nostres traduccions tècniques, que fan lingüistes que coneixen el sector i no només la llengua.
També compta el format: sigui Word, InDesign, FrameMaker o XML, la traducció ha de tornar al mateix fitxer, a punt per publicar.
Qualitat i normativa
El departament de qualitat tradueix menys paraules, però aquestes paraules tenen pes jurídic. La declaració UE de conformitat acompanya la màquina i s’ha de lliurar en les llengües que exigeixen els països de destinació, mentre que les autoritats de vigilància del mercat poden demanar parts del dossier tècnic. A partir del 20 de gener de 2027 s’aplica el Reglament (UE) 2023/1230 relatiu a les màquines, que substitueix la Directiva de màquines i introdueix, entre altres coses, la possibilitat de lliurar les instruccions en format digital, amb algunes condicions per als usuaris no professionals. Què canvia per a la documentació i per a les traduccions ho expliquem a l’article sobre el nou Reglament de màquines i la traducció de la documentació.
Al mateix departament sovint hi pertanyen manuals de qualitat, procediments i instruccions de treball per a les seus a l’estranger, a més dels documents que demanen les auditories i les certificacions.
Comercial i màrqueting
El departament comercial tradueix ofertes, tarifes, condicions de venda, presentacions, fitxes de producte per a distribuïdors i documents de licitació. Màrqueting tradueix fullets, catàlegs, materials per a fires, butlletins i continguts per a les xarxes socials. Són textos molt diferents entre si, però tenen un punt en comú amb l’oficina tècnica que poca gent té en compte: el client estranger llegeix primer el fullet, després l’oferta i després el manual, i espera trobar els mateixos noms per als mateixos components i les mateixes funcions. Si el fullet parla d’un «grup d’elevació» i el manual d’un «mòdul elevador», el client es pregunta si són la mateixa cosa. En els títols i els eslògans, però, la coherència terminològica no n’hi ha prou, perquè aquestes línies s’han de reescriure per al mercat: és la feina de la transcreació de textos de màrqueting.
A més, en màrqueting els títols i els missatges clau s’han d’adaptar i de vegades reescriure, i els fullets i els catàlegs han de tornar maquetats amb el disseny original fins i tot quan l’alemany ocupa més espai que el text de partida. Les empreses que exporten maquinària a Alemanya, Àustria i Suïssa han de tenir en compte, a més, que la documentació tècnica en alemany té convencions pròpies per a manuals, instruccions i documents de conformitat. La nostra guia de traducció tècnica a l’alemany detalla què cal preparar per a aquests mercats.
Postvenda i recanvis
El servei postvenda sovint és el departament oblidat, però genera volums importants i molt repetitius: catàlegs de recanvis, butlletins d’assistència, instruccions d’intervenció per als tècnics, comunicacions als clients sobre actualitzacions i retirades. Un catàleg de recanvis pot contenir milers de descripcions breus en què les mateixes paraules tornen una vegada i una altra, i és precisament aquí on una memòria de traducció ben gestionada marca la diferència més visible, perquè cap descripció ja aprovada no s’ha de tornar a traduir ni a pagar.
El risc típic del postvenda és la divergència: el tècnic a l’estranger demana un recanvi amb el nom que figura al manual, però el catàleg l’anomena d’una altra manera, i la comanda es bloqueja o arriba la peça equivocada.
Jurídic i recursos humans
El departament jurídic i l’administració tradueixen contractes amb distribuïdors i agents, documents societaris, poders, certificats per a filials o licitacions a l’estranger, i comptes anuals per a socis i bancs. Alguns documents requereixen una traducció jurada, i per fer-los servir fora d’Espanya pot caldre la legalització o l’apostilla: els requisits canvien d’un país a un altre, de manera que convé comprovar-los abans amb el destinatari. Un exemple freqüent és el document que acredita l’existència de la societat, com la nota simple del Registre Mercantil, i la nostra guia sobre la traducció jurada i l’apostilla de documents d’empresa aclareix quins tràmits cal preveure. Els comptes anuals plantegen un problema diferent, lligat a la terminologia comptable, que tractem a la guia sobre la traducció de comptes anuals.
Recursos humans tradueix procediments de seguretat, materials de formació i comunicacions per als treballadors de les seus a l’estranger. Aquí la claredat compta tant com la correcció: una instrucció de seguretat que un operari no entén a la primera no protegeix ningú.
Lloc web i programari
El lloc web sovint és el primer contacte amb un client estranger i s’actualitza contínuament. Les interfícies, els missatges del microprogramari i les alarmes, en canvi, són textos brevíssims, amb límits de longitud estrictes i sovint extrets del codi sense context. Tots dos han de fer servir la terminologia del manual: qui llegeix una alarma al panell i la busca al manual ha de trobar-hi la mateixa paraula.
Quin nivell de traducció necessita cada document
No tots els documents necessiten el mateix tractament, i triar el nivell adequat és la primera manera de gastar bé. Una regla pràctica que funciona en la majoria d’empreses:
- Traducció especialitzada amb revisió completa: manuals, advertències de seguretat, declaracions de conformitat, contractes i tot el que llegirà una autoritat. Un segon lingüista qualificat compara la traducció amb l’original.
- Traducció jurada: documents que han de tenir validesa legal davant d’una autoritat, a Espanya o a l’estranger.
- Adaptació creativa: lloc web, fullets i campanyes, en què el missatge compta més que la forma.
- Traducció automàtica amb postedició: continguts recurrents amb terminologia estable, com actualitzacions de manuals, catàlegs de recanvis o documentació interna, sempre revisats per un lingüista qualificat.
- Traducció automàtica sense revisió: només per entendre un document que rebeu, mai per a res que hagi de llegir un client, un tècnic o una autoritat.
Equivocar-se de nivell costa en les dues direccions. Pagar una revisió completa per a una acta interna que es llegirà una sola vegada és malbaratar; confiar una advertència de seguretat a una traducció automàtica sense control és un risc que cap estalvi no justifica. El camí del mig, la postedició de la traducció automàtica, funciona bé quan la traducció automàtica treballa amb el vostre glossari i la vostra memòria, i quan el lingüista que la revisa coneix el sector.
Què passa quan cada departament tradueix pel seu compte
És la situació més habitual en les empreses que creixen, i els seus costos no apareixen de manera explícita en cap factura. Només es veuen quan algú intenta fer números.
El mateix text es paga diverses vegades. L’oficina tècnica i màrqueting tradueixen descripcions de producte gairebé idèntiques amb proveïdors diferents, el servei postvenda torna a traduir frases que ja existeixen als manuals, i ningú no reaprofita la feina dels altres perquè ningú no sap que existeix.
El mateix component té noms diferents. El manual l’anomena d’una manera, el catàleg de recanvis d’una altra i el lloc web d’una tercera. Per al client és confusió, per al tècnic és un error de comanda i per a qualitat és un problema que haurà d’explicar si hi ha una reclamació. El remei és una terminologia decidida una sola vegada i compartida per tothom, com expliquem a l’article sobre la gestió terminològica centralitzada.
Les traduccions aprovades es queden als proveïdors. Cada proveïdor conserva la seva memòria de traducció, i quan es canvia de proveïdor es torna a començar de zero, pagant de nou frases ja traduïdes i aprovades. Qui té la memòria té, de fet, anys de feina pagada per l’empresa: és el tema de l’article sobre la memòria de traducció com a actiu estratègic.
Ningú no coneix la despesa total. Els costos estan repartits entre centres de cost diferents i ningú no sap quant es gasta en un any, en quines llengües ni quina part està duplicada. Sense aquesta visió és impossible negociar o planificar.
La coordinació recau en qui té una altra feina. Tècnics i comercials passen hores demanant pressupostos, perseguint terminis i comprovant correccions per correu electrònic, un cost que ningú no atribueix a les traduccions.
Com organitzar les traduccions empresarials: sis passos concrets
No cal un departament de traducció, ni tampoc un gran projecte de reorganització. Les empreses que gestionen bé les traduccions de tots els departaments han establert unes quantes regles senzilles i les apliquen amb constància.
Primer: un sol punt d’entrada per a les sol·licituds. Tots els departaments envien les sol·licituds de la mateixa manera, a una persona de referència o a una adreça compartida, i hi indiquen el document, les llengües, el termini i el destinatari. A l’altra banda hi ha un sol interlocutor. Només amb això es redueixen els correus i es fa visible un volum que abans estava dispers.
Segon: un glossari d’empresa aprovat. Els noms de productes, components, funcions i alarmes es decideixen una sola vegada, en cada llengua, per part de qui els coneix millor: l’oficina tècnica per als termes tècnics, màrqueting per als noms comercials, les filials o els distribuïdors per a la validació en la llengua de destinació. El glossari val per a manuals, ofertes, lloc web, catàlegs i interfícies, i per a les filials de grups internacionals és també la manera d’alinear-se amb la casa matriu.
Tercer: una memòria de traducció que sigui vostra. Cada frase traduïda i aprovada entra en una memòria única, que es fa servir en cada encàrrec, vingui del departament que vingui la sol·licitud. La memòria ha de ser vostra i exportable en formats estàndard com TMX, de manera que es quedi a l’empresa encara que canvieu de proveïdor. Si ara mateix les vostres traduccions estan repartides entre diversos proveïdors, els documents ja traduïts es poden alinear amb els originals per reconstruir una memòria de partida.
Quart: prioritats clares. No tot té la mateixa urgència. Convé establir per endavant què va primer: normalment la documentació que acompanya la màquina i els documents de conformitat, després el que cal per vendre en un mercat nou i després la resta. Una matriu senzilla amb els mercats, les llengües que s’hi exigeixen i els documents de cadascun, actualitzada cada vegada que entreu en un país nou, evita sorpreses en el moment de l’expedició.
Cinquè: fitxers originals editables. Enviar a traduir els fitxers d’origen, Word, InDesign, FrameMaker o XML, en lloc dels PDF, permet traduir només el text i rebre documents ja maquetats. Quan només existeix el PDF, una preparació acurada dels fitxers evita pagar dues vegades la mateixa maquetació; ho detallem a l’article sobre com funciona la preparació de fitxers per a DTP.
Sisè: una visió de conjunt de la despesa. Cada projecte hauria d’indicar quantes paraules són noves, quantes es recuperen de la memòria i quantes són repeticions internes. Agrupades per departament i per llengua, aquestes dades mostren on es gasta, on funciona la reutilització i on, en canvi, es continua pagant text ja traduït.
Amb aquestes regles, cada traducció que feu avui fa que la de demà sigui més econòmica i més coherent.
Pressupost: què determina realment el cost de les traduccions per a empreses
El preu per paraula és la dada que tothom compara, però poques vegades és la que decideix la despesa total. Hi compten més quatre factors.
El primer és la reutilització. Un manual actualitzat sol contenir una part considerable de frases idèntiques o molt semblants a les de la versió anterior. Si el proveïdor té accés a la memòria i la fa servir de debò, aquestes frases es recuperen i es revisen en lloc de tornar-se a traduir. Per posar un exemple, si una actualització de 20.000 paraules conté 14.000 paraules que ja són a la memòria, la feina de traducció pròpiament dita afecta les 6.000 paraules noves, més una revisió de les altres. Sense memòria, es paguen totes 20.000.
El segon és el nivell de traducció que trieu per a cada document. El tercer és la qualitat dels fitxers de partida: textos coherents i fitxers editables costen menys de traduir i de maquetar. El quart és el cost ocult de les correccions que es descobreixen després de la impressió, de l’expedició o d’una reclamació.
Per al departament de compres, doncs, comparar ofertes només té sentit si es té en compte com tracta cada proveïdor la reutilització i com la fa visible a l’informe de cada projecte.
Un proveïdor o diversos, i com triar
Convé confiar totes les traduccions empresarials a un sol proveïdor? Sovint sí, perquè el glossari i la memòria es comparteixen entre departaments i la despesa es fa llegible. Però els grups amb filials en diversos països també poden treballar amb diversos proveïdors, sempre que tots facin servir el mateix glossari i la mateixa memòria, que continuen sent de l’empresa. Com plantejar aquesta situació ho expliquem a l’article dedicat a la gestió de les traduccions amb diversos proveïdors.
En tots dos casos, el proveïdor adequat sap gestionar documents molt diferents sense perdre la coherència entre ells. Comproveu si té lingüistes especialitzats en el vostre sector, si segueix un procés certificat ISO 17100 amb revisió per part d’un segon lingüista, si us deixa el glossari i la memòria en formats portables, si us retorna fitxers a punt per publicar i si us dona un sol interlocutor. Demaneu-li també un exemple d’informe de reutilització.
Per a l’oficina tècnica en concret, les deu preguntes que cal fer a una empresa de traducció tècnica ajuden a avaluar un proveïdor abans de confiar-li els manuals, que són la prova més exigent.
Com organitza DEMA Solutions les traduccions de les empreses exportadores
Fa més de vint anys que traduïm per a empreses manufactureres, amb equips a Itàlia, Sèrbia i Espanya, i cobrim els documents de tots els departaments, des de la documentació tècnica fins als contractes, des del catàleg de recanvis fins al lloc web. Les nostres solucions lingüístiques per al sector manufacturer estan pensades per a qui busca traduccions industrials que es mantinguin coherents d’un departament a un altre i d’una actualització a la següent.
A la pràctica, la feina se sosté sobre uns quants punts ferms:
- Un gestor de projectes dedicat rep les sol·licituds de tots els departaments i coordina llengües, terminis i formats, de manera que els vostres companys no han de tornar a explicar el context cada vegada.
- El glossari i la memòria de traducció es construeixen a partir de la vostra terminologia, s’apliquen a cada encàrrec i continuen sent propietat vostra, exportables en TMX i TBX.
- Un procés certificat ISO 17100, amb un segon lingüista qualificat que revisa cada traducció i, en els projectes més sensibles, una nova revisió també de les traduccions recuperades de la memòria.
- Un equip intern de DTP que treballa amb els fitxers originals i fa editables fins i tot els PDF, a més de les traduccions jurades quan calen, sense passar d’un proveïdor a un altre.
Cada projecte va acompanyat d’un informe transparent de reutilització, que mostra quina part de la feina prové de continguts ja aprovats. Per a un fabricant italià d’instal·lacions industrials, per exemple, la documentació de cada màquina passa ara per un sol procés, amb un glossari aprovat, una memòria que reconeix els continguts que es repeteixen entre variants i la maquetació del nostre equip de DTP: el cas d’èxit sobre la documentació tècnica d’un fabricant industrial explica com es va plantejar.
On encaixa TUBE
Per a les empreses que tradueixen documentació contínuament, TUBE és la solució que posa al centre els vostres actius lingüístics. El vostre glossari i la vostra memòria guien la traducció automàtica, cada traducció aprovada entra en una memòria que és vostra i que podeu exportar, i l’informe de reutilització mostra quina part de cada actualització prové de text ja aprovat.
Preguntes freqüents
Normalment, documentació tècnica (manuals, advertències, fitxes tècniques, catàlegs de recanvis), documents de conformitat com la declaració UE de conformitat, materials comercials i de màrqueting (ofertes, fullets, lloc web), textos d'interfície i de programari, documents jurídics (contractes, documents societaris) i documents interns per a filials i plantes a l'estranger.
Els que han de tenir validesa legal davant d'una autoritat, per exemple documents societaris, poders, certificats o documents per a licitacions a l'estranger. Per fer-los servir fora d'Espanya també pot caldre la legalització o l'apostilla. Sempre convé comprovar amb el destinatari quina forma exigeix.
Sovint sí, perquè el glossari i la memòria es comparteixen entre departaments i la coordinació se simplifica. També es pot treballar amb diversos proveïdors, sempre que tots facin servir el mateix glossari i la mateixa memòria, que han de continuar sent propietat de l'empresa.
De les llengües, del tipus de document, del nivell de revisió, de la qualitat dels fitxers de partida i, sobretot, de quina part del text ja és a la memòria de traducció. La manera més eficaç de contenir els costos amb el temps és reutilitzar de manera sistemàtica el que ja s'ha traduït i aprovat.
Per a continguts recurrents amb terminologia estable, una traducció automàtica guiada pel vostre glossari i revisada per un lingüista qualificat pot ser l'opció adequada. Per a contractes, advertències de seguretat, documents de conformitat i màrqueting calen traductors especialitzats i una revisió completa.
Amb un glossari d'empresa aprovat, vàlid per a tots els departaments, i amb una memòria de traducció compartida. També convé establir qui aprova els termes nous.
Per una fotografia de la situació: quins departaments tradueixen, quins documents, en quines llengües, amb quins proveïdors i amb quina despesa anual. Després es defineix un sol punt d'entrada per a les sol·licituds i es recullen les traduccions existents per construir el glossari i la memòria de partida.
Poseu ordre a les traduccions de la vostra empresa
Si cada departament tradueix pel seu compte, o si no sabeu amb precisió quant gasteu i quant pagueu dues vegades, comenceu per una fotografia de la situació. Expliqueu-nos què traduïu ara i per a quins mercats: us ajudarem a reunir-ho tot en un sol procés, amb un glossari i una memòria que continuïn sent vostres.
Com us podem ajudar?
Expliqueu-nos què necessiteu i us respondrem amb les solucions adequades.